Belgische Dienst voor de Buitenlandse Handel Huishoudelijk reglement van de Directieraad

Artikel 1.De Directieraad is samengesteld uit de personeelsleden effectief bekleed met een graad van de rangen 13, 15 of 16, met uitzondering van de vlakke loopbanen. De juridisch adviseur(s) ne(e)m(t)en deel aan de vergaderingen maar he(eft)bben geen stemrecht.

Art. 2.De Raad wordt voorgezeten door de directeur-generaal of, als die verhinderd is, door de adjunct-directeur-generaal die hij heeft aangeduid.

De Directieraad vergadert zo dikwijls als de belangen van de Dienst dat vergen en minstens viermaal per jaar, na daartoe door de voorzitter samengeroepen te zijn. De oproeping vermeldt plaats, dag en uur van de vergadering, die door de voorzitter worden bepaald.

De kwesties die de Directieraad moet onderzoeken worden door de voorzitter op de agenda geplaatst.

In de regel wordt over alle punten van de agenda een inleidende nota opgemaakt.

Art. 3.De oproeping voor de Directieraad, de agenda en de desbetreffende inleidende nota's moeten, behoudens dringende gevallen, minstens twee werkdagen vóór de geplande vergadering aan de leden worden toegezonden. Zij zijn in het Nederlands en het Frans gesteld.

Art. 4.Vanaf de ontvangst van de inleidende documenten kunnen de leden op het secretariaat van de Directieraad de stukken inkijken van de dossiers waarover zij zich moeten uitspreken.

Art. 5.Het secretariaat wordt waargenomen door het secretariaat van de Algemene Directie. Het staat onder de leiding en het gezag van de voorzitter.

Art. 6.Het secretariaat staat in voor het opstellen van de notulen.

Die worden uiterlijk tien werkdagen na de vergadering aan de leden toegezonden. De leden bezorgen binnen vijf werkdagen na ontvangst ervan hun schriftelijke opmerkingen aan het secretariaat. De notulen worden in de loop van de zitting die volgt op de zending ervan ter goedkeuring aan de Directieraad voorgelegd.

Art. 7.Het secretariaat bewaart het archief van de Directieraad.

Art. 8.De voorzitter opent, schorst en heft de vergaderingen op, hij leidt de debatten en ziet toe op het reglementair en ordelijk verloop van de vergaderingen.

Art. 9.De documenten uitgaande van de Directieraad, alsook zijn beraadslagingen, zijn vertrouwelijk.

Wie deelneemt aan de werkzaamheden van de Directieraad en die de geheimhouding van de beraadslagingen niet in acht neemt, maakt zich schuldig aan een zware fout, die kan worden bestraft als voorzien in artikel 27 van het personeelsstatuut.

Art. 10.De Directieraad kan maar geldig beraadslagen als de meerderheid van de leden aanwezig is en minstens 1 lid van elke taalrol. Als dit quorum niet wordt bereikt kan de Directieraad op de eerstvolgende vergadering, die binnen de vijf volgende werkdagen wordt samengeroepen, ongeacht het aantal aanwezige leden en onder voorbehoud van artikel 17, lid 4, ongeacht hun taalrol geldig beraadslagen over dezelfde agendapunten.

Alle leden nemen deel aan de bespreking en de stemming van een voorstel, behoudens zij die een persoonlijk, familiaal of materieel belang hebben of in enige hoedanigheid een rol hebben gespeeld bij de evaluatie van een ambtenaar die het voorwerp van een beroep uitmaakt.

Art. 11.De stemming gebeurt ofwel mondeling of is geheim.

Art. 12.Als er mondeling wordt gestemd, beslist de Directieraad en geeft hij advies bij eenvoudige meerderheid van stemmen, de onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

De leden stemmen bij naamafroeping in opgaande volgorde van graad.

Bij gelijke graad wordt de volgorde bepaald door de datum van toetreding tot de Directieraad. Als deze datum dezelfde is, wordt de rangschikking opgemaakt rekening houdend met de graadanciënniteit, dienstanciënniteit en de leeftijd.

Art. 13.In afwijking van artikel 12 wordt, behalve in geval van beroep inzake evaluatie en veranderlijke vergoeding, elke individuele beslissing jegens een ambtenaar na algemene bespreking genomen bij geheime stemming. Bij staking van stemmen maakt de beslissing of het advies hiervan gewag. De beslissing zal in het voordeel van het personeelslid zijn. Als deze hypothese zich voordoet inzake bevordering of benoeming worden de kandidaten ex-aequo gerangschikt.

Art. 14.§ 1. Wanneer de Directieraad een met redenen omkleed advies moet uitbrengen met het oog op het begeven van een betrekking door verhoging in graad of door verandering van graad in niveau 1 gaat hij als volgt te werk : 1° hij onderzoekt de ontvankelijkheid van de sollicitaties en de inlichtingen omtrent de loopbaan en de beoordeling of evaluatie van de sollicitanten;2° hij neemt eventueel kennis van de functiebeschrijving die met betrekking tot de vacante betrekking werd opgemaakt;3° hij onderzoekt de sollicitatiebrieven, de curricula vitae, de aanspraken, verdiensten en bekwaamheden van alle sollicitanten;4° na een algemene bespreking rangschikt hij, bij geheime stemming, ten hoogste 5 sollicitanten die hem het meest geschikt lijken voor de vacante betrekking. Er wordt gestemd op een speciaal daarvoor gemaakte lijst met de namen van alle sollicitanten. De leden noteren naast elke naam hun rangschikking. § 2. Van de rangschikking wordt aan alle sollicitanten kennis gegeven met mededeling van het uittreksel uit de notulen van de nuttig gerangschikte sollicitanten. Voor de niet nuttig gerangschikte sollicitanten wordt dit uittreksel aangevuld met de motivering betreffende iedere sollicitant persoonlijk. Ook wordt melding gemaakt van de mogelijkheid om binnen de 10 werkdagen bezwaar in te dienen bij de voorzitter van de Raad.

Art. 15.§ 1. Na het verstrijken van de termijn voor het indienen van bezwaar, onderzoekt de Directieraad de ingekomen bezwaarschriften.

Is hij van mening dat een bezwaar elementen bevat die in aanmerking genomen kunnen worden, dan onderzoekt hij op grond van die gegevens opnieuw de sollicitatie van betrokkene en ook van de overige personeelsleden die naar de betrekking dingen. § 2. Als de oorspronkelijk opgemaakte rangschikking wordt gewijzigd, wordt aan alle kandidaten kennis gegeven van de nieuwe rangschikking op dezelfde wijze als bepaald onder artikel 14, § 2.

Art. 16.Als de oorspronkelijk opgemaakte rangschikking niet wordt gewijzigd of de nieuwe rangschikking niet meer vatbaar is voor bezwaar, legt de directieraad de rangschikking van de kandidaten definitief vast en stelt het voor de raad van bestuur bestemde met redenen omklede voorstel op.

Art. 17.De Directieraad kan personeelsleden horen.

Inzake tuchtprocedure en voor een beroep inzake evaluatie roept de Directieraad het personeelslid van wie het dossier wordt besproken voor verschijning op. In die hypothese mag de opgeroepene zich door een persoon van eigen keuze voor zijn verdediging laten bijstaan.

De aanwezigheid op de vergadering van de opgeroepene blijft beperkt tot het punt waarvoor hij wordt gehoord.

Het voor de Directieraad verschijnende personeelslid wordt gehoord en ondervraagd met inachtneming van zijn taalrol.

Art. 18.Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door de Directieraad op zijn vergadering van 6 september 1999.

Het treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

De voorzitter, (get.) E. Goffin.

De secretaris, (get.) S. Lambert.