Office belge du Commerce extérieur Règlement d'ordre intérieur du Conseil de direction

Article 1er.Le Conseil de direction se compose des membres du personnel effectivement revêtu d'un grade des rangs 13, 15 ou 16, à l'exception des carrières planes. Le(s) conseiller(s) juridique(s) partipe(nt) aux réunions sans droit de vote.

Art. 2.Le conseil de direction est présidé par le directeur général ou, s'il est empêché, par le directeur général adjoint qu'il a désigné.

Le Conseil de direction se réunit aussi souvent que les intérêts de l'Office l'exigent et au moins quatre fois par an, après avoir été convoqué par le président. La convocation indique le lieu, la date et l'heure de la réunion, qui sont fixés par le président.

Les questions à examiner par le Conseil de direction sont inscrites à l'ordre du jour par le président.

En règle générale, chaque point inscrit à l'ordre du jour fait l'objet d'une note introductive.

Art. 3.Sauf cas d'urgence, la convocation du Conseil de direction, l'ordre du jour et les notes introductives y afférentes doivent être envoyés aux membres au moins deux jours ouvrables avant la réunion prévue. Ces documents sont rédigés en français et en néerlandais.

Art. 4.Dès la réception des documents introductifs, les membres peuvent consulter les éléments des dossiers sur lesquels ils doivent se prononcer, et ce, au secrétariat du Conseil de direction.

Art. 5.Le secrétariat est assuré par un agent du secrétariat de la Direction générale. Il est placé sous la direction et l'autorité du président.

Art. 6.Le secrétariat se charge de la rédaction du procès-verbal.

Celui-ci est envoyé aux membres au plus tard dix jours ouvrables après la réunion. Les membres font parvenir leurs remarques écrites au secrétariat dans les cinq jours ouvrables suivant la réception. Le procès-verbal est soumis à l'approbation du Conseil de direction au cours de la séance qui suit cet envoi.

Art. 7.Le secrétariat a la garde des archives du Conseil de direction.

Art. 8.Le président ouvre, suspend et lève les séances, il dirige les débats et veille au déroulement réglementaire et correct des réunions.

Art. 9.Les documents émanant du Conseil de direction de même que ses délibérations sont confidentiels.

Quiconque participe aux travaux du Conseil de direction et n'observe pas le secret des délibérations se rend coupable d'une faute grave, sanctionnable conformément à l'article 27 du statut du personnel.

Art. 10.Le Conseil de direction ne peut délibérer valablement que si la majorité des membres est présente et si au moins 1 membre de chaque rôle linguistique est présent. Si ce quorum n'est pas atteint, le Conseil de direction peut délibérer valablement sur les mêmes points de l'ordre du jour au cours de la réunion suivante, qui est convoquée dans les cinq jours ouvrables et ce, quel que soit le nombre de membres présents et sous réserve de l'article 17, alinéa 17, alinéa 4, quel que soit leur rôle linguistique.

Tous les membres prennent part à la dicussion et au vote d'une proposition, à l'exception de ceux qui y ont un intérêt personnel, familial ou matériel ou qui ont joué un rôle en une qualité quelconque dans l'évaluation d'un agent qui fait l'objet d'un recours.

Art. 11.Le vote s'exprime à haute voix ou secrètement.

Art. 12.En cas de vote à haute voix, les décisions et avis du Conseil de direction sont pris à la majorité simple des votes exprimés, abstentions non comprises. S'il y a partage, la voix du président est prépondérante.

Les membres votent par appel nominal, dans l'ordre ascendant des grades.

A égalité de grade, l'ordre s'établit en fonction de la date d'entrée au Conseil de direction. Si cette date est la même, le classement s'établit compte tenu de l'ancienneté de grade, de l'ancienneté de service et de l'âge.

Art. 13.Par dérogation à l'article 12, sauf en cas de recours en matière d'évaluation et rémunération variable, toute décision individuelle à l'égard d'un agent est prise au vote secret, après une discussion générale. En cas de partage, la décision ou l'avis en fait mention. La décision sera en faveur du membre du personnel. Si ce cas se produit pour une promotion ou une nomination, les candidats sont classés ex aequo.

Art. 14.§ 1er. Lorsque le Conseil de direction doit émettre un avis motivé en vue de conférer un emploi par avancement de grade ou par changement de grade dans le niveau 1, il procède comme suit : 1° il examine la recevabilité des candidatures et les données concernant la carrière et le signalement ou l'évaluation des candidats;2° il prend connaissance, le cas échéant, de la description de fonction qui a été établie concernant l'emploi vacant;3° il examine les lettres de candidature, les curriculums vitae et les titres, mérites et aptitudes de tous les candidats;4° après une discussion générale, il indique, par vote secret, le classement de 5 candidats au maximum qui lui semblent les plus aptes à exercer l'emploi vacant. Le vote a lieu sur une liste spécialement établie à cet effet, mentionnant les noms de tous les candidats. Les membres notent leur classement en regard de chaque nom. § 2. Le classement est communiqué à tous les candidats, de même que l'extrait du procès-verbal concernant les candidats classés en ordre utile. Pour les candidats qui ne sont pas classés en ordre utile, cet extrait est complété par la motivation relative à chaque candidat personnellement. Il est également fait mention de la possibilité de déposer une réclamation adressée au président du Conseil dans les 10 jours ouvrables.

Art. 15.§ 1er. A l'expiration du délai fixé pour le dépôt d'une réclamation, le Conseil examine les réclamations reçues.

S'ils est d'avis qu'une réclamation contient des éléments qui peuvent être retenus, il réexamine la candidature du requérant et celle des autres agents qui postulent l'emploi, et ce, en fonction de ces éléments. § 2. Si le classement initial est modifié, le nouveau classement est communiqué à tous les candidats, de la même manière que celle qui est exposée à l'article 14, § 2.

Art. 16.Si le classement initial n'est pas modifié ou si le nouveau classement ne peut plus faire l'objet d'une réclamation, le Conseil de direction arrête définitivement le classement des candidats et rédige la proposition motivée destinée au conseil d'administration.

Art. 17.Le conseil de direction peut entendre des membres du personnel.

En matière de procédure disciplinaire et en cas de recours en matière d'évaluation, le Conseil de direction appelle à comparaître le membre du personnel dont le dossier est discuté. Dans ces hypothèses, l'agent convoqué peut se faire assister par une personne de son choix pour sa défense.

La présence à la réunion de la personne convoquée se limite au point pour lequel elle est entendue.

Le membre du personnel comparaissant devant le Conseil de direction est entendu et interrogé en tenant compte de son rôle linguistique.

Art. 18.Le présent règlement d'ordre intérieur a été approuvé par le Conseil de direction en sa séance du 6 septembre 1999.

Il entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Le président, (signé) E. Goffin.

La secrétaire, (signé) S. Lambert.