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Circulaire n° 659. - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2017 et 2018 et aux enveloppes de personnel 2017 et 2018 | Circulaire n° 659. - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2017 et 2018 et aux enveloppes de personnel 2017 et 2018 |
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SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI | SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI |
10 JUILLET 2017. - Circulaire n° 659. - Information relative au | 10 JUILLET 2017. - Circulaire n° 659. - Information relative au |
monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel | monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel |
en 2017 et 2018 et aux enveloppes de personnel 2017 et 2018 | en 2017 et 2018 et aux enveloppes de personnel 2017 et 2018 |
Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de | Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de |
programmation, aux organismes d'intérêt public et organismes | programmation, aux organismes d'intérêt public et organismes |
assimilés, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps | assimilés, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps |
spéciaux. | spéciaux. |
Madame la Ministre, | Madame la Ministre, |
Monsieur le Ministre, | Monsieur le Ministre, |
Madame la Secrétaire d'Etat, | Madame la Secrétaire d'Etat, |
Monsieur le Secrétaire d'Etat, | Monsieur le Secrétaire d'Etat, |
Madame la Présidente, | Madame la Présidente, |
Monsieur le Président, | Monsieur le Président, |
Madame l'Administratrice générale, | Madame l'Administratrice générale, |
Monsieur l'Administrateur général, | Monsieur l'Administrateur général, |
1. Contexte | 1. Contexte |
Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des | Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des |
ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie | ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie |
linéaire sur les crédits de personnel de 4% en 2015 et de 2% chaque | linéaire sur les crédits de personnel de 4% en 2015 et de 2% chaque |
année de 2016 à 2019. | année de 2016 à 2019. |
Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&Cg, | Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&Cg, |
intégrés depuis le 1er mars 2017 au nouvel SPF BOSA, d'organiser un | intégrés depuis le 1er mars 2017 au nouvel SPF BOSA, d'organiser un |
monitoring obligatoire pour toute la fonction publique fédérale (y | monitoring obligatoire pour toute la fonction publique fédérale (y |
compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS). | compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS). |
Initialisé en 2015, le monitoring du risque fédéral entre dans sa | Initialisé en 2015, le monitoring du risque fédéral entre dans sa |
troisième année en 2017. Il s'agit d'une année importante puisqu'à | troisième année en 2017. Il s'agit d'une année importante puisqu'à |
partir de janvier 2017, le système de bonification des nouvelles | partir de janvier 2017, le système de bonification des nouvelles |
carrières, appelé kanteling, entre pleinement en vigueur et cela | carrières, appelé kanteling, entre pleinement en vigueur et cela |
nécessite des ajustements méthodologiques et techniques importants. | nécessite des ajustements méthodologiques et techniques importants. |
Afin d'optimiser cette transition et de ne pas compromettre les acquis | Afin d'optimiser cette transition et de ne pas compromettre les acquis |
du monitoring à ce jour, un monitoring ad hoc pour 2017 s'impose. | du monitoring à ce jour, un monitoring ad hoc pour 2017 s'impose. |
D'autre part, en 2017 expirent également les mesures transitoires pour | D'autre part, en 2017 expirent également les mesures transitoires pour |
les services utilisant leur propre système d'évaluation, notamment les | les services utilisant leur propre système d'évaluation, notamment les |
institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale et la | institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale et la |
Défense. Ils ont chacun durant l'année écoulée, développé une | Défense. Ils ont chacun durant l'année écoulée, développé une |
méthodologie spécifique pour calculer les KPI, inspirée de la | méthodologie spécifique pour calculer les KPI, inspirée de la |
méthodologie Sepp, leur permettant ainsi d'évaluer le risque de | méthodologie Sepp, leur permettant ainsi d'évaluer le risque de |
dépassement des crédits de personnel de manière récurrente à partir de | dépassement des crédits de personnel de manière récurrente à partir de |
2017. | 2017. |
Partant de ces observations, la présente circulaire donne des | Partant de ces observations, la présente circulaire donne des |
informations relatives au monitoring du risque de dépassement des | informations relatives au monitoring du risque de dépassement des |
crédits de personnel en 2017 et 2018 et fixe les enveloppes | crédits de personnel en 2017 et 2018 et fixe les enveloppes |
budgétaires de personnel 2017 et leur préfiguration pour 2018. | budgétaires de personnel 2017 et leur préfiguration pour 2018. |
Les principes établis dans la circulaire n° 650 sont maintenus et | Les principes établis dans la circulaire n° 650 sont maintenus et |
repris dans la présente circulaire. Ils sont complétés par les mesures | repris dans la présente circulaire. Ils sont complétés par les mesures |
spécifiques suivantes: | spécifiques suivantes: |
- le monitoring du risque est organisé deux fois en 2017, à savoir une | - le monitoring du risque est organisé deux fois en 2017, à savoir une |
première fois sur la base des données de mai et une deuxième fois sur | première fois sur la base des données de mai et une deuxième fois sur |
la base des données de décembre. Le monitoring de décembre comprend | la base des données de décembre. Le monitoring de décembre comprend |
également un rapport sur les réalisations en 2017; | également un rapport sur les réalisations en 2017; |
- les entités soumises au monitoring sont regroupées dans de nouveaux | - les entités soumises au monitoring sont regroupées dans de nouveaux |
groupes en fonction de l'instance qui produit le rapport de monitoring | groupes en fonction de l'instance qui produit le rapport de monitoring |
; | ; |
- pour les enveloppes de personnel des SPF et SPP les KPI sont | - pour les enveloppes de personnel des SPF et SPP les KPI sont |
calculés, comme c'était le cas jusqu'à présent, à partir de la | calculés, comme c'était le cas jusqu'à présent, à partir de la |
plate-forme Sepp. Il s'agit des enveloppes dépenses primaires (crédits | plate-forme Sepp. Il s'agit des enveloppes dépenses primaires (crédits |
sur les BA 11xx03 et 11xx04) pour lesquelles la plate-forme Sepp | sur les BA 11xx03 et 11xx04) pour lesquelles la plate-forme Sepp |
dispose des données de paie complètes via Fedcom et Persopoint ; | dispose des données de paie complètes via Fedcom et Persopoint ; |
- pour les organismes d'intérêt public et les autres services à | - pour les organismes d'intérêt public et les autres services à |
dotation les KPI 1a et 1b sont calculés par la DG Budget et Evaluation | dotation les KPI 1a et 1b sont calculés par la DG Budget et Evaluation |
de la Politique du SPF BOSA; | de la Politique du SPF BOSA; |
- les institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale | - les institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale |
et la Défense sont elles-mêmes responsables de la production du | et la Défense sont elles-mêmes responsables de la production du |
rapport de monitoring du risque; | rapport de monitoring du risque; |
- la Task Force reçoit et coordonne les différents rapports de | - la Task Force reçoit et coordonne les différents rapports de |
monitoring et assure leur envoi aux instances concernées. | monitoring et assure leur envoi aux instances concernées. |
2. Task Force Monitoring de personnel | 2. Task Force Monitoring de personnel |
Une Task Force Monitoring de personnel est établie auprès du SPF BOSA, | Une Task Force Monitoring de personnel est établie auprès du SPF BOSA, |
dans laquelle siègent des représentants du Ministre de la Fonction | dans laquelle siègent des représentants du Ministre de la Fonction |
publique, du Ministre du Budget et du SPF BOSA. | publique, du Ministre du Budget et du SPF BOSA. |
Cette Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des | Cette Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des |
crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la | crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la |
matière. | matière. |
Elle reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring du | Elle reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring du |
risque et les communique pour information aux instances suivantes: | risque et les communique pour information aux instances suivantes: |
- le Conseil des Ministres ; | - le Conseil des Ministres ; |
- le Collège des présidents des services publics fédéraux et de | - le Collège des présidents des services publics fédéraux et de |
programmation ; | programmation ; |
- le Collège des institutions publiques de sécurité sociale; | - le Collège des institutions publiques de sécurité sociale; |
- le Collège étendu des organismes d'intérêt public ; | - le Collège étendu des organismes d'intérêt public ; |
- le Chef de Corps de l'Inspection des Finances ; | - le Chef de Corps de l'Inspection des Finances ; |
- la Commissaire générale de la Police fédérale ; | - la Commissaire générale de la Police fédérale ; |
- le Chef de la Défense. | - le Chef de la Défense. |
3. Principes de base d'une analyse du risque | 3. Principes de base d'une analyse du risque |
- Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est | - Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est |
un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. | un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. |
- La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut | - La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut |
demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base | demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base |
desquelles le risque est calculé. | desquelles le risque est calculé. |
- Chaque entité est tenue d'évaluer le risque, selon un rythme fixé, | - Chaque entité est tenue d'évaluer le risque, selon un rythme fixé, |
conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges. | conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges. |
L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence indiqués. | L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence indiqués. |
- La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données | - La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données |
de paie individuelles, éventuellement agrégées, et sur la détection | de paie individuelles, éventuellement agrégées, et sur la détection |
des événements connus ou prévus qui modifient la situation | des événements connus ou prévus qui modifient la situation |
individuelle d'un paiement. | individuelle d'un paiement. |
- Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est | - Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est |
strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de | strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de |
chaque décision générant un impact structurel sur les frais de | chaque décision générant un impact structurel sur les frais de |
personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. | personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. |
- L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement, le | - L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement, le |
commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre | commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre |
du Budget vérifie le risque évalué par le service avant de remettre un | du Budget vérifie le risque évalué par le service avant de remettre un |
avis. | avis. |
- Toute mesure RH doit s'inscrire dans les limites du plan de | - Toute mesure RH doit s'inscrire dans les limites du plan de |
personnel, qui doit toujours être approuvé par l'Autorité compétente. | personnel, qui doit toujours être approuvé par l'Autorité compétente. |
C'est au moment de chaque mise en oeuvre du plan de personnel qu'a | C'est au moment de chaque mise en oeuvre du plan de personnel qu'a |
lieu l'examen de la disponibilité de moyens budgétaires suffisants. Il | lieu l'examen de la disponibilité de moyens budgétaires suffisants. Il |
n'est donc pas nécessaire d'élaborer un plan de personnel chaque année | n'est donc pas nécessaire d'élaborer un plan de personnel chaque année |
mais seulement lorsqu'on envisage des mesures non prévues dans le | mais seulement lorsqu'on envisage des mesures non prévues dans le |
dernier plan approuvé. | dernier plan approuvé. |
4. KPI pour l'analyse du risque | 4. KPI pour l'analyse du risque |
Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base | Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base |
et KPI suivants : | et KPI suivants : |
Indicateurs de base : | Indicateurs de base : |
- le nombre d'ETP par mois ; | - le nombre d'ETP par mois ; |
- l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois ; | - l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois ; |
- le nombre de départs définitifs sur 12 mois ; | - le nombre de départs définitifs sur 12 mois ; |
- l'évaluation de l'économie structurelle générée par les départs | - l'évaluation de l'économie structurelle générée par les départs |
définitifs. | définitifs. |
KPI 1a : exprime le rapport entre les charges totales réalisées des 12 | KPI 1a : exprime le rapport entre les charges totales réalisées des 12 |
derniers mois et le budget. | derniers mois et le budget. |
KPI 1b : exprime le rapport entre les charges totales calculées de | KPI 1b : exprime le rapport entre les charges totales calculées de |
l'année en cours et le budget. | l'année en cours et le budget. |
KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget. | KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget. |
KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris | KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris |
l'impact des événements irréversibles, et le budget. | l'impact des événements irréversibles, et le budget. |
Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures. | Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures. |
L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. | L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. |
Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge | Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge |
pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel. | pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel. |
KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les | KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les |
décisions opérationnelles. | décisions opérationnelles. |
KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises | KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises |
dans la marge décisionnelle disponible. | dans la marge décisionnelle disponible. |
La méthode de calcul est précisée dans les circulaires 644 et 644bis | La méthode de calcul est précisée dans les circulaires 644 et 644bis |
qui définissent également les concepts de base. | qui définissent également les concepts de base. |
5. Rythme et timing du monitoring du risque en 2017 | 5. Rythme et timing du monitoring du risque en 2017 |
5.1. Rythme du monitoring | 5.1. Rythme du monitoring |
Sur base des données de paiements de 2017, le risque de dépassement | Sur base des données de paiements de 2017, le risque de dépassement |
des crédits de personnel est évalué deux fois, à savoir : | des crédits de personnel est évalué deux fois, à savoir : |
- une première fois sur la base des données de mai 2017 évaluant le | - une première fois sur la base des données de mai 2017 évaluant le |
risque pour T et T + 1 | risque pour T et T + 1 |
- une seconde fois sur la base des données de décembre 2017 où le | - une seconde fois sur la base des données de décembre 2017 où le |
risque est évalué pour T + 1 sur la base du budget initial 2018. | risque est évalué pour T + 1 sur la base du budget initial 2018. |
L'année est clôturée avec un rapport sur les réalisations en 2017. | L'année est clôturée avec un rapport sur les réalisations en 2017. |
5.2. Timing du rapportage | 5.2. Timing du rapportage |
La Task Force Monitoring de personnel consolide les rapports de | La Task Force Monitoring de personnel consolide les rapports de |
monitoring du risque aux dates suivantes: | monitoring du risque aux dates suivantes: |
- pour le rapport sur la base des données de mai 2017, le 28 juillet | - pour le rapport sur la base des données de mai 2017, le 28 juillet |
2017, | 2017, |
- pour le rapport sur la base des données de décembre 2017, y compris | - pour le rapport sur la base des données de décembre 2017, y compris |
le rapport sur les réalisations, le 15 mars 2018. | le rapport sur les réalisations, le 15 mars 2018. |
En vue de permettre à la Task Force de respecter ce calendrier, chaque | En vue de permettre à la Task Force de respecter ce calendrier, chaque |
groupe défini dans le champ d'application envoie son rapport de | groupe défini dans le champ d'application envoie son rapport de |
monitoring du risque à la Task Force, au plus tard le : | monitoring du risque à la Task Force, au plus tard le : |
- 7 juillet 2017 pour le monitoring de mai 2017 pour tous les groupes | - 7 juillet 2017 pour le monitoring de mai 2017 pour tous les groupes |
sauf le groupe des IPSS et le 21 juillet 2017 pour le groupe 3 IPSS, | sauf le groupe des IPSS et le 21 juillet 2017 pour le groupe 3 IPSS, |
- 8 mars 2018 pour le monitoring de décembre 2017, y compris le | - 8 mars 2018 pour le monitoring de décembre 2017, y compris le |
rapport de réalisations. | rapport de réalisations. |
6. Champ d'application et implémentation en 2017 | 6. Champ d'application et implémentation en 2017 |
6.1. Champ d'application | 6.1. Champ d'application |
Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du | Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du |
monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe | monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe |
avec leur enveloppe budgétaire de personnel. | avec leur enveloppe budgétaire de personnel. |
L'intérêt d'une enveloppe de personnel est double : | L'intérêt d'une enveloppe de personnel est double : |
- il s'agit d'un périmètre budgétaire à l'intérieur duquel les crédits | - il s'agit d'un périmètre budgétaire à l'intérieur duquel les crédits |
et les charges correspondantes d'une entité fonctionnelle et homogène | et les charges correspondantes d'une entité fonctionnelle et homogène |
sont connus sans ambiguïté et peuvent être suivis. Les enveloppes | sont connus sans ambiguïté et peuvent être suivis. Les enveloppes |
renseignées dans le tableau en annexe doivent être comprises dans ce | renseignées dans le tableau en annexe doivent être comprises dans ce |
sens ; | sens ; |
- il s'agit également d'un mécanisme de gestion qui permet au | - il s'agit également d'un mécanisme de gestion qui permet au |
management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible | management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible |
dans le périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de | dans le périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de |
transparence et de responsabilité. | transparence et de responsabilité. |
La répartition des entités en groupes est la suivante : | La répartition des entités en groupes est la suivante : |
1. les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP | 1. les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP |
2. les organismes d'intérêt public et les autres services à dotation | 2. les organismes d'intérêt public et les autres services à dotation |
3. les institutions publiques de sécurité sociale | 3. les institutions publiques de sécurité sociale |
4. la Police fédérale | 4. la Police fédérale |
5. la Défense. | 5. la Défense. |
Le tableau donne, par entité : | Le tableau donne, par entité : |
- le code de l'entité | - le code de l'entité |
- la dénomination de l'entité | - la dénomination de l'entité |
- les crédits après contrôle budgétaire 2017 (colonne1). Il s'agit de | - les crédits après contrôle budgétaire 2017 (colonne1). Il s'agit de |
la limite d'engagement 2017. | la limite d'engagement 2017. |
- l'économie 2018 de 2% (colonne 2) | - l'économie 2018 de 2% (colonne 2) |
- la limite d'engagement 2018 (colonne 3 = colonne 1 - colonne 2). Il | - la limite d'engagement 2018 (colonne 3 = colonne 1 - colonne 2). Il |
s'agit d'une préfiguration sur base des crédits après contrôle | s'agit d'une préfiguration sur base des crédits après contrôle |
budgétaire 2017 et de l'économie prévue en 2018. | budgétaire 2017 et de l'économie prévue en 2018. |
Les limites d'engagement peuvent être, le cas échéant, mises à jour au | Les limites d'engagement peuvent être, le cas échéant, mises à jour au |
même rythme que le monitoring de risque. | même rythme que le monitoring de risque. |
6.2. Implémentation | 6.2. Implémentation |
6.2.1. Groupe 1 : les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP | 6.2.1. Groupe 1 : les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP |
Au rythme indiqué au point 5.1, les indicateurs de base et les KPI 1a, | Au rythme indiqué au point 5.1, les indicateurs de base et les KPI 1a, |
1b, 2 et 3 sont calculés via la plate-forme Sepp sur la base des | 1b, 2 et 3 sont calculés via la plate-forme Sepp sur la base des |
données communiquées par les SPF/SPP en charge des enveloppes de | données communiquées par les SPF/SPP en charge des enveloppes de |
personnel reprises dans le groupe 1 et par les providers repris au | personnel reprises dans le groupe 1 et par les providers repris au |
point 6.3 | point 6.3 |
Les enveloppes de personnel fournissent les données suivantes : | Les enveloppes de personnel fournissent les données suivantes : |
- les OUT définitifs actualisés, | - les OUT définitifs actualisés, |
- les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE. | - les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE. |
Le SPF Affaires étrangères fournit en plus pour l'entité | Le SPF Affaires étrangères fournit en plus pour l'entité |
14.02_Personnel expatrié, les données suivantes dans un format défini | 14.02_Personnel expatrié, les données suivantes dans un format défini |
par l'équipe Sepp: | par l'équipe Sepp: |
- les réalisations mensuelles des charges de personnel non payées par | - les réalisations mensuelles des charges de personnel non payées par |
Persopoint en identifiant la part revenant au personnel des postes | Persopoint en identifiant la part revenant au personnel des postes |
diplomatiques ; | diplomatiques ; |
- la liste du personnel Experts gestion de crise par RRN et par mois ; | - la liste du personnel Experts gestion de crise par RRN et par mois ; |
- les futurs mouvements de postes diplomatiques. | - les futurs mouvements de postes diplomatiques. |
L'équipe Sepp informe préalablement à chaque monitoring, les services | L'équipe Sepp informe préalablement à chaque monitoring, les services |
du planning de la collecte et du traitement des données et du | du planning de la collecte et du traitement des données et du |
processus de consolidation des résultats du monitoring. | processus de consolidation des résultats du monitoring. |
Elle produit sur base de la plate-forme Sepp consécutivement les | Elle produit sur base de la plate-forme Sepp consécutivement les |
rapports suivants en fonction de l'état d'avancement du processus de | rapports suivants en fonction de l'état d'avancement du processus de |
consolidation : | consolidation : |
- un rapport de monitoring pour chaque enveloppe, envoyé pour | - un rapport de monitoring pour chaque enveloppe, envoyé pour |
validation au service ; | validation au service ; |
- par service, un rapport de synthèse des résultats validés, envoyé au | - par service, un rapport de synthèse des résultats validés, envoyé au |
président du SPF/SPP et à l'inspecteur des Finances accrédité auprès | président du SPF/SPP et à l'inspecteur des Finances accrédité auprès |
du service ; | du service ; |
- un rapport de synthèse global sur les résultats du monitoring du | - un rapport de synthèse global sur les résultats du monitoring du |
risque, transmis à la Task Force selon le calendrier fixé au point | risque, transmis à la Task Force selon le calendrier fixé au point |
5.2. | 5.2. |
6.2.2. Groupe 2: les organismes d'intérêt public et les autres | 6.2.2. Groupe 2: les organismes d'intérêt public et les autres |
services à dotation | services à dotation |
Au rythme indiqué au point 5.1, la DG Budget et Evaluation de la | Au rythme indiqué au point 5.1, la DG Budget et Evaluation de la |
Politique du SPF BOSA calcule les KPI 1a et 1b sur base des données | Politique du SPF BOSA calcule les KPI 1a et 1b sur base des données |
fournies par les services concernés. | fournies par les services concernés. |
Les entités transmettent à cet effet, mensuellement, au plus tard le | Les entités transmettent à cet effet, mensuellement, au plus tard le |
15ème jour du mois (M), à la DG Budget et Evaluation de la Politique, | 15ème jour du mois (M), à la DG Budget et Evaluation de la Politique, |
via le « Tableau standardisé par code économique » : | via le « Tableau standardisé par code économique » : |
- les données d'exécution du budget, et notamment du budget de | - les données d'exécution du budget, et notamment du budget de |
personnel, de l'année courante jusqu'au mois M-1, | personnel, de l'année courante jusqu'au mois M-1, |
- leur budget et notamment leur budget de personnel pour qu'il | - leur budget et notamment leur budget de personnel pour qu'il |
corresponde au budget initial voté, aux décisions prises par le | corresponde au budget initial voté, aux décisions prises par le |
Conseil des Ministres après le contrôle budgétaire ou dans le cadre | Conseil des Ministres après le contrôle budgétaire ou dans le cadre |
d'ajustements spécifiques. | d'ajustements spécifiques. |
La DG Budget et Evaluation de la Politique communique les résultats | La DG Budget et Evaluation de la Politique communique les résultats |
des KPI 1a et 1b à chaque service et à l'inspecteur des Finances, au | des KPI 1a et 1b à chaque service et à l'inspecteur des Finances, au |
commissaire du gouvernement ou au délégué du Ministère du budget | commissaire du gouvernement ou au délégué du Ministère du budget |
accrédité auprès du service concerné. | accrédité auprès du service concerné. |
Elle transmet un rapport de synthèse global sur les résultats du | Elle transmet un rapport de synthèse global sur les résultats du |
monitoring du risque à la Task Force selon le calendrier fixé au point | monitoring du risque à la Task Force selon le calendrier fixé au point |
5.2. | 5.2. |
6.2.3. Groupe 3 : les Institutions publiques de sécurité sociale | 6.2.3. Groupe 3 : les Institutions publiques de sécurité sociale |
Les Institutions publiques de sécurité sociale ont développées en 2016 | Les Institutions publiques de sécurité sociale ont développées en 2016 |
une méthodologie propre, inspirée des principes de la méthodologie | une méthodologie propre, inspirée des principes de la méthodologie |
Sepp. | Sepp. |
Préalablement au monitoring elles définissent, en concertation avec | Préalablement au monitoring elles définissent, en concertation avec |
les commissaires du gouvernement du budget concernés, un modèle de | les commissaires du gouvernement du budget concernés, un modèle de |
rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et | rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et |
les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces | les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces |
rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes | rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes |
reprises dans le groupe 3. | reprises dans le groupe 3. |
Au rythme indiqué au point 5.1, chaque institution évalue sur base de | Au rythme indiqué au point 5.1, chaque institution évalue sur base de |
la méthodologie des IPSS, le risque de dépassement des crédits de | la méthodologie des IPSS, le risque de dépassement des crédits de |
personnel pour son enveloppe et soumet son rapport pour validation au | personnel pour son enveloppe et soumet son rapport pour validation au |
commissaire du gouvernement du budget accrédité auprès de | commissaire du gouvernement du budget accrédité auprès de |
l'institution. | l'institution. |
Le Collège des institutions publiques de sécurité sociale transmet à | Le Collège des institutions publiques de sécurité sociale transmet à |
la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2., un rapport de | la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2., un rapport de |
synthèse global qui intègre les résultats du monitoring du risque de | synthèse global qui intègre les résultats du monitoring du risque de |
toutes les institutions. | toutes les institutions. |
6.2.4. Groupe 4 : la Police fédérale | 6.2.4. Groupe 4 : la Police fédérale |
La Police fédérale a développé en 2016 une méthodologie propre, | La Police fédérale a développé en 2016 une méthodologie propre, |
inspirée des principes de la méthodologie Sepp. | inspirée des principes de la méthodologie Sepp. |
Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec | Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec |
l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de | l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de |
rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et | rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et |
les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces | les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces |
rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de | rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de |
la Police fédérale reprises dans le groupe 4. | la Police fédérale reprises dans le groupe 4. |
Au rythme indiqué au point 5.1, la Police fédérale évalue sur base de | Au rythme indiqué au point 5.1, la Police fédérale évalue sur base de |
sa méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel | sa méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel |
pour chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation | pour chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation |
à l'inspecteur des Finances. | à l'inspecteur des Finances. |
Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, | Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, |
un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring | un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring |
du risque de toutes ses enveloppes. | du risque de toutes ses enveloppes. |
6.2.5. Groupe 5 : la Défense | 6.2.5. Groupe 5 : la Défense |
La Défense a développé en 2016 une méthodologie propre, inspirée des | La Défense a développé en 2016 une méthodologie propre, inspirée des |
principes de la méthodologie Sepp. | principes de la méthodologie Sepp. |
Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec | Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec |
l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de | l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de |
rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et | rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et |
les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces | les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces |
rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de | rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de |
la Défense reprises au groupe 5. | la Défense reprises au groupe 5. |
Au rythme indiqué au point 5.1, la Défense évalue sur base de sa | Au rythme indiqué au point 5.1, la Défense évalue sur base de sa |
méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel pour | méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel pour |
chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation à | chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation à |
l'inspecteur des Finances. | l'inspecteur des Finances. |
Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, | Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, |
un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring | un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring |
du risque de toutes ses enveloppes. | du risque de toutes ses enveloppes. |
6.2.6. La marge de décision dans une enveloppe de personnel utilisé | 6.2.6. La marge de décision dans une enveloppe de personnel utilisé |
comme mécanisme de gestion | comme mécanisme de gestion |
Les services appartenant au groupe 1 utilisent leur enveloppe de | Les services appartenant au groupe 1 utilisent leur enveloppe de |
personnel comme mécanisme de gestion. Ils peuvent ainsi disposer d'une | personnel comme mécanisme de gestion. Ils peuvent ainsi disposer d'une |
marge décisionnelle pour : | marge décisionnelle pour : |
- des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont | - des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont |
l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la | l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la |
marge structurelle T+1 ; | marge structurelle T+1 ; |
- et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions | - et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions |
dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir | dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir |
être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash | être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash |
flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice | flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice |
en cours et l'exercice suivant. | en cours et l'exercice suivant. |
Pour évaluer la marge décisionnelle potentielle, le service suit les | Pour évaluer la marge décisionnelle potentielle, le service suit les |
étapes suivantes : | étapes suivantes : |
- il calcule un KPI 4 en vue de pouvoir évaluer les marges | - il calcule un KPI 4 en vue de pouvoir évaluer les marges |
disponibles. A cet effet il prend le résultat KPI 3 du dernier | disponibles. A cet effet il prend le résultat KPI 3 du dernier |
monitoring du risque, qu'il corrige et adapte, le cas échéant, en | monitoring du risque, qu'il corrige et adapte, le cas échéant, en |
fonction des paramètres de gestion propres et auquel il ajoute | fonction des paramètres de gestion propres et auquel il ajoute |
l'impact des décisions déjà approuvées par l'inspecteur des Finances. | l'impact des décisions déjà approuvées par l'inspecteur des Finances. |
Si la marge KPI 4 est positive de nouvelles initiatives peuvent être | Si la marge KPI 4 est positive de nouvelles initiatives peuvent être |
prises ; | prises ; |
- il identifie les nouvelles décisions structurelles qu'il souhaite | - il identifie les nouvelles décisions structurelles qu'il souhaite |
prévoir et vérifie si elles sont compatibles avec la vision | prévoir et vérifie si elles sont compatibles avec la vision |
stratégique exprimée dans le plan de personnel approuvé. Pour estimer | stratégique exprimée dans le plan de personnel approuvé. Pour estimer |
l'impact de ces décisions l'équipe Sepp met à disposition un catalogue | l'impact de ces décisions l'équipe Sepp met à disposition un catalogue |
de coûts qui prend en compte les coûts standards indexés pour la | de coûts qui prend en compte les coûts standards indexés pour la |
carrière fédérale et quelques carrières spécifiques ; | carrière fédérale et quelques carrières spécifiques ; |
- il calcule un KPI 5 en vue d'évaluer la faisabilité des nouvelles | - il calcule un KPI 5 en vue d'évaluer la faisabilité des nouvelles |
décisions prévues. A cet effet il intègre l'impact de ces décisions | décisions prévues. A cet effet il intègre l'impact de ces décisions |
dans la marge KPI 4 ; | dans la marge KPI 4 ; |
- il soumet le rapport final KPI 5 à l'avis de l'inspecteur des | - il soumet le rapport final KPI 5 à l'avis de l'inspecteur des |
Finances; | Finances; |
- pour permettre un suivi transparent, il communique via un formulaire | - pour permettre un suivi transparent, il communique via un formulaire |
standard que l'équipe Sepp met à disposition, toutes les décisions de | standard que l'équipe Sepp met à disposition, toutes les décisions de |
recrutements structurels, de promotions et d'accessions approuvées par | recrutements structurels, de promotions et d'accessions approuvées par |
l'inspecteur des Finances à la Task Force via l'adresse | l'inspecteur des Finances à la Task Force via l'adresse |
tf_pers_monitoring@p-o.belgium.be. L'équipe SEPP attribuera un ID | tf_pers_monitoring@p-o.belgium.be. L'équipe SEPP attribuera un ID |
unique à chaque décision de manière à faciliter le suivi de leur | unique à chaque décision de manière à faciliter le suivi de leur |
exécution ; | exécution ; |
- il exécute les décisions approuvées ; | - il exécute les décisions approuvées ; |
- le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. | - le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. |
les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) | les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) |
il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de | il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de |
l'inspecteur des Finances ; | l'inspecteur des Finances ; |
- une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en | - une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en |
oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été | oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été |
soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances; | soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances; |
- à défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, un | - à défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, un |
recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique | recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique |
et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le | et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le |
recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception | recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception |
du recours. | du recours. |
6.3. Obligations des providers de données | 6.3. Obligations des providers de données |
Les providers mentionnés ci-après fournissent à l'équipe Sepp les | Les providers mentionnés ci-après fournissent à l'équipe Sepp les |
données demandées en respectant le timing précisé : | données demandées en respectant le timing précisé : |
La DG Budget et Evaluation de la politique fournit et valide les | La DG Budget et Evaluation de la politique fournit et valide les |
moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice et après | moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice et après |
chaque ajustement budgétaire. | chaque ajustement budgétaire. |
La DG Comptable fédéral et Procurement fournit deux fois par mois, au | La DG Comptable fédéral et Procurement fournit deux fois par mois, au |
plus tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le | plus tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le |
15e jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB | 15e jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB |
12.XX.48, AB 12.XX.99 : | 12.XX.48, AB 12.XX.99 : |
- La consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL ; | - La consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL ; |
- Le crédit de liquidation par AB, année ; | - Le crédit de liquidation par AB, année ; |
- Le crédit d'engagement par AB, année ; | - Le crédit d'engagement par AB, année ; |
- La consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. | - La consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. |
La DG Secrétariat social PersoPoint fournit au plus tard le dernier | La DG Secrétariat social PersoPoint fournit au plus tard le dernier |
jour de chaque mois les données analytiques de paie via les fichiers | jour de chaque mois les données analytiques de paie via les fichiers |
Strpay et WTIMP. | Strpay et WTIMP. |
7. Mesure de gel | 7. Mesure de gel |
Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après | Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après |
avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement, du | avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement, du |
commissaire du gouvernement du budget ou du délégué du ministre du | commissaire du gouvernement du budget ou du délégué du ministre du |
Budget concerné, proposer au Conseil des Ministres un gel de toute | Budget concerné, proposer au Conseil des Ministres un gel de toute |
décision RH, à toutes les entités qui auraient dépassé le périmètre | décision RH, à toutes les entités qui auraient dépassé le périmètre |
budgétaire alloué et/ou dans le cas d'une gestion insuffisante du | budgétaire alloué et/ou dans le cas d'une gestion insuffisante du |
risque par le service. | risque par le service. |
8. Abrogation de circulaires | 8. Abrogation de circulaires |
Les circulaires suivantes sont abrogées: | Les circulaires suivantes sont abrogées: |
- la circulaire n° 650 du 15 décembre 2015. - Information relative au | - la circulaire n° 650 du 15 décembre 2015. - Information relative au |
monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel | monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel |
en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017 ; | en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017 ; |
- la circulaire n° 650bis du 20 juillet 2016 - Modification de la | - la circulaire n° 650bis du 20 juillet 2016 - Modification de la |
circulaire n° 650 du 15 décembre 2015. - Information relative au | circulaire n° 650 du 15 décembre 2015. - Information relative au |
monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel | monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel |
en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017. | en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017. |
La Ministre du Budget, | La Ministre du Budget, |
S. WILMES | S. WILMES |
Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction Publique, | Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction Publique, |
S. VANDEPUT | S. VANDEPUT |
Pour la consultation du tableau, voir image | Pour la consultation du tableau, voir image |