Article 1er.Le conseil se réunit chaque mois, sauf durant le mois d'août, sur convocation de son président. Il se réunit, toutefois, chaque fois que l'exercice de ses missions l'exige. Le conseil peut également être convoqué sur demande du Collège réuni, du fonctionnaire dirigeant ou de deux de ses membres effectifs ayant voix délibérative sur le point à porter sur l'ordre du jour de la réunion à tenir. La demande de convocation est adressée par écrit au président ou introduite en séance et contient les points à inscrire à l'ordre du jour. Le conseil se réunit au siège de l'Office. Dans des cas exceptionnels, le conseil peut être convoqué à un autre endroit. Les réunions du conseil se tiennent en présentiel. Toutefois, les membres, les commissaires et, le cas échéant, le fonctionnaire dirigeant des Services du Collège réuni ou son délégué, se trouvant dans l'impossibilité de rejoindre le siège de l'Office peuvent se connecter à distance.

Art. 2.Le fonctionnaire dirigeant, en concertation avec le président, fixe la date des séances. Lorsque la convocation est demandée en exécution de l'article 1er, alinéa 3, la réunion doit avoir lieu dans les quinze jours calendrier de la demande, sauf accord du ou des demandeur(s) sur une date ultérieure.

Art. 3.L'ordre du jour est établi par le fonctionnaire dirigeant en concertation avec le président, compte tenu, notamment, de demandes d'inscription de points formulées par un ou plusieurs membres. Il est envoyé aux membres ainsi que tous les documents se rapportant à l'ordre du jour, au moins cinq jours calendrier avant la date de la réunion. Les commissaires et le fonctionnaire dirigeant des Services du Collège réuni ou son délégué reçoivent systématiquement l'ordre du jour et les documents se rapportant à celui-ci et sont invités à toutes les réunions du conseil.

Art. 4.Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent être examinées. Toutefois, le conseil, à l'unanimité, peut décider d'examiner séance tenante toute autre question ne figurant pas à l'ordre du jour. L'examen d'une question inscrite à l'ordre du jour est ajourné à la réunion suivante lorsque le président, un commissaire, le fonctionnaire dirigeant ou deux membres au moins, ayant voix délibérative sur le point à reporter, le demandent, en séance ou par écrit avant la réunion. L'examen d'une question ne peut toutefois être ajourné à deux reprises ou être renvoyé à une date ultérieure ou indéterminée qu'avec l'accord du conseil. En cas de convocation d'urgence, l'ajournement ne peut être prononcé qu'à l'unanimité des membres présents.

Art. 5.Lorsque le président est empêché, les prérogatives qui lui sont attribuées par le présent chapitre sont exercées par le vice-président ou, en cas d'empêchement concomitant de ce dernier, par le fonctionnaire dirigeant. CHAPITRE 2. - Quorum, délibérations et prise de décision, avis ou proposition

Art. 6.En séance, le conseil ne délibère valablement sur un point de l'ordre du jour que si la moitié au moins des membres de chaque banc, ayant voix délibérative sur ce point, est présente, soit au siège de l'Office, soit via une connexion à distance. Le membre effectif qui ne peut être présent à une séance, soit au siège de l'Office, soit via une connexion à distance, peut se faire remplacer par un membre suppléant appartenant au même banc. Il communique au secrétariat du conseil et aux autres membres appartenant au même banc le nom de son/sa remplaçant/e. Une liste de présence signée par les membres et/ou les présences relevées par l'Office pour les membres participant à la séance via une connexion à distance atteste(nt) que le quorum est atteint. Lorsque ce quorum n'est pas atteint, le conseil peut cependant examiner les questions portées à l'ordre du jour mais il ne s'agira pas d'une délibération pouvant donner lieu à une prise de décision.

Art. 7.En séance, le vote est exprimé : - à main levée; - au scrutin secret lorsque trois membres le demandent.

Art. 8.1. Lorsque, sur un point de l'ordre du jour, le quorum n'est pas atteint en séance au sein d'un banc ayant voix délibérative, le président peut décider qu'il sera procédé à une délibération électronique sur ledit point à l'égard des bancs ayant voix délibérative. Le vote est exprimé par mail, dans le délai fixé par la demande de délibération électronique envoyée par le secrétariat. Le membre qui ne répond pas dans le délai fixé est censé avoir exprimé valablement un vote par mail en faveur de la proposition soumise à délibération. Les membres qui ont déjà émis leur vote pendant la séance ne peuvent plus voter dans le cadre de la procédure électronique. Seront additionnés les votes exprimés par mail et les votes émis en séance. Lorsque la moitié au moins des membres de chaque banc ayant voix délibérative a voté, que ce soit en séance ou lors de la délibération électronique, le résultat global du vote est acté par le secrétariat et est communiqué à l'ensemble des membres par courriel. 2. En cas d'extrême urgence constatée par le fonctionnaire dirigeant, lorsque le conseil ne pourra se réunir en temps opportun, un vote est organisé par voie électronique. A cette fin, un document préparatoire formulant une proposition de décision est envoyé par courriel aux membres. Les membres ayant voix délibérative s'expriment sur cette proposition, par courriel en réponse, dans le délai fixé par la demande de délibération électronique. Le membre qui ne répond pas dans le délai fixé est censé avoir exprimé valablement un vote par mail en faveur de la proposition soumise à délibération. Chaque membre peut engager l'ensemble de l'organisation qu'il représente. Ce vote est valide pour autant que la moitié au moins des membres de chaque banc, ayant voix délibérative sur le point faisant l'objet de la délibération électronique, se soit prononcée par courriel en réponse. Le résultat global du vote électronique est communiqué à l'ensemble des membres par courriel.

Art. 9.Les décisions, avis ou propositions du conseil sont adoptés à la majorité absolue des voix émises par les membres ayant voix délibérative sur le point traité, suivants: - les membres présents au siège de l'Office ou via une connexion à distance et, le cas échéant, - les membres qui ont voté lors d'une délibération électronique en application de l'article 8. Les abstentions n'entrent pas en ligne de compte. Le vote porte sur l'ensemble de la question. En séance, à la demande d'un membre, un vote intervient sur chacun des éléments qu'elle comporte. En séance, tout membre qui s'abstient au vote peut, après le vote, faire consigner au procès-verbal les motifs qui l'ont incité à ne pas y prendre part. Le président et le vice-président du conseil ne prennent pas part au vote. Ils ont voix consultative. Le membre intervenant comme président de séance conformément à l'article 11, alinéa 1er, conserve la voix délibérative qu'il détient. Chaque membre doit faire spontanément état au conseil des conflits d'intérêts directs ou indirects potentiels le concernant. Il doit en avertir le conseil, soit en début de séance, soit avant le début des délibérations visées à l'article 6, alinéa 1, ou des discussions visées à l'article 6, alinéa 4.

Art. 10.Lorsque le quorum nécessaire est acquis mais qu'aucune majorité n'est atteinte, la décision est reportée à la séance suivante. CHAPITRE 3. - Organisation

Art. 11.Le conseil désigne en son sein trois présidents de séance. En cas d'empêchement du président et du vice-président, la séance est, à tour de rôle, présidée par l'un des présidents de séance présents. Le fonctionnaire dirigeant est rapporteur. Les séances du conseil ne sont pas publiques. Les documents soumis au conseil et les procès-verbaux sont confidentiels. Le président ouvre, suspend et clôt les séances; il dirige les débats, accorde et retire la parole, assure l'ordre des séances, fait observer le règlement d'ordre intérieur et fait assurer, le cas échéant, la traduction orale des débats.

Art. 12.Le secrétaire désigné par le conseil parmi le personnel de l'Office rédige le procès-verbal. Celui-ci relate les débats et mentionne les décisions prises ainsi que le résultat des votes. Le procès-verbal est soumis à l'approbation du conseil au cours de la séance suivante. Tout membre ou commissaire peut présenter des observations relatives à la rédaction du procès-verbal. Si l'observation est retenue par le conseil, le secrétaire en fait mention dans le procès-verbal de la séance au cours de laquelle l'observation a été formulée. CHAPITRE 4. - Consultation de tiers

Art. 13.Le président du conseil, sur décision de celui-ci, peut appeler en consultation pour l'examen de questions particulières, des experts. Les personnes consultées en application de l'alinéa 1er ne peuvent assister aux votes. CHAPITRE 5. - Entrée en vigueur

Art. 14.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le

Artikel 1.De raad vergadert elke maand, behalve in augustus, op uitnodiging van zijn voorzitter. Hij vergadert echter telkens als dat vereist is voor het uitoefenen van zijn opdrachten. De raad kan ook worden bijeengeroepen op verzoek van het Verenigd College, van de leidend ambtenaar of van twee van zijn vaste leden met stemrecht over het punt dat op de agenda van de te houden vergadering zal staan. De schriftelijke vraag om bijeenroeping wordt gericht aan de voorzitter of ingediend tijdens de vergadering en bevat de punten die op de agenda moeten komen. De raad komt samen op de zetel van de Dienst. In uitzonderlijke gevallen kan de raad worden bijeengeroepen op een andere plaats. De raad vergadert in fysieke aanwezigheid. De leden, de commissarissen en, in voorkomend geval, de leidend ambtenaar van de Diensten van het Verenigd College of zijn of haar afgevaardigde die de maatschappelijke zetel van de Dienst echter niet kunnen bereiken, mogen op afstand deelnemen.

Art. 2.De leidend ambtenaar in overleg met de voorzitter legt de data van de vergaderingen vast. Als de bijeenroeping wordt gevraagd ingevolge artikel 1, derde lid, moet de vergadering plaats hebben binnen de vijftien kalenderdagen na de aanvraag, tenzij de aanvrager(s) akkoord is/zijn over een latere datum.

Art. 3.De agenda wordt opgesteld door de leidend ambtenaar in overleg met de voorzitter, die met name rekening houdt met de aanvragen van een of meer leden om punten te agenderen. Hij wordt samen met alle documenten met betrekking tot de agenda ten minste vijf kalenderdagen voor de datum van de vergadering verstuurd naar de leden. De commissarissen en de leidend ambtenaar van de Diensten van het Verenigd College of zijn of haar afgevaardigde ontvangen steeds de agenda en de bijhorende documenten en worden uitgenodigd voor alle vergaderingen van het Comité.

Art. 4.Enkel de geagendeerde punten kunnen besproken worden. De raad kan echter unaniem tijdens de vergadering beslissen om een ander punt dat niet op de agenda staat te bespreken. De bespreking van een agendapunt wordt uitgesteld naar de volgende vergadering als de voorzitter, een commissaris, de leidend ambtenaar of ten minste twee leden, met stemrecht over het punt, dat vragen, tijdens de vergadering of schriftelijk vóór de vergadering. De bespreking van een punt kan echter slechts tweemaal worden uitgesteld of verschoven naar een latere of onbepaalde datum met akkoord van de raad. Bij een dringende bijeenroeping kan het uitstel enkel unaniem door de aanwezige leden worden uitgesproken.

Art. 5.Als de voorzitter verhinderd is, worden de hem door dit hoofdstuk toegekende voorrechten uitgeoefend door de ondervoorzitter, of als die ook verhinderd is, door de leidend ambtenaar. HOOFDSTUK 2. - Quorum, beraadslagingen en beslissingen, adviezen of voorstellen

Art. 6.Tijdens de vergadering is een beraadslaging van de raad over een agendapunt maar geldig als ten minste de helft van de leden van elke bank met stemrecht over het punt aanwezig is, ofwel op de zetel van de Dienst, ofwel via een verbinding op afstand. Het vaste lid dat niet aanwezig kan zijn bij een vergadering, ofwel op de zetel van de Dienst, ofwel via een verbinding op afstand, kan zich laten vervangen door een plaatsvervangend lid dat tot dezelfde bank behoort. Hij geeft de naam van zijn of haar vervanger door aan, het secretariaat van de raad en aan de andere leden die behoren tot dezelfde bank. Een door de leden ondertekende aanwezigheidslijst en/of de aanwezigheden die de Dienst optekende van de leden die via een verbinding op afstand deelnemen aan de vergadering, geeft aan dat het quorum bereikt is. Als dat quorum niet bereikt is, kan de raad echter de punten op de agenda bespreken maar zal dit geen beraadslaging vormen waarbij een beslissing kan worden genomen.

Art. 7.Tijdens de vergaderingen wordt er gestemd: - met handopsteking; - met geheime stemming als drie leden dat vragen.

Art. 8.1. Wanneer het quorum voor een agendapunt niet wordt bereikt op een vergadering binnen een bank met stemrecht, kan de voorzitter beslissen dat voor dit punt een elektronische beraadslaging wordt gehouden voor de banken met stemrecht. De stemming gebeurt per e-mail, binnen de termijn vastgelegd in het door het secretariaat verzonden verzoek tot elektronische beraadslaging. Het lid dat niet binnen de vastgestelde termijn antwoordt, wordt geacht per e-mail een geldige stem te hebben uitgebracht ten gunste van de besproken beraadslaging. De leden die hun stem al tijdens de vergadering hebben uitgebracht, kunnen niet meer stemmen in het kader van de elektronische procedure. De per e-mail uitgebrachte stemmen en de stemmen die tijdens de vergadering zijn uitgebracht, worden opgeteld. Wanneer ten minste de helft van de leden van elke bank met stemrecht zijn stem heeft uitgebracht, ofwel tijdens de vergadering, ofwel via de elektronische beraadslaging, wordt er door het secretariaat akte genomen van het globale resultaat van de stemming en wordt dit per e-mail aan alle leden meegedeeld. 2. Bij hoogdringendheid vastgesteld door de leidend ambtenaar, wordt er een elektronische stemming georganiseerd als de raad niet op tijd kan vergaderen. Hiertoe wordt per e-mail een voorbereidend document met een voorstel tot beslissing gestuurd naar de leden. De leden met stemrecht spreken zich per e-mail uit over dat voorstel binnen de termijn bepaald door de vraag om elektronische beraadslaging. Het lid dat niet binnen de vastgestelde termijn antwoordt, wordt geacht per e-mail een geldige stem te hebben uitgebracht ten gunste van de besproken beraadslaging. Elk lid kan de volledige organisatie die hij vertegenwoordigt verbinden door zijn uitspraak. Die stemming is geldig als ten minste de helft van de leden van elke bank met stemrecht over het punt waarop de elektronische beraadslaging betrekking heeft zich per kerende mail heeft uitgesproken. Het globale resultaat van de elektronische stemming wordt per e-mail aan alle leden meegedeeld.

Art. 9.De beslissingen, adviezen of voorstellen van de raad worden goedgekeurd met absolute meerderheid van de stemmen van de volgende leden, met stemrecht over het behandelde punt: - de leden aanwezig op de zetel van de Dienst of via een verbinding op afstand en, in voorkomend geval, - de leden die via een elektronische beraadslaging hun stem uitbrachten in toepassing van artikel 8. Met onthoudingen wordt geen rekening gehouden. De stemming heeft betrekking op het gehele punt. Tijdens de vergadering wordt er op vraag van een lid gestemd over alle elementen die het punt telt. Tijdens de vergadering kan elk lid dat zich bij de stemming onthoudt na de stemming in de notulen de redenen laten opnemen waarom hij verkoos niet aan de stemming deel te nemen. De voorzitter en de ondervoorzitter van de raad nemen niet deel aan de stemming. Ze hebben een adviserende stem. Het lid dat fungeert als voorzitter van de vergadering krachtens artikel 11, eerste lid, behoudt zijn stemgerechtigde status. Elk lid moet uit eigen beweging aan de raad de mogelijk rechtstreekse of onrechtstreekse belangenconflicten die op hem of haar betrekking hebben melden. Het lid stelt de raad hiervan in kennis, hetzij aan het begin van de vergadering, hetzij vóór het begin van de in artikel 6, eerste lid, bedoelde beraadslagingen of de in artikel 6, vierde lid, bedoelde besprekingen.

Art. 10.Als het vereiste quorum is bereikt, maar er geen meerderheid is, wordt de beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. HOOFDSTUK 3. - Organisatie

Art. 11.De raad wijst uit zijn midden drie voorzitters van de vergaderingen aan. Als de voorzitter en de ondervoorzitter verhinderd zijn, wordt de vergadering bij beurtrol voorgezeten door een van de aanwezige voorzitters van de vergaderingen. De leidend ambtenaar is rapporteur. De vergaderingen van de raad zijn niet openbaar. De aan de raad voorgelegde documenten en de notulen zijn vertrouwelijk. De voorzitter opent de vergaderingen, schort ze op en sluit ze; hij leidt de discussies, geeft het woord en neemt het af, zorgt voor de orde tijdens de vergaderingen, ziet toe op de naleving van het huishoudelijk reglement en, zo nodig, op de mondelinge vertaling van de discussies.

Art. 12.De secretaris die de raad aanwees uit het personeel van de Dienst stelt de notulen op. Hij doet het relaas van de discussies en vermeldt de beslissingen en het resultaat van de stemmingen. De notulen worden voor goedkeuring voorgelegd aan de raad op de volgende vergadering. Elk lid of commissaris kan opmerkingen formuleren in verband met de tekst van de notulen. Als de opmerking door de raad wordt aanvaard, vermeldt de secretaris die in de notulen van de vergadering waarin de opmerking werd gemaakt. HOOFDSTUK 4. - Raadpleging van derden

Art. 13.Op beslissing van de raad kan de voorzitter deskundigen raadplegen om specifieke kwesties te onderzoeken. De geraadpleegde personen, door toepassing van lid 1, mogen de stemmingen niet bijwonen. HOOFDSTUK 5. - Inwerkingtreding

Art. 14.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag dat