MINISTERE DE L'INTERIEUR

11 JANVIER 2000. - Circulaire. - Dispense de la tenue matérielle des fiches de population. - Instructions générales du 7 octobre 1992 concernant la tenue des registres de la population et des étrangers. - Modification

A Mesdames et Messieurs les **** et Echevins Pour information à : Madame et Messieurs les Gouverneurs de Province Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement ****, Messieurs, Au cours de ces dernières années, de nombreuses communes ont mené à leur terme les projets d'informatisation des services et parmi eux, du service population.

La gestion informatique du fichier de la population soit via un système informatique propre constitué d'une unité centrale installée à l'administration communale, soit via l'ordinateur d'un centre sous-régional agréé auquel la commune est reliée, ne dispense pas la commune de tenir matériellement les fiches de population.

Seul le Ministre de l'Intérieur peut, conformément aux dispositions de l'article 15 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif aux registres de la population et au registre des étrangers et du numéro 10 des Instructions générales précitées, accorder une telle dispense à la commune qui introduit une demande en ce sens.

L'autorisation de ne plus tenir matériellement les fiches de population ne sera accordée par le Ministre de l'Intérieur qu'à la condition que les moyens informatiques utilisés permettent une consultation immédiate et une mise à jour des dossiers, assurant une sécurité suffisante contre toute dégradation des informations et permettant un fonctionnement continu du service population même en cas d'incident technique.

Les demandes de dispense introduites par un certain nombre de communes se sont avérées imprécises et vagues notamment en ce qui concerne les moyens mis en oeuvre pour assurer la continuité de la consultation et de la mise à jour des fichiers. Le département a ainsi été amené à rédiger à l'attention des communes un questionnaire précis et détaillé intitulé : «*****» relatif à l'identification du matériel et du logiciel, aux liaisons, aux mesures prises afin d'assurer la continuité du service ainsi qu'aux mesures de protection et à la désignation des fonctionnaires responsables.

La présente circulaire vise à expliciter la procédure de demande de dispense de tenue de fichiers notamment en prévoyant qu'à toute demande doit être jointe la feuille de renseignements dûment complétée et signée pour le collège des bourgmestre et échevins; elle vise aussi à préciser les conditions auxquelles cette dispense peut être accordée.

Dans ces conditions, le numéro 10, du **** **** de la **** partie des Instructions générales précitées est remplacé par le texte qui suit : « La commune qui souhaite obtenir une dispense de tenir matériellement les fiches de population modèle 1, introduit une demande de dispense dûment signée et motivée auprès du Ministre de l'Intérieur (Direction des Elections et de la Population - **** **** 19, **** 20, à 1010 ****). Elle joint à sa demande la feuille de renseignements conforme au modèle ci-après, dûment complétée. Les moyens informatiques mis en oeuvre en lieu et place du fichier papier doivent y être clairement précisés.

Feuille de renseignements (Modèle) Demande de dispense de la tenue à jour des fiches de population FEUILLE DE RENSEIGNEMENTS (Article 15 de l' A. R. du 16 juillet 1992) 1. Identification du demandeur : Nom de la commune : Code postal : Code I.N.S. : 2. Identification du matériel/du logiciel : a) Type de configuration du matériel (****, mini, ****, ...) : b) Logiciel : b.1. Dans le cas d'une unité de traitement dans la commune O nom et coordonnées du fournisseur informatique : O numéro de l'attestation délivrée par le Ministre de l'Intérieur au fournisseur: O dénomination de l'application population ;

O type du logiciel système (****, ****, ****, ...) : b.2. Dans le cas d'un traitement via un centre sous-régional O nom du centre sous-régional : c) Existe-t-il un fichier local ? d) Si oui, la mise à jour du fichier local se fait-elle sur base du dossier binaire ? e) Utilisez vous un système de clefs fixes ou de clefs variables pour les transactions au Registre national) ? 3.Liaison : a) Par quel réseau accédez-vous au Registre national ? (ligne louée, ****, ****, C-NET) b) Comment s'effectueront les mises à jour du Registre national en cas de coupure du système local et au moyen de combien de terminaux (****) ? c) Comment s'effectueront les consultations du Registre national en cas de coupure du système local et au moyen de combien de terminaux (****) ? 4) Protection : a) Quelles sont les mesures de protection prévues contre la dégradation ou la perte de données de vos registres de population ? O matérielles : O logicielles : O autres : b) Quand et à quelle fréquence les copies de sécurité (****-****) du fichier local sont-elles prises ? c) Qui a la responsabilité de faire ces copies de sécurité ? d) Où sont conservées les copies de sécurité du fichier local ? e) Combien de générations de copies de sécurité conserve votre administration ? 5) Responsabilité : a) Qui est le fonctionnaire communal désigné comme responsable du fichier automatisé ? b) Qui peut être contacté par nos services pour plus d'informations relatives à la présente demande et pour convenir de la date de la visite sur place ? 6) Certifié exact. Date : Sceau communal : Pour le collège des bourgmestre et échevins : Au vu des informations communiquées par la commune, une décision motivée d'octroi ou de refus de la dispense de tenue à jour matérielle des fiches de population modèle 1, est rendue conformément aux dispositions de l'article 15 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 précité.

Il peut préalablement à cette décision, lorsque les éléments communiqués ne permettent pas d'apprécier si les conditions posées sont réunies, inviter la commune à lui communiquer les précisions nécessaires relativement à l'une ou l'autre des rubriques de la feuille de renseignements ou, si nécessaire, déléguer un ou plusieurs fonctionnaires du département habilités à inspecter les registres de la population pour recueillir sur place lesdites informations.

L'introduction d'une demande laisse entière l'obligation légale de tenir matériellement les fiches de population. 1. La consultation des dossiers. Le service à la population doit être assuré de manière continue, les extraits et certificats doivent toujours pouvoir être délivrés.

Lorsque la commune dispose d'un fichier de population sur papier, il est toujours possible en cas d'indisponibilité du système informatique de rédiger manuellement les attestations ou certificats sollicités par le citoyen.

Le système développé par la commune pour remplacer le fichier papier doit offrir des garanties équivalentes. 2. La mise à jour des dossiers. Conformément à la réglementation sur la population, les registres de la population doivent être tenus à jour de façon permanente.

Par ailleurs, les modifications aux informations enregistrées au Registre national des personnes physiques doivent être communiquées dans les deux jours ouvrables. Les dispositions nécessaires doivent donc être prises par la commune afin que le délai de 48 heures puisse être respecté. 3. Sécurité des informations. Les mesures prises par la commune doivent assurer une protection suffisante contre la destruction des informations.

La dispense de la tenue matérielle des fiches de population est liée au système utilisé par la commune tel que repris dans l'arrêté ministériel de dispense.

Dès lors, la commune est tenue de communiquer au Ministre de l'Intérieur toute modification intervenue au niveau d'un ou de plusieurs des éléments caractérisant le système informatique existant au moment de l'octroi de la dispense (que cette modification porte sur le matériel, le logiciel, les liaisons ou le système de sauvegarde).

Celui-ci décidera sur base des informations communiquées si la dispense peut être maintenue.

Le Ministre de l'Intérieur, A. ****.