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| Arrêté ministériel relatif à la gestion de la qualité dans les services d'adoption chargés de médiation pour l'adoption internationale | Arrêté ministériel relatif à la gestion de la qualité dans les services d'adoption chargés de médiation pour l'adoption internationale |
|---|---|
| MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FLAMANDE | MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FLAMANDE |
| 10 JUIN 2002. - Arrêté ministériel relatif à la gestion de la qualité | 10 JUIN 2002. - Arrêté ministériel relatif à la gestion de la qualité |
| dans les services d'adoption chargés de médiation pour l'adoption | dans les services d'adoption chargés de médiation pour l'adoption |
| internationale | internationale |
| La Ministre flamande de l'Aide sociale, de la Santé et de l'Egalité | La Ministre flamande de l'Aide sociale, de la Santé et de l'Egalité |
| des Chances, | des Chances, |
| Vu le décret du 29 avril 1997 relatif à la gestion de la qualité dans | Vu le décret du 29 avril 1997 relatif à la gestion de la qualité dans |
| les établissements d'aide sociale, modifié par le décret du 22 | les établissements d'aide sociale, modifié par le décret du 22 |
| décembre 1999; | décembre 1999; |
| Vu le décret du 15 juillet 1997 relatif à l'adoption internationale; | Vu le décret du 15 juillet 1997 relatif à l'adoption internationale; |
| Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 avril 2002 relatif à | Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 avril 2002 relatif à |
| l'adoption internationale; | l'adoption internationale; |
| Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 13 juillet 2001 fixant les | Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 13 juillet 2001 fixant les |
| compétences des membres du Gouvernement flamand; | compétences des membres du Gouvernement flamand; |
| Vu l'avis du conseil d'administration de "Kind en Gezin", donné le 13 | Vu l'avis du conseil d'administration de "Kind en Gezin", donné le 13 |
| décembre 2000; | décembre 2000; |
| Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, | Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, |
| notamment l'article 3, § 1er, remplacé par la loi du 4 juillet 1989 et | notamment l'article 3, § 1er, remplacé par la loi du 4 juillet 1989 et |
| modifié par la loi du 4 août 1996; | modifié par la loi du 4 août 1996; |
| Vu l'urgence; | Vu l'urgence; |
| Considérant que les services d'adoption, compte tenu du fait que la | Considérant que les services d'adoption, compte tenu du fait que la |
| période de transition prévue de trois années court déjà depuis le 1er | période de transition prévue de trois années court déjà depuis le 1er |
| janvier 2002, doivent pouvoir entamer immédiatement l'élaboration | janvier 2002, doivent pouvoir entamer immédiatement l'élaboration |
| d'une politique de qualité par la voie d'une planification de la | d'une politique de qualité par la voie d'une planification de la |
| qualité et d'un système de la qualité, pour conformer leur | qualité et d'un système de la qualité, pour conformer leur |
| fonctionnement aux dispositions, du décret du 29 avril 1997 relatif à | fonctionnement aux dispositions, du décret du 29 avril 1997 relatif à |
| la gestion de la qualité dans les établissements d'aide sociale, | la gestion de la qualité dans les établissements d'aide sociale, |
| modifié par le décret du 22 décembre 1999, | modifié par le décret du 22 décembre 1999, |
| Arrête : | Arrête : |
| CHAPITRE Ier. - La politique de qualité | CHAPITRE Ier. - La politique de qualité |
Article 1er.§ 1er. Chaque service d'adoption développe une politique |
Article 1er.§ 1er. Chaque service d'adoption développe une politique |
| de qualité, sur la base de sa mission, ses normes sociales et sa | de qualité, sur la base de sa mission, ses normes sociales et sa |
| vision quant au processus essentiel de son équipe. | vision quant au processus essentiel de son équipe. |
| § 2. La politique de qualité vise à fixer, à organiser, à planifier, à | § 2. La politique de qualité vise à fixer, à organiser, à planifier, à |
| garantir et à améliorer de façon systématique la qualité des services | garantir et à améliorer de façon systématique la qualité des services |
| offerts, ainsi que du fonctionnement. | offerts, ainsi que du fonctionnement. |
| § 3. Pour le développement de la politique de qualité, le service | § 3. Pour le développement de la politique de qualité, le service |
| d'adoption tient compte des attentes des usagers, du positionnement de | d'adoption tient compte des attentes des usagers, du positionnement de |
| la propre organisation, des moyens disponibles et des membres de | la propre organisation, des moyens disponibles et des membres de |
| l'équipe disponibles. | l'équipe disponibles. |
| § 4. Le service d'adoption prend les mesures nécessaires pour rendre | § 4. Le service d'adoption prend les mesures nécessaires pour rendre |
| publique la politique de qualité et pour l'intégrer dans son | publique la politique de qualité et pour l'intégrer dans son |
| fonctionnement. | fonctionnement. |
| § 5. La politique de qualité concrétise les objectifs sur le plan de | § 5. La politique de qualité concrétise les objectifs sur le plan de |
| la gestion de la qualité par la voie de l'élaboration d'une | la gestion de la qualité par la voie de l'élaboration d'une |
| planification de la qualité et d'un système de la qualité, décrits | planification de la qualité et d'un système de la qualité, décrits |
| dans un manuel de la qualité. | dans un manuel de la qualité. |
| CHAPITRE II. - La planification de qualité | CHAPITRE II. - La planification de qualité |
Art. 2.§ 1er. La planification de qualité est un processus périodique |
Art. 2.§ 1er. La planification de qualité est un processus périodique |
| dans lequel le service d'adoption chargé de médiation pour l'adoption | dans lequel le service d'adoption chargé de médiation pour l'adoption |
| internationale détermine chaque année les objectifs qui seront | internationale détermine chaque année les objectifs qui seront |
| poursuivis sur le plan de la gestion de la qualité. | poursuivis sur le plan de la gestion de la qualité. |
| § 2. Le service d'adoption décrit pour chaque objectif les moyens qui | § 2. Le service d'adoption décrit pour chaque objectif les moyens qui |
| seront utilisés pour atteindre les objectifs. | seront utilisés pour atteindre les objectifs. |
| § 3. Le service d'adoption décrit de quelle façon les objectifs seront | § 3. Le service d'adoption décrit de quelle façon les objectifs seront |
| atteints et avec quelle fréquence leur réalisation sera contrôlée. Au | atteints et avec quelle fréquence leur réalisation sera contrôlée. Au |
| besoin, la structure corrige le mode de mise en oeuvre. | besoin, la structure corrige le mode de mise en oeuvre. |
| CHAPITRE III. - Le système de la qualité | CHAPITRE III. - Le système de la qualité |
Art. 3.§ 1er. Le service d'adoption développe un système de la |
Art. 3.§ 1er. Le service d'adoption développe un système de la |
| qualité qui indique comment les moyens disponibles sont utilisés et | qualité qui indique comment les moyens disponibles sont utilisés et |
| comment les processus de services sont organisés, contrôlés et | comment les processus de services sont organisés, contrôlés et |
| évalués. | évalués. |
| § 2. Le service d'adoption prend les mesures, nécessaires visant la | § 2. Le service d'adoption prend les mesures, nécessaires visant la |
| mise en oeuvre du système de la qualité, son bon fonctionnement et son | mise en oeuvre du système de la qualité, son bon fonctionnement et son |
| adaptation à la situation changée. | adaptation à la situation changée. |
| § 3. Au sein du service d'adoption, un responsable sera désigné pour | § 3. Au sein du service d'adoption, un responsable sera désigné pour |
| la politique de qualité et pour l'exécution et le maintien du système | la politique de qualité et pour l'exécution et le maintien du système |
| de la qualité. | de la qualité. |
Art. 4.§ 1er. Le service d'adoption décrit les mesures visant une |
Art. 4.§ 1er. Le service d'adoption décrit les mesures visant une |
| utilisation efficace et qualitative des moyens. A cette fin, le | utilisation efficace et qualitative des moyens. A cette fin, le |
| service d'adoption décrit : | service d'adoption décrit : |
| 1° comment la gestion du personnel est assurée, ce qui se concrétise | 1° comment la gestion du personnel est assurée, ce qui se concrétise |
| entre autres dans la façon dont : | entre autres dans la façon dont : |
| a) le service d'adoption sélectionne ses membres sur la base d'une | a) le service d'adoption sélectionne ses membres sur la base d'une |
| description de profil et de fonction; | description de profil et de fonction; |
| b) le service d'adoption informe et accompagne ses membres et les | b) le service d'adoption informe et accompagne ses membres et les |
| offre une possibilité de participer; | offre une possibilité de participer; |
| c) le service d'adoption propose une formation à ses membres; | c) le service d'adoption propose une formation à ses membres; |
| d) le service d'adoption évalue ses membres; | d) le service d'adoption évalue ses membres; |
| e) le service d'adoption crée les conditions pour un climat de | e) le service d'adoption crée les conditions pour un climat de |
| coopération fonctionnel et une bonne communication entre tous les | coopération fonctionnel et une bonne communication entre tous les |
| membres; | membres; |
| f) le service d'adoption garantit dans le chef des membres | f) le service d'adoption garantit dans le chef des membres |
| suffisamment de connaissances et d'aptitudes communicatives et une | suffisamment de connaissances et d'aptitudes communicatives et une |
| bonne attitude en matière d'organisation et d'assistance et services; | bonne attitude en matière d'organisation et d'assistance et services; |
| 2° comment l'infrastructure est adaptée aux besoins des usagers; | 2° comment l'infrastructure est adaptée aux besoins des usagers; |
| 3° comment la politique financière permet de réaliser les objectifs de | 3° comment la politique financière permet de réaliser les objectifs de |
| qualité et d'exécuter les processus de services comme décrit; | qualité et d'exécuter les processus de services comme décrit; |
| 4° le système dans lequel les documents pertinents pour le | 4° le système dans lequel les documents pertinents pour le |
| fonctionnement sont gérés de façon bien ordonnée. Pour ce faire : | fonctionnement sont gérés de façon bien ordonnée. Pour ce faire : |
| a) le service d'adoption fixe les conditions selon lesquelles des | a) le service d'adoption fixe les conditions selon lesquelles des |
| documents personnels sont gérés et les conditions selon lesquelles | documents personnels sont gérés et les conditions selon lesquelles |
| certaines personnes peuvent consulter certains documents; | certaines personnes peuvent consulter certains documents; |
| b) le service d'adoption regroupe les documents émis par des instances | b) le service d'adoption regroupe les documents émis par des instances |
| externes de la structure et qui sont d'importance directe pour le | externes de la structure et qui sont d'importance directe pour le |
| fonctionnement de la structure dans un système bien ordonné facile à | fonctionnement de la structure dans un système bien ordonné facile à |
| consulter; | consulter; |
| c) le service d'adoption réunit les documents standard utilisés dans | c) le service d'adoption réunit les documents standard utilisés dans |
| un ensemble bien ordonné dans lequel le but pour lequel les documents | un ensemble bien ordonné dans lequel le but pour lequel les documents |
| sont utilisés, est clairement indiqué; | sont utilisés, est clairement indiqué; |
| d) le service d'adoption réunit les documents qui sont propres au | d) le service d'adoption réunit les documents qui sont propres au |
| système de la qualité dans un manuel de la qualité qui est clair et | système de la qualité dans un manuel de la qualité qui est clair et |
| facilement accessible aux membres. | facilement accessible aux membres. |
Art. 5.§ 1er. Le service d'adoption développe une vision en ce qui |
Art. 5.§ 1er. Le service d'adoption développe une vision en ce qui |
| concerne les processus qui ont une influence directe sur la qualité | concerne les processus qui ont une influence directe sur la qualité |
| des services et sur le fonctionnement du service d'adoption. Il s'agit | des services et sur le fonctionnement du service d'adoption. Il s'agit |
| au moins des processus suivants : | au moins des processus suivants : |
| 1° la coopération avec les canaux internationaux; | 1° la coopération avec les canaux internationaux; |
| 2° l'évaluation des canaux internationaux; | 2° l'évaluation des canaux internationaux; |
| 3° la médiation pour des enfants étrangers, dans le cadre de la | 3° la médiation pour des enfants étrangers, dans le cadre de la |
| politique d'adoption flamande, afin de placer un enfant dans une | politique d'adoption flamande, afin de placer un enfant dans une |
| famille qui est considérée apte et bien préparée; | famille qui est considérée apte et bien préparée; |
| 4° la préparation des candidats adoptants à l'adoption d'un enfant | 4° la préparation des candidats adoptants à l'adoption d'un enfant |
| étranger; | étranger; |
| 5° le suivi primaire visant à stimuler l'intégration de l'enfant et la | 5° le suivi primaire visant à stimuler l'intégration de l'enfant et la |
| famille, surtout dans la première période après l'arrivée. | famille, surtout dans la première période après l'arrivée. |
| § 2. Le service d'adoption prend les mesures nécessaires pour réaliser | § 2. Le service d'adoption prend les mesures nécessaires pour réaliser |
| la vision décrite d'une façon efficace. | la vision décrite d'une façon efficace. |
Art. 6.Le service d'adoption décrit les mesures qui sont prises pour |
Art. 6.Le service d'adoption décrit les mesures qui sont prises pour |
| contrôler les processus des services. Pour ce faire le service | contrôler les processus des services. Pour ce faire le service |
| d'adoption décrit entre autres : | d'adoption décrit entre autres : |
| 1° comment les principes et les procédures du Traité de l'ONU sur les | 1° comment les principes et les procédures du Traité de l'ONU sur les |
| Droits de l'Enfant, les principes et procédures du Traité sur | Droits de l'Enfant, les principes et procédures du Traité sur |
| l'Adoption de La Haye et les directives de l'Autorité centrale | l'Adoption de La Haye et les directives de l'Autorité centrale |
| flamande sont garanties dans le cadre de la coopération avec et | flamande sont garanties dans le cadre de la coopération avec et |
| l'évaluation des canaux internationaux; | l'évaluation des canaux internationaux; |
| 2° comment dans le cadre de la médiation pour enfants étrangers : | 2° comment dans le cadre de la médiation pour enfants étrangers : |
| a) le placement optimal d'un enfant dans une famille est réalisé; | a) le placement optimal d'un enfant dans une famille est réalisé; |
| b) la préparation à un placement est organisée; | b) la préparation à un placement est organisée; |
| c) la famille adoptive est suivie sur le plan juridique et | c) la famille adoptive est suivie sur le plan juridique et |
| administratif jusqu'à la fin de la procédure juridique qui mène à | administratif jusqu'à la fin de la procédure juridique qui mène à |
| l'adoption; | l'adoption; |
| 3° comment dans le cadre de la préparation des candidats adoptants à | 3° comment dans le cadre de la préparation des candidats adoptants à |
| l'adoption d'un enfant étranger : | l'adoption d'un enfant étranger : |
| a) les candidats adoptants sont informés sur et préparés à l'adoption | a) les candidats adoptants sont informés sur et préparés à l'adoption |
| à partir d'un pays déterminé; | à partir d'un pays déterminé; |
| b) les dispositions législatives et les directives de "Kind en Gezin" | b) les dispositions législatives et les directives de "Kind en Gezin" |
| sont respectées; | sont respectées; |
| c) une deuxième ou une nouvelle adoption est préparée de façon ciblée; | c) une deuxième ou une nouvelle adoption est préparée de façon ciblée; |
| d) des informations sont données sur les possibilités en matière de | d) des informations sont données sur les possibilités en matière de |
| suivi primaire. | suivi primaire. |
| 4° comment dans le cadre du suivi primaire : | 4° comment dans le cadre du suivi primaire : |
| a) la disponibilité pour la famille adoptive et pour l'adopté est | a) la disponibilité pour la famille adoptive et pour l'adopté est |
| réglée; | réglée; |
| b) le suivi actif est assuré selon les directives de l'Autorité | b) le suivi actif est assuré selon les directives de l'Autorité |
| centrale flamande. | centrale flamande. |
| 5° comment les usagers sont informés sur la politique et sur le | 5° comment les usagers sont informés sur la politique et sur le |
| fonctionnement général de la structure; | fonctionnement général de la structure; |
| 6° comment les usagers sont accueillis; | 6° comment les usagers sont accueillis; |
| 7° comment des accords sont conclus avec les usagers concernant les | 7° comment des accords sont conclus avec les usagers concernant les |
| services et comment d'éventuelles modifications peuvent être apportés | services et comment d'éventuelles modifications peuvent être apportés |
| au cours des services. Les accords en matière de médiation sont fixés | au cours des services. Les accords en matière de médiation sont fixés |
| dans un contrat de médiation; | dans un contrat de médiation; |
| 8° comment les services individuels aux usagers sont planifiés, | 8° comment les services individuels aux usagers sont planifiés, |
| évalués et corrigés. Pour ce faire, le service d'adoption utilise des | évalués et corrigés. Pour ce faire, le service d'adoption utilise des |
| moyens appropriés; | moyens appropriés; |
| 9° comment la participation des usagers dans les services individuels | 9° comment la participation des usagers dans les services individuels |
| est organisée; | est organisée; |
| 10° comment les dossiers d'usagers individuels sont suivis; | 10° comment les dossiers d'usagers individuels sont suivis; |
| 11° comment des objets personnels d'usagers sont gardés, remis aux | 11° comment des objets personnels d'usagers sont gardés, remis aux |
| usagers en question au bon moment et de manière correcte et selon les | usagers en question au bon moment et de manière correcte et selon les |
| instructions de remise correctes; | instructions de remise correctes; |
| 12° comment la finalisation des services est réglée en accord avec | 12° comment la finalisation des services est réglée en accord avec |
| l'usager et la façon dont un éventuel renvoi ou un passage à une autre | l'usager et la façon dont un éventuel renvoi ou un passage à une autre |
| forme de services est suivi si nécessaire. | forme de services est suivi si nécessaire. |
Art. 7.§ 1er. Le service d'adoption décrit les mesures prises pour la |
Art. 7.§ 1er. Le service d'adoption décrit les mesures prises pour la |
| mesure, l'analyse et l'amélioration des services. Pour ce faire, le | mesure, l'analyse et l'amélioration des services. Pour ce faire, le |
| service d'adoption décrit au moins la façon dont il : | service d'adoption décrit au moins la façon dont il : |
| 1° évalue annuellement le fonctionnement global. A cet effet, le | 1° évalue annuellement le fonctionnement global. A cet effet, le |
| service d'adoption vérifie au moins si les processus de services | service d'adoption vérifie au moins si les processus de services |
| décrits se déroulent comme prévu et si les objectifs en matière de la | décrits se déroulent comme prévu et si les objectifs en matière de la |
| qualité sont réalisés; | qualité sont réalisés; |
| 2° évalue sur une base régulière les moyens appropriés; | 2° évalue sur une base régulière les moyens appropriés; |
| 3° enregistre des plaintes, les traite efficacement et formule une | 3° enregistre des plaintes, les traite efficacement et formule une |
| réponse au plaignant dans un délai acceptable; | réponse au plaignant dans un délai acceptable; |
| 4° vérifie régulièrement la satisfaction des usagers professionnels au | 4° vérifie régulièrement la satisfaction des usagers professionnels au |
| moyen d'un instrument adéquat; | moyen d'un instrument adéquat; |
| 5° vérifie régulièrement la satisfaction des membres de l'équipe au | 5° vérifie régulièrement la satisfaction des membres de l'équipe au |
| moyen d'un instrument adéquat. | moyen d'un instrument adéquat. |
| § 2. Le service d'adoption corrige son fonctionnement et | § 2. Le service d'adoption corrige son fonctionnement et |
| éventuellement la politique de qualité, sur la base d'une analyse des | éventuellement la politique de qualité, sur la base d'une analyse des |
| résultats des évaluations mentionnées sous § 1er, 1° à 5°. | résultats des évaluations mentionnées sous § 1er, 1° à 5°. |
| CHAPITRE IV. - Le manuel de la qualité | CHAPITRE IV. - Le manuel de la qualité |
Art. 8.§ 1er. Le service d'adoption regroupe dans le manuel de la |
Art. 8.§ 1er. Le service d'adoption regroupe dans le manuel de la |
| qualité toute l'information pertinente en ce qui concerne la politique | qualité toute l'information pertinente en ce qui concerne la politique |
| de qualité, sa mission, ses normes et sa vision concernant le | de qualité, sa mission, ses normes et sa vision concernant le |
| groupe-cible, sa planification de la qualité et son système de la | groupe-cible, sa planification de la qualité et son système de la |
| qualité. | qualité. |
| § 2. Le service d'adoption tient compte, en rédigeant le manuel de la | § 2. Le service d'adoption tient compte, en rédigeant le manuel de la |
| qualité, des dispositions des articles 1er à 8 inclus du présent | qualité, des dispositions des articles 1er à 8 inclus du présent |
| arrêté. | arrêté. |
Art. 9.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2002. |
Art. 9.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2002. |
| Bruxelles, le 10 juin 2002. | Bruxelles, le 10 juin 2002. |
| M. VOGELS | M. VOGELS |