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Arrêté royal portant approbation des règles générales relatives aux commissions de stage, fixées par la Chambre nationale des notaires Arrêté royal portant approbation des règles générales relatives aux commissions de stage, fixées par la Chambre nationale des notaires
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20 DECEMBRE 2019. - Arrêté royal portant approbation des règles 20 DECEMBRE 2019. - Arrêté royal portant approbation des règles
générales relatives aux commissions de stage, fixées par la Chambre générales relatives aux commissions de stage, fixées par la Chambre
nationale des notaires nationale des notaires
PHILIPPE, Roi des Belges, PHILIPPE, Roi des Belges,
A tous, présents et à venir, Salut. A tous, présents et à venir, Salut.
Vu la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, Vu la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat,
l'article 37, § 8, rétabli par la loi du 4 mai 1999 et remplacé par la l'article 37, § 8, rétabli par la loi du 4 mai 1999 et remplacé par la
loi du 21 décembre 2018, l'article 91, alinéa 1er, 5°, premier tiret, loi du 21 décembre 2018, l'article 91, alinéa 1er, 5°, premier tiret,
inséré par la loi du 4 mai 1999 et modifié par la loi du 6 juillet inséré par la loi du 4 mai 1999 et modifié par la loi du 6 juillet
2017 et l'article 91, alinéa 4, inséré par la loi du 4 mai 1999 et 2017 et l'article 91, alinéa 4, inséré par la loi du 4 mai 1999 et
renuméroté par la loi du 6 juillet 2017 ; renuméroté par la loi du 6 juillet 2017 ;
Sur la proposition du Ministre de la Justice, Sur la proposition du Ministre de la Justice,
Nous avons arrêté et arrêtons : Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Les règles générales relatives aux commissions de stage,

Article 1er.Les règles générales relatives aux commissions de stage,
adoptées le 22 avril 2008 et modifiées les 26 janvier 2017, 22 juin adoptées le 22 avril 2008 et modifiées les 26 janvier 2017, 22 juin
2017 et 24 janvier 2019 par la Chambre nationale des notaires et qui 2017 et 24 janvier 2019 par la Chambre nationale des notaires et qui
sont annexées au présent arrêté, sont approuvées. sont annexées au présent arrêté, sont approuvées.

Art. 2.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé

Art. 2.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé
de l'exécution du présent arrêté. de l'exécution du présent arrêté.
Donné à Bruxelles, le 20 décembre 2019. Donné à Bruxelles, le 20 décembre 2019.
PHILIPPE PHILIPPE
Par le Roi : Par le Roi :
Le Ministre de la Justice, Le Ministre de la Justice,
K. GEENS K. GEENS
ANNEXE A L'ARRETE ROYAL DU 20 DECEMBRE 2019 PORTANT APPROBATION DES ANNEXE A L'ARRETE ROYAL DU 20 DECEMBRE 2019 PORTANT APPROBATION DES
REGLES GENERALES RELATIVES AUX COMMISSIONS DE STAGE, FIXEES PAR LA REGLES GENERALES RELATIVES AUX COMMISSIONS DE STAGE, FIXEES PAR LA
CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES
Règles générales relatives aux commissions de stage Règles générales relatives aux commissions de stage
Texte adopté par l'assemblée générale du 22 avril 2008, modifié par Texte adopté par l'assemblée générale du 22 avril 2008, modifié par
l'assemblée générale du 26 janvier 2017, du 22 juin 2017 et du 24 l'assemblée générale du 26 janvier 2017, du 22 juin 2017 et du 24
janvier 2019 janvier 2019
INTRODUCTION INTRODUCTION
Les présentes règles sont prises en exécution des articles 37 et 91, Les présentes règles sont prises en exécution des articles 37 et 91,
alinéa 1er, 5°, de la loi du 25 ventôse an XI. alinéa 1er, 5°, de la loi du 25 ventôse an XI.

Article 1er.Mission des commissions de stage

Article 1er.Mission des commissions de stage
Dans le cadre de sa mission, chaque commission de stage doit : Dans le cadre de sa mission, chaque commission de stage doit :
1. contrôler les conditions du stage et son exécution ; 1. contrôler les conditions du stage et son exécution ;
2. conseiller le stagiaire dans le cadre de sa formation (recherche 2. conseiller le stagiaire dans le cadre de sa formation (recherche
d'un maître de stage, matières traitées, formations suivies, etc.) ; d'un maître de stage, matières traitées, formations suivies, etc.) ;
3. conseiller le maître de stage dans le cadre de la formation du 3. conseiller le maître de stage dans le cadre de la formation du
stagiaire (lieu de travail, matières traitées, dialogue régulier entre stagiaire (lieu de travail, matières traitées, dialogue régulier entre
le maître de stage et le stagiaire, etc.) ; le maître de stage et le stagiaire, etc.) ;
4. entendre le maître de stage et le stagiaire, en vue de permettre à 4. entendre le maître de stage et le stagiaire, en vue de permettre à
la commission de stage d'assurer le suivi du stage ; la commission de stage d'assurer le suivi du stage ;
5. rédiger dans le courant du premier trimestre de chaque année 5. rédiger dans le courant du premier trimestre de chaque année
civile, un rapport de ses activités et constatations de l'année civile, un rapport de ses activités et constatations de l'année
précédente, avec les propositions qu'elle juge appropriées, et de précédente, avec les propositions qu'elle juge appropriées, et de
transmettre ce rapport, au plus tard le 30 avril de chaque année transmettre ce rapport, au plus tard le 30 avril de chaque année
civile, à la chambre des notaires ainsi qu'à la Chambre nationale des civile, à la chambre des notaires ainsi qu'à la Chambre nationale des
notaires et aux Commissions de nomination pour le notariat. notaires et aux Commissions de nomination pour le notariat.

Art. 2.Composition de la commission de stage - Désignation des

Art. 2.Composition de la commission de stage - Désignation des
membres - Durée et renouvellement du mandat membres - Durée et renouvellement du mandat
La commission de stage est composée au minimum de six membres, dont au La commission de stage est composée au minimum de six membres, dont au
moins : moins :
a) un notaire titulaire ou notaire associé de la compagnie, exerçant a) un notaire titulaire ou notaire associé de la compagnie, exerçant
la fonction depuis dix ans au moins ; la fonction depuis dix ans au moins ;
b) un notaire titulaire ou notaire associé de la compagnie, exerçant b) un notaire titulaire ou notaire associé de la compagnie, exerçant
la fonction depuis moins de cinq ans au moment de sa designation ; la fonction depuis moins de cinq ans au moment de sa designation ;
c) un candidat-notaire inscrit au tableau d'une compagnie. c) un candidat-notaire inscrit au tableau d'une compagnie.
Le membre repris sous c) est présenté par une association Le membre repris sous c) est présenté par une association
représentative des licenciés en notariat, visée à l'article 38bis, représentative des licenciés en notariat, visée à l'article 38bis,
alinéa 6, de la loi du 25 ventôse an XI. alinéa 6, de la loi du 25 ventôse an XI.
Les autres membres de la commission de stage doivent avoir la qualité Les autres membres de la commission de stage doivent avoir la qualité
de notaire, notaire honoraire ou candidat-notaire. de notaire, notaire honoraire ou candidat-notaire.
Un membre dont la première désignation est venue à terme peut être à Un membre dont la première désignation est venue à terme peut être à
nouveau désigné une seule fois. Un membre dont la deuxième désignation nouveau désigné une seule fois. Un membre dont la deuxième désignation
consécutive est venue à terme, ne peut être désigné à nouveau qu'après consécutive est venue à terme, ne peut être désigné à nouveau qu'après
qu'une année entière se soit écoulée après la fin de la deuxième qu'une année entière se soit écoulée après la fin de la deuxième
désignation. désignation.
Chaque commission de stage décide elle-même de son organisation Chaque commission de stage décide elle-même de son organisation
interne et la subdivision éventuelle en sous-commissions. interne et la subdivision éventuelle en sous-commissions.
Le secrétaire de la commission de stage, qui n'a pas voix Le secrétaire de la commission de stage, qui n'a pas voix
délibérative, est désigné librement par la chambre des notaires, sans délibérative, est désigné librement par la chambre des notaires, sans
limitation dans le temps. limitation dans le temps.

Art. 3.Fin du mandat et de la fonction de coach

Art. 3.Fin du mandat et de la fonction de coach
Le mandat au sein de la commission de stage prend fin de plein droit : Le mandat au sein de la commission de stage prend fin de plein droit :
- à son échéance ; - à son échéance ;
- lors de la survenance d'une incompatibilité visée à l'article 37, § - lors de la survenance d'une incompatibilité visée à l'article 37, §
4, de la loi organique du notariat ; 4, de la loi organique du notariat ;
- lorsqu'un membre perd la qualité en laquelle il a été désigné au - lorsqu'un membre perd la qualité en laquelle il a été désigné au
sein de la commission de stage. sein de la commission de stage.
La fonction de coach prend fin de plein droit : La fonction de coach prend fin de plein droit :
- lors de la survenance d'une incompatibilité visée à l'article 37, § - lors de la survenance d'une incompatibilité visée à l'article 37, §
4, de la loi organique du notariat ; 4, de la loi organique du notariat ;
- lorsqu'il perd la qualité en laquelle il a été désigné comme coach. - lorsqu'il perd la qualité en laquelle il a été désigné comme coach.

Art. 4.Remplacement intermédiaire

Art. 4.Remplacement intermédiaire
En cas de remplacement d'un membre durant l'exercice de son mandat, la En cas de remplacement d'un membre durant l'exercice de son mandat, la
chambre des notaires désigne un nouveau membre qui achève le mandat du chambre des notaires désigne un nouveau membre qui achève le mandat du
membre remplacé. membre remplacé.
L'achèvement de ce mandat est considéré comme un mandat complet pour L'achèvement de ce mandat est considéré comme un mandat complet pour
l'application de l'article 2, quatrième alinéa. l'application de l'article 2, quatrième alinéa.

Art. 5.Président

Art. 5.Président
Le président est compétent pour la préparation des tâches de la Le président est compétent pour la préparation des tâches de la
commission de stage et pour l'exécution de ses décisions. commission de stage et pour l'exécution de ses décisions.
Le président dirige les séances de la commission de stage et répartit Le président dirige les séances de la commission de stage et répartit
les tâches entre ses membres. Il établit le planning des réunions et les tâches entre ses membres. Il établit le planning des réunions et
convoque les membres de la commission de stage par lettre ou par convoque les membres de la commission de stage par lettre ou par
support électronique. support électronique.
Le rapport d'activités de la commission de stage, les rapports de Le rapport d'activités de la commission de stage, les rapports de
suivi du stage ainsi que la correspondance sont signés par le suivi du stage ainsi que la correspondance sont signés par le
président, ou, en cas d'empêchement, par deux membres. président, ou, en cas d'empêchement, par deux membres.

Art. 6.Coaches

Art. 6.Coaches
Dans le cadre de sa mission, le coach doit : Dans le cadre de sa mission, le coach doit :
- rencontrer périodiquement le stagiaire et le maître de stage à - rencontrer périodiquement le stagiaire et le maître de stage à
l'endroit où le stage est effectué ; ces rencontres ont lieu dans les l'endroit où le stage est effectué ; ces rencontres ont lieu dans les
trois premiers mois du stage et ensuite une fois par an ; trois premiers mois du stage et ensuite une fois par an ;
- recueillir toutes informations concernant le déroulement du stage ; - recueillir toutes informations concernant le déroulement du stage ;
- conseiller le stagiaire et le maître de stage ; - conseiller le stagiaire et le maître de stage ;
- rendre compte à la commission de stage, de manière circonstanciée, - rendre compte à la commission de stage, de manière circonstanciée,
dans le mois suivant chaque rencontre ; dans le mois suivant chaque rencontre ;
- transmettre toutes les observations de la commission de stage au - transmettre toutes les observations de la commission de stage au
maître de stage et/ou au stagiaire. maître de stage et/ou au stagiaire.

Art. 7.Réunions

Art. 7.Réunions
Les convocations contiennent l'ordre du jour et sont envoyées au moins Les convocations contiennent l'ordre du jour et sont envoyées au moins
huit jours avant la réunion. Ces réunions ont lieu dans un local situé huit jours avant la réunion. Ces réunions ont lieu dans un local situé
dans le ressort de la compagnie et mis à disposition par la chambre dans le ressort de la compagnie et mis à disposition par la chambre
des notaires. En cas d'extrême urgence, le président peut convoquer la des notaires. En cas d'extrême urgence, le président peut convoquer la
commission de stage sans accomplir ces formalités. commission de stage sans accomplir ces formalités.
Il est dressé un procès-verbal de chaque réunion. Celui-ci est signé Il est dressé un procès-verbal de chaque réunion. Celui-ci est signé
par le président de la réunion. par le président de la réunion.

Art. 8.Quorum de présence et de vote

Art. 8.Quorum de présence et de vote
La commission de stage ne peut siéger valablement en réunion plénière La commission de stage ne peut siéger valablement en réunion plénière
que si au moins la moitié des membres est présente. que si au moins la moitié des membres est présente.
Lors des auditions, la commission de stage examine la progression du Lors des auditions, la commission de stage examine la progression du
stage après qu'au moins deux membres ont entendu séparément, d'abord stage après qu'au moins deux membres ont entendu séparément, d'abord
le maître de stage et ensuite le stagiaire. le maître de stage et ensuite le stagiaire.
Les décisions sont prises à la majorité simple des voix. En cas de Les décisions sont prises à la majorité simple des voix. En cas de
parité, celle du président ou de celui qui le remplace est parité, celle du président ou de celui qui le remplace est
prépondérante. prépondérante.

Art. 9.Archives - Frais de fonctionnement

Art. 9.Archives - Frais de fonctionnement
Chaque compagnie est chargée d'assurer le secrétariat de la commission Chaque compagnie est chargée d'assurer le secrétariat de la commission
de stage et la conservation de ses archives. Chaque compagnie conserve de stage et la conservation de ses archives. Chaque compagnie conserve
les archives durant dix ans, à l'exception du rapport final visé à les archives durant dix ans, à l'exception du rapport final visé à
l'article 37, § 5, de la loi contenant organisation du notariat qui l'article 37, § 5, de la loi contenant organisation du notariat qui
est conservé jusqu'à ce que le stagiaire ait atteint la limite d'âge est conservé jusqu'à ce que le stagiaire ait atteint la limite d'âge
telle que prévue à l'article 2 de la loi susmentionnée. telle que prévue à l'article 2 de la loi susmentionnée.
Les frais de fonctionnement de la commission de stage, et entre autres Les frais de fonctionnement de la commission de stage, et entre autres
les frais engagés par les coaches, sont à charge de la compagnie. les frais engagés par les coaches, sont à charge de la compagnie.

Art. 10.Compétence territoriale

Art. 10.Compétence territoriale
La commission de stage de la compagnie dans laquelle est située La commission de stage de la compagnie dans laquelle est située
l'étude notariale où le stagiaire effectue son stage est compétente. l'étude notariale où le stagiaire effectue son stage est compétente.
Lorsqu'un stagiaire poursuit son stage dans une étude notariale située Lorsqu'un stagiaire poursuit son stage dans une étude notariale située
dans une autre province, son dossier de stage est transmis à la dans une autre province, son dossier de stage est transmis à la
commission de stage de cette province. commission de stage de cette province.
Si le stage est accompli simultanément dans deux études notariales Si le stage est accompli simultanément dans deux études notariales
situées dans des provinces différentes, le rapport de suivi du stage situées dans des provinces différentes, le rapport de suivi du stage
est établi par la commission de stage de la compagnie dans le ressort est établi par la commission de stage de la compagnie dans le ressort
de laquelle se situe l'étude où le stagiaire effectue le plus grand de laquelle se situe l'étude où le stagiaire effectue le plus grand
nombre d'heures de son stage. Avant la remise de son rapport, la nombre d'heures de son stage. Avant la remise de son rapport, la
commission de stage se concerte avec la commission de stage de l'autre commission de stage se concerte avec la commission de stage de l'autre
compagnie. compagnie.
Si les activités du stagiaire sont réparties par moitié entre les deux Si les activités du stagiaire sont réparties par moitié entre les deux
études, les commissions de stage rendent un rapport conjoint. études, les commissions de stage rendent un rapport conjoint.

Art. 11.Emploi des langues

Art. 11.Emploi des langues
La commission de stage rédige ses rapports dans la langue de la région La commission de stage rédige ses rapports dans la langue de la région
où se trouve la compagnie dont elle fait partie. Pour la Compagnie des où se trouve la compagnie dont elle fait partie. Pour la Compagnie des
notaires de Bruxelles, le rapport de suivi du stage est rédigé dans la notaires de Bruxelles, le rapport de suivi du stage est rédigé dans la
langue du diplôme de licence ou master en notariat du stagiaire et le langue du diplôme de licence ou master en notariat du stagiaire et le
rapport d'activités est rédigé dans les deux langues. rapport d'activités est rédigé dans les deux langues.
Vu pour être annexé à Notre arrêté royal du 20 décembre 2019 portant Vu pour être annexé à Notre arrêté royal du 20 décembre 2019 portant
approbation des règles générales relatives aux commissions de stage, approbation des règles générales relatives aux commissions de stage,
fixées par la Chambre nationale des notaires. fixées par la Chambre nationale des notaires.
PHILIPPE PHILIPPE
Par le Roi : Par le Roi :
Le Ministre de la Justice, Le Ministre de la Justice,
K. GEENS K. GEENS
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