Règlement d'ordre intérieur du Collège des Médiateurs fédéraux Approuvé par la Chambre des représentants le 19 novembre 1998 (art. 17 de la loi du 22 mars 1995 instaurant des médiateurs fédéraux) I. Définition de quelques termes utilisés dans ce Règlement

Article 1er.Pour l'application du présent Règlement d'ordre intérieur, on entend par : - « la loi » : la loi du 22 mars 1995 instaurant des médiateurs fédéraux; - « Médiateurs » : le Collège des Médiateurs fédéraux et ses collaborateurs; - « autorité administrative fédérale » : toute autorité administrative fédérale, comprise au sens de l'article 14 des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat, à l'exception de celles qui disposent de leur propre Médiateur en vertu d'une disposition légale particulière; - « réclamation » : une plainte introduite auprès des Médiateurs ou une pétition contenant également une réclamation au sens de la loi, qui est adressée à la Chambre des représentants et/ou au Sénat en vertu de l'article 28, alinéa 1er, de la Constitution et que la Chambre et/ou le Sénat transmettent aux Médiateurs; - « mandataire » : la personne qui intervient pour le réclamant.

II. Quel est l'objet de ce Règlement ?

Art. 2.Le présent Règlement détermine les modalités de traitement par les Médiateurs : a) des réclamations introduites auprès d'eux;b) des pétitions que les Chambres fédérales leur transmettent et qui contiennent également des réclamations au sens de la loi;c) des demandes que la Chambre des représentants leur adresse afin de procéder à des investigations. III. Pour quelles raisons une réclamation peut-elle être introduite auprès des Médiateurs, une pétition leur être transmise ou une investigation leur être confiée et quels griefs doivent-ils instruire ?

Art. 3.Une réclamation peut être introduite auprès des Médiateurs ou une pétition contenant une réclamation leur être transmise au sujet des actes ou du fonctionnement d'une autorité administrative fédérale.

Les Médiateurs examinent alors si le fonctionnement ou les actes incriminés sont conformes aux principes de bonne administration, à l'équité ou à la légalité.

La Chambre des représentants peut confier aux Médiateurs une investigation concernant le fonctionnement des services administratifs fédéraux. Les Médiateurs examinent alors si ce fonctionnement est conforme aux principes de bonne administration ou à la légalité.

IV. Qui peut introduire une réclamation auprès des Médiateurs, leur transmettre une pétition ou les charger d'une investigation ?

Art. 4.Toute personne physique intéressée, toute personne morale intéressée ou toute association de fait intéressée peut saisir les Médiateurs d'une réclamation, quels que soient sa nationalité, son lieu de résidence ou siège social ou son statut. La réclamation d'une personne morale est introduite par une personne physique dûment mandatée.

La Chambre des représentants et le Sénat peuvent également transmettre aux Médiateurs des pétitions contenant des réclamations.

La Chambre des représentants peut charger les Médiateurs de mener une investigation sur le fonctionnement des services administratifs fédéraux qu'elle désigne.

V. Quelles sont les conditions auxquelles une réclamation ou une pétition doit répondre pour pouvoir être traitée par les Médiateurs ?

Art. 5.Les Médiateurs doivent refuser de traiter une réclamation lorsque : 1° celle-ci est manifestement non fondée, soit qu'elle est totalement fantaisiste soit qu'elle est exclusivement vexatoire ou diffamatoire;2° le réclamant n'a manifestement accompli aucune démarche auprès de l'autorité administrative fédérale concernée pour tenter d'abord d'obtenir satisfaction par lui-même;3° celle-ci est essentiellement la même qu'une autre réclamation écartée par les Médiateurs et ne contient aucun élément nouveau par rapport à cette dernière. Les Médiateurs peuvent refuser de traiter une réclamation lorsque l'identité du réclamant est inconnue. Ils la traiteront néanmoins si, par exemple, les faits allégués par cette réclamation anonyme sont très graves ou si le réclamant justifie d'une raison sérieuse de taire son identité.

Les Médiateurs peuvent également refuser de traiter une réclamation lorsque celle-ci se rapporte à des faits qui se sont produits plus d'un an avant son introduction. Ils traiteront néanmoins celle-ci si, par exemple, le réclamant peut démontrer qu'au moment où il saisit les Médiateurs, il n'a pas interrompu ses propres démarches auprès ou à l'égard de l'autorité administrative fédérale concernée pendant plus d'un an, ou que c'est l'autorité administrative fédérale elle-même qui est responsable du dépassement de ce délai d'un an.

VI. De quelle manière peut-on introduire une réclamation auprès des Médiateurs, leur transmettre une pétition ou les charger d'une investigation ?.

Art. 6.Une réclamation peut être introduite auprès des Médiateurs de différentes manières : 1° par écrit au Collège des Médiateurs fédéraux, rue Ducale 43, à 1000 Bruxelles, par télécopie au numéro 02/289 27 28 ou par e-mail à l'adresse électronique du Collège des Médiateurs fédéraux;2° oralement, au siège du Collège des Médiateurs fédéraux (cfr adresse mentionnée au 1° ci-dessus), où un rendez-vous peut-être pris par téléphone au numéro 02/289 27 27;3° oralement, lors des permanences des Médiateurs dans les différents chefs-lieux de province. Une réclamation écrite ainsi que toute correspondance ultérieure doit être signée par le réclamant ou son mandataire.

Une réclamation introduite oralement est enregistrée par écrit par les Médiateurs. Elle est datée et signée par le réclamant ou son mandataire, sauf dans les cas où le réclamant est dans l'incapacité d'écrire et en l'absence de mandataire ou dans le cas visé à l'article 5, alinéa 2, du présent Règlement.

Conformément à leur Règlement, la Chambre des représentants et le Sénat transmettent des pétitions contenant des réclamations et sont régulièrement informés de la suite que les Médiateurs y donnent.

Le Règlement de la Chambre des représentants règle la manière dont celle-ci peut charger les Médiateurs d'une investigation.

Art. 7.Les réclamations sont introduites en français, en néerlandais ou en allemand. Lorsque le réclamant ou son mandataire ne maîtrise aucune des trois langues nationales, les Médiateurs communiquent avec lui dans une autre langue, éventuellement avec l'aide d'un traducteur.

VII. Quels sont les éléments que doit nécessairement mentionner une réclamation ou une pétition ?

Art. 8.Chaque réclamation mentionne clairement : 1° l'identité du réclamant, c'est-à-dire ses nom et prénom (ou le nom de la personne morale ou de l'association de fait), son adresse complète (ou l'adresse du siège de la personne morale ou encore l'adresse de contact de l'association de fait), sa nationalité, éventuellement son numéro de téléphone ou tout autre moyen de communication (numéro de télécopie, adresse électronique, etc), sauf si les Médiateurs décident, en application de l'article 5, alinéa 2, de traiter une réclamation anonyme;2° l'identité et la qualité du mandataire du réclamant, le cas échéant;3° l'objet de la réclamation, énoncé de manière claire et précise;4° les démarches préalables accomplies par le réclamant auprès de l'autorité administrative fédérale concernée pour tenter d'obtenir satisfaction par lui-même;5° les démarches accomplies par le réclamant dans le cadre de sa réclamation auprès d'autres instances que l'autorité administrative fédérale concernée, en particulier les recours juridictionnels et les recours administratifs organisés;6° le déroulement chronologique des faits. Le réclamant joint à sa réclamation la copie des documents nécessaires à la compréhension de la réclamation.

Lorsque les Médiateurs constatent qu'une réclamation n'est pas complète, ils invitent le réclamant à leur communiquer les éléments manquants. Si celui-ci ne leur répond pas, les Médiateurs écartent sa réclamation et procèdent à son classement.

VIII. Que peut attendre le réclamant ou le pétitionnaire du traitement de sa réclamation ou de sa pétition par les Médiateurs et inversement ?

Art. 9.Le réclamant a droit : 1° à la gratuité de l'intervention des Médiateurs;2° à un traitement correct et respectueux de sa réclamation;3° à un examen objectif, impartial et en toute indépendance de sa réclamation;4° d'être informé quant aux compétences et mode de travail des Médiateurs;5° d'être informé dans les 5 jours ouvrables de la réception de sa réclamation;6° d'être informé de la décision des Médiateurs de traiter ou non sa réclamation, et ce dans les 5 jours ouvrables de cette décision;7° à ce que les Médiateurs motivent leur refus éventuel de traiter sa réclamation;8° à la transmission éventuelle de sa réclamation vers l'instance présumée compétente et à l'information de ce transmis dans les 5 jours ouvrables;9° d'être informé de l'état d'avancement de son dossier, et ce à tous les stades du traitement de sa réclamation;10° à une décision quant au bien-fondé de sa réclamation dans un délai raisonnable, dépendant de la complexité du dossier;11° d'être informé des décisions de l'autorité administrative fédérale concernant les recommandations formulées par les Médiateurs dans le cadre ou à l'occasion de sa réclamation;12° au respect de sa vie privée : ainsi, - les documents communiqués aux Médiateurs dans le cadre du traitement d'un dossier pour lequel ils se sont déclarés compétents et qui n'émanent pas de l'autorité administrative fédérale concernée ne sont transmis à celle-ci qu'avec l'autorisation de celui dont ils émanent; - les documents communiqués aux Médiateurs dans le cadre du traitement d'un dossier pour lequel ils se déclarent non compétents ne peuvent être transmis qu'à un autre Médiateur ou, en l'absence de Médiateur, éventuellement à l'autorité présumée compétente, auquel cas ils peuvent être rendus anonymes; - les Médiateurs veillent à ce qu'aucune mention permettant l'identification des personnes dont le nom leur aurait été révélé ne soit faite tant dans les documents communiqués à des instances autres que l'autorité administrative fédérale concernée, le Médiateur compétent ou l'autorité présumée compétente que dans les documents publiés sous leur autorité, sans l'autorisation expresse des intéressés; - l'identité des réclamants ainsi que des membres du personnel des autorités administratives fédérales ne peut être mentionnée dans le rapport annuel et les rapports intermédiaires que les Médiateurs présentent à la Chambre des représentants ni dans d'autres publications.

Art. 10.Il incombe au réclamant : 1° de communiquer toute information additionnelle requise par les Médiateurs;2° de s'abstenir d'intervenir, directement ou par mandataire interposé, auprès de l'autorité administrative concernée parallèlement à l'intervention des Médiateurs et de manière non concertée avec eux aussi longtemps qu'ils sont saisis du dossier.En cas d'intervention parallèle, les Médiateurs peuvent mettre fin à leur saisine.

IX. Quelles sont les décisions prises par les Médiateurs en ce qui concerne les réclamations introduites ou les pétitions qui leur sont transmises ?

Art. 11.Les Médiateurs prennent les décisions suivantes concernant les réclamations : 1° traiter ou écarter la réclamation (irrecevabilité) et dans ce cas la transmettre, s'il y a lieu, à l'instance compétente;2° suspendre le traitement d'une réclamation lorsqu'ils sont informés de l'existence d'un recours juridictionnel ou administratif organisé.3° évaluer le bien-fondé de la réclamation traitée et formuler d'éventuelles recommandations à cet égard. X. Quelles sont les différentes phases de traitement des réclamations introduites auprès des Médiateurs ou des pétitions qui leur sont transmises ?

Art. 12.Les réclamations passent par différentes phases chez les Médiateurs. Celles-ci sont systématiquement précisées par les Médiateurs dans leur courrier tant avec le réclamant qu'avec l'autorité administrative fédérale concernée. 1° Accusé de réception : Phase de prise de contact d'un dossier se concrétisant par une première lettre des Médiateurs au réclamant lorsque sa réclamation ne peut être traitée immédiatement.2° Dossier en information : * Phase d'attente d'un dossier pendant laquelle les Médiateurs, au delà de l'accusé de réception, n'en ont pas encore initié le traitement mais sont toujours occupés à compléter leur information pour en analyser la recevabilité. * Phase de traitement d'un dossier durant laquelle les Médiateurs complètent leur information en demandant de plus amples renseignements tant au réclamant qu'à l'administration. * Phase de traitement d'un dossier au fond lorsque celui-ci ne pose pas de question de principe ni ne présente de caractéristiques particulières de dysfonctionnement grave de la part de l'administration ou d'un de ses agents. 3° Dossier en instruction : Phase de traitement d'un dossier lorsque celui-ci pose une question de principe ou met à jour un dysfonctionnement grave de l'administration ou d'un de ses agents, ce qui amène les Médiateurs à le traiter avec le fonctionnaire responsable du service compétent, voire avec le fonctionnaire dirigeant, plutôt qu'avec le fonctionnaire en charge du dossier.4° Proposition de médiation : Phase de traitement d'un dossier pendant laquelle les Médiateurs proposent voire effectuent une médiation, que celle-ci soit organisée sur une double base bilatérale ou en présence de toutes les parties. Pour garantir le caractère confidentiel d'une médiation, lequel s'impose de manière absolue à chacune des parties, les termes de celle-ci ne sont mis par écrit qu'au moment où chacune d'elles les acceptent et les cosignent. Ils lient alors les parties.

Aucun autre élément d'une médiation n'engage les parties ou ne peut être retenu pour ou utilisé contre elles, et ce tant en cas de succès que d'échec de la médiation. 5° Déclinatoire de compétence : Phase finale d'un dossier par laquelle il est signifié au réclamant que les conditions de recevabilité ne sont pas réunies pour permettre aux Médiateurs de connaître de sa réclamation aux motifs suivants : - compétence ratione materiae; - absence de démarches préalables du réclamant; - absence de faits nouveaux concernant une réclamation pour laquelle les Médiateurs ont antérieurement décliné leur compétence; - réclamation manifestement non fondée, soit qu'elle est totalement fantaisiste soit qu'elle est exclusivement vexatoire ou diffamatoire; - caractère anonyme de la réclamation, sans préjudice de l'article 5, alinéa 2; - faits datant de plus d'un an, sans préjudice de l'article 5, alinéa 3. 6° Suspension de saisine : Phase finale d'un dossier par laquelle il est signifié au réclamant et éventuellement à l'administration que les Médiateurs ne peuvent pas ou plus connaître d'une réclamation compte tenu de ce qu'un recours juridictionnel ou un recours organisé a été mû par une des parties. Dans les cas où l'information des Médiateurs est suffisante au moment de la suspension de saisine, ceux-ci procèdent à une évaluation. 7° Proposition : Phase de traitement d'un dossier pendant laquelle les Médiateurs, sans aller jusqu'à en faire une recommandation officielle au sens de l'article 14, alinéa 3, de la loi, suggèrent à l'administration de modifier sa décision ou son mode opératoire.8° Recommandation officielle : Phase de traitement d'un dossier pendant laquelle les Médiateurs, sur pied de l'article 14, alinéa 3, de la loi, invitent explicitement l'administration à modifier sa décision ou son mode opératoire. La recommandation officielle est adressée au fonctionnaire dirigeant avec copie au ministre responsable et, si nécessaire, au ministre responsable avec copie au fonctionnaire dirigeant. 9° Transmis : * Phase finale d'un dossier par laquelle les Médiateurs transmettent celui-ci à l'instance compétente pour le traiter, que cette instance soit un autre Médiateur, une instance non pourvue de Médiateur ou un fonctionnaire d'information. * Phase finale d'un dossier par laquelle les Médiateurs transmettent au réclamant les coordonnées d'une instance compétente pour traiter son dossier ou pour lui donner les informations souhaitées. 10° Dossier en classement : Phase finale d'un dossier par laquelle il est signifié au réclamant et éventuellement à l'administration que les Médiateurs : - soit maintiennent un dossier classé lorsqu'une réclamation ne contient pas de faits nouveaux et est essentiellement la même qu'une réclamation classée antérieurement par eux; - soit ont terminé l'examen du dossier et déclaré la réclamation non fondée; - soit ont terminé l'examen du dossier, déclaré la réclamation fondée et mis un terme - avec ou sans succès - à leur intervention.

Dans les deux derniers cas, les Médiateurs procèdent à une évaluation.

XI. Quelles sont les différentes évaluations que peuvent prononcer les Médiateurs ?

Art. 13.A l'issue du traitement d'une réclamation ou lorsqu'ils suspendent leur saisine et que leur information est suffisante à ce stade, les Médiateurs évaluent l'acte ou le fonctionnement de l'autorité admi- nistrative fédérale contre lequel porte la réclamation.

Ils concluent à une bonne administration lorsqu'aucun élément ne leur permet d'établir que l'acte ou le fonctionnement incriminé est contraire aux principes de bonne administration, à l'équité ou à la légalité.

Ils concluent à une mauvaise administration lorsqu'un ou plusieurs éléments leur font établir que l'acte ou le fonctionnement incriminé est contraire aux principes de bonne administration, à l'équité ou à la légalité.

Ils ne se prononcent pas soit lorsqu'ils estiment ne pas avoir suffisamment d'éléments pour le faire, soit lorsqu'ils ne peuvent départager des éléments de fait contradictoires, soit lorsqu'un ou plusieurs éléments leur font établir que l'acte ou le fonctionnement incriminé est contraire aux principes de bonne administration, à l'équité ou à la légalité, mais également que la mauvaise administration ainsi constatée découle en partie d'éléments imputables au réclamant lui-même.

XII. Quand ce Règlement entre-t-il en vigueur ?

Art. 14.Ce Règlement, arrêté par les Médiateurs et approuvé par la Chambre des représentants, entre en vigueur le 1er janvier 1999 au plus tard.

Annexe au règlement d'ordre intérieur du Collège des Médiateurs fédéraux Protocole d'accord concernant les relations entre le Collège des Médiateurs fédéraux et les Administrations fédérales pour le Traitement de Plaintes

Article 1er.Pour l'application du présent protocole, on entend par : - La loi : la loi du 22 mars 1995 instaurant les Médiateurs fédéraux; - Médiateurs fédéraux : les Médiateurs nommés par la Chambre des représentants en vertu de la loi et leur personnel; - Fonctionnaire dirigeant : le fonctionnaire revêtu du grade le plus élevé dans un département ministériel ou un organisme parastatal, qui relève de la compétence d'un membre du gouvernement fédéral.

Art. 2.La procédure relative aux contacts entre les Médiateurs fédéraux et les administrations fédérales en vue du traitement des plaintes est écrite. Ceci n'empêche pas les Médiateurs fédéraux de prendre pour ladite plainte des contacts oraux supplémentaires avec le fonctionnaire ou le service compétent, sans préjudice en outre de l'article 11 de la loi.

Dans le cadre d'une demande d'information concernant une plainte et pour traiter les dossiers de manière plus rapide, les Médiateurs fédéraux prennent directement contact avec le service compétent.

Celui-ci fournit les informations demandées. Si des problèmes se posent, les Médiateurs fédéraux prennent alors contact avec le fonctionnaire dirigeant.

Art. 3.Dans le cadre de l'instruction, d'une proposition de médiation ou d'une suggestion, les Médiateurs fédéraux transmettent les éléments utiles de la plainte au fonctionnaire responsable du service compétent avec copie en même temps au fonctionnaire dirigeant. Ce service prend les mesures nécessaires pour répondre aux questions posées. Si des problèmes se posent, les Médiateurs fédéraux prennent alors contact avec le fonctionnaire dirigeant.

Art. 4.Sans préjudice de l'article 11, alinéa 1er de la loi, la réponse de l'administration fédérale concernée sera fournie par le service compétent au plus tard dans un délai de 15 jours ouvrables à compter de la réception de la question. Si des problèmes se posent, les Médiateurs fédéraux prennent alors contact avec le fonctionnaire dirigeant.

Moyennant motivation et après concertation avec les Médiateurs fédéraux, l'administration pourra déroger à ce délai.

Art. 5.Les Médiateurs fédéraux communiquent au fonctionnaire dirigeant la liste des agents de leur office qui peuvent agir en leur nom et qualité et les représenter.

Art. 6.Si les Médiateurs fédéraux constatent un dysfonctionnement dans une administration fédérale, ils en informent le fonctionnaire dirigeant. Si cela donne lieu à une recommandation de leur part, ils en informent également le ministre responsable, conformément à l'article 14, alinéa 3 de la loi.

Art. 7.Les Médiateurs fédéraux peuvent, s'ils le jugent utile, être entendus par le Collège des Secrétaires généraux et par le Collège des Administrateurs généraux des Organismes publics de Sécurité sociale.

Au moins une fois par an, une réunion du Collège des Secrétaires généraux et une réunion du Collège des Administrateurs généraux des Organismes publics de Sécurité sociale sera consacrée aux relations des administrations fédérales avec les Médiateurs fédéraux. Ces derniers y seront invités.

Art. 8.Le présent protocole d'accord peut à tout moment être complété de commun accord avec les Médiateurs fédéraux pour certaines administrations afin de tenir compte de situations spécifiques.

Art. 9.Le présent protocole d'accord sera réévalué dans les 12 mois au plus tard et, si nécessaire, modifié.

Pour le Collège des Secrétaires généraux : E. BEYENS (président) Pour le Collège des Administrateurs généraux : K. BAECK (président) Les Médiateurs fédéraux : P.-Y. Monette.

H. Wuyts.