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Ordre judiciaire Règlement d'ordre intérieur et de procédure de la Commission consultative compétente en matière de protection juridictionnelle des personnes au service de l'Organisation Benelux de la Propriété intellectuelle La Commission co Vu l'article 6, alinéa 5, du Protocole additionnel au Traité relatif à l'institution et au statut d(...) Rechterlijke Orde Huishoudelijk en procedurereglement van de Raadgevende Commissie bevoegd inzake rechtsbescherming van personen in dienst van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom De Raadgevende Commissie, Gelet op artikel Gelet op het bij Beschikking (M(2014)14) van het Benelux Comité van Ministers d.d. 10 november 2014(...)
SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE Ordre judiciaire Règlement d'ordre intérieur et de procédure de la Commission consultative compétente en matière de protection juridictionnelle des personnes au service de l'Organisation Benelux de la Propriété intellectuelle La Commission consultative Vu l'article 6, alinéa 5, du Protocole additionnel au Traité relatif à l'institution et au statut d'une Cour de Justice Benelux concernant la protection juridictionnelle des personnes au service de l'Organisation Benelux de la Propriété intellectuelle (marques et dessins ou modèles) (ci-après : Protocole additionnel). Vu le Règlement relatif à la nomination de la Commission consultative compétente en matière de protection juridictionnelle des personnes au service de l'Organisation Benelux de la Propriété intellectuelle (marques et dessins ou modèles), arrêté par la Décision (M(2014)14) du Comité de Ministres Benelux du 10 novembre 2014. Vu la Décision (M(2015)1) du Comité de Ministres Benelux du 27 mars 2015 portant nomination de la Commission consultative compétente en matière de protection juridictionnelle des personnes au service de l'Organisation Benelux de la Propriété intellectuelle (marques et dessins ou modèles). A arrêté le présent règlement d'ordre intérieur et de procédure et a l'honneur de le soumettre à l'approbation du Comité de Ministres : CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er.Siège La Commission consultative a son siège administratif fixé au lieu où se trouve établi l'Office.

Article 2.Délibérations 1. La Commission consultative ne peut prendre valablement des décisions que si le président ou son suppléant et les membres ou leurs suppléants sont présents. 2. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix. L'abstention n'est pas autorisée. A égalité des voix, celle du président est prépondérante.

Article 3.Secrétaire 1. Le secrétaire travaille pour l'Office. Il est nommé par le président et est responsable : a. de la réception et de l'envoi de toutes les communications et pièces prévues par le présent règlement et de la délivrance d'une copie de celles-ci à l'autre partie dans la procédure; b. de la convocation de la Commission consultative; c. de la rédaction du procès-verbal de l'audience;

FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE Rechterlijke Orde Huishoudelijk en procedurereglement van de Raadgevende Commissie bevoegd inzake rechtsbescherming van personen in dienst van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom De Raadgevende Commissie, Gelet op artikel 6, lid 5, van het Aanvullend Protocol bij het Verdrag betreffende de instelling en het statuut van een Benelux-Gerechtshof inzake de rechtsbescherming van personen in dienst van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom (merken en tekeningen of modellen) (hierna: Aanvullend Protocol). Gelet op het bij Beschikking (M(2014)14) van het Benelux Comité van Ministers d.d. 10 november 2014 vastgestelde Reglement voor de benoeming van de Raadgevende Commissie bevoegd inzake de rechtsbescherming van personen in dienst van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom (merken en tekeningen of modellen). Gelet op Beschikking (M(2015)1) van het Benelux Comité van Ministers d.d. 27 maart 2015 tot benoeming van de Raadgevende Commissie bevoegd inzake de rechtsbescherming van personen in dienst van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom (merken en tekeningen of modellen). Heeft het volgende huishoudelijk en procedurereglement vastgesteld en heeft de eer dit ter goedkeuring aan het Comité van Ministers te onderwerpen : HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Zetel De Raadgevende Commissie heeft haar administratieve zetel ter plaatse waar het Bureau is gevestigd.

Artikel 2.Besluitvorming 1. De Raadgevende Commissie kan slechts op rechtsgeldige wijze beslissingen nemen indien de voorzitter of zijn plaatsvervanger en de leden of hun plaatsvervangers aanwezig zijn. 2. De beslissingen worden bij gewone meerderheid van stemmen genomen. Stemonthouding is niet toegestaan. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Artikel 3.Secretaris 1. De secretaris is werkzaam voor het Bureau. Hij wordt door de voorzitter benoemd en is verantwoordelijk voor : a. de ontvangst en verzending van alle mededelingen en stukken door dit reglement voorzien en het verschaffen van een afschrift daarvan aan de andere partij in de procedure; b. de oproeping van de Raadgevende Commissie; c. het opstellen van het proces-verbaal van de zitting;

d. de la gestion du dossier de procédure et de son accessibilité aux d. het beheer van het proceduredossier en de verzorging van de
parties; toegankelijkheid daarvan voor partijen;
e. de la conservation des archives et des documents de la Commission e. de bewaring van de archieven en de documenten van de Raadgevende
consultative et de leur accessibilité au président et aux membres; Commissie en de verzorging van de toegankelijkheid daarvan voor de
voorzitter en de leden;
f. de toutes les autres tâches qui lui sont assignées par le président f. alle andere taken die hem in het kader van het goede functioneren
dans le cadre du bon fonctionnement de la Commission consultative. van de Raadgevende Commissie door de voorzitter worden opgedragen.
1. Les communications et pièces visées à l'alinéa 1er, sous a, qui 1. De in lid 1, sub a, bedoelde mededelingen en stukken die betrekking
portent sur une procédure devant la Commission consultative, sont hebben op een procedure voor de Raadgevende Commissie worden per
envoyées aux parties par envoi recommandé à la poste. L'envoi aangetekende post aan partijen gezonden. Verzending per aangetekende
recommandé à la poste peut être remplacé par remise en main propre ou post kan vervangen worden door terhandstelling of een andere wijze van
un autre mode d'expédition, pourvu que la partie concernée en accuse verzending, mits de betrokken partij de ontvangst ervan bevestigt.
réception. 1. Le secrétaire rend compte au président. 1. De secretaris is verantwoording verschuldigd aan de voorzitter.
2. Le président peut nommer un secrétaire suppléant. 2. De voorzitter kan een plaatsvervangend secretaris benoemen.

Article 4.Accomplissement de la mission et secret

Artikel 4.Taakvervulling en geheimhouding

Le président, les membres, le secrétaire et leurs suppléants sont De voorzitter, de leden, de secretaris en hun plaatsvervangers zijn
tenus de remplir leur mission en honneur et conscience et avec verplicht hun taak naar eer en geweten en nauwgezet te vervullen en
exactitude et de garder le secret dans l'accomplissement de leur alles wat hen uit hoofde van hun taak over een zaak voor de
mission sur tout ce qui est porté à leur connaissance sur une affaire Raadgevende Commissie bekend wordt geheim te houden.
devant la Commission consultative.
CHAPITRE 2. - La procédure HOOFDSTUK 2. - De procedure

Article 5.Saisine par l'autorité

Artikel 5.Inleiding door het gezag

1. Si l'autorité qui a pris ou qui est considérée avoir pris la 1. Indien het gezag dat de aangevallen beslissing heeft genomen of
décision contestée estime que le recours interne de l'agent doit être geacht wordt te hebben genomen van oordeel is dat het intern beroep
rejeté totalement ou partiellement, elle saisit la Commission van het personeelslid niet of niet volledig moet worden toegewezen,
consultative d'une demande d'avis dans un délai d'un mois à compter de maakt het de zaak middels een verzoekschrift om advies over aan de
Raadgevende Commissie, binnen een termijn van een maand te rekenen van
la date de réception du recours interne. de datum van ontvangst van het intern beroep.
2. La demande d'avis est accompagnée d'un dossier administratif 2. Bij het verzoekschrift om advies wordt een administratief dossier
comprenant : gevoegd, houdende:
- la décision ou l'acte administratif contesté et la preuve de sa notification; - le cas échéant les pièces fondant la décision contestée; - le recours interne et la preuve de sa communication; - le cas échéant, les pièces produites par l'agent à l'appui de son recours interne; - un inventaire désignant les pièces du dossier administratif. 1. Le secrétaire communique aux parties le dépôt de la requête. 2. Dans un délai d'un mois à compter de la communication visée à l'alinéa 3, l'autorité est tenue de déposer un mémoire contenant les moyens de justification de son point de vue.

Article 6.Saisine par l'agent 1. Si l'autorité néglige de saisir pour avis la Commission consultative dans le délai prévu à l'article 5, alinéa 1er, l'agent peut demander lui-même un avis dans le délai d'un mois à partir de l'expiration de ce délai, moyennant une requête écrite adressée au président en y joignant une copie du recours interne.

- de aangevochten beslissing of administratieve handeling en het bewijs van de kennisgeving daarvan; - in voorkomend geval de stukken waarop de aangevochten beslissing steunt; - het intern beroep en het bewijs van de kennisgeving daarvan; - in voorkomend geval de stukken ingediend door het personeelslid tot staving van zijn intern beroep; - een inventarisblad waarop de stukken worden vermeld die zich in het administratief dossier bevinden. 1. De secretaris stelt partijen ervan in kennis dat het verzoekschrift is ingediend. 2. Uiterlijk binnen een termijn van een maand, te rekenen vanaf de in lid 3 bedoelde kennisgeving, is het betrokken gezag gehouden een memorie in te dienen die de rechtvaardigingsgronden van het door hem ingenomen standpunt bevat.

Artikel 6.Inleiding door het personeelslid 1. Indien het gezag verzuimt de Raadgevende Commissie om advies te vragen binnen de in artikel 5, lid 1, voorziene termijn, kan binnen een maand na het verstrijken van deze termijn het personeelslid zelf om advies vragen. Dit gebeurt middels een schriftelijk verzoek gericht aan de voorzitter, waarbij een afschrift van het intern beroep wordt gevoegd.

2. Lorsque l'affaire est introduite par cette voie, le secrétaire 2. Wanneer de zaak op deze wijze is ingeleid, stelt de secretaris het
établit le dossier administratif prévu à l'article 5, alinéa 2. Au in artikel 5, lid 2, bedoelde administratief dossier samen. Zo nodig
besoin le président demande les pièces requises auprès de l'autorité, vraagt de voorzitter de benodigde stukken op bij het gezag, dat
qui est tenue de les fournir dans les quinze jours. gehouden is deze binnen vijftien dagen te verstrekken.
3. L'affaire suit alors son cours conformément à l'article 5, alinéas 3 et 4. 3. De zaak verloopt verder overeenkomstig artikel 5, lid 3 en 4.

Article 7.Mesures de procédure

Artikel 7.Maatregelen van procedure

1. Si le président estime qu'il y a lieu de le faire, il peut inviter 1. Indien de voorzitter daartoe gronden aanwezig acht, kan hij
les parties à produire des arguments ou des pièces complémentaires ou partijen uitnodigen om aanvullende argumenten of stukken in te dienen
à fournir des informations. of informatie te verschaffen.
2. Le président fait exécuter, soit d'office, soit à la demande d'une 2. De voorzitter doet, zowel vóór als op de zitting, elk onderzoek,
partie, aussi bien avant l'audience que pendant celle-ci, toute met inbegrip van deskundigenonderzoeken, al of niet op verzoek van
investigation, y compris les expertises qu'il juge nécessaires. Les partijen, uitvoeren dat hij nodig acht. De hieraan verbonden kosten
frais y afférents sont taxés, pour autant que de besoin, par le worden, voor zover nodig, begroot door de voorzitter en worden
président et sont considérés comme des frais de fonctionnement au sens de l'article 18. beschouwd als werkingskosten in de zin van artikel 18.
3. La Commission consultative peut convoquer toute personne pour être 3. Iedere persoon kan door de Raadgevende Commissie worden opgeroepen
entendue comme témoin. om als getuige gehoord te worden.
4. Les déclarations des témoins sont actées dans un procès-verbal 4. De verklaringen van de getuigen worden opgenomen in een
qu'ils signent et qui est contresigné par le président et le proces-verbaal dat zij ondertekenen en dat mede-ondertekend wordt door
secrétaire. de voorzitter en de secretaris.
5. Le président rend les témoins et les experts attentifs à leur 5. De voorzitter wijst de getuigen en de deskundigen erop dat zij in
devoir de dire en honneur et conscience toute la vérité et rien que la eer en geweten verplicht zijn de gehele waarheid en niets dan de
vérité et de s'acquitter de leur mission avec exactitude et probité. waarheid te zeggen en hun opdracht nauwgezet en eerlijk te vervullen.

Article 8.Procédure écrite

Artikel 8.Schriftelijke procedure

Le président peut, avec le consentement des parties, décider de ne pas De voorzitter kan, met instemming van partijen, besluiten om geen
tenir d'audience et de faire procéder aux délibérations par la zitting te houden en de besluitvorming volgens een schriftelijke
procédure écrite. procedure te laten verlopen.

Article 9.Convocation à l'audience 1. Si une audience est tenue, le lieu, le jour et l'heure sont fixés par le président, en concertation avec le secrétaire et les membres. 2. Les membres de la Commission consultative sont convoqués par écrit à l'audience au moins quinze jours à l'avance. Lorsqu'un membre est empêché, son suppléant est convoqué. Lorsque le suppléant est également empêché, il en est pris acte dans le procès-verbal de l'audience et la Commission consultative siège et délibère valablement avec les membres présents à l'audience, par dérogation à l'article 2. 3. Les parties sont convoquées à l'audience par le secrétaire au moins quinze jours à l'avance. La convocation porte la date et l'heure de

Artikel 9.Oproep voor de zitting 1. Indien een zitting wordt gehouden, worden plaats, dag en uur ervan vastgesteld door de voorzitter, in overleg met de secretaris en de leden. 2. De leden van de Raadgevende Commissie worden schriftelijk voor de zitting opgeroepen tenminste vijftien dagen op voorhand. Wanneer een lid verhinderd is, wordt diens plaatsvervanger opgeroepen. Wanneer ook de plaatsvervanger verhinderd is, wordt hiervan akte genomen in het proces-verbaal van de zitting en zetelt en beraadslaagt de Raadgevende Commissie, in afwijking van artikel 2, rechtsgeldig met de ter zitting aanwezige leden. 3. Partijen worden tenminste vijftien dagen tevoren door de secretaris ter zitting opgeroepen. De oproep vermeldt datum en uur van de

l'audience. zitting.

Article 10.L'audience

Artikel 10.De zitting

1. L'audience se tient à huis clos. 1. De zitting wordt gehouden met gesloten deuren.
2. Le président veille à la bonne marche de la procédure. 2. De voorzitter draagt zorg voor de goede gang van de procedure.
3. Le président suppléant peut assister aux réunions de la Commission 3. De plaatsvervangend voorzitter kan de zittingen van de Commissie
consultative; il possède en cette qualité une compétence consultative. bijwonen; hij bezit in die hoedanigheid adviserende bevoegdheid.
4. Les parties et, le cas échéant, les témoins et experts entendus, 4. Nadat partijen en in voorkomend geval de getuigen en deskundigen
les débats sont clos. gehoord zijn, worden de debatten gesloten.
5. Le président peut décider de la réouverture des débats à une 5. De voorzitter kan besluiten de debatten op een nieuwe zitting te
nouvelle audience et ordonner des investigations. heropenen en aanvullende onderzoeken bevelen.

Article 11.L'avis

Artikel 11.Het advies

1. Aussitôt après l'audience ou dans les meilleurs délais, s'il a été 1. Direct na de zitting, dan wel indien overeenkomstig artikel 8 is
décidé de ne pas tenir d'audience conformément à l'article 8, le besloten om geen zitting te houden zo spoedig mogelijk, beraadslagen
président et les membres présents délibèrent et prennent une décision de voorzitter en de leden die daarbij aanwezig waren en nemen een
sur l'avis à émettre. besluit over het uit te brengen advies.
2. L'avis de la Commission consultative est consigné par écrit et 2. Het advies van de Raadgevende Commissie wordt op schrift gesteld en
signé par le président. Il est communiqué aux parties par le ondertekend door de voorzitter. Het wordt door de secretaris aan
secrétaire. partijen overgemaakt.

Article 12.Le dossier de procédure

Artikel 12.Het proceduredossier

1. Le secrétaire constitue pour chaque affaire un dossier de procédure 1. Voor elke zaak wordt door de secretaris een proceduredossier
qui comprend toutes les pièces relatives à l'affaire et notamment : aangelegd. Dit bevat alle stukken die op de zaak betrekking hebben en met name:
- la demande d'avis; - het verzoekschrift om advies;
- le dossier administratif; - het administratief dossier;
- le mémoire de l'autorité; - de memorie van het gezag;
- le cas échéant, la requête en vue de l'obtention de l'assistance - in voorkomend geval, het verzoekschrift tot het bekomen van
judiciaire gratuite ainsi que la décision y relative du président; kosteloze rechtsbijstand, alsmede de desbetreffende beslissing van de voorzitter;
- les notes de plaidoirie éventuelles déposées par les parties à - de eventueel door partijen ter zitting overgelegde pleitnota's of
l'audience ou les arguments échangés par écrit; schriftelijk uitgewisselde argumenten;
- le cas échéant, le procès-verbal prévu à l'article 7, alinéa 4, et - in voorkomend geval, het proces-verbaal als bedoeld in artikel 7,
le rapport de l'expert; lid 4, en het verslag van de deskundige;
- l'avis; - het advies;
- le procès-verbal de l'audience comprenant les actes propres à la - het proces-verbaal van de zitting, bevattende de verrichtingen eigen
cause; aan de zaak;
- les communications prévues par le présent règlement; - de bij dit reglement voorziene kennisgevingen;
- un inventaire désignant les pièces versées au dossier de procédure. - een inventarisblad waarop de stukken worden vermeld die zich in het
proceduredossier bevinden.
2. En cas de recours, une copie du dossier de procédure est 2. In geval van beroep wordt een afschrift van het proceduredossier
communiquée par le secrétaire à la Cour de Justice Benelux. door de secretaris aan het Benelux-Gerechtshof overgemaakt.
CHAPITRE 3. - Représentation HOOFDSTUK 3. -Vertegenwoordiging

Article 13.Représentation des parties

Artikel 13.Vertegenwoordiging van partijen

1. Op de vertegenwoordiging van de Organisatie en het personeelslid
1. Les articles 3 et 4 du Protocole additionnel sont applicables à la zijn de artikelen 3 en 4 van het Aanvullend Protocol van
représentation de l'Organisation et de l'agent. overeenkomstige toepassing.
2. Lorsqu'une partie bien que régulièrement convoquée, ne comparaît 2. Wanneer een partij, ofschoon regelmatig opgeroepen, niet ter
pas à l'audience, ni personne pour elle, la Commission consultative zitting is verschenen, noch iemand voor haar, kan de Raadgevende
peut néanmoins examiner l 'affaire et émettre un avis. Commissie desalniettemin de zaak behandelen en advies uitbrengen.

Article 14.Assistance judiciaire gratuite

Artikel 14.Kosteloze rechtsbijstand

1. L'agent peut bénéficier de l'assistance judiciaire gratuite lorsque 1. Het personeelslid kan kosteloze rechtsbijstand krijgen als hiertoe
des motifs graves le justifient. Il doit adresser à cet effet une ernstige redenen bestaan. Hij dient hiertoe een verzoek aan de
requête au président, qui statue par écrit sur cette requête. voorzitter te richten, die hierover schriftelijk beslist.
2. L'assistance judiciaire gratuite comprend l'assistance d'un conseil 2. De kosteloze rechtsbijstand houdt in bijstand van een door de
désigné par le président dont l'état des débours et honoraires après voorzitter aangewezen raadsman wiens staat van kosten en erelonen na
taxation par le président est supporté par l'Office au titre de frais taxatie door de voorzitter overeenkomstig artikel 18 als
de fonctionnement de la Commission consultative, conformément à werkingskosten van de Raadgevende Commissie ten laste komen van het
l'article 18. Bureau.
CHAPITRE 4. - Emploi des langues HOOFDSTUK 4. - Taalgebruik

Article 15.Langue de la procédure et traduction

Artikel 15.Proceduretaal en vertaling

1. L'article 18 du Protocole additionnel est applicable à la procédure 1. Artikel 18 van het Aanvullend Protocol is van overeenkomstige
devant la Commission consultative, étant entendu que la langue dans toepassing op de procedure voor de Raadgevende Commissie, met dien
laquelle l'agent a introduit son recours interne est déterminante pour verstande dat de taal waarin het personeelslid zijn intern beroep
la langue de la procédure. heeft ingesteld bepalend is voor de proceduretaal.
2. La traduction des pièces et des déclarations verbales a lieu, sur 2. Vertaling van stukken en van het gesproken woord vindt, in opdracht
ordre du président, par les soins de l'Office. van de voorzitter, plaats door de zorg van het Bureau.
3. L'avis est rédigé dans la langue de la procédure. 3. Het advies wordt in de proceduretaal gesteld.
CHAPITRE 5. - Récusation et excuse HOOFDSTUK 5. - Wraking en verschoning

Article 16.Récusation

Artikel 16.Wraking

1. Tout membre de la Commission consultative peut être récusé par les 1. Een lid van de Raadgevende Commissie kan door partijen worden
parties s'il y a des raisons fondées de mettre en doute son gewraakt indien er gegronde redenen bestaan om zijn onafhankelijkheid
indépendance et son impartialité. en onpartijdigheid in twijfel te trekken.
2. Celui qui veut récuser doit le faire avant la clôture des débats, 2. Hij die een wraking wil voordragen, moet dit doen ten laatste vóór
visée à l'article 10, alinéa 4, par la voie d'une requête motivée sur het sluiten der debatten, bedoeld in artikel 10, lid 4, door middel
laquelle la Commission consultative statue immédiatement après avoir van een gemotiveerd verzoek, waarover de Raadgevende Commissie
entendu le membre concerné. Ce membre ne participe pas à la onmiddellijk beslist na het betrokken lid te hebben gehoord. Dit lid
délibération et au vote afférents à la récusation. neemt aan de beraadslaging en de stemming ter zake geen deel.
3. Si la récusation est admise, le membre suppléant est convoqué. Si 3. In geval de wraking gegrond wordt bevonden, wordt het
ce dernier est également empêché de siéger, il est fait application de plaatsvervangende lid opgeroepen. Indien ook deze geen zitting kan
l'article 9, alinéa 2. nemen vindt artikel 9, lid 2, toepassing.

Article 17.Abstention

Artikel 17.Verschoning

Tout membre qui sait qu'il existe contre lui un motif de récusation Ieder lid dat weet dat er een reden van wraking tegen hem bestaat,
doit le déclarer à la Commission consultative qui décidera s'il doit moet daarvan mededeling doen aan de Raadgevende Commissie, die alsdan
s'abstenir. beslist of hij zich van de zaak moet onthouden.
CHAPITRE 6. - Dispositions finales

Article 18.Frais de fonctionnement Les frais de fonctionnement et les indemnités des membres de la Commission consultative sont supportés par l'Office.

Article 19.Inobservation des prescriptions de forme La Commission consultative détermine, cas par cas, les conséquences de l'inobservation d'une prescription de ce règlement. Ainsi arrêté par le président, en accord avec le président suppléant, les membres et les membres suppléants, le 24 avril 2015, en langues française et néerlandaise, les deux textes faisant également foi. Et approuvé par le Comité de Ministres le 1er juin 2015. Le président,

HOOFDSTUK 6. - Slotbepalingen

Artikel 18.Werkingskosten De werkingskosten en vergoedingen van de leden van de Raadgevende Commissie komen ten laste van het Bureau.

Artikel 19.Overtreding van vormvoorschriften In geval van overtreding van enig voorschrift van dit Reglement beslist de Raadgevende Commissie van geval tot geval wat daarvan de gevolgen zijn. Aldus vastgesteld door de voorzitter, in afstemming met de plaatsvervangend voorzitter, de leden en plaatsvervangend leden, op 24 april 2015, in de Nederlandse en de Franse taal, zijnde beide teksten gelijkelijk authentiek. En goedgekeurd door het Comité van Ministers op 1 juni 2015. De voorzitter,

Willem van den Brink Willem van den Brink
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