SERVICE PUBLIC FEDERAL SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT

19 OCTOBRE 2015. - Protocole d'accord conclu entre le Gouvernement fédéral et les autorités visées aux articles 128, 130, 135 et 138 de la Constitution, concernant la gestion et le financement de l'applicatif informatique (e-Cad) de gestion des agréments et des autorisations de pratique des professionnels des soins de santé

Vu les compétences respectives dont disposent l'Etat fédéral et les autorités visées aux articles 128, 130, 135 et 138 de la Constitution, ci-après dénommées Communautés, sur le plan de la politique de santé;

Vu les compétences personnalisables en matière d'agrément des professionnels de santé visée dans l'article 5 § 1;

Considérant que la sixième réforme de l'Etat a transféré de nouvelles compétences en matière de santé (décrites dans la Loi spéciale du 6 janvier 2014 relative à la Sixième Réforme de l'Etat)vers les entités fédérées;

Considérant que certaines matières relatives à la politique de la santé (décrites dans la Loi spéciale du 6 janvier 2014 relative à la Sixième Réforme de l'Etat) continuent à relever de la compétence de l'Etat fédéral;

Considérant qu'il résulte de cette concertation, qu'au vu de la date de la fin de la période transitoire il n'est pas techniquement possible qu'un accord de coopération soit conclu et qu'il convient de passer par la solution transitoire du protocole d'accord pour les prochaines années;

Considérant que e-Cad est un applicatif informatique destiné à la gestion des processus de délivrance des visas et des agréments des professionnels de santé découlant de la loi coordonnée du 10 mai 2015 relative à l'exercice des professions des soins de santé;

Considérant que le présent accord vise à définir le mode de gestion et le mode de financement de la maintenance, de l'exploitation et des développements de l'applicatif informatique e-Cad utilisé par les parties signataires;

Il est décidé ce qui suit : 1. Généralités Les parties signataires décident d'utiliser une version unique et commune de l'applicatif e-Cad hébergée par le SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement (SPF SPSCAE) après le 31/12/2015.Si l'une des parties décide de quitter l'applicatif e-Cad, un préavis par écrit de 1 an doit être soumis par écrit aux autres parties signataires avant que ce départ puisse être effectif.

La période de préavis commence au 1er janvier de l'année suivant la date de la notification de la décision de quitter l'applicatif e-Cad.

Toutes les parties signataires sont co-utilisateurs de l'applicatif e-Cad et co-responsable de son bon fonctionnement.

Un accord doit être conclu entre la communauté germanophone et une ou les deux autres communautés afin d'assurer la mise en oeuvre de l'application de l'e-Cad sur le territoire de la Communauté germanophone.

Si une partie signataire décide de ne plus utiliser la version unique et commune de l'applicatif e-Cad, elle recevra une copie de l'applicatif e-Cad du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement (SPF SPSCAE) et les données qui lui sont nécessaires pour exercer ses compétences.

En plus du code source et de la base de données, les informations suivantes sont également transmises : - Documentation complète et à jour comprenant l'analyse fonctionnelle et technique, les documents d'architecture de l'applicatif, le modèle de données logiques, les scénarios de tests, les notes des release, le manuel d'installation et les scripts qui décrivent la réinstallation dans le détail, les données des tests. - - Les changements suite aux évolutions et aux corrections doivent être également documentés. Le code source doit contenir suffisamment de commentaires pour indiquer clairement les changements et faire les liens avec les documents précités. Une liste de toutes les différentes versions et leurs fonctionnalités et les corrections des problèmes rencontrés depuis la première construction de l'applicatif. - Les paramètres de connexion à l'applicatif et un aperçu des certificats de sécurité nécessaires à son bon fonctionnement; une description de l'infrastructure et des licences de logiciels nécessaires; les outils de développement et les caractéristiques des environnements de développement et d'exploitation.

Si les éléments ci-dessus sont insuffisants, la partie signataire désireuse de ne plus utiliser e-CAD, a droit jusqu'à 40 jours d'assistance technique gratuite pour compléter cette information.

Les données manipulées dans l'applicatif e-Cad alimentent la « Banque de données fédérale des professionnels des soins de santé » (cadastre) hébergée par le SPF SPSCAE. La banque de données CoBRHA sur la plateforme e-Health est alimentée par la banque de données fédérale des professions des soins de santé précitée.

Si une partie signataire décide de ne plus utiliser e-Cad, elle s'engage à mettre en place en concertation avec les autres parties signataires dans son environnement informatique un système permettant d'échanger les données (liées aux prestataires de soins) nécessaires au fonctionnement des différents processus administratifs de toutes les parties signataires. Les autres parties signataires devront prendre les mesures nécessaires afin de pouvoir se connecter et d'envoyer des données et de réceptionner les données provenant du système précité. Ces dernières mesures ne relèvent pas de la responsabilité de la partie qui a décidé de cesser d'utiliser e-CAD. Ce système doit garantir une même qualité des services et doit assurer une continuité dans la gestion des processus des différentes parties signataires. 2. Suivi d'un nouveau développement Un Comité de pilotage du projet e-Cad est créé pour gérer l'applicatif e-Cad. Chaque partie signataire dispose de maximum deux représentants et suppléants au sein de ce Comité de pilotage.

Le Comité de pilotage se réunira au minimum une fois par mois.

Un coordinateur préside ce Comité de pilotage.

Le coordinateur fournit l'agenda et les documents à traiter au minimum trois jours ouvrables avant la réunion et fait un compte-rendu de chaque réunion du Comité de pilotage alternativement en français ou néerlandais et le diffusera aux représentants des parties signataires. 2.1. Réception d'une demande de développement Toutes les demandes de développement ou de corrections de l'applicatif e-Cad formulées par une partie signataire doivent être adressées au coordinateur.

Le coordinateur tient un inventaire permanent des demandes accessible sous format informatique par toutes les parties signataires.

Les développements de fonctionnalités communes à tous les parties signataires seront à favoriser.

Des développements de fonctionnalités spécifiques par une ou des parties signataires doivent être possibles. Voir point 2.6. de ce protocole. 2.2. Analyse d'une demande Le coordinateur et le chef de projet informatique déterminent l'impact et la cohérence de la demande sur l'ensemble de l'applicatif e-Cad et sur les différentes parties signataires.

Le chef de projet informatique et son équipe évaluent : - la faisabilité technique, en tenant compte que l'applicatif e-Cad est exploité en version unique, ce qui implique certaines contraintes de maintenabilité, - les ressources nécessaires au développement ainsi qu'un planning, - l'impact sur les coûts d'exploitation ou sur les investissements nécessaires en matériel. 2.3. Décision préalable aux nouveaux développements Les analyses sont ensuite présentées et discutées dans des groupes fonctionnels dans lesquels sont invités toutes les parties signataires et finalement validées au Comité de pilotage.

Si le développement a un impact sur les autres parties signataires, leur accord préalable est nécessaire.

La répartition du financement des développements, entre les parties signataires, des développements est défini au sein du Comité de pilotage. 2.4. Planification du développement Les développements de l'applicatif sont répartis dans des « releases » planifiés au sein du Comité de pilotage.

Le Comité de pilotage adaptera le planning global des développements pour insérer les nouveaux développements le cas échéant.

Le Comité de pilotage déterminera les dates des tests d'acceptance, de la validation et de la mise en production des releases. 2.5. Tests, validation et mise en production Après chaque développement, l'équipe de projet ICT réalise des tests de l'applicatif, avant la mise à disposition aux parties signataires, basés sur un plan de test préalablement préparé et fourni, afin de vérifier que l'applicatif est conforme à l'analyse fonctionnelle et si l'ensemble de l'applicatif fonctionne toujours correctement.

Ensuite, les parties signataires réaliseront les tests d'acceptance business et fourniront un rapport des tests au coordinateur. Après la phase de test et la phase de correction des points bloquants décelés dans cette phase de test, les parties signataires valideront la mise en production de l'applicatif.

Le Comité de pilotage et le service d'encadrement ICT détermineront ensemble le moment pour mettre en production la nouvelle version de l'applicatif, en essayant d'avoir le moins d'impact sur la continuité des processus des parties signataires. 2.6. Développements spécifiques Pour des développements spécifiques à une partie prenante, une organisation en sous-projet pour ce développement peut être mise en place. Ce type de projet est suivi par un groupe de projet comprenant la ou les parties signataires concernées par ce projet.

Un rapportage régulier vers le Comité de pilotage de l'applicatif e-Cad doit avoir lieu.

Si le projet a un impact sur les autres parties signataires (fonctionnement de l'applicatif, planning des développements,...), les autres parties signataires doivent être consultés et doivent valider la mise en production et les modifications de la planification des développements. 3. Responsabilités spécifiques concernant la qualité des développements 3.1. Responsabilité du chef de projet e-Cad Gestion de l'équipe informatique et respecter les exigences (requirements) définies par le Comité de pilotage. 3.2. Responsabilité du Coordinateur - Vérification de la cohérence des développements. - Assurer la coordination des tests d'acceptance business. Un test d'acceptance business consiste en une validation du fonctionnement de l'applicatif modifiée après tout nouveau développement. 3.3. Responsabilité du Comité de pilotage e-Cad (des représentants de toutes les parties signataires) : - Responsabilité finale de l'applicatif e-CAD. - Approuver le contenu des releases. - Contrôler si les projets sont sur la bonne voie pour atteindre les objectifs (validation des rapports d'avancement et gestion des risques et évènements). - Valider le bon fonctionnement de l'applicatif après la phase de test d'acceptance de tous les partenaires suite à un nouveau développement ou une maintenance dans l'applicatif. Il donne l'autorisation de mise en production des nouveaux développements. Il procède à l'analyse, le suivi et la gestion des risques. - Constate et approuve la fin d'un release. 4. Service Level Agreement/règlement d'ordre intérieur, Documentation et gestion des litiges 4.1. Règlement d'ordre intérieur/Service Level Agreement Le Service d'encadrement ICT en concertation avec le Comité de pilotage rédigera un règlement d'ordre intérieur et Service Level Agreement (respectant les prescriptions de ce protocole d'accord) avant le 1er janvier 2016 qui précisera : - la procédure détaillée pour soumettre une demande d'un nouveau développement - les modes de décisions - la procédure de correction d'un point bloquant - la méthode et le timing pour réaliser les tests et validation - la qualité des services - la gestion des environnements d'exploitation de l'applicatif e-Cad - la mode de suivi du budget et de l'avancement des projets - le rapport mensuel sur la disponibilité et les performances de l'applicatif. 4.2. Documentation L'équipe de projet informatique tient à jour la documentation des modifications de l'applicatif e-Cad et documente le code source.

Cette documentation est à disposition des organisations des parties signataires dans une librairie informatique partagée.

Une copie de la dernière version des templates sera aussi mise à disposition en lecture dans une librairie informatique partagée. 4.3. Gestion des litiges et désaccords En cas de désaccord ou litige (sur le planning, les développements,...) au sein du Comité de pilotage, une réunion entre les responsables des différentes administrations des parties signataires doit être prévue pour trouver une solution. 5. Autres activités du coordinateur Le coordinateur est responsable de la formation de nouveaux utilisateurs des parties signataires (à l'exception des développements spécifiques visés par le point 2.6. de ce protocole).

Le coordinateur est responsable de la formation des utilisateurs suite à des modifications de l'applicatif e-Cad.

Le coordinateur soutiendra les parties signataires dans la gestion du changement lors des modifications de l'applicatif e-Cad.

Autres responsabilités du coordinateur : - contrôler la cohérence des développements, surveiller le budget disponible et faire un rapport régulier - soutenir la phase de démarrage des projets et entre autre contrôler les délivrables comme une chartre de projet, un scope document,... - suivre le planning des releases et les plannings des projets contenus dans un release - faciliter la communication entre les divers acteurs - assurer la réutilisation des leçons apprises et des solutions de projets déjà réalisés - surveiller l'utilisation des normes et standards convenus - guider et contrôler l'analyse business, entre autre fournir de l'input à cette analyse - coordonne les tests d'acceptance business.

Le coordinateur est engagé par le SPF SPSCAE et est sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général de la Direction Générale Soins de Santé.

Le coordinateur doit pouvoir communiquer suffisamment en néerlandais et en français. 6. Equipe informatique 6.1. L'équipe informatique en charge du développement de l'applicatif e-Cad fait partie du Service d'encadrement ICT du SPF SPSCAE. Sa composition variera en fonction du volume et de la nature des demandes de développements (analyste, architecte, développeur, chef de projet). 6.2. Le chef de projet informatique : - est responsable de fournir les produits prédéfinis avec la qualité prédéfinie dans un temps et un coût prédéfini - s'assure que les produits livrés fourniront les bénéfices attendus - surveille et contrôle l'avancement du projet dans les tolérances définies par le Comité de pilotage - s'assure que tous les risques, la qualité et les résultats sont enregistrés et contrôlés - prépare des rapports lorsqu'une situation peut menacer les tolérances définies - propose un plan d'ajustement si nécessaire. 6.3. Les membres de l'équipe informatique impliqués dans le projet remplissent des « timesheets » qui seront utilisés par le chef de projet et le coordinateur pour faire un reporting au minimum mensuel en jours-hommes prestés auprès des parties signataires et pour chaque projet.

Ce reporting portera également sur la répartition des jours-hommes entre les parties signataires. 6.4. Le service d'encadrement ICT propose un reporting mensuel sur : - les budgets de maintenance et d'exploitation - les problèmes (informatiques) rencontrés et solutionnés. 7. Helpdesk Pour chaque administration partenaire, un compte utilisateur est créé dans le Service-Now du ServiceDesk Informatique du SPF SPSCAE. Service-Now est une plateforme permettant la gestion des métiers IT, des incidents et des demandes d'intervention provenant des fonctionnaires des parties signataires utilisant les outils informatiques.

Une personne dans chaque administration sera l'unique responsable de l'encodage des questions ou demandes dans le Service-Now du SPF SPSCAE. Cette personne pourra disposer d'un back-up en cas d'absence.

L'équipe informatique répondra par email ou à travers le Service-Now.

Le Service d'encadrement ICT répondra aux questions ou trouvera une solution dans les meilleurs délais possibles (best effort). Le Service d'encadrement ICT est actif entre 8 heures et 17 heures du lundi au vendredi. 8. Financement Les entités signataires participent au financement de l'exploitation, de la maintenance et des développements de l'applicatif e-Cad selon les modalités suivantes : 8.1. Coordinateur Le SPF SPSCAE assume les coûts liés au coordinateur. 8.2. Frais de maintenance et d'exploitation Les coûts liés à la maintenance et l'exploitation de l'applicatif e-Cad attendus pour 2016 sont de 177 000 € et sont répartis entre les parties signataires selon la clé de répartition suivante : Gouvernement fédéral 1/3 Communauté flamande 1/3 Communauté française 1/3. 8.3. Frais de développements Les coûts estimés pour 2016 nécessaires aux développements de l'applicatif sont de 573 000 euros et sont répartis entre les parties signataires selon la clé de répartition suivante : Gouvernement fédéral 1/3 Communauté flamande 1/3 Communauté française 1/3.

Si un budget supplémentaire est nécessaire en cours d'année, une proposition d'ajustement budgétaire sera soumise par le Comité de pilotage.

La répartition du financement des développements spécifiques cités au point 2.6. de ce protocole est définie par le Comité de pilotage au cas par cas : - soit financement par le budget de développements communs - soit financement par un budget de la ou les administration(s) concernées par ces développements spécifiques. 8.4. Financement après 2016 Le Fédéral doit informer en temps utiles les Communautés, le coordinateur et l'équipe informatique, des modifications légales prévues pour l'année suivante (X+1) qui auront un impact sur l'applicatif e-Cad en vue de budgétiser les développements nécessaires l'année suivante (X+1).

Chaque année X avant avril, le service d'encadrement ICT du SPF SPSCAE et le coordinateur en concertation avec les parties signataires au sein du Comité de pilotage détermineront les coûts nécessaires de maintenance et d'exploitation et de développement pour l'année suivante (X+1).

La répartition des coûts estimés pour chaque année respectera la clé de répartition précitée pour les frais de développements et les frais de maintenance et d'exploitation : Gouvernement fédéral 1/3 Communauté flamande 1/3 Communauté française 1/3.

Si un budget supplémentaire est nécessaire en cours d'année, une proposition d'ajustement budgétaire sera soumise par le Comité de pilotage.

La répartition du financement des développements spécifiques cités au point 2.6. de ce protocole est définie par le Comité de pilotage au cas par cas : - soit financement par le budget de développements communs - soit financement par un budget de la ou les administration(s) concernées par ces développements spécifiques. 8.5. Mécanisme de financement (encore à vérifier par le budget) Les montants estimés par le Comité de pilotage seront inscrits dans les propositions du budget du SPF SPSCAE lors de la confection du budget en avril de l'année X qui précède la réalisation des développements.

Les services d'encadrement B&Cg et ICT du SPF SPSCAE tiendront à jour une comptabilité analytique.

Au début de l'année X+1, le SPF SPSCAE envoie une facture à la Communauté française et la Communauté flamande afin de les inviter à régler les frais fixes et les frais de développement des 6 premiers mois.

Par la suite, le SPF SPSCAE enverra une facture en juin et en septembre à la Communauté française et la Communauté flamande afin de les inviter à régler les frais pour chaque 3 mois. Le développement ne commencera qu'après réception des recettes.

Si les crédits initiaux prévus pour e-CAD inscrits dans le budget du SPF SPSCAE ne sont pas suffisants, un ajustement budgétaire sera à envisager. Un ajustement du budget est réalisé en général en février de chaque année et les crédits acceptés sont mis à disposition du SPF SPSCAE après le vote de la loi d'ajustement par la Chambre et après signature de la loi par le Roi (normalement début juillet).

Si les crédits initiaux prévus pour e-CAD inscrits dans le budget du SPF SPSCAE ne sont pas utilisés entièrement suite à une décision du Comité de pilotage (par exemple, de ne pas mettre en oeuvre certains développements), la facture à concurrence de ce crédit non utilisé ne sera pas envoyée à la Communauté française et la Communauté flamande. 9. Protection de la vie privée et responsabilité du traitement des données Le Comité de pilotage veillera au respect de la législation concernant la protection de la vie privée et sur le traitement des données personnelles. Réalisé à Bruxelles, le 19 octobre 2015 en 6 exemplaires originaux.

Pour l'Etat fédéral : La Ministre des Affaires Sociales et de la Santé publique, Mme M. DE BLOCK Voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest : De Vlaams Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, J. VANDEURZEN Pour la Communauté française : Le Ministre-Président de la Fédération Wallonie-Bruxelles, R. DEMOTTE La Vice-Présidente du Gouvernement de la Fédération Wallonie-Bruxelles, Ministre de l'Education, de la Culture et de l'Enfance, Mme J. MILQUET Für die Deutschsprachige Gemeinschaft: Pour la Communauté germanophone : Der Minister der Deutschsprachigen Gemeinschaft für Familie, Gesundheit und Soziales, A. ANTONIADIS