MINISTERE DE LA JUSTICE

Formation « Gestion des archives » de préparation à l'examen pour collaborateurs-archivistes et collaborateurs-archivistes adjoints Le service Formation de l'Ordre judiciaire organisera, en octobre 2002, en collaboration avec les Archives de l'Etat, une formation sur le thème « La gestion des archives », en guise de préparation à l'examen pour collaborateurs-archivistes et collaborateurs-archivistes adjoints. Il s'agit ici de deux grades particuliers qui seront instaurés à partir de l'année prochaine dans les cinq cours d'appel.

La formation (programme en annexe 1) est répartie en deux niveaux : le niveau 1, à l'intention du nouveau grade de candidats collaborateurs-archivistes, est destiné aux porteurs d'un diplôme ou d'un certificat qui donne accès à un emploi de niveau 2+ dans les administrations publiques; le niveau 2, à l'intention du nouveau grade de candidats collaborateurs-archivistes adjoints, est destiné aux porteurs d'un diplôme ou d'un certificat qui donne accès à un emploi de niveau 2 dans les administrations publiques.

La formation comprend trois ou cinq journées d'études, en fonction du niveau, suivies d'un stage d'une semaine dans un service d'archives.

Les participants effectifs aux leçons et au stage reçoivent un certificat qui constitue une condition importante pour pouvoir participer au concours organisé l'année prochaine pour la première fois.

Les personnes qui désirent participer à cette formation, doivent s'inscrire avant le 25 juin 2002 auprès du service Formation de l'Ordre judiciaire, au moyen du formulaire en annexe 2. Au moment de l'inscription, le candidat doit fournir la preuve qu'il peut accéder à un emploi de niveau 2 ou 2+ dans les administrations publiques.

Gestion des archives réf : 3/FORM/2002.336 Renseignements pratiques Public cible Candidats collaborateurs-archivistes et candidats collaborateurs-archivistes adjoints.

Objectif Cette formation vise à : 1. préparer les candidats à l'examen de collaborateur-archiviste et de collaborateur-archiviste adjoint, qui sera organisé pour la première fois l'année prochaine.La participation à cette formation donne droit à une attestation, qui constitue une condition importante à l'admission à ce concours; 2. donner une chance aux membres du personnel des greffes et parquets intéressés par la gestion de l'information et des archives au sein des cours et tribunaux, d'acquérir des connaissances concernant les principes da base de l'archivistique. Date et lieux DATE LIEU Module 1 8 octobre 2002 (9 h 30 - 17 h 00) Ministère de la Justice, Résidence Palace, Rue de la Loi 155, 1040 Bruxelles Module 2 Module 3 15 octobre 2002 (9 h 30 - 12 h 30) Ministère de la Justice, Résidence Palace, Rue de la Loi 155, 1040 Bruxelles Module 4 21 octobre 2002 (9 h 30 - 17 h 00) Archives de l'Etat à Mons, place du parc 23, 7000 Mons Tél. : 065-54 506 Module 5 Module 6 23 octobre 2002 (9 h 30 - 12 h 30) Ministère de la Justice, Résidence Palace, Rue de la Loi 155, 1040 Bruxelles Module 7 28 octobre 2002 (9 h 30 - 17 h 00) Ministère de la Justice, Résidence Palace, Rue de la Loi 155, 1040 Bruxelles Module 8 Module 9 29 octobre 2002 (9 h 30 - 12 h 30) Ministère de la Justice, Résidence Palace, Rue de la Loi 155, 1040 Bruxelles Coordinateur du programme M. Karel Velle, collaborateur aux Archives du Royaume et au cabinet du Ministre de la Justice.

Remarques Les candidats collaborateurs-archivistes adjoints doivent participer uniquement aux modules 1 à 6 (inclus). Les candidats collaborateurs-archivistes doivent suivre le cycle complet de formation. Un stage, qui devra être effectué par tous les participants, sera organisé conjointement.

Programme Module 1?dLe Pouvoir judiciaire : une organisation complexe (9 h 30 - 12 h 30) |B4L'organisation, les processus de travail et la gestion de l'information de la Justice (à donner par un magistrat). |B4 Que fait la Justice, en particulier le Pouvoir judiciaire ? Qui fait quoi au sein du pouvoir judiciaire ? Quels sont les acteurs au sein de la Justice et quels sont leurs rapports mutuels ? Explication de quelques notions de base en rapport avec la Justice en Belgique : le rôle du ministère public, le rôle de la magistrature du siège, procédure pénale versus procédure civile, compétence matérielle versus compétence territoriale, le Code judiciaire, le collège des procureurs généraux, etc...

Module 2?dGestion des archives : introduction générale - notions clés - législation relative aux archives (14 h 00 - 17 h 00) |B4 Que sont les archives ? Quelle est la fonction des archives ? Pourquoi conservons-nous des archives ? Explication de quelques notions de base de la terminologie archivistique : archives, documents d'archives, fonds d'archives, producteur d'archives, unité archivistique, gestion des archives, responsable en matière d'archives (classement, responsabilité matérielle), dépôt, tableau de tri, instruments de recherche, publicité d'archives, etc... |B4Loi relative aux archives (tâches/missions des Archives de l'Etat) et législation en matière de protection de la vie privée.

Module 3?dgestion d'archives dynamiques (9 h 30 - 12 h 30) |B4 Bon traitement des documents entrants et sortants, constitution de dossiers, classement de documents et de dossiers, tenue d'inventaires de dossiers et d'instruments de recherche, systèmes de gestion des documents, etc...

Module 4?dTri des archives (9 h 30 - 12 h 30) |B4Typologie des archives judiciaires. |B4 Pourquoi trier les archives ? Cadre légal de la destruction d'archives (obligations légales du producteur d'archives, rôle des Archives de l'Etat et du parquet général). |B4 La méthode de tri : l'application du tableau de tri. Critères de tri et délais de conservation. Commentaire des tableaux de tri (cf. directive du Ministre Verwilghen du 8 février 2002).

Module 5?dPréparation du transfert d'archives au lieu de conservation des archives (9 h 30 - 12 h 30) |B4 Les prescriptions existantes relatives au transfert de documents d'archives aux Archives de l'Etat (classement et description, rédaction de liste de bordereaux, traitement matériel des documents à déposer (emballage, étiquetage, déclaration de versement, etc...).

Travailler avec un cadre de classement. |B4 Quelles sont les opérations à effectuer pendant la préparation du transfert : le planning du traitement des archives, le classement provisoire du fonds d'archives, le respect des fonds, et le cas échéant, le rétablissement de l'ordre initial, l'identification ou la description des documents, l'élaboration des instruments de recherche, l'approbation du concept de tableau de tri, la commande de matériaux d'emballage non acides et des étiquettes préimprimées autocollantes, l'emballage des documents, la rédaction définitive des tableaux de tri, le transport des documents.

Module 6?dExigences de qualité minimales relatives au bon état de documents d'archives (9 h 30 - 12 h 30) |B4 Qu'est-ce que la gestion matérielle des archives ? Quelles sont les conditions minimales pour une bonne conservation de documents d'archives ? |B4Quels sont les facteurs externes qui menacent les archives ? |B4Le rôle de la numérisation de documents d'archives dans le cadre de la gestion matérielle.

Module 7?dPolitique de gestion du service, procédures et ICT au sein du pouvoir judiciaire (9 h 30 - 12 h 30) |B4Compétences des présidents des tribunaux, des procureurs, des greffiers en chef et des secrétaires en chef. |B4Politique de gestion du service, procédures, sources d'information et flux de l'information. |B4Conséquences des TCI sur les processus de travail au sein du pouvoir judiciaire.

Module 8?dLégislation relative aux archives : publicité et protection de la vie privée (14 h 00 - 17 h 00) |B4Explication complémentaire de la législation de base relative aux archives. |B4Publicité des archives du pouvoir judiciaire. |B4Protection de la vie privée.

Module 9?dTri et transfert (9 h 30 - 12 h 30) |B4 Comment organiser au mieux le tri des archives ? Problèmes pratiques du tri. L'intégration de la destruction d'archives aux travaux quotidiens. |B4 Explication détaillée de l'identification, du classement et de la description de documents. Le suivi administratif d'un transfert de documents d'archives. L'organisation pratique de la destruction d'archives.

Formulaire d'inscription (REDIGER EN LETTRES CAPITALES S.V.P.) Le/la soussigné(e) : Nom, prénoms : . . . . .

Adresse : . . . . .

Tél. : . . . . . Fax : . . . . .

Fonction : . . . . .

Diplôme/Certificat de : . . . . . . . . . .

Déclare s'inscrire à la formation sur le thème « Les Archives de l'Etat », spécifiquement pour : |b(Niveau 1 : à l'intention du nouveau grade de candidats collaborateurs-archivistes |b(Niveau 2 : à l'intention du nouveau grade de candidats collaborateurs-archivistes adjoints référence 2002.336 Date et signature du participant : . . . . . . . . . .

A renvoyer par lettre ou télécopieur : Ministère de la Justice Direction générale de l'Organisation judiciaire Formation de l'Ordre judiciaire Boulevard de Waterloo 115, à 1000 Bruxelles Tél. : 02-287 36 83 - Fax : 02-287 36 91