REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

16 JUILLET 2020. - Circulaire ministérielle relative au monitoring des plans de personnel des services publics et organismes publics de la Région de Bruxelles-Capitale

Aux services publics régionaux, aux organismes administratifs publics de catégorie A et de catégorie B soumis aux dispositions des arrêtés du Gouvernement de la Région de Bruxelles Capitale du 21 mars 2018 portant le statut administratif et pécuniaire des agents des services publics régionaux (SPR) et des organismes d'intérêt public (OIP) de la Région de Bruxelles-Capitale. 1. Contexte : Le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 16 janvier 2020 a chargé le Ministre de la Fonction publique et du Budget de mettre en place une Task-force du monitoring du personnel, établie auprès de Bruxelles Fonction publique, dans laquelle siègent les représentants du Ministre du Budget, du Ministre de la Fonction publique, de Bruxelles Fonction publique et de Bruxelles Finances et Budget. Conformément et à la circulaire ministérielle du 16 janvier 2020 relative à l'élaboration et au suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel, cette taskforce est chargée de suivre l'évolution de l'emploi au sein de la fonction publique régionale, notamment l'évolution des dépenses et des crédits de personnel, l'évolution des indicateurs fixés en matière de fonction publique, et de valider la méthodologie en la matière.

Elle reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring et les communique pour information au gouvernement via le Ministre de la fonction publique et du budget. La task force ne rend pas d'avis et ne prend pas de décision.

Cette task-force est également chargée de faire une proposition d'outil de gestion afin que le plan de personnel permette au management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible dans son périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de transparence et de responsabilité et qu'il permette de développer une stratégie de gestion prévisionnelle des emplois et compétences à moyen et plus long terme.

La présente circulaire vise à préciser les modalités de la Task-Force, notamment la méthode et la fréquence de reporting ainsi que les indicateurs qui portent au minimum sur: - le risque de dépassement de l'enveloppe budgétaire sur base annuelle et pluriannuelle; - le respect des orientations fixées par le gouvernement en matière de gestion du personnel de la fonction publique régionale via des indicateurs relatifs à l'évolution des taux relatifs aux emplois statutaires, emplois jeunes, emplois occupés par des personnes en situation de handicap, la répartition hommes-femmes, etc.

La circulaire ministérielle du 16 janvier 2020 relative à l'élaboration et au suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel précise la méthodologie d'élaboration de ces plans de personnel et les échéances pour la transmission au Ministre du Budget et de la Fonction publique des documents à faire approuver par le Gouvernement.

Les services sont tenus de respecter les directives mentionnées ci-après lors de l'élaboration et du suivi de leur plan de personnel basé sur l'enveloppe de personnel.

Pour rappel, le plan de personnel est déterminé par administration pour les services publics régionaux (SPR), par domaine d'activité pour les organismes d'intérêt public (OIP), par niveau, par rang et par grade, le nombre de membres du personnel statutaires et contractuels exprimé en équivalents temps plein jugés nécessaires à l'exécution des missions assignées aux services publics régionaux ou aux organismes d'intérêt public. Le plan décrit, pour l'année sur laquelle il porte, la projection finale souhaitée des ETP payés. L'enveloppe budgétaire correspond à la charge budgétaire annuelle du plan de personnel.

L'ensemble doit s'inscrire dans les limites des moyens budgétaires disponibles pour l'année concernée et démontrer l'impact sur les 6 prochaines années.

Un plan de personnel existe par institution. Il s'appuie sur une enveloppe budgétaire globale mais ? Pour les Services public régionaux, le plan de personnel est ventilé en sous-enveloppes par administration (c'est-à-dire « direction générale » au sein du SPRB) au sein de cette enveloppe budgétaire globale. ? Pour les OIP, le plan de personnel est ventilé par domaine d'activités et peut être ventilé en entités opérationnelles, au sein de cette enveloppe globale.

Outre le plan de personnel global exprimé par niveau, rang et grade, le plan est également présenté en distinguant les ETP destinés à être occupés à terme par des agents statutaires et ceux qui seront toujours occupés par des membres du personnel contractuel (contrats pour tâches auxiliaires et spécifiques, convention premier emploi) Dans le cadre de la circulaire du 20 janvier 2020, le Gouvernement a décidé qu'en principe, le plan de personnel 2020 ne peut pas contenir des demandes de renforcement de personnel. Une demande supplémentaire peut être examinée par le Gouvernement si une motivation est fournie sur la base de l'inventaire du personnel et de l'analyse de l'affectation des ETP qui en découle, en lien direct avec : - des priorités fixées dans l'accord du Gouvernement et les notes et lettres d'orientation, - une évolution récente de la réglementation, - d'autres motifs de changement à préciser (gestion des risques humains et autres, digitalisation et évolution des technologies,...) qui engendreraient une augmentation temporaire en année T et reviendraient à l'équilibre en année T+1.

Les demandes de renforcement du personnel peuvent porter sur les services transversaux (IT, RH, Budget) à condition que : - les demandes soient proportionnelles à l'augmentation du nombre total des membres du personnel ; - qu'elles ne portent pas sur les missions de Bruxelles Fonction publique ; - qu'elles restent dans les limites de l'enveloppe budgétaire allouée, jusqu'à l'obtention des résultats d'un benchmark sur la répartition des missions entre les administrations transversales et les administrations opérationnelles de la fonction publique régionale.

Les missions transversales doivent être assurées au sein des administrations transversales.

L'inventaire du personnel (AS IS) constitue donc un instrument de base pour réaliser cette analyse et motiver les demandes de renforcement du personnel.

La présente circulaire, visant à mettre en place une Task-force du monitoring du personnel, donne des informations relatives au monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel en 2020 et donne un aperçu des dépenses estimées pour 2021 et sur une perspective pluriannuelle.

Le service du Budget de BFB au travers du rapport d'analyse du Comité de monitoring donne, en parallèle, un aperçu de l'exécution sur une base rétroactive des crédits de personnel IIXX sur la période 2015-2019. En outre des calculs réalisés sur base d'une approche statistique permettent d'affiner les besoins théoriques pour 2020.

Au total, pour l'ensemble de l'entité régionale (SPRB's et OAA globalisés), on constate au fil des années une moindre sous-exécution (ou une meilleure réalisation) des crédits pour des dépenses de personnel. Toute chose égale par ailleurs (personnel constant) la projection indique un montant nécessaire pour 2020 pour l'entité régional estimé entre 1.429 millions d'euros et 1.435,7 millions d'euros. Il s'agit ici d'une analyse statistique à compléter par une analyse plus fine de terrain. Le Comité constate également qu'il y a des divergences au niveau des réalisations et des besoins par organisme. En cas de faibles taux d'exécution d'un plan de personnel (ou d'une administration dans un plan de personnel global), la priorité est donnée à la mise en oeuvre de ce plan de personnel pour les recrutements.

Cette approche statistique doit pouvoir être mise en parallèle avec les coûts réels et estimés par les administrations.

Les principes établis dans la circulaire ministérielle du 20 janvier 2020 sont donc maintenus et repris dans la présente circulaire. Ils sont complétés par les mesures suivantes : Le monitoring des plans de personnel est organisé deux fois par an, à savoir une première fois sur la base des données au 30 juin, une deuxième fois sur la base des données au 31 décembre. Les réunions de la task-force se tiennent dans le courant du mois de septembre 2020 et janvier 2021.

Comme recommandé par le Comité de monitoring, BFB est chargé d'organiser des réunions bilatérales, en concertation avec Talent.brussels, avec les services de rémunération des services du Gouvernement et des Organismes afin, pour ce qui relève du budget, d'affiner les prévisions de dépenses de personnel pour 2020, 2021 et sur une perspective pluriannuelle qui couvre au minimum la législature, et pour ce qui relève de la fonction publique, de préparer une méthodologie commune d'élaboration des plans de personnel pour 2021. 2. Les indicateurs relatifs à la gestion des ressources humaines : Conformément au point 2.1. « Inventaire du personnel » de la circulaire du 16 janvier 2020Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 16/01/2020 pub. 07/02/2020 numac 2020020146 source service public regional bruxelles fonction publique Circulaire ministérielle relative à l'élaboration et au suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel fermer, une analyse organisationnelle des affectations au regard des missions et objectifs du service doit être réalisée en cas de nouvelles demandes de renforcement du personnel, ceci en vue d'aider à la décision. L'inventaire du personnel (AS IS) constitue un instrument de base pour réaliser cette analyse et motiver les demandes de renforcement du personnel. Les indicateurs RH doivent permettre de suivre l'évolution de la composition du personnel tenant compte des orientations fixées par le ministre de la Fonction publique ou du Gouvernement en matière de fonction publique.

La finalité du suivi pluriannuel d'indicateurs RH s'inscrit dans la volonté de développer une démarche de type GPECI (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences inclusives).

La GPEC est un processus d'adaptation prospective des emplois, des compétences et des effectifs d'une organisation aux évolutions prévisibles de son environnement économique, social, juridique ou technologique . A cette notion commune de GPEC en ressources humaines, nous ajoutons le « I » de inclusive afin que les adaptations se fassent en veillant à la diversité et à l'inclusion.

La GPEC.I constitue un outil indispensable à la conduite du changement RH. Elle permet de cerner les forces et les faiblesses d'une organisation, puis d'élaborer des solutions transversales qui permettront à l'organisation d'aborder avec davantage de sérénité les mutations de l'environnement.

La démarche se base sur un travail d'analyse et de réflexion en 3 étapes : 1° la réalisation d'un diagnostic RH (métiers, compétences, composition du personnel...), 2° la recherche prospective par rapport à l'anticipation de scénarios d'évolution (anticipation des départs à la retraite, changements modifiant fes métiers, mixité professionnelle et potentiel de candidat.e.s sur te marché du travail...) ; 3° l'élaboration d'une stratégie (scénario idéal de développement de l'organisation) et de plan(s) d'action RH (recrutement, formation, réorganisation, reconversion, mobilité professionnelle, diversité...).

La démarche GPEC.I peut donc répondre au besoin détecté de proposer une méthode d'argumentation des demandes de renforcement en personnel. 2.1. Liste des indicateurs Les indicateurs sont choisis par la task-force tenant compte des orientations fixées par le gouvernement en matière de gestion du personnel de la fonction publique régionale. La liste n'est pas exhaustive et peut donc évoluer. Une sélection pourra également être établie sur la base de 3 ou 4 priorités fixées par le ministre.

Evolution des situations juridiques du personnel au travers des indicateurs suivants : - Taux de statutaires - Taux de contractuels CBET : Besoins exceptionnels et temporaires en personnel - Taux de contractuels CTAS : Taches auxiliaires et spécifiques - Taux de contractuels CPRL : Contrat de remplacement - Taux de contractuels subventionnés (CPE, ACS,...) - Taux de contractuels autres Evolution des recrutements au travers des indicateurs suivants : - Nombre de nouvelles entrées via procédure de recrutement talent.brussels - Nombre de nouvelles entrées via procédure de GRH interne - Nombre de nouvelles entrées via procédure Actiris - Nombre de nouvelles entrées via procédure de mobilité Evolution des départs au travers des indicateurs suivants : - Nombre de nouveaux départs via retraite - Nombre de nouveaux départs via démission - Nombre de nouveaux départs via licenciement - Nombre de nouveaux départs suite à un fin de contrat Evolution de la pyramide des âges au travers des indicateurs suivants : - Part des moins de 25 ans - Part des 25-29 ans - Part des 30-34 ans - Part des 35-39 ans - Part des 40-44 ans - Part des 45-49 ans - Part des 50-54 ans - Part des 55-59 ans - Part des 60 ans et plus Evolution du personnel en situation de handicap au travers de l'indicateur suivant : - Nombre de membres du personnel ayant un handicap déclaré à l'employeur Evolution des catégories suivantes relatives à l'origine nationale des membres du personnel : - Origine belge - Originaires des pays de l'UE - Origine autre européenne - Origine hors européenne Evolution de l'effectif global au travers de l'indicateur suivant : - Nombre de membres du personnel - Nombre d'ETP interne réellement actif - Nombre d'ETP externe - Nombre de temps partiel La dimension de genre étant transversale dans toute politique de gestion des ressources humaines, les données doivent être ventilées selon le sexe (F/M/X) 2.2. Mode de collecte des données : Un tableau à double entrée contenant les divers indicateurs est préparée par talent. Le tableau est accompagné d'un document explicatif (définitions des indicateurs, méthodes de calculs,...). Les documents sont envoyés aux différentes institutions afin qu'elles puissent remplir, au travers de chiffres, le tableau. Chaque institution renvoie son tableau complété chez talent qui se charge ensuite de l'analyse (contrôle, globalisation des chiffres,...) pour permettre un reporting adéquat.

Si nécessaire, talent.brussels offre un support aux services RH pour soutenir l'harmonisation des données. 3. Les indicateurs relatifs au risque de dépassement budgétaire : L'information fournie par le monitoring permet au gouvernement d'établir, pour chaque enveloppe de personnel, une prospective éventuelle des risques de dépassement budgétaire ou des marges disponibles. 3.1 Liste des indicateurs - Indicateur 1 : Montant initial de l'année 2020 - Indicateur 2: Coûts liés à l'AS IS : cette situation se base sur la liquidation des salaires, c'est-à-dire le coût réel lié aux dépenses du personnel en service. Ces coûts seront projetés sur le reste de l'année et l'année T+1; - Indicateur 3 : Coûts ou gains liés aux décisions incompressibles 2020 : il s'agit ici de l'ensemble des actions de 2020 qui impactent le budget de manière certaine et définitive pour le reste de l'année et l'année T+1. Il s'agit ici des départs connus (pensions, démissions, licenciements), des entrées en service connues ou estimées (actions de recrutement en cours ou qui seront lancées et permettront un recrutement encore en 2020), des augmentations barémiques et des promotions connues.

Ces coûts doivent être calculés comme suit : - Départs connus : sur base des montants réels - Entrées en service connues ou estimées : sur base des coûts standards - Augmentations barémiques : sur base des coûts standards - Promotions : sur base des coûts standards Pour réaliser l'estimation correcte des coûts budgétaires associés, pour chaque action, on établit le nombre de mois à payer en T et T+l sur la date présumée d'entrée en fonction, de prise de fonction ou de sortie. - Indicateur 4 : Coûts liés aux décisions opérationnelles futures : il s'agit de l'ensemble des actions prévues dans le dernier plan de personnel approuvé par le gouvernement qui ne pourront pas être finalisées en 2020. Ces coûts seront projetés sur l'année T+l, ils doivent donc être calculés en année pleine sur base des coûts standards ; - Indicateur 5 : Marge ou dépassement entre l'initial 2020 (indicateur 1) et l'ensemble des coûts incompressibles 2020 (addition des indicateurs 2 et 3) ; - Indicateur 6 : Marge ou dépassement entre l'initial 2020 (indicateur 1) et l'ensemble des coûts liés au dernier plan de personnel validé par le gouvernement (addition des indicateurs 2, 3 et 4) 3.2. Mode de collecte des données : Un tableau contenant les divers indicateurs est préparé par talent.brussels. Le tableau est accompagné d'un document explicatif (définitions des indicateurs, méthodes de calculs,...). Les données fournies dans le tableau seront ensuite confrontées aux estimations statistiques réalisées par BFB lors des réunions bilatérales.

Si nécessaire, talent.brussels offre un support aux services RH pour soutenir l'harmonisation des données. 4. Rythme et timing du monitoring en 2020 4.1. Rythme du monitoring Sur base des données de paiement de 2020 et des données du personnel, le monitoring des plans de personnel est évalué deux fois, à savoir : - une première fois sur la base des données au 30 juin 2020 ; - une seconde fois sur la base des données au 31 décembre 2020. 4.2. Timing du rapportage La Task-Force Monitoring de personnel consolide les rapports de monitoring aux dates suivantes : - pour le rapport sur la base des données de juin 2020, le 20 septembre 2020, - pour le rapport sur la base des données de décembre 2020, le 31 janvier 2021.

En vue de permettre à la Task-Force de respecter ce calendrier, le rapport de monitoring du risque est à envoyer à pp@talent.brussels au plus tard le : - vendredi 11 septembre 2020 pour le 1 er monitoring ; - vendredi 22 janvier 2021 pour le 2e monitoring. 5. Champ d'application et implémentation en 2020 et 2021 5.1. Champ d'application Tous les services publics régionaux et organismes administratifs publics de catégorie A et de catégorie B soumis aux dispositions des arrêtés du Gouvernement de la Région de BruxellesCapitale du 21 mars 2018 portant le statut administratif et pécuniaire des agents des services publics régionaux (SPR) et des organismes d'intérêt public (OIP) de la Région de Bruxelles-Capitale sont tenus de réaliser l'exercice de monitoring.

Une nouvelle circulaire 2021 sera publiée en 2021. 5.2. Implémentation Pour s'assurer du développement adéquat de la méthodologie et de la qualité des données transmises dans le cadre du monitoring des PP, la task-force s'appuiera sur : - Un comité d'experts composé de représentants de talent.brussels, de BFB et de la DRH du SPRB - Un groupe de travail régional associant les référents RH des SPR et Organismes concernés 6. Monitoring et marge de décision Sur base de l'indicateur 5 des données du monitoring, la marge disponible pour de nouvelles décisions opérationnelles est identifiée et doit permettre de modifier éventuellement les actions opérationnelles non encore exécutées. 6.1 Rôle des monitoring internes réalisé par les DRH En fonction de cette marge opérationnelle et sur base d'un processus interne d'identification et de suivi des besoins en personnel, le responsable opérationnel définit les nouvelles décisions opérationnelles qu'il juge nécessaires et prioritaires et évalue leur conformité budgétaire. 6.2 Rôle de contrôle de l'IF Dans ce cadre, le responsable opérationnel soumet ensuite ces nouvelles décisions à l'avis préalable de l'inspecteur des Finances qui est en charge de contrôler la mise en oeuvre du plan de personnel et le respect du périmètre budgétaire.

Lorsque l'avis de l'Inspecteur des finances est favorable, les nouvelles décisions peuvent être exécutées. Lorsque l'avis de l'Inspecteur des finances est défavorable, l'avis du Ministre du Budget est demandé.

Le Ministre de la Fonction publique et du Budget, S. GATZ _______ Note 2 En France, la GPEC est une démarche de négociation collective inscrite dans la roi de programmation pour la cohésion sociale du 18 janvier 2005, plus connue sous le nom de « loi Borloo ». Elle rend la négociation GPEC obligatoire au moins une fois tous les trois ans dans toutes les entreprises comptant plus de 300 salariés.