Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden Huishoudelijk reglement van de Directieraad van het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën

Artikel 1.De Directieraad van het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën wordt voorgezeten door de Algemeen Rijksarchivaris.

Art. 2.De Directieraad vergadert ten minste driemaal per jaar.

Art. 3.De Directieraad vergadert op initiatief van de voorzitter of op schriftelijk verzoek van ten minste twee van zijn leden.

De voorzitter stelt de datum van de vergadering vast en bepaalt de agenda.

Ieder op de agenda ingeschreven punt is onderwerp van een bondige inleidende nota.

Op verzoek van een lid, dat hiertoe de inleidende nota voorlegt, kunnen punten aan de agenda worden toegevoegd.

De oproepingen gaan uit van de voorzitter. De te behandelen stukken worden, als bijlage bij de oproeping, aan de leden van de Directieraad toegezonden. De leden moeten minstens drie werkdagen vóór de vergadering in het bezit zijn van de oproeping en van de bijlagen.

Art. 4.De leden van de Directieraad kunnen steeds het archief van deze raad raadplegen en de stukken van de administratieve dossiers inkijken voor zover dat deze stukken betrekking hebben op een agendapunt.

Art. 5.Op initiatief van de voorzitter of van de meerderheid van de leden in functie van de Directieraad, kunnen andere personen verzocht worden deel te nemen aan de vergadering voor de voorstelling van bepaalde dossiers.

Op gunstig advies van de meerderheid van de aanwezige leden, kunnen zij deelnemen aan de beraadslagingen - maar niet aan de stemming - van de Directieraad. Deze bepaling geldt niet voor de beraadslagingen die betrekking hebben op de dossiers bedoeld in artikel 9.

Art. 6.De voorzitter opent en sluit de zittingen, leidt de debatten en de beraadslagingen en is belast met het goede verloop van de vergaderingen.

De voorzitter gaat na of aan de voorwaarde vermeld in artikel 7 voldaan is.

Art. 7.De Directieraad kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van zijn leden in functie aanwezig is. Indien dit quorum niet wordt bereikt, kan de directieraad, na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beraadslagen over dezelfde agenda.

Art. 8.De beslissingen van de Directieraad worden genomen bij meerderheid van stemmen, de onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen, wordt het ter stemming voorgelegde voorstel van beslissing verworpen.

Wanneer bij de Directieraad een voorlopig voorstel van tuchtstraf aanhangig gemaakt wordt, mogen de leden die tussenbeide gekomen zijn in de procedure door aan de vervolging deel te nemen of de beschuldiging in te brengen en daaromtrent het voorlopige voorstel van straf te doen niet aan de beraadslagingen noch aan de stemming omtrent het definitieve voorstel van straf deelnemen.

Wanneer bij de Directieraad beroep wordt aangetekend in verband met de evaluatie, mogen de leden die in enige hoedanigheid tussenbeide gekomen zijn in de evaluatieprocedure niet aan de beraadslagingen noch aan de stemming deelnemen.

Wanneer de Directieraad adviserend optreedt, worden de door zijn leden geformuleerde opmerkingen in de notulen opgenomen en toegevoegd aan het advies dat aan de bevoegde overheden wordt voorgelegd.

Art. 9.§ 1. Elke individuele beslissing ten opzichte van een ambtenaar wordt genomen bij geheime stemming. § 2. Wanneer de Directieraad een rangschikking moet opstellen van de kandidaten om een of meerdere betrekkingen toe te kennen door verhoging in graad, door verhoging in weddeschaal of door verandering van graad, vinden er zoveel stemmingen plaats als er vacante betrekkingen zijn. § 3. Voor elke betrekking stelt de Directieraad maximum vijf kandidaten voor. Na de voorstelling van de kandidaten wordt een afzonderlijke stemming gehouden voor elke van de plaatsen.

Bij staking van stemmen wordt opnieuw gestemd. Indien, na deze stemronde, de kandidaten ex aequo gerangschikt blijven, geschiedt de voordrachten bij de tot benoemen bevoegde overheid met behoud van di ex aequo.

Art. 10.Op voordracht van de voorzitter, wijst de Directieraad zijn secretaris aan.

Indien de secretaris geen lid is van de Directieraad, neemt hij aan de beraadslagingen deel met raadgevende stem.

De secretaris vervult zijn opdracht onder het gezag en de leiding van de voorzitter.

De secretaris verzorgt het dagelijks beheer van de Directieraad. Hij stelt de notulen op van de vergaderingen en deelt de, door de voorzitter ondertekende, adviezen en beslissingen van de Directieraad mee aan de bevoegde overheden. Hij is verantwoordelijk voor het archief van de Directieraad.

Art. 11.Een ontwerp van notulen van de vergadering wordt toegezonden aan de leden van de Directieraad.

Bij ontstentenis van opmerkingen binnen vijf werkdagen, worden de notulen beschouwd als aangenomen en als dusdanig ondertekend door de voorzitter en de secretaris. In geval van opmerkingen, worden de notulen op de volgende vergadering voorgelegd aan de goedkeuring van de leden.

Na goedkeuring van de notulen, wordt een conforme kopie ervan toegezonden aan de leden van de Directieraad.

Art. 12.De oproeping en de notulen van elke vergadering worden opgesteld in het Nederlands, in het Frans en in het Duits.

Art. 13.De voorzitter, de leden en ieder persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van de Directieraad zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, de beraadslagingen en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht.

Art. 14.Dit huishoudelijk reglement werd goedgekeurd door de Directieraad van het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën tijdens zijn vergadering van 3 april 2000.

Het treedt in werking de dag waarop het wordt bekendgemaakt aan de personeelsleden van het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën en uiterlijk de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt gepubliceerd.