Services fédéraux des Affaires scientifiques, techniques et culturelles Règlement d'ordre intérieur du Conseil de direction des Archives générales du Royaume et des Archives de l'Etat dans les provinces

Article 1er.Le Conseil de direction des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces est présidé par l'archiviste général du Royaume.

Art. 2.Le Conseil de direction se réunit au moins trois fois par an.

Art. 3.Le Conseil de direction se réunit à l'initiative du président ou sur demande écrite d'au moins deux de ses membres.

Le président fixe la date de la réunion et établit l'ordre du jour.

Chaque point inscrit à l'ordre du jour fait l'objet d'une note introductive succinte.

A la demande d'un membre, qui soumet à cet effet la note introductive, des points peuvent être ajoutés à l'ordre du jour.

Les convocations émanent du président. Les documents à traiter sont annexés à la convocation et envoyés aux membres du Conseil de direction. Les membres doivent être en possession de la convocation et des annexes au moins trois jours ouvrables avant la réunion.

Art. 4.Les membres du Conseil de direction peuvent en tout temps consulter les archives de celui-ci et les pièces des dossiers administratifs pour autant que ces pièces se rapportent à un point de l'ordre du jour.

Art. 5.A l'initiative du président ou de la majorité des membres en fonction du Conseil de direction, d'autres personnes peuvent être invitées à participer à la réunion en ce qui concerne la présentation de certains dossiers.

Moyennant avis favorable de la majorité des membres présents, elles peuvent participer aux délibérations - mais non au vote - du Conseil de direction, et ceci à l'exclusion de celles concernant les dossiers visés à l'article 9.

Art. 6.Le président ouvre et clôture les séances, dirige les débats et les délibérations et est chargé du bon déroulement des réunions.

Le président examine si la condition visée à l'article 7 est remplie.

Art. 7.Le Conseil de direction ne peut délibérer valablement que si la majorité de ses membres en fonction est présente. Si ce quorum n'est pas atteint, le Conseil de direction peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour quel que soit le nombre de membres présents.

Art. 8.Les décisions du Conseil de direction sont prises à la majorité des voix, les abstentions n'étant pas prises en compte. En cas de parité, la proposition de décision soumise au vote est rejetée.

Lorsque le Conseil de direction est saisi d'une proposition provisoire de peine disciplinaire, les membres qui sont intervenus dans la procédure en prenant part aux poursuites ou en soutenant l'accusation et en formulant à ce titre la proposition provisoire de peine ne peuvent délibérer, ni prendre part au vote sur la proposition définitive de peine.

Lorsque le Conseil de direction est saisi d'un recours en matière d'évaluation, les membres qui sont intervenus à un titre quelconque dans la procédure d'évaluation de l'agent concerné ne peuvent délibérer, ni prendre part au vote.

Quand le Conseil de direction intervient à titre consultatif, les observations émises par ses membres sont consignées au procès verbal et jointes à l'avis transmis aux autorités compétentes.

Art. 9.§ 1er. Toute décision individuelle prise à l'égard d'un agent a lieu au scrutin secret. § 2. Lorsque le Conseil de direction est appelé à établir un classement des candidats en vue de conférer un ou plusieurs emplois par avancement de grade, par avancement barémique ou par changement de grade, il y a autant de scrutins qu'il y a d'emplois à pourvoir. § 3. Pour un emploi déterminé, la proposition du Conseil de direction comprend au maximum cinq candidats. La présentation des candidats donne lieu à un vote séparé pour chaque des places.

En cas de parité de voix, un nouveau vote a lieu. Si, après celui-ci, les candidats restent classés ex aequo, la proposition à l'autorité investie du pouvoir de nomination se fait en respectant cet ex aequo.

Art. 10.Les secrétaire du Conseil de direction est désigné par le Conseil de direction sur proposition de son président.

Si le secrétaire n'est pas membre du Conseil de direction, il participe aux délibérations avec voix consultative.

Le secrétaire remplit sa mission sous l'autorité et la direction du président.

Le secrétaire assure la gestion journalière du Conseil de direction.

Il rédige les procès-verbaux des séances et transmet les avis et décisions du Conseil de direction aux autorités compétentes, sous la signature du président. Il est responsable des archives du Conseil de direction.

Art. 11.Un projet de procès-verbal de la réunion est transmis aux membres du Conseil de direction.

En l'absence de remarque dans les cinq jours ouvrables, le procès-verbal est considéré comme approuvé et est signé comme tel par le président et le secrétaire. En cas de remarque, le procès-verbal est soumis à l'approbation des membres lors de la réunion suivante.

Après approbation du procès-verbal, une copie conforme de celui-ci est transmise aux membres du Conseil de direction.

Art. 12.La convocation et le procès-verbal de chaque réunion sont rédigés en français, en néerlandais et en allemand.

Art. 13.Le président, les membres et toute personne associée aux activités du Conseil de direction sont liés par le secret en ce qui concerne les débats et délibérations, ainsi que pour toute information dont ils auraient eu connaissance dans l'exercice de leur mission.

Art. 14.Le présent règlement d'ordre intérieur a été approuvé par le Conseil de direction des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces lors de sa réunion du 3 avril 2000.

Il entre en vigueur le jour de sa communication aux membres du personnel des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces et, au plus tard, le jour de sa publication au Moniteur belge.