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Vue multilingue de Protocole du 19/10/2015
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Protocole d'accord conclu entre le Gouvernement fédéral et les autorités visées aux articles 128, 130, 135 et 138 de la Constitution, concernant la gestion et le financement de l'applicatif informatique de gestion des agréments et des autorisations de pratique des professionnels des soins de santé Protocolakkoord tussen de Federale Regering en de in artikel 128, 130, 135 en 138 van de Grondwet bedoelde overheden betreffende het beheer en de financiering van de applicatie voor het beheren van de erkenningen en de praktijkvergunningen van de gezondheidszorgbeoefenaars
SERVICE PUBLIC FEDERAL SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE FEDERALE OVERHEIDSDIENST VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE
ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU
19 OCTOBRE 2015. - Protocole d'accord conclu entre le Gouvernement 19 OKTOBER 2015. - Protocolakkoord tussen de Federale Regering en de
fédéral et les autorités visées aux articles 128, 130, 135 et 138 de in artikel 128, 130, 135 en 138 van de Grondwet bedoelde overheden
la Constitution, concernant la gestion et le financement de
l'applicatif informatique (e-Cad) de gestion des agréments et des betreffende het beheer en de financiering van de applicatie (e-Cad)
autorisations de pratique des professionnels des soins de santé voor het beheren van de erkenningen en de praktijkvergunningen van de
gezondheidszorgbeoefenaars
Vu les compétences respectives dont disposent l'Etat fédéral et les Gelet op de respectieve bevoegdheden waarover de Federale Staat en de
autorités visées aux articles 128, 130, 135 et 138 de la Constitution, in artikel 128, 128, 130, 135 en 138 van de Grondwet bedoelde
ci-après dénommées Communautés, sur le plan de la politique de santé; overheden, hierna de Gemeenschappen, genoemd, op het vlak van het
gezondheidsbeleid beschikken;
Vu les compétences personnalisables en matière d'agrément des Gelet op de persoonsgebonden bevoegdheden inzake erkenning van de
professionnels de santé visée dans l'article 5 § 1; gezondheidszorgbeoefenaars bedoeld in artikel 5 § 1;
Considérant que la sixième réforme de l'Etat a transféré de nouvelles Overwegende dat in het kader van de zesde Staatshervorming nieuwe
compétences en matière de santé (décrites dans la Loi spéciale du 6 bevoegdheden op het vlak van gezondheid (krachtens de Bijzondere wet
janvier 2014 relative à la Sixième Réforme de l'Etat)vers les entités fédérées; van 6 januari 2014 met betrekking tot de Zesde Staatshervorming) naar
Considérant que certaines matières relatives à la politique de la de deelstaten werden overgedragen; Overwegende dat bepaalde materies betreffende het gezondheidsbeleid
santé (décrites dans la Loi spéciale du 6 janvier 2014 relative à la (krachtens de Bijzondere wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de
Sixième Réforme de l'Etat) continuent à relever de la compétence de Zesde Staatshervorming) onder de bevoegdheid van de federale overheid
l'Etat fédéral; blijven ressorteren;
Considérant qu'il résulte de cette concertation, qu'au vu de la date Overwegende dat uit dit overleg blijkt dat, gezien de einddatum van de
de la fin de la période transitoire il n'est pas techniquement overgangsperiode, het technisch niet haalbaar is om een
possible qu'un accord de coopération soit conclu et qu'il convient de samenwerkingsakkoord af te sluiten, en het raadzaam is om voor de
passer par la solution transitoire du protocole d'accord pour les komende jaren als voorlopige oplossing over te gaan tot een
prochaines années; protocolakkoord;
Considérant que e-Cad est un applicatif informatique destiné à la Overwegende dat e-Cad een informaticatoepassing is voor het beheren
van de processen voor de uitreiking van de visa en de erkenningen van
gestion des processus de délivrance des visas et des agréments des de gezondheidszorgbeoefenaars die voortvloeien uit de gecoördineerde
professionnels de santé découlant de la loi coordonnée du 10 mai 2015 wet van 10 mei 2015 betreffende de uitoefening van de
relative à l'exercice des professions des soins de santé; gezondheidszorgberoepen;
Considérant que le présent accord vise à définir le mode de gestion et Overwegende dat dit akkoord bedoeld is om te bepalen hoe het
le mode de financement de la maintenance, de l'exploitation et des onderhoud, de exploitatie en de ontwikkelingen van de door de
développements de l'applicatif informatique e-Cad utilisé par les ondertekenende partijen gebruikte informaticatoepassing e-Cad beheerd
parties signataires; en gefinancierd worden;
Il est décidé ce qui suit : Is er het volgende beslist :
1. Généralités 1. Algemeen
De ondertekenende partijen beslissen om na 31 december 2015 gebruik te
Les parties signataires décident d'utiliser une version unique et maken van een unieke en gemeenschappelijke versie van de applicatie
commune de l'applicatif e-Cad hébergée par le SPF Santé publique, e-Cad, gehost door de FOD Volksgezondheid, Veiligheid en de
Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement (SPF SPSCAE) après Voedselketen en Leefmilieu (FOD VVVL). Indien een van de partijen
le 31/12/2015. Si l'une des parties décide de quitter l'applicatif beslist om niet langer gebruik te maken van de applicatie e-Cad, moet
e-Cad, un préavis par écrit de 1 an doit être soumis par écrit aux een schriftelijke opzegging van 1 jaar worden voorgelegd aan de andere
autres parties signataires avant que ce départ puisse être effectif. ondertekenende partijen vooraleer deze opzegging van kracht kan worden.
La période de préavis commence au 1er janvier de l'année suivant la De opzegperiode vangt aan op 1 januari van het jaar volgend op de
date de la notification de la décision de quitter l'applicatif e-Cad. datum waarop de beslissing om niet langer gebruik te maken van de
applicatie e-Cad werd betekend.
Toutes les parties signataires sont co-utilisateurs de l'applicatif Alle ondertekenende partijen zijn medegebruiker van de applicatie
e-Cad et co-responsable de son bon fonctionnement. e-Cad en medeverantwoordelijk voor de goede werking ervan.
Un accord doit être conclu entre la communauté germanophone et une ou Er moet een akkoord bereikt worden tussen de Duitstalige Gemeenschap
les deux autres communautés afin d'assurer la mise en oeuvre de en een of twee andere Gemeenschapen om de uitvoering van de applicatie
l'application de l'e-Cad sur le territoire de la Communauté e-Cad op het grondgebied van de Duitstalige Gemeenschap te verzekeren.
germanophone. Als een ondertekenende partij beslist om de unieke en
Si une partie signataire décide de ne plus utiliser la version unique gemeenschappelijke versie van de applicatie e-CAD niet meer te
et commune de l'applicatif e-Cad, elle recevra une copie de gebruiken, zal ze een volledige kopie van de applicatie e-CAD van de
l'applicatif e-Cad du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne FOD Volksgezondheid, Veiligheid en de Voedselketen en Leefmilieu (FOD
alimentaire et Environnement (SPF SPSCAE) et les données qui lui sont VVVL) en de gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van haar
nécessaires pour exercer ses compétences. bevoegdheden, verkrijgen.
En plus du code source et de la base de données, les informations Naast de broncode en de databank worden ook de volgende gegevens
suivantes sont également transmises : doorgegeven :
- Documentation complète et à jour comprenant l'analyse fonctionnelle - Volledige en actuele documentatie waaronder de functionele en
et technique, les documents d'architecture de l'applicatif, le modèle technische analyse, de software-architectuurdocumenten, het logisch
de données logiques, les scénarios de tests, les notes des release, le datamodel, de testscenario's, de release notes, de
manuel d'installation et les scripts qui décrivent la réinstallation installatiehandleiding en de scripts die de herinstallatie in detail
dans le détail, les données des tests. beschrijven, en de testdata.
- - Les changements suite aux évolutions et aux corrections doivent - De evolutieve en correctieve wijzigingen moeten ook gedocumenteerd
être également documentés. Le code source doit contenir suffisamment worden. De broncode moet voldoende commentaar bevatten om de
de commentaires pour indiquer clairement les changements et faire les wijzigingen duidelijk aan te duiden en te link te leggen met
liens avec les documents précités. Une liste de toutes les différentes bovengenoemde documenten. Er moet ook een oplijsting zijn van alle
versions et leurs fonctionnalités et les corrections des problèmes verschillende versies en hun functionaliteiten en van de bug-fixes
rencontrés depuis la première construction de l'applicatif. sinds de initiële bouw van de applicatie.
- Les paramètres de connexion à l'applicatif et un aperçu des - De instellingen om in te loggen op de applicatie en een overzicht
certificats de sécurité nécessaires à son bon fonctionnement; une van de veiligheidscertificaten die noodzakelijk zijn voor een goede
description de l'infrastructure et des licences de logiciels werking ervan; een beschrijving van de infrastructuur en van de nodige
nécessaires; les outils de développement et les caractéristiques des softwarelicenties; de ontwikkeltools en de kenmerken van de ontwikkel-
en exploitatieomgevingen.
environnements de développement et d'exploitation. Indien bovenstaande elementen onvoldoende aanwezig zijn, krijgt de
Si les éléments ci-dessus sont insuffisants, la partie signataire ondertekenende partij die een einde wil maken aan het gebruik van
désireuse de ne plus utiliser e-CAD, a droit jusqu'à 40 jours e-CAD tot maximaal 40 dagen kosteloze technische ondersteuning om die
d'assistance technique gratuite pour compléter cette information. informatie aan te vullen.
Les données manipulées dans l'applicatif e-Cad alimentent la « Banque De gegevens uit e-Cad voeden de "Federale databank van de beoefenaars
de données fédérale des professionnels des soins de santé » (cadastre) van de gezondheidszorgberoepen" (kadaster), gehost door de FOD VVVL.
hébergée par le SPF SPSCAE.
La banque de données CoBRHA sur la plateforme e-Health est alimentée De databank CoBRHA op het e-Healthplatform wordt gevoed door de
par la banque de données fédérale des professions des soins de santé voormelde federale databank van de gezondheidszorgberoepen.
précitée. Si une partie signataire décide de ne plus utiliser e-Cad, elle Indien een van de ondertekenende partijen beslist om niet langer
s'engage à mettre en place en concertation avec les autres parties gebruik te maken van e-Cad, verbindt zij zich ertoe om, in overleg met
signataires dans son environnement informatique un système permettant de andere ondertekenende partijen, in haar informaticaomgeving een
d'échanger les données (liées aux prestataires de soins) nécessaires systeem op te zetten dat het mogelijk maakt om de gegevens (gekoppeld
au fonctionnement des différents processus administratifs de toutes les parties signataires. Les autres parties signataires devront prendre les mesures nécessaires afin de pouvoir se connecter et d'envoyer des données et de réceptionner les données provenant du système précité. Ces dernières mesures ne relèvent pas de la responsabilité de la partie qui a décidé de cesser d'utiliser e-CAD. Ce système doit garantir une même qualité des services et doit assurer une continuité dans la gestion des processus des différentes parties signataires. 2. Suivi d'un nouveau développement Un Comité de pilotage du projet e-Cad est créé pour gérer l'applicatif e-Cad. Chaque partie signataire dispose de maximum deux représentants et suppléants au sein de ce Comité de pilotage. Le Comité de pilotage se réunira au minimum une fois par mois. Un coordinateur préside ce Comité de pilotage. Le coordinateur fournit l'agenda et les documents à traiter au minimum trois jours ouvrables avant la réunion et fait un compte-rendu de chaque réunion du Comité de pilotage alternativement en français ou néerlandais et le diffusera aux représentants des parties signataires. 2.1. Réception d'une demande de développement Toutes les demandes de développement ou de corrections de l'applicatif e-Cad formulées par une partie signataire doivent être adressées au coordinateur. Le coordinateur tient un inventaire permanent des demandes accessible sous format informatique par toutes les parties signataires. Les développements de fonctionnalités communes à tous les parties signataires seront à favoriser. Des développements de fonctionnalités spécifiques par une ou des parties signataires doivent être possibles. Voir point 2.6. de ce protocole. aan de zorgverleners) uit te wisselen die nodig zijn voor de werking van de verschillende administratieve processen van alle ondertekenende partijen. De andere ondertekenende partijen zullen de nodige maatregelen moeten treffen om zich te kunnen verbinden, om gegevens te kunnen sturen en om de gegevens afkomstig van het voornoemde systeem te kunnen ontvangen. Die laatste maatregelen vallen buiten de verantwoordelijkheid van de partij die beslist e-CAD niet langer te gebruiken. Dit systeem moet een zelfde kwaliteit van dienstverlening garanderen en de continuïteit in het procesbeheer van de verschillende ondertekenende partijen verzekeren. 2. Opvolging van een nieuwe ontwikkeling Er wordt een Stuurgroep van het e-Cad-project opgericht om de applicatie e-Cad te beheren. Elke ondertekenende partij beschikt binnen deze Stuurgroep over maximaal twee vertegenwoordigers en plaatsvervangers. De Stuurgroep zal minstens één keer per maand bijeenkomen. De Stuurgroep wordt voorgezeten door een coördinator. De coördinator bezorgt de agenda en de te behandelen documenten minstens 3 werkdagen vóór de vergaderingen, stelt een verslag op van elke vergadering van de Stuurgroep, afwisselend in het Nederlands en in het Frans, en bezorgt dit aan de vertegenwoordigers van de ondertekenende partijen. 2.1. Ontvangst van een ontwikkelingsaanvraag Alle aanvragen voor ontwikkeling of correctie van de applicatie e-Cad geformuleerd door een van de ondertekenende partijen moeten worden gericht aan de coördinator. De coördinator houdt een permanente inventaris bij van de aanvragen die in elektronisch formaat toegankelijk is voor alle ondertekenende partijen. Ontwikkelingen van gemeenschappelijke functionaliteiten voor alle ondertekenende partijen moeten gestimuleerd worden. Ontwikkelingen van specifieke functionaliteiten door een of meer van de ondertekenende partijen moeten mogelijk zijn. Zie punt 2.6 van dit protocol.
2.2. Analyse d'une demande 2.2. Analyse van een aanvraag
Le coordinateur et le chef de projet informatique déterminent l'impact De coördinator en de IT-projectleider bepalen de impact en de
et la cohérence de la demande sur l'ensemble de l'applicatif e-Cad et coherentie van de aanvraag voor de ganse applicatie e-Cad en voor de
sur les différentes parties signataires. verschillende ondertekenende partijen.
Le chef de projet informatique et son équipe évaluent : De IT-projectleider en zijn team evalueren :
- la faisabilité technique, en tenant compte que l'applicatif e-Cad - de technishe haalbaarheid, rekening houdend met het feit dat de
est exploité en version unique, ce qui implique certaines contraintes applicatie e-cad geëxploiteerd wordt als unieke versie, wat een aantal
de maintenabilité, beperkingen qua instandhouding impliceert,
- les ressources nécessaires au développement ainsi qu'un planning, - de vereiste middelen voor de ontwikkeling en een planning,
- l'impact sur les coûts d'exploitation ou sur les investissements - de impact op de exploitatiekosten of op de nodige investeringen in
nécessaires en matériel. materiaal.
2.3. Décision préalable aux nouveaux développements 2.3. Beslissing voorafgaand aan nieuwe ontwikkelingen
Les analyses sont ensuite présentées et discutées dans des groupes De analyses worden vervolgens voorgelegd aan en besproken in
fonctionnels dans lesquels sont invités toutes les parties signataires functionele werkgroepen waartoe alle ondertekenende partijen
et finalement validées au Comité de pilotage. uitgenodigd zijn en worden ten slotte formeel goedgekeurd in de
Si le développement a un impact sur les autres parties signataires, Stuurgroep. Indien de ontwikkeling een impact heeft op de andere ondertekenende
leur accord préalable est nécessaire. partijen is hun voorafgaande instemming vereist.
La répartition du financement des développements, entre les parties De verdeling van de financiering van de ontwikkelingen tussen de
signataires, des développements est défini au sein du Comité de pilotage. ondertekenende partijen wordt bepaald in de Stuurgroep.
2.4. Planification du développement 2.4. Planning van de ontwikkeling
Les développements de l'applicatif sont répartis dans des « releases » De ontwikkelingen van de applicatie worden onderverdeeld in "releases"
planifiés au sein du Comité de pilotage. die gepland worden in de Stuurgroep.
Le Comité de pilotage adaptera le planning global des développements De Stuurgroep zal de globale planning van de ontwikkelingen aanpassen
pour insérer les nouveaux développements le cas échéant. om zo nodig de nieuwe ontwikkelingen in te lassen.
Le Comité de pilotage déterminera les dates des tests d'acceptance, de De Stuurgroep zal de data bepalen voor de acceptatietesten, de
la validation et de la mise en production des releases. validatie en de releases.
2.5. Tests, validation et mise en production 2.5. Testen, validatie en ingebruikname
Après chaque développement, l'équipe de projet ICT réalise des tests Na elke ontwikkeling en vóór de applicatie ter beschikking wordt
de l'applicatif, avant la mise à disposition aux parties signataires, gesteld van de ondertekenende partijen voert het ICT-projectteam
testen uit, op basis van een vooraf opgesteld en aangeleverd testplan,
basés sur un plan de test préalablement préparé et fourni, afin de om na te gaan of de applicatie conform de functionele analyse is en of
vérifier que l'applicatif est conforme à l'analyse fonctionnelle et si het geheel nog correct functioneert.
l'ensemble de l'applicatif fonctionne toujours correctement. Vervolgens zullen de ondertekenende partijen de business
Ensuite, les parties signataires réaliseront les tests d'acceptance acceptatietesten uitvoeren en een verslag van die testen bezorgen aan
business et fourniront un rapport des tests au coordinateur. Après la de coördinator. Na de testfase en het corrigeren van de knelpunten die
phase de test et la phase de correction des points bloquants décelés tijdens deze testfase aan het licht kwamen, zullen de ondertekenende
dans cette phase de test, les parties signataires valideront la mise partijen de ingebruikname van de applicatie valideren.
en production de l'applicatif. De Stuurgroep en de Stafdienst ICT zullen samen het moment bepalen
Le Comité de pilotage et le service d'encadrement ICT détermineront waarop de nieuwe versie van de applicatie in gebruik zal worden
ensemble le moment pour mettre en production la nouvelle version de genomen, ervoor zorgend dat er zo weinig mogelijk impact is op de
l'applicatif, en essayant d'avoir le moins d'impact sur la continuité continuïteit van de processen van de ondertekenende partijen.
des processus des parties signataires.
2.6. Développements spécifiques 2.6. Specifieke ontwikkelingen
Pour des développements spécifiques à une partie prenante, une Voor ontwikkelingen die specifiek bedoeld zijn voor een van de
organisation en sous-projet pour ce développement peut être mise en betrokken partijen, kan een deelproject voor deze ontwikkeling worden
place. Ce type de projet est suivi par un groupe de projet comprenant opgestart. Dit soort project wordt opgevolgd door een Projectgroep met
la ou les parties signataires concernées par ce projet. de ondertekenende partijen die bij dit project betrokken zijn.
Un rapportage régulier vers le Comité de pilotage de l'applicatif Op geregelde tijdstippen wordt hierover verslag uitgebracht aan de
e-Cad doit avoir lieu. Stuurgroep van de applicatie e-Cad.
Si le projet a un impact sur les autres parties signataires Indien het project een impact heeft op de andere ondertekenende
(fonctionnement de l'applicatif, planning des développements,...), les partijen (werking van de applicatie, planning van de
autres parties signataires doivent être consultés et doivent valider ontwikkelingen,...), moeten de andere ondertekenende partijen
la mise en production et les modifications de la planification des geraadpleegd worden en moeten ze de ingebruikname en de wijzigingen
développements. aan de planning van de ontwikkelingen valideren.
3. Responsabilités spécifiques concernant la qualité des 3. Specifieke verantwoordelijkheden met betrekking tot de kwaliteit
développements van de ontwikkelingen
3.1. Responsabilité du chef de projet e-Cad 3.1. Verantwoordelijkheid van de e-Cad-projectleider
Gestion de l'équipe informatique et respecter les exigences Beheer van het informaticateam en naleven van de vereisten
(requirements) définies par le Comité de pilotage. (requirements) bepaald door de Stuurgroep.
3.2. Responsabilité du Coordinateur 3.2. Verantwoordelijkheid van de Coördinator
- Vérification de la cohérence des développements. - Controleren van de coherentie van de ontwikkelingen.
- Assurer la coordination des tests d'acceptance business. Un test - Verantwoordelijk voor de coördinatie van de business
d'acceptance business consiste en une validation du fonctionnement de acceptatietesten. Een Business acceptatietest is een validatie van de
l'applicatif modifiée après tout nouveau développement. werking van de applicatie die na iedere nieuwe ontwikkeling gewijzigd
3.3. Responsabilité du Comité de pilotage e-Cad (des représentants de wordt. 3.3. Verantwoordelijkheid van de e-Cad Stuurgroep (van de
toutes les parties signataires) : vertegenwoordigers van alle ondertekenende partijen) :
- Responsabilité finale de l'applicatif e-CAD. - Eindverantwoordelijkheid over de applicatie e-CAD.
- Approuver le contenu des releases. - Goedkeuring van de inhoud van de releases.
- Contrôler si les projets sont sur la bonne voie pour atteindre les - Controle van het feit of de projecten op koers liggen om de
objectifs (validation des rapports d'avancement et gestion des risques doelstellingen te bereiken (validatie voortgangsrapporten en beheren
et évènements). van de risico's en issues).
- Valider le bon fonctionnement de l'applicatif après la phase de test - Goedkeuring van de goede werking van de applicatie na de fase van
d'acceptance de tous les partenaires suite à un nouveau développement acceptatietesten door alle partners ingevolge een nieuwe ontwikkeling
ou une maintenance dans l'applicatif. Il donne l'autorisation de mise of een onderhoud in de applicatie. De toestemming geven voor het in
en production des nouveaux développements. Il procède à l'analyse, le gebruik nemen van de nieuwe ontwikkelingen en overgaan tot de analyse,
suivi et la gestion des risques. de opvolging en het beheer van de risico's.
- Constate et approuve la fin d'un release. - Keurt het einde en afsluiten van een release goed.
4. Service Level Agreement/règlement d'ordre intérieur, Documentation 4. Service Level Agreement/huishoudelijk reglement, documentatie en
et gestion des litiges geschillenbeheer
4.1. Règlement d'ordre intérieur/Service Level Agreement 4.1. Huishoudelijk reglement/Service Level Agreement
Le Service d'encadrement ICT en concertation avec le Comité de De Stafdienst ICT zal vóór 1 januari 2016 in overleg met het
pilotage rédigera un règlement d'ordre intérieur et Service Level Stuurgroep een huishoudelijk reglement en een Service Level Agreement
Agreement (respectant les prescriptions de ce protocole d'accord) opstellen (met inachtneming van de voorschriften van dit
avant le 1er janvier 2016 qui précisera : protocolakkoord) waarin volgende zaken worden omschreven :
- la procédure détaillée pour soumettre une demande d'un nouveau - de gedetailleerde procedure voor het indienen van een aanvraag voor
développement een nieuwe ontwikkeling
- les modes de décisions - de wijze waarop beslissingen worden genomen
- la procédure de correction d'un point bloquant - de procedure voor het corrigeren van een knelpunt
- la méthode et le timing pour réaliser les tests et validation - de methode en de timing voor het uitvoeren van de tests en de validatie
- la qualité des services - de kwaliteit van de dienstverlening
- la gestion des environnements d'exploitation de l'applicatif e-Cad - het beheer van de exploitatieomgevingen van de applicatie e-Cad
- la mode de suivi du budget et de l'avancement des projets - de manier van opvolging van het budget en de voortgang van de
- le rapport mensuel sur la disponibilité et les performances de projecten - de maandelijkse rapportering over de beschikbaarheid en performantie
l'applicatif. van de applicatie.
4.2. Documentation 4.2. Documentatie
L'équipe de projet informatique tient à jour la documentation des Het IT-projectteam houdt de documentatie over de wijzigingen aan de
modifications de l'applicatif e-Cad et documente le code source. applicatie e-Cad bij en documenteert de broncode.
Cette documentation est à disposition des organisations des parties Deze documentatie staat ter beschikking van de organisaties van de
signataires dans une librairie informatique partagée. ondertekenende partijen in een gedeelde IT-bibliotheek.
Une copie de la dernière version des templates sera aussi mise à Een kopie van de laatste versie van de templates zal ook ter lezing
disposition en lecture dans une librairie informatique partagée. ter beschikking worden gesteld in een gedeelde IT-bibliotheek.
4.3. Gestion des litiges et désaccords 4.3. Beheer van de geschillen en meningsverschillen
En cas de désaccord ou litige (sur le planning, les In geval van een meningsverschil of een geschil (over de planning, de
développements,...) au sein du Comité de pilotage, une réunion entre ontwikkelingen,...) binnen de Stuurgroep, moet een bijeenkomst van de
les responsables des différentes administrations des parties verantwoordelijken van de verschillende administraties van de
signataires doit être prévue pour trouver une solution. ondertekenende partijen worden gepland om een oplossing te vinden.
5. Autres activités du coordinateur 5. Andere activiteiten van de coördinator
Le coordinateur est responsable de la formation de nouveaux De coördinator is verantwoordelijk voor de opleiding van nieuwe
utilisateurs des parties signataires (à l'exception des développements gebruikers van de ondertekenende partijen (met uitzondering van de
spécifiques visés par le point 2.6. de ce protocole). specifieke ontwikkelingen bedoeld in punt 2.6. van dit protocol).
Le coordinateur est responsable de la formation des utilisateurs suite De coördinator is verantwoordelijk voor de opleiding van de gebruikers
à des modifications de l'applicatif e-Cad. ingevolge wijzigingen aan de applicatie e-Cad.
Le coordinateur soutiendra les parties signataires dans la gestion du De coördinator ondersteunt de ondertekenende partijen bij het beheren
changement lors des modifications de l'applicatif e-Cad. van de wijzigingen indien die worden aangebracht aan de applicatie e-Cad.
Autres responsabilités du coordinateur : Andere verantwoordelijkheden van de Coördinator :
- contrôler la cohérence des développements, surveiller le budget - de coherentie van de ontwikkelingen controleren en het beschikbare
disponible et faire un rapport régulier budget bewaken en hier regelmatig over rapporteren
- soutenir la phase de démarrage des projets et entre autre contrôler - de opstartfase van projecten begeleiden en onder andere de
les délivrables comme une chartre de projet, un scope document,... deliverables zoals projectcharters, scope documenten, enz. controleren
- suivre le planning des releases et les plannings des projets - de planning van de releases en de planningen van de projecten binnen
contenus dans un release een release opvolgen
- faciliter la communication entre les divers acteurs - de communicatie tussen de diverse actoren faciliteren
- assurer la réutilisation des leçons apprises et des solutions de - ervoor zorgen dat de lessen die geleerd zijn en de oplossingen van
projets déjà réalisés projecten die al gerealiseerd zijn, opnieuw gebruikt worden
- surveiller l'utilisation des normes et standards convenus - toezien op het gebruik van de overeengekomen normen en standaarden
- guider et contrôler l'analyse business, entre autre fournir de - de business analyse begeleiden en controleren, onder andere input
l'input à cette analyse bij die analyse leveren
- coordonne les tests d'acceptance business. - de business acceptatietesten coördineren.
Le coordinateur est engagé par le SPF SPSCAE et est sous la De coördinator wordt aangeworven door de FOD VVVL en staat onder de
responsabilité hiérarchique du Directeur Général de la Direction hiërarchische verantwoordelijkheid van de Directeur-generaal van het
Générale Soins de Santé. Directoraat-generaal Gezondheidszorg.
Le coordinateur doit pouvoir communiquer suffisamment en néerlandais De coördinator moet voldoende kunnen communiceren in het Nederlands en
et en français. in het Frans.
6. Equipe informatique 6. IT-team
6.1. L'équipe informatique en charge du développement de l'applicatif 6.1. Het informaticateam belast met de ontwikkeling van de applicatie
e-Cad fait partie du Service d'encadrement ICT du SPF SPSCAE. e-Cad maakt deel uit van de Stafdienst ICT van de FOD VVVL.
Sa composition variera en fonction du volume et de la nature des De samenstelling ervan zal variëren in functie van het aantal en de
demandes de développements (analyste, architecte, développeur, chef de aard van de aanvragen voor ontwikkelingen (analist, ontwerper,
projet). ontwikkelaar, projectleider).
6.2. Le chef de projet informatique : 6.2. De IT-projectleider :
- est responsable de fournir les produits prédéfinis avec la qualité prédéfinie dans un temps et un coût prédéfini - s'assure que les produits livrés fourniront les bénéfices attendus - surveille et contrôle l'avancement du projet dans les tolérances définies par le Comité de pilotage - s'assure que tous les risques, la qualité et les résultats sont enregistrés et contrôlés - prépare des rapports lorsqu'une situation peut menacer les tolérances définies - propose un plan d'ajustement si nécessaire. 6.3. Les membres de l'équipe informatique impliqués dans le projet remplissent des « timesheets » qui seront utilisés par le chef de projet et le coordinateur pour faire un reporting au minimum mensuel en jours-hommes prestés auprès des parties signataires et pour chaque projet. Ce reporting portera également sur la répartition des jours-hommes entre les parties signataires. - is verantwoordelijk voor het afleveren van de afgesproken producten, met de afgesproken kwaliteit, binnen de afgesproken tijd en voor de afgesproken kost - verzekert zich ervan dat de afgeleverde producten de verwachte baten zullen opleveren - bewaakt en controleert de voortgang van het project binnen de toleranties, zoals vastgelegd door het Stuurgroep - ziet erop toe dat alles rond risico's, kwaliteit en resultaten wordt geregistreerd en beheerst - stelt rapporten op over situaties die de vastgestelde toleranties kunnen bedreigen - stelt een afwijkingsplan op indien noodzakelijk. 6.3. De leden van het informaticateam die betrokken zijn bij het project vullen "timesheets" in die door de projectleider en de coördinator gebruikt zullen worden om ten minste maandelijks aan de ondertekenende partijen verslag uit te brengen over het aantal gepresteerde mandagen en ook voor elk project. Deze rapportering zal ook betrekking hebben op de verdeling van de mandagen tussen de ondertekenende partijen.
6.4. Le service d'encadrement ICT propose un reporting mensuel sur : 6.4. De stafdienst ICT stelt een maandelijkse rapportering voor over :
- les budgets de maintenance et d'exploitation - de onderhouds- en exploitatiebudgetten
- les problèmes (informatiques) rencontrés et solutionnés. - de ondervonden en opgeloste (IT-)problemen.
7. Helpdesk 7. Helpdesk
Pour chaque administration partenaire, un compte utilisateur est créé Voor elke partneradministratie wordt een gebruikersaccount gecreëerd
dans le Service-Now du ServiceDesk Informatique du SPF SPSCAE. in het Service-Now-platform van de IT ServiceDesk van de FOD VVVL.
Service-Now est une plateforme permettant la gestion des métiers IT, Service-Now is een platform voor het beheren van de IT-processen, de
des incidents et des demandes d'intervention provenant des incidenten en de aanvragen voor een tussenkomst vanwege de ambtenaren
fonctionnaires des parties signataires utilisant les outils van de ondertekenende partijen die gebruik maken van de
informatiques. informaticatools.
Une personne dans chaque administration sera l'unique responsable de Eén persoon in elke administratie zal de unieke verantwoordelijke zijn
l'encodage des questions ou demandes dans le Service-Now du SPF voor het coderen van de vragen of aanvragen in Service-Now van de FOD
SPSCAE. Cette personne pourra disposer d'un back-up en cas d'absence. VVVL. Deze persoon zal kunnen beschikken over een back-up in geval van
L'équipe informatique répondra par email ou à travers le Service-Now. afwezigheid. Het informaticateam zal per mail of via Service-Now antwoorden.
Le Service d'encadrement ICT répondra aux questions ou trouvera une De stafdienst ICT zal zo spoedig mogelijk (best effort) de vragen
solution dans les meilleurs délais possibles (best effort). Le Service beantwoorden of een oplossing vinden. De Stafdienst ICT is
d'encadrement ICT est actif entre 8 heures et 17 heures du lundi au vendredi. operationeel tussen 8 uur en 17 uuur van maandag tot vrijdag.
8. Financement 8. Financiering
Les entités signataires participent au financement de l'exploitation, De ondertekenende partijen dragen bij tot de financiering van de
de la maintenance et des développements de l'applicatif e-Cad selon exploitatie, het onderhoud en de nieuwe ontwikkelingen van de
les modalités suivantes : applicatie e-Cad volgens de onderstaande modaliteiten :
8.1. Coordinateur 8.1. Coördinator
Le SPF SPSCAE assume les coûts liés au coordinateur. De FOD VVVL neemt de kosten verbonden aan de coördinator voor zijn
8.2. Frais de maintenance et d'exploitation rekening. 8.2. Onderhouds- en exploitatiekosten
Les coûts liés à la maintenance et l'exploitation de l'applicatif De verwachte kosten verbonden aan het onderhoud en de exploitatie van
e-Cad attendus pour 2016 sont de 177 000 € et sont répartis entre les de applicatie e-Cad voor 2016 bedragen € 177 000 en worden verdeeld
parties signataires selon la clé de répartition suivante : onder de ondertekenende partijen volgens onderstaande verdeelsleutel :
Gouvernement fédéral 1/3 Federale Regering 1/3
Communauté flamande 1/3 Vlaamse Gemeenschap 1/3
Communauté française 1/3. Franse Gemeenschap 1/3.
8.3. Frais de développements 8.3. Ontwikkelingskosten
Les coûts estimés pour 2016 nécessaires aux développements de De geraamde kosten voor 2016 die nodig zijn voor de ontwikkelingen van
l'applicatif sont de 573 000 euros et sont répartis entre les parties de apllicatie bedragen 573.000 euro en worden verdeeld onder de
signataires selon la clé de répartition suivante : ondertekenende partijen volgens onderstaande verdeelsleutel :
Gouvernement fédéral 1/3 Federale Regering 1/3
Communauté flamande 1/3 Vlaamse Gemeenschap 1/3
Communauté française 1/3. Franse Gemeenschap 1/3.
Si un budget supplémentaire est nécessaire en cours d'année, une Indien een bijkomend budget vereist is in de loop van dat jaar, dan
proposition d'ajustement budgétaire sera soumise par le Comité de zal er een voorstel tot budgetaanpassing aan de Stuurgroep worden
pilotage. voorgelegd.
La répartition du financement des développements spécifiques cités au De verdeling van de financiering van de specifieke ontwikkelingen
point 2.6. de ce protocole est définie par le Comité de pilotage au vermeld in punt 2.6. van dit protocol wordt per geval bepaald door het
cas par cas : Stuurgroep :
- soit financement par le budget de développements communs - ofwel een financiering door het budget voor gemeenschappelijke
ontwikkelingen;
- soit financement par un budget de la ou les administration(s) - ofwel een financiering door een budget dat ter beschikking wordt
concernées par ces développements spécifiques. gesteld door de administratie(s) betrokken bij die specifieke
ontwikkelingen.
8.4. Financement après 2016 8.4. Financiering na 2016
Le Fédéral doit informer en temps utiles les Communautés, le De Federale Overheid moet de Gemeenschappen, de coördinator en het
coordinateur et l'équipe informatique, des modifications légales informaticateam te gelegener tijd op de hoogte brengen van de geplande
prévues pour l'année suivante (X+1) qui auront un impact sur wettelijke wijzigingen voor het komende jaar (X+1) die een impact
l'applicatif e-Cad en vue de budgétiser les développements nécessaires zullen hebben op de applicatie e-Cad met het oog op het budgetteren
l'année suivante (X+1).
Chaque année X avant avril, le service d'encadrement ICT du SPF SPSCAE van de ontwikkelingen die het daaropvolgende jaar (X+1) nodig zullen
et le coordinateur en concertation avec les parties signataires au zijn. Elk jaar X vóór april, zullen de stafdienst ICT van de FOD VVVL en de
sein du Comité de pilotage détermineront les coûts nécessaires de coördinator, in overleg met de ondertekenende partijen binnen het
maintenance et d'exploitation et de développement pour l'année Stuurgroep bepalen welke de nodige ontwikkelings- en Onderhouds- en
suivante (X+1). exploitatiekosten zijn voor het komende jaar (X+1).
La répartition des coûts estimés pour chaque année respectera la clé Voor de ontwikkelings- en Onderhouds- en exploitatiekosten zal de
de répartition précitée pour les frais de développements et les frais verdeling van de geraamde kosten voor elk jaar gebaseerd zijn op de
de maintenance et d'exploitation : voormelde verdeelsleutel :
Gouvernement fédéral 1/3 Federale Regering 1/3
Communauté flamande 1/3 Vlaamse Gemeenschap 1/3
Communauté française 1/3. Franse Gemeenschap 1/3.
Si un budget supplémentaire est nécessaire en cours d'année, une Indien een bijkomend budget vereist is in de loop van dat jaar, dan
proposition d'ajustement budgétaire sera soumise par le Comité de zal er een voorstel tot budgetaanpassing aan de Stuurgroep worden
pilotage. voorgelegd.
La répartition du financement des développements spécifiques cités au De verdeling van de financiering van de specifieke ontwikkelingen
point 2.6. de ce protocole est définie par le Comité de pilotage au vermeld in punt 2.6. van dit protocol wordt per geval bepaald door de
cas par cas : Stuurgroep :
- soit financement par le budget de développements communs - ofwel een financiering door het budget voor gemeenschappelijke
ontwikkelingen;
- soit financement par un budget de la ou les administration(s) - ofwel een financiering door een budget dat ter beschikking wordt
concernées par ces développements spécifiques. gesteld door de administratie(s) betrokken bij die specifieke
ontwikkelingen.
8.5. Mécanisme de financement (encore à vérifier par le budget) 8.5. Financieringmechanisme (nog te verifiëren door Budget)
Les montants estimés par le Comité de pilotage seront inscrits dans De door de Stuurgroep geraamde bedragen zullen worden opgenomen in de
les propositions du budget du SPF SPSCAE lors de la confection du budgetvoorstellen van de FOD VVVL bij de opmaak van de begroting in
budget en avril de l'année X qui précède la réalisation des april van het jaar X dat voorafgaat aan de verwezenlijking van de
développements. ontwikkelingen.
Les services d'encadrement B&Cg et ICT du SPF SPSCAE tiendront à jour De Stafdiensten B&Bc en ICT van de FOD VVVL zullen een analytische
une comptabilité analytique. boekhouding bijhouden.
Au début de l'année X+1, le SPF SPSCAE envoie une facture à la Bij het begin van het jaar X+1, stuurt de FOD VVVL een factuur naar de
Communauté française et la Communauté flamande afin de les inviter à Vlaamse Gemeenschap en Franse Gemeenschap om hen te verzoeken de vaste
régler les frais fixes et les frais de développement des 6 premiers kosten en de ontwikkelingskosten voor de eerste 6 maanden te betalen.
mois. Par la suite, le SPF SPSCAE enverra une facture en juin et en Vervolgens zal de FOD VVVL een factuur in juni en september naar de
septembre à la Communauté française et la Communauté flamande afin de Vlaamse Gemeenschap en de Franse Gemeenschap sturen om hen te
les inviter à régler les frais pour chaque 3 mois. Le développement ne verzoeken de kosten voor telkens 3 maanden te betalen. Er zal pas
commencera qu'après réception des recettes. gestart worden met de ontwikkeling na ontvangst van de verschuldigde
Si les crédits initiaux prévus pour e-CAD inscrits dans le budget du bedragen. Indien de initieel voorziene kredieten voor e-CAD ingeschreven in de
SPF SPSCAE ne sont pas suffisants, un ajustement budgétaire sera à begroting van de FOD VVVL ontoereikend zijn, zal een budgettaire
herschikking overwogen moeten worden. Een aanpassing van de begroting
envisager. Un ajustement du budget est réalisé en général en février gebeurt over het algemeen in februari van elk jaar en de goedgekeurde
de chaque année et les crédits acceptés sont mis à disposition du SPF kredieten worden ter beschikking gesteld van de FOD VVVL na de
SPSCAE après le vote de la loi d'ajustement par la Chambre et après stemming over de aanpassingswet door de Kamer en na ondertekening van
signature de la loi par le Roi (normalement début juillet). de wet door de Koning (normaliter begin juli).
Si les crédits initiaux prévus pour e-CAD inscrits dans le budget du Indien de initieel voorziene kredieten voor e-CAD ingeschreven in de
SPF SPSCAE ne sont pas utilisés entièrement suite à une décision du begroting van de FOD VVVL niet volledig worden aangewend ingevolge een
Comité de pilotage (par exemple, de ne pas mettre en oeuvre certains beslissing van het Stuurgroep (bijvoorbeeld om bepaalde ontwikkelingen
développements), la facture à concurrence de ce crédit non utilisé ne niet uit te voeren), zal voor dit niet aangewende krediet, geen
sera pas envoyée à la Communauté française et la Communauté flamande. factuur naar de Vlaamse Gemeenschap en de Franse Gemeenschap verstuurd worden.
9. Protection de la vie privée et responsabilité du traitement des 9. Bescherming van de privacy en aansprakelijkheid voor de verwerking
données van de gegevens
Le Comité de pilotage veillera au respect de la législation concernant De Stuurgroep zal toezien op de naleving van de wetgeving betreffende
la protection de la vie privée et sur le traitement des données personnelles. de bescherming van de privacy en de verwerking van persoonsgegevens.
Réalisé à Bruxelles, le 19 octobre 2015 en 6 exemplaires originaux. Opgemaakt te Brussel, op 19 oktober 2015, in 6 originele exemplaren.
Pour l'Etat fédéral : Voor de Federale Staat :
La Ministre des Affaires Sociales et de la Santé publique, De Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid,
Mme M. DE BLOCK Mevr. M. DE BLOCK
Voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest : Voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest :
De Vlaams Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, De Vlaams Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin,
J. VANDEURZEN J. VANDEURZEN
Pour la Communauté française : Pour la Communauté française :
Le Ministre-Président de la Fédération Wallonie-Bruxelles, Le Ministre-Président de la Fédération Wallonie-Bruxelles,
R. DEMOTTE R. DEMOTTE
La Vice-Présidente du Gouvernement de la Fédération La Vice-Présidente du Gouvernement de la Fédération
Wallonie-Bruxelles, Ministre de l'Education, de la Culture et de Wallonie-Bruxelles, Ministre de l'Education, de la Culture et de
l'Enfance, l'Enfance,
Mme J. MILQUET Mme J. MILQUET
Für die Deutschsprachige Gemeinschaft: Für die Deutschsprachige Gemeinschaft:
Pour la Communauté germanophone : Pour la Communauté germanophone :
Der Minister der Deutschsprachigen Gemeinschaft für Familie, Der Minister der Deutschsprachigen Gemeinschaft für Familie,
Gesundheit und Soziales, Gesundheit und Soziales,
A. ANTONIADIS A. ANTONIADIS
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