REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

Circulaire du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 26 mars 2021 portant directives pour la gestion du personnel des services publics régionaux et des organismes d'intérêt public de la Région de Bruxelles-Capitale dans le cadre du CORONAVIRUS (COVID-19) Chers collègues, Madame, Monsieur, Le Gouvernement souhaite rappeler aux différents services les directives relatives au coronavirus COVID-19 que vous pouvez retrouver sur www.coronavirus.brussels et www.sciensano.be.

En outre, votre attention est attirée sur un certain nombre de dispositions réglementaires pour des situations auxquelles les membres du personnel pourraient être confrontés à la suite du coronavirus. 1. Quelle est la règle générale ? Les règles actuelles sont d'application pour les membres du personnel statutaires et contractuel. Tant que le membre du personnel n'est pas malade, il est tenu de poursuivre ses activités. Afin de limiter autant que possible la propagation du coronavirus parmi les membres du personnel, le télétravail est obligatoire.

Il appartient à l'organisme d'intérêt public ou au service public de veiller à ce que tout membre du personnel dont la fonction est compatible avec le télétravail puisse recourir à cette forme d'organisation de travail.

Les membres du personnel dont la fonction n'est pas compatible avec le télétravail peuvent se voir accorder une dispense de service si leur présence sur le lieu de travail ou à un autre endroit n'est pas requise.

En outre, il est recommandé d'organiser toute réunion ou formation sous format numérique.

Par ailleurs, l'employeur est invité à élargir temporairement la plage horaire variable des arrivées le matin (7h-10h) et des départs le soir (15h-18h) des travailleurs dont la présence au bureau est requise, afin d'éviter les déplacements aux heures de pointe dans les transports en commun. 1.1 Membre du personnel avec fonction télétravaillable Jusqu'à nouvel ordre, le télétravail étendu à tous les jours de la semaine (donc au-delà du quota de jours de télétravail habituel) est obligatoire, pour autant que la continuité des services soit assurée.

Les membres du personnel doivent au préalable demander et obtenir l'accord de leur chef fonctionnel. Celui-ci devra s'assurer que la continuité des services reste assurée et au besoin requérir, de façon motivée, la présence au bureau desdits membres du personnel.

Les membres du personnel en télétravail étendu doivent rester disponibles pendant les heures de travail, et si nécessaire ou demandé, doivent se présenter sur leur lieu de travail.

Vous êtes invité à encoder le code adéquat suivant le système utilisé par votre organisme. 1.2 Membre du personnel avec une fonction non compatible avec le télétravail Pour les membres du personnel dont la fonction ou certaines tâches liées à la fonction n'est/ne sont pas compatible(s) avec le télétravail, plusieurs situations peuvent être envisagées. 1.2.1 Le membre du personnel effectue des tâches qui sont considérées comme non essentielles.

Il s'agit notamment des membres du personnel chargés du nettoyage des bureaux ou de la restauration.

Le chef fonctionnel ou son délégué examine, en concertation avec le membre du personnel, s'il est possible d'assurer d'autres tâches en télétravail. Si, en accord avec le membre du personnel, aucune autre tâche pouvant être exécutée en télétravail ne peut être imposée, il est recommandé d'accorder une dispense de service au membre du personnel.

Les membres du personnel pour lesquels la dispense de service est recommandée doivent obtenir l'accord préalable du fonctionnaire dirigeant ou de son délégué. Ce dernier doit veiller à la continuité des services et peut, au besoin, requérir, de façon motivée, la présence au bureau des travailleurs concernés.

Les membres du personnel doivent néanmoins rester disponibles pendant les heures de travail et doivent, si nécessaire ou demandé, pouvoir être présents sur le lieu de travail. Les membres du personnel gardent leur traitement pendant la dispense de service. 1.2.2 Le membre du personnel remplit une fonction considérée comme essentielle Le membre du personnel continue à assurer cette fonction ou ces tâches sur le lieu de travail ou à l'endroit tel qu'imposé avant la crise du coronavirus.

L'employeur est tenu de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour garantir la sécurité du personnel. Le membre du personnel doit également suivre les prescriptions nécessaires.

Le fonctionnaire dirigeant doit déterminer les fonctions et les tâches considérées comme essentielles. Cette détermination peut - moyennant motivation - être également faite pour les services non opérationnels, les antennes ou les services extérieurs. Sont notamment considérées comme des tâches essentielles : - la collecte des déchets, le traitement des déchets et le nettoiement ; - la surveillance des parcs ; - la lutte contre l'incendie et l'aide médicale urgente, ainsi que toute tâche d'appui, comme l'entretien de véhicules ou autre, non compatible avec le télétravail ; - les collaborateurs d'Actiris exerçant leurs fonctions dans les antennes. 1.3 Les guichets pour le public Les guichets sont en principe fermés, sauf si la continuité du service public régional doit être assurée et que ces missions de service public sont considérées comme essentielles.

Afin d'assurer la continuité du service public, le fonctionnaire dirigeant pour le guichet concerné peut décider que le guichet reste (partiellement) ouvert et peut décider que le guichet puisse fonctionner également sur rendez-vous.

En tout état de cause, des mesures suffisantes doivent être prises afin de garantir la sécurité des membres du personnel.

Ceci implique que le personnel aux guichets doit entre autres respecter les recommandations suivantes en matière d'hygiène : - garder 1,50 m de distance vis-à-vis des visiteurs ; - se laver régulièrement les mains (40-60 secondes avec de l'eau + savon ou 20-30 secondes avec du gel hydroalcoolique) ; - éviter de se toucher les yeux, la bouche ou le nez avec les mains quand celles-ci ne sont pas propres ; - utiliser des mouchoirs jetables et, de préférence les déposer dans des poubelles à couvercle ; se couvrir le nez et la bouche en cas de toux ou d'éternuement ; - éviter les contacts rapprochées avec les personnes ayant des symptômes de maladie respiratoire (p.ex. toux, éternument, ...).

Si des documents doivent être néanmoins transmis par un citoyen malade,, ils doivent être déposés sur la table et non de la main à la main. En effet, les Coronavirus se propagent par l'intermédiaire des êtres humains et les animaux. Les documents ne sont pas un vecteur important de propagation du virus. Il est toutefois recommandé d'utiliser du gel hydroalcoolique par mesure de précaution après manipulation des documents.

Afin de garantir la sécurité des espaces d'accueil, il est demandé de réduire la capacité des salles d'attente de moitié et de planifier toutes sortes de rendez-vous avec les clients externes, dans la mesure où ceux-ci sont nécessaires, et/ou d'organiser des horaires fixes pour les visiteurs. 2. Quel est l'effet sur la rémunération du membre du personnel statutaire ou contractuel? Il n'y a aucun impact sur la rémunération pour les membres du personnel qui télétravaillent : les jours de télétravail sont des jours effectifs de travail et, sont donc comptabilisés dans leur intégralité pour déterminer le salaire et l'ancienneté.Par ailleurs, les télétravailleurs ont droit à des chèques-repas.

En outre, le régime de congés et les dispositions relatives aux accidents du travail et aux maladies professionnelles restent pleinement applicables aux télétravailleurs.

La dispense de service est une absence autorisée pendant les heures de travail pour une période déterminée avec maintien des droits. Les membres du personnel en dispense de service perçoivent donc leur salaire et sont considérés comme étant en activité de service.

La période est prise en compte dans sa totalité pour la détermination de l'ancienneté.

Toutefois, le personnel en dispense de service ne reçoit pas de chèques-repas. 3. Vous êtes au travail et vous vous sentez grippé ? Avertissez le plus rapidement possible votre chef fonctionnel et votre service RH qui vous autorisera à quitter votre travail pour rentrer chez vous ou recevoir des soins médicaux.Le jour où vous avez quitté le travail pour cause de maladie est considéré comme une journée prestée : un certificat médical n'est pas nécessaire pour ce jour et aucun jour de maladie ne sera comptabilisé.

Si votre médecin vous prescrit plusieurs jours de congé de maladie, envoyez alors un certificat à votre organisme de contrôle médical compétent et informez votre chef fonctionnel et votre service RH (durée présumée, résidence, sortie autorisée ou non). En cas de prolongation éventuelle de votre congé de maladie, vous devez envoyer un nouveau certificat et informer à nouveau votre chef fonctionnel et votre service RH. 4. Vous êtes à la maison et vous vous sentez grippé ? Informez à temps votre chef fonctionnel et votre service RH, selon les accords normaux qui s'appliquent toujours pour une notification de maladie (avertir son chef fonctionnel et vos GRH comme le prévoit votre règlement de travail, transmettre votre certificat médical à l'organisme de contrôle le cas échéant, ...). 5. Quelqu'un de votre famille a la grippe ? Respectez tous les conseils pratiques d'hygiène qui se trouvent sur www.info-coronavirus.be et sur Le risque de contaminations www.sciensano.be. De cette manière, le risque d'être infecté sera ainsi réduit.

Afin de prendre soin des membres de votre famille qui sont malades, vous pouvez prendre plusieurs congés conformément au statut qui est d'application pour vous.

Les membres du personnel qui relèvent du champ d'application des arrêtés du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 repris au point 13 de la présente circulaire peuvent prendre un des congés suivants : - congé annuel, moyennant l'accord de votre chef fonctionnel.

En tout état de cause, le membre du personnel a le droit de prendre, dans les limites de ses congés annuels, quatre jours ouvrables de congé pour prendre soin d'une personne habitant sous son toit. Le membre du personnel doit produire un certificat médical au chef fonctionnel. Ces quatre jours peuvent être prolongés de deux jours ouvrables supplémentaires ; - congé pour motifs impérieux d'ordre familial (maximum 45 jours ouvrables par an, non rémunéré) ; - congé prophylactique, sous certaines conditions : Votre conjoint ou la personne avec laquelle vous vivez en couple ou un membre de votre famille habitant sous le même toit que vous, est atteint d'une maladie dont son médecin établit la gravité et le haut degré de contagiosité. Vous devez demander à votre médecin de contacter le médecin-chef du centre médical du service de contrôle médical du Service de Santé administratif dont vous relevez afin de déterminer de commun accord les mesures préventives les mieux appropriées, en ce compris la chimioprophylaxie et les congés prophylactiques. Ce congé est rémunéré. - tous autres congés, dépendant des conditions d'application. 6. En cas de fermeture de la crèche, de la classe ou de l'école suite au coronavirus Sans préjudice des mesures plus favorables prises au niveau fédéral, lorsque le membre du personnel se trouve dans l'une des situations suivantes : 1° lorsqu'un enfant mineur, âgé de maximum 15 ans, cohabitant avec lui ne peut pas fréquenter sa crèche ou ne peut pas aller à l'école parce que la crèche, la classe ou l'école à laquelle il appartient est fermée en raison d'une mesure visant à limiter la propagation du coronavirus SRAS-CoV-2;2° lorsqu'il a un enfant handicapé à charge, quel que soit l'âge de cet enfant, et que cet enfant ne peut pas se rendre dans un centre d'accueil pour personnes handicapées, parce que ce centre est fermé en raison d'une mesure visant à limiter la propagation du coronavirus SRAS-CoV-2 ; Le télétravail est une obligation pour tous les membres du personnel dont la fonction peut être exercée à distance et qui se trouvent dans la situation exposée ci-dessus.

Si la fonction initiale est incompatible avec le télétravail, il convient de chercher de façon maximale, en concertation avec le membre du personnel, s'il est possible d'adapter les règles d'exécution du travail. Il convient également de considérer les possibilités d'accueil alternatives pour le membre du personnel concerné (par ex. un partenaire qui fait également du télétravail).

C'est uniquement si cette piste n'offre aucune possibilité qu'une dispense de service pourra être accordée au membre du personnel.

Le membre du personnel dispensé de service reste à disposition de son employeur, tel que décrit sous le point 1 de cette circulaire.

Le télétravail ou la dispense de service accordé(e) au membre du personnel est maintenu(e) tant que l'enfant concerné ne peut pas retourner à la crèche, à l'école ou au centre d'accueil pour personnes handicapées.

Le membre du personnel doit au préalable en informer immédiatement son employeur.

Par ailleurs, le membre du personnel doit sans délai fournir à sa hiérarchie une attestation de la crèche, de l'école ou du centre d'accueil pour personnes handicapées confirmant la fermeture de l'établissement concerné ou de la classe en raison d'une mesure visant à limiter la propagation du coronavirus SRAS-CoV-2. Cette attestation mentionne la période de la fermeture. 7. Un collègue a la grippe ? Respectez tous les conseils pratiques d'hygiène qui se trouvent sur www.info-coronavirus.be et sur www.sciensano.be. 8. Départ à l'étranger et retour après un séjour en dehors de la Belgique Le SPF Affaires Etrangères a publié une série de recommandations et d'instructions concernant les départs et les retours de voyage à l'étranger depuis l'été 2020. Nous vous rappelons que les voyages non essentiels sont interdits. Il est important de se référer au site web https://diplomatie.belgium.be/fr pour connaître les instructions en vigueur et de faire en sorte que celles-ci soient respectées au sein des services publics bruxellois.

Si un membre du personnel doit malgré tout effectuer un voyage essentiel, et surtout si sa fonction n'est pas compatible avec le télétravail, il sera invité à entrer en contact avec son chef fonctionnel et son service RH, afin d'assurer la continuité du service et l'organisation du travail, notamment dans le cas où le membre du personnel serait placé en quarantaine après son retour de déplacement.

En tant qu'employeur, la Région est tenue d'assurer, d'une part, la continuité du service public et, d'autre part, de garantir tant la santé que la sécurité des membres du personnel en vertu des dispositions du Code du bien-être au travail. Cette sécurité et santé au travail incombent non seulement à toute la ligne hiérarchique mais aussi à tous?tes les travailleurs.euses.

Il est donc important qu'il y ait une bonne communication à ce sujet entre les collaborateurs?trices et leurs responsables. Des accords quant à la façon d'organiser le travail peuvent être pris en concertation.

Si le membre du personnel dispose d'une attestation de quarantaine, une dispense de service peut lui être accordée, dans le cas où sa fonction n'est pas compatible avec le télétravail. Ceci n'exclut toutefois pas que chaque situation concrète pourra être appréciée au cas par cas. Avant d'accorder une dispense de service à un membre du personnel, il convient de voir si une autre répartition des tâches n'est pas possible, afin que le membre du personnel puisse tout de même faire du télétravail.

Afin d'éviter toute forme d'abus, il convient de formaliser les arrangements entre l'employeur et les membres du personnel.

Nous rappelons, compte tenu du fait que le virus n'a pas encore disparu, que les mesures en vigueur en Belgique (gestes barrières, port du masque, mesures d'hygiène et distance de sécurité) doivent être également respectées à l'étranger. 9. Le membre du personnel est amené à voyager à l'étranger dans le cadre de ses fonctions : Pour ce qui concerne les voyages et déplacements professionnels à l'étranger, le responsable de l'organisme jugera au cas par cas en fonction de l'évolution de la situation sur le lieu de séjour.Pour ce faire, il consultera le site web https://diplomatie.belgium.be/fr. 9bis. Autorisation de s'absenter pendant les heures de service pour se faire vacciner Sauf si son régime de travail le permet d'une autre façon, une autorisation de s'absenter pendant les heures de service d'une durée maximum de 3h48 (soit une demi-journée) est accordée au membre du personnel qui se fait vacciner. Cela signifie que le membre du personnel conserve son traitement, les différentes primes et indemnités qui lui sont applicables.

Au préalable, le membre du personnel doit avertir son chef hiérarchique qui informera la DRH. De même, le membre du personnel avertira son chef hiérarchique si pour une raison indépendante de sa volonté cette durée devait être prolongée.

Après la vaccination, le membre du personnel envoie la preuve de sa vaccination à la DRH. Pour les fonctions considérées comme essentielles, telles que reprises au point 1.2.2 de la présente circulaire, les membres du personnel veilleront autant que possible à planifier la prise de rendez-vous en dehors des heures de service critiques à la continuité de l'activité. 10. Un SPOC : talent.brussels Un SPOC a été mis en place au sein de talent.brussels et se tient à la disposition de vos services RH pour répondre à toutes les questions relatives à l'interprétation ou à l'application de cette circulaire.

Nous vous demandons d'organiser en interne la communication nécessaire auprès de vos agents et de mettre en place des spocs internes pour vos agents si vous l'estimez nécessaire.

Talent.brussels travaillera en concertation avec le ministre-président, le ministre de la fonction publique, le haut fonctionnaire de la sécurité et le comité régional de la sécurité afin de vous informer au plus vite des dernières informations.

Le SPOC est joignable sur jur@talent.brussels de 8 heures à 17 heures.

Il répondra à vos questions dans les plus brefs délais. 11. Plan de continuité des activités Afin de garantir le bon fonctionnement de vos services en cas de pandémie, je vous demande de prendre vos dispositions pour disposer le plus rapidement possible d'un plan de continuité d'activité.Vous trouverez via ce lien le modèle mis à disposition par le Centre de crise : http://centredecrise.be/sites/default/files/2009_bcm_method_fr.pdf 12. Attention des services publics et organismes d'intérêt public régionaux concernant les éventuelles réquisitions en matière de maintien de service public Les membres du personnel assurant des fonctions essentielles et indispensables pour le citoyen et l'Etat (au sens général) peuvent être réquisitionnés par l'autorité légalement désignée.Il convient dès lors de vous assurer que les membres de votre personnel qui assurent ces fonctions restent disponibles au service. 13. Bases juridiques - Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 26 janvier 2017 relatif au télétravail, en particulier l'article 9, dernier alinéa, qui précise que le Secrétaire général et le Secrétaire général-adjoint ou les fonctionnaires dirigeants ou l'organe de direction des organismes d'intérêt public peuvent arrêter un régime de travail particulier ; - L'Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 fixant le statut administratif et pécuniaire des agents des services publics bruxellois, et notamment l'article 165, qui constitue la base légale pour l'octroi d'une dispense de service, cet article s'applique également aux membres du personnel contractuels ; - L'Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 fixant le statut administratif et pécuniaire des agents des organismes d'intérêt public de la Région de Bruxelles-Capitale, et notamment son article 158, qui constitue la base légale de la dispense de service, cet article s'applique également aux membres du personnel contractuels. - L'arrêté ministériel du 28 octobre 2020 portant des mesures d'urgence pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19. 14. Dispositions abrogatoires La circulaire du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 3 décembre 2020 portant directives pour la préparation à l'émergence d'une pandémie (coronavirus COVID-19) pour le personnel des services publics et les organismes d'intérêt publics régionaux est abrogée. Bruxelles, le 26 mars 2021.

Pour le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale : Le Ministre-Président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, R. VERVOORT Le Ministre de la Fonction Publique, S. GATZ