Huishoudelijk reglement van de directieraad van de Dienst voor de overzeese sociale zekerheid

Artikel 1.De directieraad wordt voorgezeten door de administrateur-generaal of, in geval van zijn afwezigheid, door de adjunct-administrateur-generaal.

Art. 2.De directieraad wordt samengeroepen door de voorzitter of indien minstens twee leden schriftelijk en met vermelding van de te onderzoeken aangelegenheid erom vragen. Hij vergadert telkens het nodig is.

Art. 3.De voorzitter bepaalt de agenda. Hij opent en sluit de vergadering, leidt de besprekingen, waakt over de naleving van het huishoudelijk reglement en zorgt voor het goede verloop van de vergadering.

Art. 4.De oproepingsbrief bevat datum, uur, plaats van de vergadering en de agenda. Zo nodig wordt er daarin naar nota's of documenten betreffende de te bespreken punten verwezen. De oproepingsbrief en de eventuele bijlagen worden opgesteld in beide landstalen en worden ten minste drie werkdagen vóór de vergadering naar de leden gestuurd. De leden van de directieraad kunnen op het secretariaat van de raad de archiefstukken en de administratieve dossiers waarover ze zich moeten uitspreken, inzien.

In gevallen die als dringend worden beschouwd, kan de oproepingstermijn worden teruggebracht tot één volle werkdag op voorwaarde van motivering.

Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda worden toegevoegd als daarover bij de aanwezige leden eensgezindheid bestaat, behalve indien het een vraag van het beheerscomité betreft. Desgevallend wordt de agenda bij het begin van de vergadering aangevuld.

De punten worden onderzocht zoals vermeld op de agenda, behalve wanneer ten minste de helft van de aanwezige leden ermee akkoord gaat met die te wijzigen.

Het directielid dat verhinderd is, stelt de voorzitter hiervan onmiddellijk in kennis. Eerstgenoemde kan zijn opmerkingen of zijn adviezen ten laatste twee werkdagen vóór de vergadering schriftelijk aan de voorzitter meedelen, die ze op zijn beurt bij het begin van de bespreking van de bedoelde dossiers aan de raad meedeelt.

Art. 5.De directieraad kan niet geldig beraadslagen indien niet minstens de helft van de leden aanwezig is.

Indien het quorum niet bereikt wordt, kan de raad na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig over dezelfde agenda beraadslagen.

De directieraad mag hoe dan ook enkel beraadslagen wanneer ten minste één lid van elke taalrol ofwel een tweetalig lid aanwezig is.

De leden van de directieraad die persoonlijk belang hebben bij een of meerdere punten van de agenda, dienen, bij de bespreking van die punten, de vergadering te verlaten.

Art. 6.Onverminderd de toepassing van de bepalingen van artikel 7, worden de beslissingen genomen bij meerderheid van stemmen; de onthoudingen worden niet meegerekend. De stemming gebeurt bij handopsteken. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter is doorslaggevend.

Art. 7.§ 1. Elke beslissing die door de directieraad ten aanzien van een persoon wordt genomen, gebeurt bij geheime stemming en bij meerderheid van stemmen. De onthoudingen worden niet meegerekend. Bij staking van stemmen wordt opnieuw gestemd. Indien er zich opnieuw staking van stemmen voordoet, wordt het voorstel verworpen. In geval van verwerping kunnen andere voorstellen ter stemming worden voorgelegd. § 2. Bij het uitbrengen van een gemotiveerd advies over het begeven van een betrekking door verhoging in graad, door verandering van graad of door verhoging in weddenschaal gaat de directieraad, voor elke vacante betrekking, als volgt te werk : a) hij onderzoekt de ontvankelijkheid van de kandidaturen en kijkt de inlichtingen omtrent de loopbaan en de evaluatie van de kandidaten na;b) na een grondige algemene bespreking omtrent de verdiensten en de geschiktheid van alle kandidaten, brengen de leden van de directieraad een geheime stem uit voor de kandidaat die zij het meest geschikt achten;c) vervolgens beslissen de leden van de directieraad via dezelfde procedure over de rangschikking van de overige kandidaten.Er worden maximum vijf kandidaten via geheime stemming voorgedragen; de andere kandidaten worden gerangschikt volgens de bepalingen die gelden voor de rangschikking van de ambtenaren van wie de anciënniteit moet worden vergeleken; d) bij staking van stemmen wordt opnieuw gestemd onder de kandidaten die na een stemronde ex aequo werden gerangschikt;e) blijven de kandidaten na een tweede stemronde nog ex aequo gerangschikt, dan draagt de benoemende overheid hen met behoud van dit ex aequo voor. De voorzitter telt de stemmen en deelt het resultaat onmiddellijk in de vergadering mee. § 3. Van de voorstellen wordt kennis gegeven aan de ambtenaren die voldoen aan de vereisten om de te begeven betrekking te bekleden. De ambtenaar die zich benadeeld acht kan, binnen tien dagen na de kennisgeving, bezwaar indienen bij de overheid die gelast is de voorstellen te doen. Bij het verstrijken van deze termijn onderzoekt de directieraad de bezwaarschriften.

Is hij, bij geheime stemming, van mening dat een bezwaarschrift gegevens bevat welke zouden kunnen in aanmerking komen, dan onderzoekt de directieraad opnieuw, in functie van deze gegevens, de toestand van de reclamant, alsmede van alle ambtenaren die tot de betrekking kunnen toegelaten worden, volgens de procedure voorzien in §§ 1 en 2 van dit artikel.

Art. 8.Bij beraadslagingen over de kandidaturen, wordt de helft waarvan sprake in artikel 5, eerste lid, berekend op alle leden, de kandidaat-leden niet meegerekend.

Bij beraadslagingen over tuchtmaatregelen, kan het lid van de directieraad dat het voorlopig voorstel van tuchtstraf geformuleerd heeft, niet deelnemen aan de beraadslagingen, noch aan de stemming over het definitieve voorstel van tuchtstraf en verlaat het lid tijdelijk de zitting. De helft waarvan sprake in artikel 5, eerste lid, wordt in dit geval berekend op alle leden, het lid dat het voorstel geformuleerd heeft niet meegerekend.

Art. 9.§ 1. Het secretariaat van de raad wordt waargenomen door een lid van de directieraad, aangeduid door de voorzitter bij de opening van iedere vergadering. § 2. Het secretariaat van het algemeen bestuur verstuurt de oproepingsbrieven van de vergaderingen, met de agenda, die door de voorzitter wordt opgesteld en de eventueel daarbijhorende nota's of documenten, die door de betrokken diensten worden opgemaakt, evenals de notulen van de vergaderingen. Het deelt de adviezen en de beslissingen mee aan de bevoegde instanties onder de handtekening van de voorzitter. Het is verantwoordelijk voor het archief van de directieraad. § 3. De notulen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris en worden aan alle leden overgezonden. Ze worden goedgekeurd indien er geen schriftelijke opmerkingen binnen de vier werkdagen na het versturen ervan op het secretariaat toekomen. In geval van opmerkingen worden de betwiste delen van de notulen op de volgende vergadering besproken en ter goedkeuring voorgelegd.

Art. 10.De directieraad kan ambtenaren van de instelling of zelfs aan de instelling vreemde personen horen die, uit hoofde van hun functie of van hun bijzondere bevoegdheid, de raad nuttige informatie kunnen verstrekken bij de bespreking van een agendapunt.

Art. 11.Inzake evaluatie en tuchtstraffen kan de directieraad beslissen de betrokken ambtenaren te horen, zelfs indien zij niet gevraagd hebben om gehoord te worden. Zij mogen zich voor hun verdediging laten bijstaan door een persoon die ze zelf hebben gekozen.

De ambtenaar die voor de raad verschijnt, wordt gehoord en ondervraagd in de taal van zijn rol.

Art. 12.De vergaderingen zijn niet openbaar. De besprekingen en de stukken met betrekking tot de agendapunten zijn vertrouwelijk. De leden zijn tot geheimhouding verplicht wat de documenten en de inhoud ervan, de besprekingen en de stemmingen betreft.

Iedere persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van de raad is tot geheimhouding verplicht omtrent de besprekingen, beraadslagingen en elke inlichting waarvan hij kennis krijgt bij de uitoefening van zijn opdracht.

Art. 13.Gevallen waarin dit reglement niet voorziet, worden door de raad in de vergadering beslecht.

Art. 14.Elke wijziging van dit reglement wordt met gewone meerderheid van de raadslieden aangenomen, op voorwaarde dat zij ten minste drie werkdagen vóór de vergadering schriftelijk aan de leden werd medegedeeld.

Art. 15.Dit huishoudelijk reglement, dat door de directieraad tijdens de vergadering van 24 maart 2005 werd goedgekeurd, treedt op die datum in werking. Het zal in het Belgisch Staatsblad worden gepubliceerd.