Etaamb.openjustice.be
Vue multilingue de Circulaire du 10/07/2017
← Retour vers "Circulaire n° 659. - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2017 et 2018 et aux enveloppes de personnel 2017 et 2018 "
Circulaire n° 659. - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2017 et 2018 et aux enveloppes de personnel 2017 et 2018 Circulaire n° 659. - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2017 et 2018 et aux enveloppes de personnel 2017 et 2018
SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI
10 JUILLET 2017. - Circulaire n° 659. - Information relative au 10 JUILLET 2017. - Circulaire n° 659. - Information relative au
monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel
en 2017 et 2018 et aux enveloppes de personnel 2017 et 2018 en 2017 et 2018 et aux enveloppes de personnel 2017 et 2018
Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de
programmation, aux organismes d'intérêt public et organismes programmation, aux organismes d'intérêt public et organismes
assimilés, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps assimilés, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps
spéciaux. spéciaux.
Madame la Ministre, Madame la Ministre,
Monsieur le Ministre, Monsieur le Ministre,
Madame la Secrétaire d'Etat, Madame la Secrétaire d'Etat,
Monsieur le Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat,
Madame la Présidente, Madame la Présidente,
Monsieur le Président, Monsieur le Président,
Madame l'Administratrice générale, Madame l'Administratrice générale,
Monsieur l'Administrateur général, Monsieur l'Administrateur général,
1. Contexte 1. Contexte
Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des
ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie
linéaire sur les crédits de personnel de 4% en 2015 et de 2% chaque linéaire sur les crédits de personnel de 4% en 2015 et de 2% chaque
année de 2016 à 2019. année de 2016 à 2019.
Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&Cg, Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&Cg,
intégrés depuis le 1er mars 2017 au nouvel SPF BOSA, d'organiser un intégrés depuis le 1er mars 2017 au nouvel SPF BOSA, d'organiser un
monitoring obligatoire pour toute la fonction publique fédérale (y monitoring obligatoire pour toute la fonction publique fédérale (y
compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS). compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS).
Initialisé en 2015, le monitoring du risque fédéral entre dans sa Initialisé en 2015, le monitoring du risque fédéral entre dans sa
troisième année en 2017. Il s'agit d'une année importante puisqu'à troisième année en 2017. Il s'agit d'une année importante puisqu'à
partir de janvier 2017, le système de bonification des nouvelles partir de janvier 2017, le système de bonification des nouvelles
carrières, appelé kanteling, entre pleinement en vigueur et cela carrières, appelé kanteling, entre pleinement en vigueur et cela
nécessite des ajustements méthodologiques et techniques importants. nécessite des ajustements méthodologiques et techniques importants.
Afin d'optimiser cette transition et de ne pas compromettre les acquis Afin d'optimiser cette transition et de ne pas compromettre les acquis
du monitoring à ce jour, un monitoring ad hoc pour 2017 s'impose. du monitoring à ce jour, un monitoring ad hoc pour 2017 s'impose.
D'autre part, en 2017 expirent également les mesures transitoires pour D'autre part, en 2017 expirent également les mesures transitoires pour
les services utilisant leur propre système d'évaluation, notamment les les services utilisant leur propre système d'évaluation, notamment les
institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale et la institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale et la
Défense. Ils ont chacun durant l'année écoulée, développé une Défense. Ils ont chacun durant l'année écoulée, développé une
méthodologie spécifique pour calculer les KPI, inspirée de la méthodologie spécifique pour calculer les KPI, inspirée de la
méthodologie Sepp, leur permettant ainsi d'évaluer le risque de méthodologie Sepp, leur permettant ainsi d'évaluer le risque de
dépassement des crédits de personnel de manière récurrente à partir de dépassement des crédits de personnel de manière récurrente à partir de
2017. 2017.
Partant de ces observations, la présente circulaire donne des Partant de ces observations, la présente circulaire donne des
informations relatives au monitoring du risque de dépassement des informations relatives au monitoring du risque de dépassement des
crédits de personnel en 2017 et 2018 et fixe les enveloppes crédits de personnel en 2017 et 2018 et fixe les enveloppes
budgétaires de personnel 2017 et leur préfiguration pour 2018. budgétaires de personnel 2017 et leur préfiguration pour 2018.
Les principes établis dans la circulaire n° 650 sont maintenus et Les principes établis dans la circulaire n° 650 sont maintenus et
repris dans la présente circulaire. Ils sont complétés par les mesures repris dans la présente circulaire. Ils sont complétés par les mesures
spécifiques suivantes: spécifiques suivantes:
- le monitoring du risque est organisé deux fois en 2017, à savoir une - le monitoring du risque est organisé deux fois en 2017, à savoir une
première fois sur la base des données de mai et une deuxième fois sur première fois sur la base des données de mai et une deuxième fois sur
la base des données de décembre. Le monitoring de décembre comprend la base des données de décembre. Le monitoring de décembre comprend
également un rapport sur les réalisations en 2017; également un rapport sur les réalisations en 2017;
- les entités soumises au monitoring sont regroupées dans de nouveaux - les entités soumises au monitoring sont regroupées dans de nouveaux
groupes en fonction de l'instance qui produit le rapport de monitoring groupes en fonction de l'instance qui produit le rapport de monitoring
; ;
- pour les enveloppes de personnel des SPF et SPP les KPI sont - pour les enveloppes de personnel des SPF et SPP les KPI sont
calculés, comme c'était le cas jusqu'à présent, à partir de la calculés, comme c'était le cas jusqu'à présent, à partir de la
plate-forme Sepp. Il s'agit des enveloppes dépenses primaires (crédits plate-forme Sepp. Il s'agit des enveloppes dépenses primaires (crédits
sur les BA 11xx03 et 11xx04) pour lesquelles la plate-forme Sepp sur les BA 11xx03 et 11xx04) pour lesquelles la plate-forme Sepp
dispose des données de paie complètes via Fedcom et Persopoint ; dispose des données de paie complètes via Fedcom et Persopoint ;
- pour les organismes d'intérêt public et les autres services à - pour les organismes d'intérêt public et les autres services à
dotation les KPI 1a et 1b sont calculés par la DG Budget et Evaluation dotation les KPI 1a et 1b sont calculés par la DG Budget et Evaluation
de la Politique du SPF BOSA; de la Politique du SPF BOSA;
- les institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale - les institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale
et la Défense sont elles-mêmes responsables de la production du et la Défense sont elles-mêmes responsables de la production du
rapport de monitoring du risque; rapport de monitoring du risque;
- la Task Force reçoit et coordonne les différents rapports de - la Task Force reçoit et coordonne les différents rapports de
monitoring et assure leur envoi aux instances concernées. monitoring et assure leur envoi aux instances concernées.
2. Task Force Monitoring de personnel 2. Task Force Monitoring de personnel
Une Task Force Monitoring de personnel est établie auprès du SPF BOSA, Une Task Force Monitoring de personnel est établie auprès du SPF BOSA,
dans laquelle siègent des représentants du Ministre de la Fonction dans laquelle siègent des représentants du Ministre de la Fonction
publique, du Ministre du Budget et du SPF BOSA. publique, du Ministre du Budget et du SPF BOSA.
Cette Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des Cette Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des
crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la
matière. matière.
Elle reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring du Elle reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring du
risque et les communique pour information aux instances suivantes: risque et les communique pour information aux instances suivantes:
- le Conseil des Ministres ; - le Conseil des Ministres ;
- le Collège des présidents des services publics fédéraux et de - le Collège des présidents des services publics fédéraux et de
programmation ; programmation ;
- le Collège des institutions publiques de sécurité sociale; - le Collège des institutions publiques de sécurité sociale;
- le Collège étendu des organismes d'intérêt public ; - le Collège étendu des organismes d'intérêt public ;
- le Chef de Corps de l'Inspection des Finances ; - le Chef de Corps de l'Inspection des Finances ;
- la Commissaire générale de la Police fédérale ; - la Commissaire générale de la Police fédérale ;
- le Chef de la Défense. - le Chef de la Défense.
3. Principes de base d'une analyse du risque 3. Principes de base d'une analyse du risque
- Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est - Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est
un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale.
- La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut - La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut
demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base
desquelles le risque est calculé. desquelles le risque est calculé.
- Chaque entité est tenue d'évaluer le risque, selon un rythme fixé, - Chaque entité est tenue d'évaluer le risque, selon un rythme fixé,
conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges. conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges.
L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence indiqués. L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence indiqués.
- La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données - La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données
de paie individuelles, éventuellement agrégées, et sur la détection de paie individuelles, éventuellement agrégées, et sur la détection
des événements connus ou prévus qui modifient la situation des événements connus ou prévus qui modifient la situation
individuelle d'un paiement. individuelle d'un paiement.
- Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est - Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est
strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de
chaque décision générant un impact structurel sur les frais de chaque décision générant un impact structurel sur les frais de
personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat.
- L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement, le - L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement, le
commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre
du Budget vérifie le risque évalué par le service avant de remettre un du Budget vérifie le risque évalué par le service avant de remettre un
avis. avis.
- Toute mesure RH doit s'inscrire dans les limites du plan de - Toute mesure RH doit s'inscrire dans les limites du plan de
personnel, qui doit toujours être approuvé par l'Autorité compétente. personnel, qui doit toujours être approuvé par l'Autorité compétente.
C'est au moment de chaque mise en oeuvre du plan de personnel qu'a C'est au moment de chaque mise en oeuvre du plan de personnel qu'a
lieu l'examen de la disponibilité de moyens budgétaires suffisants. Il lieu l'examen de la disponibilité de moyens budgétaires suffisants. Il
n'est donc pas nécessaire d'élaborer un plan de personnel chaque année n'est donc pas nécessaire d'élaborer un plan de personnel chaque année
mais seulement lorsqu'on envisage des mesures non prévues dans le mais seulement lorsqu'on envisage des mesures non prévues dans le
dernier plan approuvé. dernier plan approuvé.
4. KPI pour l'analyse du risque 4. KPI pour l'analyse du risque
Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base
et KPI suivants : et KPI suivants :
Indicateurs de base : Indicateurs de base :
- le nombre d'ETP par mois ; - le nombre d'ETP par mois ;
- l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois ; - l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois ;
- le nombre de départs définitifs sur 12 mois ; - le nombre de départs définitifs sur 12 mois ;
- l'évaluation de l'économie structurelle générée par les départs - l'évaluation de l'économie structurelle générée par les départs
définitifs. définitifs.
KPI 1a : exprime le rapport entre les charges totales réalisées des 12 KPI 1a : exprime le rapport entre les charges totales réalisées des 12
derniers mois et le budget. derniers mois et le budget.
KPI 1b : exprime le rapport entre les charges totales calculées de KPI 1b : exprime le rapport entre les charges totales calculées de
l'année en cours et le budget. l'année en cours et le budget.
KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget. KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget.
KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris
l'impact des événements irréversibles, et le budget. l'impact des événements irréversibles, et le budget.
Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures. Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures.
L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI.
Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge
pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel. pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel.
KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les
décisions opérationnelles. décisions opérationnelles.
KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises
dans la marge décisionnelle disponible. dans la marge décisionnelle disponible.
La méthode de calcul est précisée dans les circulaires 644 et 644bis La méthode de calcul est précisée dans les circulaires 644 et 644bis
qui définissent également les concepts de base. qui définissent également les concepts de base.
5. Rythme et timing du monitoring du risque en 2017 5. Rythme et timing du monitoring du risque en 2017
5.1. Rythme du monitoring 5.1. Rythme du monitoring
Sur base des données de paiements de 2017, le risque de dépassement Sur base des données de paiements de 2017, le risque de dépassement
des crédits de personnel est évalué deux fois, à savoir : des crédits de personnel est évalué deux fois, à savoir :
- une première fois sur la base des données de mai 2017 évaluant le - une première fois sur la base des données de mai 2017 évaluant le
risque pour T et T + 1 risque pour T et T + 1
- une seconde fois sur la base des données de décembre 2017 où le - une seconde fois sur la base des données de décembre 2017 où le
risque est évalué pour T + 1 sur la base du budget initial 2018. risque est évalué pour T + 1 sur la base du budget initial 2018.
L'année est clôturée avec un rapport sur les réalisations en 2017. L'année est clôturée avec un rapport sur les réalisations en 2017.
5.2. Timing du rapportage 5.2. Timing du rapportage
La Task Force Monitoring de personnel consolide les rapports de La Task Force Monitoring de personnel consolide les rapports de
monitoring du risque aux dates suivantes: monitoring du risque aux dates suivantes:
- pour le rapport sur la base des données de mai 2017, le 28 juillet - pour le rapport sur la base des données de mai 2017, le 28 juillet
2017, 2017,
- pour le rapport sur la base des données de décembre 2017, y compris - pour le rapport sur la base des données de décembre 2017, y compris
le rapport sur les réalisations, le 15 mars 2018. le rapport sur les réalisations, le 15 mars 2018.
En vue de permettre à la Task Force de respecter ce calendrier, chaque En vue de permettre à la Task Force de respecter ce calendrier, chaque
groupe défini dans le champ d'application envoie son rapport de groupe défini dans le champ d'application envoie son rapport de
monitoring du risque à la Task Force, au plus tard le : monitoring du risque à la Task Force, au plus tard le :
- 7 juillet 2017 pour le monitoring de mai 2017 pour tous les groupes - 7 juillet 2017 pour le monitoring de mai 2017 pour tous les groupes
sauf le groupe des IPSS et le 21 juillet 2017 pour le groupe 3 IPSS, sauf le groupe des IPSS et le 21 juillet 2017 pour le groupe 3 IPSS,
- 8 mars 2018 pour le monitoring de décembre 2017, y compris le - 8 mars 2018 pour le monitoring de décembre 2017, y compris le
rapport de réalisations. rapport de réalisations.
6. Champ d'application et implémentation en 2017 6. Champ d'application et implémentation en 2017
6.1. Champ d'application 6.1. Champ d'application
Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du
monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe
avec leur enveloppe budgétaire de personnel. avec leur enveloppe budgétaire de personnel.
L'intérêt d'une enveloppe de personnel est double : L'intérêt d'une enveloppe de personnel est double :
- il s'agit d'un périmètre budgétaire à l'intérieur duquel les crédits - il s'agit d'un périmètre budgétaire à l'intérieur duquel les crédits
et les charges correspondantes d'une entité fonctionnelle et homogène et les charges correspondantes d'une entité fonctionnelle et homogène
sont connus sans ambiguïté et peuvent être suivis. Les enveloppes sont connus sans ambiguïté et peuvent être suivis. Les enveloppes
renseignées dans le tableau en annexe doivent être comprises dans ce renseignées dans le tableau en annexe doivent être comprises dans ce
sens ; sens ;
- il s'agit également d'un mécanisme de gestion qui permet au - il s'agit également d'un mécanisme de gestion qui permet au
management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible
dans le périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de dans le périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de
transparence et de responsabilité. transparence et de responsabilité.
La répartition des entités en groupes est la suivante : La répartition des entités en groupes est la suivante :
1. les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP 1. les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP
2. les organismes d'intérêt public et les autres services à dotation 2. les organismes d'intérêt public et les autres services à dotation
3. les institutions publiques de sécurité sociale 3. les institutions publiques de sécurité sociale
4. la Police fédérale 4. la Police fédérale
5. la Défense. 5. la Défense.
Le tableau donne, par entité : Le tableau donne, par entité :
- le code de l'entité - le code de l'entité
- la dénomination de l'entité - la dénomination de l'entité
- les crédits après contrôle budgétaire 2017 (colonne1). Il s'agit de - les crédits après contrôle budgétaire 2017 (colonne1). Il s'agit de
la limite d'engagement 2017. la limite d'engagement 2017.
- l'économie 2018 de 2% (colonne 2) - l'économie 2018 de 2% (colonne 2)
- la limite d'engagement 2018 (colonne 3 = colonne 1 - colonne 2). Il - la limite d'engagement 2018 (colonne 3 = colonne 1 - colonne 2). Il
s'agit d'une préfiguration sur base des crédits après contrôle s'agit d'une préfiguration sur base des crédits après contrôle
budgétaire 2017 et de l'économie prévue en 2018. budgétaire 2017 et de l'économie prévue en 2018.
Les limites d'engagement peuvent être, le cas échéant, mises à jour au Les limites d'engagement peuvent être, le cas échéant, mises à jour au
même rythme que le monitoring de risque. même rythme que le monitoring de risque.
6.2. Implémentation 6.2. Implémentation
6.2.1. Groupe 1 : les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP 6.2.1. Groupe 1 : les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP
Au rythme indiqué au point 5.1, les indicateurs de base et les KPI 1a, Au rythme indiqué au point 5.1, les indicateurs de base et les KPI 1a,
1b, 2 et 3 sont calculés via la plate-forme Sepp sur la base des 1b, 2 et 3 sont calculés via la plate-forme Sepp sur la base des
données communiquées par les SPF/SPP en charge des enveloppes de données communiquées par les SPF/SPP en charge des enveloppes de
personnel reprises dans le groupe 1 et par les providers repris au personnel reprises dans le groupe 1 et par les providers repris au
point 6.3 point 6.3
Les enveloppes de personnel fournissent les données suivantes : Les enveloppes de personnel fournissent les données suivantes :
- les OUT définitifs actualisés, - les OUT définitifs actualisés,
- les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE. - les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE.
Le SPF Affaires étrangères fournit en plus pour l'entité Le SPF Affaires étrangères fournit en plus pour l'entité
14.02_Personnel expatrié, les données suivantes dans un format défini 14.02_Personnel expatrié, les données suivantes dans un format défini
par l'équipe Sepp: par l'équipe Sepp:
- les réalisations mensuelles des charges de personnel non payées par - les réalisations mensuelles des charges de personnel non payées par
Persopoint en identifiant la part revenant au personnel des postes Persopoint en identifiant la part revenant au personnel des postes
diplomatiques ; diplomatiques ;
- la liste du personnel Experts gestion de crise par RRN et par mois ; - la liste du personnel Experts gestion de crise par RRN et par mois ;
- les futurs mouvements de postes diplomatiques. - les futurs mouvements de postes diplomatiques.
L'équipe Sepp informe préalablement à chaque monitoring, les services L'équipe Sepp informe préalablement à chaque monitoring, les services
du planning de la collecte et du traitement des données et du du planning de la collecte et du traitement des données et du
processus de consolidation des résultats du monitoring. processus de consolidation des résultats du monitoring.
Elle produit sur base de la plate-forme Sepp consécutivement les Elle produit sur base de la plate-forme Sepp consécutivement les
rapports suivants en fonction de l'état d'avancement du processus de rapports suivants en fonction de l'état d'avancement du processus de
consolidation : consolidation :
- un rapport de monitoring pour chaque enveloppe, envoyé pour - un rapport de monitoring pour chaque enveloppe, envoyé pour
validation au service ; validation au service ;
- par service, un rapport de synthèse des résultats validés, envoyé au - par service, un rapport de synthèse des résultats validés, envoyé au
président du SPF/SPP et à l'inspecteur des Finances accrédité auprès président du SPF/SPP et à l'inspecteur des Finances accrédité auprès
du service ; du service ;
- un rapport de synthèse global sur les résultats du monitoring du - un rapport de synthèse global sur les résultats du monitoring du
risque, transmis à la Task Force selon le calendrier fixé au point risque, transmis à la Task Force selon le calendrier fixé au point
5.2. 5.2.
6.2.2. Groupe 2: les organismes d'intérêt public et les autres 6.2.2. Groupe 2: les organismes d'intérêt public et les autres
services à dotation services à dotation
Au rythme indiqué au point 5.1, la DG Budget et Evaluation de la Au rythme indiqué au point 5.1, la DG Budget et Evaluation de la
Politique du SPF BOSA calcule les KPI 1a et 1b sur base des données Politique du SPF BOSA calcule les KPI 1a et 1b sur base des données
fournies par les services concernés. fournies par les services concernés.
Les entités transmettent à cet effet, mensuellement, au plus tard le Les entités transmettent à cet effet, mensuellement, au plus tard le
15ème jour du mois (M), à la DG Budget et Evaluation de la Politique, 15ème jour du mois (M), à la DG Budget et Evaluation de la Politique,
via le « Tableau standardisé par code économique » : via le « Tableau standardisé par code économique » :
- les données d'exécution du budget, et notamment du budget de - les données d'exécution du budget, et notamment du budget de
personnel, de l'année courante jusqu'au mois M-1, personnel, de l'année courante jusqu'au mois M-1,
- leur budget et notamment leur budget de personnel pour qu'il - leur budget et notamment leur budget de personnel pour qu'il
corresponde au budget initial voté, aux décisions prises par le corresponde au budget initial voté, aux décisions prises par le
Conseil des Ministres après le contrôle budgétaire ou dans le cadre Conseil des Ministres après le contrôle budgétaire ou dans le cadre
d'ajustements spécifiques. d'ajustements spécifiques.
La DG Budget et Evaluation de la Politique communique les résultats La DG Budget et Evaluation de la Politique communique les résultats
des KPI 1a et 1b à chaque service et à l'inspecteur des Finances, au des KPI 1a et 1b à chaque service et à l'inspecteur des Finances, au
commissaire du gouvernement ou au délégué du Ministère du budget commissaire du gouvernement ou au délégué du Ministère du budget
accrédité auprès du service concerné. accrédité auprès du service concerné.
Elle transmet un rapport de synthèse global sur les résultats du Elle transmet un rapport de synthèse global sur les résultats du
monitoring du risque à la Task Force selon le calendrier fixé au point monitoring du risque à la Task Force selon le calendrier fixé au point
5.2. 5.2.
6.2.3. Groupe 3 : les Institutions publiques de sécurité sociale 6.2.3. Groupe 3 : les Institutions publiques de sécurité sociale
Les Institutions publiques de sécurité sociale ont développées en 2016 Les Institutions publiques de sécurité sociale ont développées en 2016
une méthodologie propre, inspirée des principes de la méthodologie une méthodologie propre, inspirée des principes de la méthodologie
Sepp. Sepp.
Préalablement au monitoring elles définissent, en concertation avec Préalablement au monitoring elles définissent, en concertation avec
les commissaires du gouvernement du budget concernés, un modèle de les commissaires du gouvernement du budget concernés, un modèle de
rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et
les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces
rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes
reprises dans le groupe 3. reprises dans le groupe 3.
Au rythme indiqué au point 5.1, chaque institution évalue sur base de Au rythme indiqué au point 5.1, chaque institution évalue sur base de
la méthodologie des IPSS, le risque de dépassement des crédits de la méthodologie des IPSS, le risque de dépassement des crédits de
personnel pour son enveloppe et soumet son rapport pour validation au personnel pour son enveloppe et soumet son rapport pour validation au
commissaire du gouvernement du budget accrédité auprès de commissaire du gouvernement du budget accrédité auprès de
l'institution. l'institution.
Le Collège des institutions publiques de sécurité sociale transmet à Le Collège des institutions publiques de sécurité sociale transmet à
la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2., un rapport de la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2., un rapport de
synthèse global qui intègre les résultats du monitoring du risque de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring du risque de
toutes les institutions. toutes les institutions.
6.2.4. Groupe 4 : la Police fédérale 6.2.4. Groupe 4 : la Police fédérale
La Police fédérale a développé en 2016 une méthodologie propre, La Police fédérale a développé en 2016 une méthodologie propre,
inspirée des principes de la méthodologie Sepp. inspirée des principes de la méthodologie Sepp.
Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec
l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de
rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et
les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces
rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de
la Police fédérale reprises dans le groupe 4. la Police fédérale reprises dans le groupe 4.
Au rythme indiqué au point 5.1, la Police fédérale évalue sur base de Au rythme indiqué au point 5.1, la Police fédérale évalue sur base de
sa méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel sa méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel
pour chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation pour chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation
à l'inspecteur des Finances. à l'inspecteur des Finances.
Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2,
un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring
du risque de toutes ses enveloppes. du risque de toutes ses enveloppes.
6.2.5. Groupe 5 : la Défense 6.2.5. Groupe 5 : la Défense
La Défense a développé en 2016 une méthodologie propre, inspirée des La Défense a développé en 2016 une méthodologie propre, inspirée des
principes de la méthodologie Sepp. principes de la méthodologie Sepp.
Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec
l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de
rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et
les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces
rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de
la Défense reprises au groupe 5. la Défense reprises au groupe 5.
Au rythme indiqué au point 5.1, la Défense évalue sur base de sa Au rythme indiqué au point 5.1, la Défense évalue sur base de sa
méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel pour méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel pour
chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation à chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation à
l'inspecteur des Finances. l'inspecteur des Finances.
Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2,
un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring
du risque de toutes ses enveloppes. du risque de toutes ses enveloppes.
6.2.6. La marge de décision dans une enveloppe de personnel utilisé 6.2.6. La marge de décision dans une enveloppe de personnel utilisé
comme mécanisme de gestion comme mécanisme de gestion
Les services appartenant au groupe 1 utilisent leur enveloppe de Les services appartenant au groupe 1 utilisent leur enveloppe de
personnel comme mécanisme de gestion. Ils peuvent ainsi disposer d'une personnel comme mécanisme de gestion. Ils peuvent ainsi disposer d'une
marge décisionnelle pour : marge décisionnelle pour :
- des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont - des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont
l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la
marge structurelle T+1 ; marge structurelle T+1 ;
- et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions - et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions
dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir
être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash
flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice
en cours et l'exercice suivant. en cours et l'exercice suivant.
Pour évaluer la marge décisionnelle potentielle, le service suit les Pour évaluer la marge décisionnelle potentielle, le service suit les
étapes suivantes : étapes suivantes :
- il calcule un KPI 4 en vue de pouvoir évaluer les marges - il calcule un KPI 4 en vue de pouvoir évaluer les marges
disponibles. A cet effet il prend le résultat KPI 3 du dernier disponibles. A cet effet il prend le résultat KPI 3 du dernier
monitoring du risque, qu'il corrige et adapte, le cas échéant, en monitoring du risque, qu'il corrige et adapte, le cas échéant, en
fonction des paramètres de gestion propres et auquel il ajoute fonction des paramètres de gestion propres et auquel il ajoute
l'impact des décisions déjà approuvées par l'inspecteur des Finances. l'impact des décisions déjà approuvées par l'inspecteur des Finances.
Si la marge KPI 4 est positive de nouvelles initiatives peuvent être Si la marge KPI 4 est positive de nouvelles initiatives peuvent être
prises ; prises ;
- il identifie les nouvelles décisions structurelles qu'il souhaite - il identifie les nouvelles décisions structurelles qu'il souhaite
prévoir et vérifie si elles sont compatibles avec la vision prévoir et vérifie si elles sont compatibles avec la vision
stratégique exprimée dans le plan de personnel approuvé. Pour estimer stratégique exprimée dans le plan de personnel approuvé. Pour estimer
l'impact de ces décisions l'équipe Sepp met à disposition un catalogue l'impact de ces décisions l'équipe Sepp met à disposition un catalogue
de coûts qui prend en compte les coûts standards indexés pour la de coûts qui prend en compte les coûts standards indexés pour la
carrière fédérale et quelques carrières spécifiques ; carrière fédérale et quelques carrières spécifiques ;
- il calcule un KPI 5 en vue d'évaluer la faisabilité des nouvelles - il calcule un KPI 5 en vue d'évaluer la faisabilité des nouvelles
décisions prévues. A cet effet il intègre l'impact de ces décisions décisions prévues. A cet effet il intègre l'impact de ces décisions
dans la marge KPI 4 ; dans la marge KPI 4 ;
- il soumet le rapport final KPI 5 à l'avis de l'inspecteur des - il soumet le rapport final KPI 5 à l'avis de l'inspecteur des
Finances; Finances;
- pour permettre un suivi transparent, il communique via un formulaire - pour permettre un suivi transparent, il communique via un formulaire
standard que l'équipe Sepp met à disposition, toutes les décisions de standard que l'équipe Sepp met à disposition, toutes les décisions de
recrutements structurels, de promotions et d'accessions approuvées par recrutements structurels, de promotions et d'accessions approuvées par
l'inspecteur des Finances à la Task Force via l'adresse l'inspecteur des Finances à la Task Force via l'adresse
tf_pers_monitoring@p-o.belgium.be. L'équipe SEPP attribuera un ID tf_pers_monitoring@p-o.belgium.be. L'équipe SEPP attribuera un ID
unique à chaque décision de manière à faciliter le suivi de leur unique à chaque décision de manière à faciliter le suivi de leur
exécution ; exécution ;
- il exécute les décisions approuvées ; - il exécute les décisions approuvées ;
- le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. - le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex.
les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme)
il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de
l'inspecteur des Finances ; l'inspecteur des Finances ;
- une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en - une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en
oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été
soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances; soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances;
- à défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, un - à défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, un
recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique
et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le
recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception
du recours. du recours.
6.3. Obligations des providers de données 6.3. Obligations des providers de données
Les providers mentionnés ci-après fournissent à l'équipe Sepp les Les providers mentionnés ci-après fournissent à l'équipe Sepp les
données demandées en respectant le timing précisé : données demandées en respectant le timing précisé :
La DG Budget et Evaluation de la politique fournit et valide les La DG Budget et Evaluation de la politique fournit et valide les
moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice et après moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice et après
chaque ajustement budgétaire. chaque ajustement budgétaire.
La DG Comptable fédéral et Procurement fournit deux fois par mois, au La DG Comptable fédéral et Procurement fournit deux fois par mois, au
plus tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le plus tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le
15e jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB 15e jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB
12.XX.48, AB 12.XX.99 : 12.XX.48, AB 12.XX.99 :
- La consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL ; - La consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL ;
- Le crédit de liquidation par AB, année ; - Le crédit de liquidation par AB, année ;
- Le crédit d'engagement par AB, année ; - Le crédit d'engagement par AB, année ;
- La consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. - La consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL.
La DG Secrétariat social PersoPoint fournit au plus tard le dernier La DG Secrétariat social PersoPoint fournit au plus tard le dernier
jour de chaque mois les données analytiques de paie via les fichiers jour de chaque mois les données analytiques de paie via les fichiers
Strpay et WTIMP. Strpay et WTIMP.
7. Mesure de gel 7. Mesure de gel
Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après
avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement, du avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement, du
commissaire du gouvernement du budget ou du délégué du ministre du commissaire du gouvernement du budget ou du délégué du ministre du
Budget concerné, proposer au Conseil des Ministres un gel de toute Budget concerné, proposer au Conseil des Ministres un gel de toute
décision RH, à toutes les entités qui auraient dépassé le périmètre décision RH, à toutes les entités qui auraient dépassé le périmètre
budgétaire alloué et/ou dans le cas d'une gestion insuffisante du budgétaire alloué et/ou dans le cas d'une gestion insuffisante du
risque par le service. risque par le service.
8. Abrogation de circulaires 8. Abrogation de circulaires
Les circulaires suivantes sont abrogées: Les circulaires suivantes sont abrogées:
- la circulaire n° 650 du 15 décembre 2015. - Information relative au - la circulaire n° 650 du 15 décembre 2015. - Information relative au
monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel
en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017 ; en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017 ;
- la circulaire n° 650bis du 20 juillet 2016 - Modification de la - la circulaire n° 650bis du 20 juillet 2016 - Modification de la
circulaire n° 650 du 15 décembre 2015. - Information relative au circulaire n° 650 du 15 décembre 2015. - Information relative au
monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel
en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017. en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017.
La Ministre du Budget, La Ministre du Budget,
S. WILMES S. WILMES
Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction Publique, Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction Publique,
S. VANDEPUT S. VANDEPUT
Pour la consultation du tableau, voir image Pour la consultation du tableau, voir image
^