MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

24 JANVIER 2008. - Circulaire relative à la clôture des comptes communaux de l'exercice 2007

Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Mesdames et Messieurs les Echevins, La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des comptes communaux pour l'exercice 2007.

L'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la comptabilité communale détermine les règles de la clôture et de l'établissement des comptes annuels (articles 72 à 79).

Depuis 1994, des règles spécifiques à la Région de Bruxelles-Capitale ont été introduites par voie de circulaires complémentaires aux règles générales de l'arrêté royal déjà cité.

De plus, il y a lieu de tenir compte des éléments qui suivent : A. Compte budgetaire A.1. Droits constatés, engagements et imputations : La constatation des droits peut être poursuivie jusqu'au 15 février 2008 pour autant qu'elle soit justifiée par un document établi en bonne et due forme et se référant exclusivement à l'exercice 2007.

Cette règle s'applique également aux additionnels perçus par le Service Public Fédéral des Finances; les montants des droits constatés seront identiques à ceux repris à la ligne 6 (produits attribués à la commune) du document 173X. Les droits à recette seront constatés conformément aux dispositions de l'article 46 du R.G.C.C. Par ailleurs, en application de l'article 73 du R.G.C.C. tout sera mis en oeuvre pour permettre l'imputation de toutes les factures et de tous les décomptes afférents à l'exercice 2007.

Il convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, et ce, parfois, depuis plusieurs exercices.

Je vous rappelle que l'article 57 du Règlement général de la Comptabilité communale précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination.

Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures ou travaux non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement.

De même, il y a lieu d'opérer un « nettoyage » des créances non-recouvrées, d'abord en les reprenant en tant que créances douteuses dans les livres comptables, puis en actant les non-valeurs adéquates.

En effet, lors des précédents contrôles, il a été constaté que des créances datant depuis plus de 25 ans étaient encore reprises dans les bilans.

J'insiste sur l'importance de ces opérations car le résultat budgétaire du compte est basé sur les droits constatés nets et les engagements. Des reports d'engagements inutiles auront une incidence négative sur le résultat. A contrario, des droits constatés pour lesquels plus aucune perception n'est à espérer, influencent favorablement mais de manière fictive le résultat budgétaire mais également celui du compte de résultats.

En ce qui concerne les dotations communales en faveur des zones de police, chaque commune veillera à respecter strictement le principe de l'annualité de cette dépense.

A.2. Modifications budgétaires après l'établissement du formulaire T : Les insuffisances de crédits constatées après l'arrêt définitif du formulaire T3 feront l'objet de modifications budgétaires votées par le conseil communal. Ces modifications ne reprendront plus les glissements internes opérés durant l'exercice entre les articles budgétaires de la même fonction et de même groupe économique (art 10 RGCC), chacun de ceux-ci étant limité aux trois premiers chiffres; elles prendront valeur au 31 décembre 2007 et emporteront dès lors leur intégration au compte budgétaire 2007 dès leur vote par le conseil communal.

Ces modifications budgétaires porteront exclusivement sur des dépenses du service ordinaire et seront prises conformément aux articles 16 et 73 du R.G.C.C. Ces dépenses ne peuvent pas porter d'engagements nouveaux. Il sera toutefois tenu compte de situations spécifiques telles que la comptabilisation de charges non décaissées, les dotations aux réserves via des prélèvements et l'inscription des non-valeurs.

Les prélèvements sur le boni vers les fonds de réserves engagés au cours de l'année devront également être imputés. En effet, le prélèvement en dépense diminue le résultat cumulé; il est donc logique que le fonds de réserve soit crédité à due concurrence. Or seule une imputation aura cet effet sur la comptabilité générale. Il est donc essentiel que le prélèvement soit imputé, dans sa totalité, pour que le bilan reflète la réalité des réserves.

Dans l'hypothèse où des adaptations budgétaires devraient être apportées au service extraordinaire, elles constitueront toujours l'exception et seront dûment justifiées par un rapport détaillé établi par la commission créée par l'article 12 du R.G.C.C. Ce document ne reprendra pas de modification de recettes.

A.3. Le résultat des exercices Conformément à l'article 75 du R.G.C.C., le boni comptable sera constaté ou le mali comptable sera engagé et imputé à concurrence du résultat comptable arrêté au 31 décembre 2007.

Les tableaux récapitulatifs seront présentés sous la forme prescrite par l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 20 octobre 2005 fixant la présentation du budget des communes de la Région de Bruxelles-Capitale.

La colonne relative aux crédits budgétaires devra reprendre les crédits tels que modifiés par les modifications y compris les ajustements réalisés dans le cadre de l'article 10 du Règlement général de la Comptabilité communale.

B. Bilan, compte de resultats et annexe B.1. Conformément à l'article 21 du R.G.C.C., les réévaluations sur les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 654 du mois de mai 2007.

B.2. L'évaluation des terrains ayant été faite de manière forfaitaire et uniforme au bilan de départ conformément à la circulaire du 14 juillet 1994, leur réévaluation au compte 2007 sera basée sur le coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, soit 1,8 % obtenu par le rapport du coefficient 2007 (1.4532) sur le coefficient 2006 (1,4276) tels que publiés au Moniteur belge des 26 janvier 2006 et 25 janvier 2007.

B.3. Outre les documents comptables usuels (bilan, compte de résultats), il convient de communiquer les balances des comptes généraux et particuliers, l'annexe légale (circulaire du 10 septembre 1998 relative à la présentation et au contenu des comptes annuels des communes), ainsi que le rapport d'analyse budgétaire et comptable. Il est rappelé qu'un outil de contrôle et de confection des comptes a été mis à la disposition des communes. De plus, il convient de tenir à la disposition des délégués de l'Administration des Pouvoirs locaux les documents comptables prévus en exécution de l'article 44 du R.G.C.C. et fixés par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991 (Moniteur belge du 21 octobre 1991).

B.4. Travaux en cours.

Les services veilleront à clôturer dans la comptabilité les comptes « travaux en cours » et « achats en cours » relatifs aux chantiers terminés et les achats réalisés. En effet, l'examen des comptes annuels révèle que ces comptes « travaux en cours » augmentent chaque année. Un suivi rigoureux est essentiel pour une lecture précise du bilan. De même, tant que ces comptes ne sont pas clôturés, les amortissements ne sont pas effectués, ce qui améliore fictivement le compte de résultats et fausse la lecture du bilan.

B.5. Comptes de régularisation et d'attente A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente du bilan (comptes 49) ne peuvent mentionner que les sommes qui y trouvent leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des comptes. Leur solde doit être dûment justifié au moyen d'un tableau détaillé pour chacun des comptes généraux qui composent les totaux inscrits aux rubriques X et X' du bilan.

B.6. Situation de la dette communale.

Il est inutile de rappeler que la situation de la dette communale telle qu'elle apparaît au bilan doit impérativement constituer le reflet exact de la situation réelle de la dette. S'il est admis que des différences peuvent exister au regard des documents transmis par les banques, ces différences doivent obligatoirement être expliquées au moyen d'un tableau qui établira la concordance entre les soldes de la dette au bilan et ceux transmis par les organismes financiers.

C. Vérification des comptes Un contrôle de la logique comptable est indispensable lors de la clôture des comptes. La Région met, à cette fin, le progiciel d'élaboration des comptes annuels « Publicount » à disposition des communes.

Le progiciel est disponible en téléchargement sur le site internet de la Fédération des Receveurs : www.ro19.be. En cas de difficulté, vous pouvez contacter Mme Meulemans au 02.774.60.72.

D. Transmission et support La transmission des comptes (compte budgétaire, bilan, compte de résultats) dans sa forme authentique, en cinq exemplaires bilingues et signés par les autorités communales compétentes, reste toujours obligatoire.

L'annexe légale, et les documents repris au point B3 pourront être joints en trois exemplaires.

Pour le surplus, il y a lieu de se référer aux circulaires précédentes relatives à la clôture comptable.

Le Ministre-Président, Ch. PICQUE