Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction du Service public fédéral de Programmation Politique scientifique

Article 1er.Le Président du Comité de direction (dénommé ci-après « le Président ») assure le bon fonctionnement du Comité de direction (dénommé ci-après « le Comité ») du Service public fédéral de Programmation Politique scientifique (dénommé ci-après « SPP Politique scientifique »), fait respecter le règlement, ouvre, dirige et clôt les débats.

En cas d'absence ou d'empêchement du Président à une réunion, celui-ci désigne le membre du Comité qui le remplacera.

Art. 2.Les missions et la composition du Comité sont reprises dans le tableau annexé au présent règlement.

Art. 3.Le Comité se réunit sur convocation du Président au moins une fois par mois, sauf durant le mois d'août et le mois coïncidant avec les vacances de Pâques. En cas de nécessité, le Président peut convoquer le Comité en réunion extraordinaire soit d'initiative, soit à la demande d'un tiers au moins de ses membres.

Art. 4.Le Président désigne un secrétaire de chaque rôle linguistique parmi les agents du SPP Politique scientifique : ils sont chargés de préparer les réunions, d'acter les délibérations du Comité, de rédiger les procès-verbaux et sont responsables des archives du Comité. Ils n'ont pas voix délibérative.

Art. 5.Le Président envoie aux membres la convocation aux réunions, en y indiquant le jour, la date, le lieu et l'heure de la réunion. A l'exception des cas urgents, les invitations écrites sont transmises aux membres au moins sept jours avant la réunion. Le Comité peut se réunir au siège du SPP Politique scientifique ou dans un des établissements scientifiques fédéraux relevant du Ministre de la Politique scientifique. La convocation est accompagnée de l'ordre du jour et des documents disponibles concernant les points à discuter.

Le Comité peut se faire assister par des personnes qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent l'éclairer utilement sur un point de l'ordre du jour.

Art. 6.Le Président établit l'ordre du jour. Le membre qui souhaite ajouter un point à !'ordre du jour, après réception de la convocation, le communique au Président avant la réunion.

Pendant la réunion, un nouveau point ne peut être ajouté à l'ordre du jour que moyennant l'accord des membres présents.

A la demande motivée d'un membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Art. 7.Le Comité ne peut valablement délibérer que si deux tiers de ses membres sont présents ou représentés.

Si le quorum n'est pas atteint, le Comité peut, après une seconde convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents.

Un membre empêché peut se faire représenter, moyennant remise d'une procuration écrite. Aucun représentant ne peut être porteur de plus d'une procuration.

Par dérogation à l'alinéa précédent, aucune procuration ne peut être remise pour l'examen d'une question individuelle en matière de personnel (promotion, procédure disciplinaire,...).

Les représentants qui ne sont pas membres du Comité de direction du chef de leur fonction ne peuvent pas participer aux délibérations et procédures de vote concernant ces dossiers. Par ailleurs, les procurations n'entreront pas en ligne de compte pour le calcul du quorum requis.

Art. 8.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas de partage des suffrages, la voix du Président est prépondérante. Les membres qui le souhaitent peuvent déposer une note de minorité.

Les votes ont lieu à main levée, sauf si au moins un membre demande un scrutin secret.

Les décisions à portée individuelle sont prises au scrutin secret à la majorité simple. En cas de partage des suffrages, la proposition est rejetée.

Art. 9.Lorsque le Comité de direction est saisi d'une proposition provisoire de peine disciplinaire, les membres qui sont intervenus dans la procédure ne peuvent délibérer, ni prendre part au vote sur la proposition définitive de peine.

Art. 10.Tous les membres sont tenus d'exécuter et de défendre collégialement et loyalement les décisions du Comité, à propos desquelles ils ont un devoir de réserve.

Les membres et toute personne impliqués dans les activités du Comité sont tenus par la discrétion en ce qui concerne les débats et discussions.

Les décisions du Comité ont valeur exécutive dès leur approbation.

II est convenu à la fin de chaque réunion des décisions qui seront communiquées au personnel. Le Président assure cette diffusion par la voie qu'il juge la plus utile.

Art. 11.Un avant-projet de procès-verbal est envoyé aux membres par voie électronique dans les cinq jours ouvrables suivant la réunion.

Dans les cinq jours ouvrables qui suivent cet envoi, les membres peuvent adresser leurs remarques au Président. Le projet de procès-verbal adapté est envoyé aux membres le plus rapidement possible et fait l'objet d'une procédure d'approbation à l'occasion de la réunion suivante.

Un exemplaire du texte définitif, signé par le Président et les secrétaires, est envoyé à tous les membres du Comité.

Art. 12.La convocation, l'ordre du jour et le procès-verbal sont rédigés en français et en néerlandais. Les documents soumis aux délibérations du Comité sont rédigés dans la langue de leur auteur.

Art. 13.Le Président adresse au Ministre de la Politique scientifique une copie de chaque procès-verbal approuvé ainsi que des documents annexes. II lui fournit éventuellement toute précision utile concernant la portée des décisions prises.

Art. 14.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge. Il est communiqué au Ministre de la Politique scientifique et aux membres du personnel du SPP Politique scientifique.

Approuvé par le Comité de direction en sa séance du 1er juin 2005.

Annexe Missions.

Les missions du Comité de direction sont celles qui sont prévues dans la réglementation générale, à savoir : ? en vertu de l'article 5 de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque Service public fédéral, le Comité de direction est chargé de : - gérer le Service public fédéral, conformément au plan stratégique; - formuler toute proposition utile relative au fonctionnement du Service public fédéral et assurer la coordination de l'ensemble des services et des activités de celui-ci; - proposer le projet de budget et le projet éventuel de réajustement de celui-ci, en surveiller l'exécution; - élaborer le plan de personnel sur base des projets établis par les titulaires des fonctions de management et le transmettre pour accord au ministre; ? en vertu de l'article 9 de l'arrêté royal du 19 juillet 2001 portant diverses dispositions concernant la mise en place des services publics fédéraux et des services publics fédéraux de programmation, pour l'application des dispositions statutaires dans les services publics fédéraux, le Comité de direction du SPP Politique scientifique reprend les attributions du Conseil de direction des Services fédéraux des affaires scientifiques, techniques et culturelles; il s'agit notamment des remises d'avis concernant le personnel du SPP Politique scientifique : - en matière de promotion, de fonctions supérieures et de changement de grade au niveau A; - en matière d'autorisation de cumul; - en matière disciplinaire.

Composition.

La composition du Comité de direction est fixée par l'article 4 de l'arrêté royal du 12 décembre 2002 portant création du Service public fédéral de Programmation Politique scientifique, tel qu'il a été modifié par l'arrêté royal du 22 avril 2005, à savoir : - le président (N); - les deux directeurs généraux « Programmes de recherche et Spatial » et « Coordination et Information » (N-1); - les dix directeurs généraux des établissements scientifiques fédéraux (N-1); - les trois directeurs fonctionnels des services d'encadrement « Personnel et Organisation », « Budget et Contrôle de la gestion » et « Technologie de l'information et de la Communication » (N-1); - le directeur « Communication et Valorisation » (N-2).