SERVICE PUBLIC FEDERAL CHANCELLERIE DU PREMIER MINISTRE

9 JANVIER 2018. - Circulaire concernant l'octroi et le paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public. - Année de référence 2017

Aux membres du gouvernement fédéral;

Aux organes de gestion des établissements d'intérêt public;

Aux gouverneurs provinciaux;

Aux présidents et aux membres des gouvernements des Communautés et des Régions;

Aux commissaires d'arrondissement;

Aux collèges des bourgmestres et échevins;

Aux présidents des conseils des centres publics d'aide sociale;

Aux collèges des zones de police locale;

Aux présidents des conseils d'administration des intercommunales, des associations pour les centres publics d'aide sociale et des régies communales autonomes.

Cette circulaire concerne la distribution des formulaires de demande de la prime syndicale pour l'année de référence 2017 et le paiement de la contribution annuelle pour les primes syndicales.

Réglementation : Loi du 1er septembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/09/1980 pub. 05/10/2012 numac 2012000585 source service public federal interieur Loi relative à l'octroi et au paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public. - Coordination officieuse en langue allemande de la version fédérale fermer relative à l'octroi et au paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public.

Arrêté royal du 26 septembre 1980 portant exécution des articles 1, b, et 4, de la loi du 1er septembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/09/1980 pub. 05/10/2012 numac 2012000585 source service public federal interieur Loi relative à l'octroi et au paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public. - Coordination officieuse en langue allemande de la version fédérale fermer relative à l'octroi et au paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public.

Arrêté royal du 30 septembre 1980 relatif à l'octroi et au paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public.

Arrêté ministériel du 9 janvier 2018 concernant la prime syndicale dans le secteur public pour l'année de référence 2017. 1. Services publics concernés par la distribution des formulaires de demande de la prime syndicale.a) les administrations et autres services de l'Etat, y compris les services qui assistent le pouvoir judiciaire, mais à l'exclusion toutefois des magistrats de l'ordre judiciaire et des titulaires d'une fonction au Conseil d'Etat; b) les personnes morales de droit public dépendant de l'Etat, des Communautés et des Régions dont la liste est annexée à l'arrêté royal du 26 septembre 1980;c) les provinces, les agglomérations, la commission française de la culture, la commission néerlandaise de la culture et les commissions réunies de la culture de l'agglomération bruxelloise, les fédérations de communes, les associations de communes, les communes, les centres publics d'action sociale, les centres publics intercommunaux d'action sociale, les associations de centres publics d'action sociale ainsi que les établissements publics subordonnés aux provinces et aux communes;d) les polders et les wateringues;e) les offices subventionnés d'orientation scolaire et professionnelle, les centres psycho-médico-sociaux et les établissements d'enseignement subventionnés, y compris les institutions de l'enseignement supérieur non universitaire subventionné, dans la mesure où les intéressés sont rémunérés directement par une subvention-traitement;f) les Communautés et les Régions et les établissements d'enseignement organisés par les Communautés;g) la police fédérale visée à l'article 2, 2°, de la loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux;h) les corps de police locale visés à l'article 2, 2°, de la loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux. Tous ces services sont repris dans une liste annexée à la présente circulaire.

Les administrations, services ou organismes relevant de la loi du 1er septembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/09/1980 pub. 05/10/2012 numac 2012000585 source service public federal interieur Loi relative à l'octroi et au paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public. - Coordination officieuse en langue allemande de la version fédérale fermer mais qui, pour une raison quelconque ne seraient pas repris dans la liste annexée, ne sont toutefois pas dispensés de l'obligation de distribuer des formulaires et doivent prendre contact avec le Service des Affaires syndicales du SPF Chancellerie du Premier ministre. Les données de contact de ce service sont reprises au point 6 de la présente circulaire. 2. Responsabilités des services publics 2.1. Distribution du formulaire de demande de la prime syndicale Conformément à l'article 12, § 1er, de l'arrêté royal du 30 septembre 1980 susmentionné, les services de distribution compétents devront distribuer à tous les membres du personnel, le formulaire de demande de la prime syndicale pour l'année de référence 2017, et ce, à partir du 1er janvier 2018 jusqu'au 31 mars 2018 au plus tard.

Les administrations, organismes et services qui n'ont pas encore distribué le formulaire de demande de la prime syndicale pour l'année de référence 2016, doivent procéder à cette distribution au plus tard le 31 mars 2018.

L'on entend par « tous les membres du personnel », tout membre du personnel qui a travaillé dans le service au moins pendant un jour sur l'année de référence.

Les services de distribution sont tenus de vérifier scrupuleusement les formulaires à la recherche d'erreurs avant de les envoyer à l'adresse privée du membre du personnel.

Les errata ou duplicatas ne sont pas autorisés. Si des problèmes se posent, il convient de prendre contact avec le secrétariat de la Commission des Primes syndicales. 2.2. Enregistrement électronique de la distribution Toute personne occupée dans l'administration entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année de référence doit recevoir un formulaire de demande et doit être repris sur une liste cumulative.

Pour chaque année de référence, ces listes doivent être envoyées au Services des Affaires syndicales du SPF Chancellerie du Premier ministre. Ces listes doivent être fournies au format de type « .txt » et avoir pour nom de fichier : annéederéférence_numéro institution.txt.

Par exemple, pour le SPF Chancellerie du Premier ministre, année de référence 2017 : 2017_7001.txt La liste doit reprendre les données suivantes par membre du personnel : o positions 1 à 14 (14 caractères) contiennent le numéro de formulaire avec tirets (sans espaces); o positions 15 à 44 (30 caractères) contiennent le nom en majuscules; o positions 45 à 64 (20 caractères) contiennent le prénom en majuscules; o positions 65 à 74 (10 caractères) contiennent la date de naissance au format JJ/MM/AAAA; o positions 75 à 85 (11 caractères) contiennent le numéro de registre national sans « . » ni « - "; o taper sur ENTER permet de clôturer la ligne.

Ces listes sont à envoyer uniquement par e-mail à l'adresse suivante : sec.cvps@premier.fed.be Les envois sur d'autres supports ne sont plus acceptés (disquettes, cd-rom, etc.).

Les administrations qui n'ont pas encore envoyé les fichiers des années 2012 à 2016 sont tenues de les faire parvenir avec le fichier 2017, au plus tard, le 31 mars 2018. Chacune des années précitées doit figurer dans un fichier spécifique. 2.3. Le paiement de la contribution annuelle pour les primes syndicales Conformément à l'article 4, dernier alinéa, de l'arrêté royal du 26 septembre 1980, le montant de la contribution pour l'année de référence 2017 est fixé à 46,55 EUR par année et par membre du personnel faisant partie de l'effectif au 31 mars de l'année de référence concernée.

Les contributions concernant l'année de référence 2017 sont redevables avant le 31 janvier 2018.

Les contributions redevables par les services visés à l'article 1er, c et h, de la loi du 1er septembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/09/1980 pub. 05/10/2012 numac 2012000585 source service public federal interieur Loi relative à l'octroi et au paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public. - Coordination officieuse en langue allemande de la version fédérale fermer, sont perçues par l'ORPSS. Les contributions redevables par les services visés à l'article 1er, b et d, de la loi du 1er septembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/09/1980 pub. 05/10/2012 numac 2012000585 source service public federal interieur Loi relative à l'octroi et au paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public. - Coordination officieuse en langue allemande de la version fédérale fermer, doivent être versées sur le compte BE75 6792 0058 1751 (BIC PCHQBEBB) du SPF Chancellerie du Premier ministre, Recettes, 16, rue de la Loi, 1000 Bruxelles. Au plus tard le 31 janvier 2018, ces services doivent également transmettre au service d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion du SPF Chancellerie du Premier Ministre une déclaration sur l'honneur dans laquelle l'effectif du service au 31 mars 2017 est communiqué. 3. Responsabilités du demandeur de la prime syndicale Un demandeur ne peut introduire qu'un seul formulaire de demande, même s'il était membre de plusieurs organisations syndicales et/ou s'il reçoit plusieurs formulaires pour la même année de référence.Cette situation pourrait en effet se produire lorsque le demandeur a travaillé, au cours d'une même année de référence en question, soit successivement, soit simultanément dans plusieurs services publics.

La réception du formulaire de demande de la prime syndicale ne donne pas automatiquement droit à une prime syndicale. Le membre du personnel doit, pour l'année de référence en question, avoir payé une cotisation suffisante à une organisation syndicale représentative, afin de pouvoir prétendre au paiement d'une prime totale ou partielle ( loi du 1er septembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/09/1980 pub. 05/10/2012 numac 2012000585 source service public federal interieur Loi relative à l'octroi et au paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public. - Coordination officieuse en langue allemande de la version fédérale fermer, article 2, § 1er).

Le demandeur doit transmettre le formulaire original dûment complété à son organisation syndicale représentative avant le 1er juillet 2018.

Cette remise ne peut en aucun cas être assurée via l'employeur, qu'il soit ancien employeur ou non.

Si le demandeur n'a pas reçu le formulaire de demande pour l'année de référence 2017, il doit prendre contact avec son organisation syndicale. L'organisation syndicale prendra les dispositions nécessaires.

Si le demandeur a reçu un formulaire de demande dans lequel il constate des fautes quant à ses coordonnées, celui-ci doit les corriger dans le champ B prévu à cet effet. Si le formulaire contient des erreurs structurelles, le demandeur devra prendre contact avec son organisation syndicale.

Si le demandeur perd son formulaire, il doit prendre contact avec son organisation syndicale. Aucun duplicata ne peut être demandé auprès du service du personnel, que ce soit directement ou indirectement. 4. Formulaire Au verso du formulaire de demande, il convient d'imprimer le texte de la rubrique 3. Le formulaire doit être rédigé sur le modèle de celui qui figure en annexe de la présente circulaire. 4.1. Explications sur la rubrique A du formulaire I. Identification du membre du personnel : o toutes les données doivent figurer en lettres capitales; o cette case doit contenir le nom (nom de jeune-fille pour la femme mariée), le prénom, l'adresse et la date de naissance; o le numéro de registre national ne peut pas figurer sur le formulaire; o si le formulaire est envoyé dans une enveloppe à fenêtre, la date de naissance ne peut pas apparaître dans la fenêtre.

II. Numérotation du formulaire : o chaque formulaire doit comporter un numéro unique, composé de trois groupes de chiffres (séparés par des tirets) : _ _ _ _-_ _ _ _ _ _-_ _; o le premier groupe est un nombre de quatre chiffres correspondant au numéro attribué à votre administration. La liste de ces numéros figure en annexe à la présente circulaire. Ainsi par exemple, le numéro d'administration attribué au SPF Chancellerie du Premier ministre est « 7001 », soit 7001-_ _ _ _ _ _-_ _; o le deuxième groupe est un nombre de six chiffres correspondant à une numérotation continue qui commence par 000001, soit 7001-000001-_ _; 7001-000002-_ _;... Les administrations qui n'auraient pas encore distribué de formulaires pour l'année de référence écoulée, soit 2016, à l'ensemble de leur personnel ou à certains de leurs membres, doivent suivre la même procédure, mais doivent utiliser un « 8 » comme premier chiffre de cette numération continue, soit 7001-800001-_ _; 7001-800002-_ _;... . le troisième groupe est un nombre de deux chiffres correspondant au numéro de contrôle. Ce dernier est calculé comme suit : o prenez les nombres du premier et du deuxième groupe; o divisez ce nombre par 97; o supprimez les décimales; o multipliez par 97; o soustrayez le chiffre de départ du résultat obtenu et vous obtiendrez le numéro de contrôle : soit : 7001000001/97 = 72.175.257,74 = 72.175.257 x 97 = 7001000001 - 7.000.999.929 = 72 o remarques importantes relatives au numéro de contrôle: o le numéro de contrôle doit se situer entre « 0 » et « 96 »; o si le résultat obtenu est égal à « 0 », le numéro de contrôle est « 97 »; o si le résultat obtenu est égal à 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 ou 9, le numéro de contrôle est alors égal à « 01 » etc.; o le calcul ne peut en aucun cas donner comme résultat 98, 99 ou plus.

III. Nom du service de distribution.

IV. Nom de l'administration qui emploie le membre du personnel.

V. L'authentification contient la signature de l'autorité responsable de la distribution et le cachet du service.

VI. Date d'envoi du formulaire. 4.2. Explications sur la rubrique B du formulaire Le demandeur de la prime syndicale doit compléter ses données dans la rubrique B si les services de distribution ont commis des erreurs éventuelles ou si des incomplétudes ont été constatées dans la rubrique A. Ceci en vue d'un paiement effectif par les organisations syndicales. 4.3. Explications sur la rubrique C du formulaire Le demandeur de la prime doit remplir son numéro de compte IBAN. Le numéro de membre auprès de l'organisation syndicale est facultatif. 4.4. Explications sur la rubrique D du formulaire Le demandeur marque son accord sur les obligations et limitations liées à la demande de prime syndicale et mentionnées au verso du formulaire et il déclare que toutes les données sont correctes. 5. Remplacement des circulaires précédentes Cette circulaire et ses annexes remplacent la circulaire précédente du 12 décembre 2016 concernant l'octroi et le paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public (publiée au Moniteur belge le 20 décembre 2016). 6. Coordonnées des services compétents Vous trouverez ci-dessous les coordonnées des services compétents : SPF Chancellerie du Premier ministre 16, rue de la Loi 1000 Bruxelles - Secrétariat de la Commission des Primes syndicales : dimitri.schkoda@premier.fed.be - stephanie.perdaens@premier.fed.be - Service des Affaires syndicales : sec.cvps@premier.fed.be - Service d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion: patricia.vercruysse@premier.fed.be Le Premier Ministre, Ch. MICHEL

Pour la consultation du tableau, voir image Document-type (verso) du formulaire de demande de la prime syndicale pour l'année de référence 2017 (point 3 de la circulaire).

La réception du formulaire de demande de la prime syndicale ne donne pas automatiquement droit à une prime syndicale. Le membre du personnel doit, pour l'année de référence en question, avoir payé une cotisation suffisante à une organisation syndicale représentative, afin de pouvoir prétendre au paiement d'une prime totale ou partielle ( loi du 1er septembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/09/1980 pub. 05/10/2012 numac 2012000585 source service public federal interieur Loi relative à l'octroi et au paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public. - Coordination officieuse en langue allemande de la version fédérale fermer, article 2, § 1er).

Le demandeur doit transmettre le formulaire original dûment complété à son organisation syndicale représentative avant le 1er 2018. Cette remise ne peut en aucun cas être assurée via l'employeur, qu'il soit ancien employeur ou non.

Si le demandeur n'a pas reçu le formulaire de demande pour une année de référence en particulier, il doit prendre contact avec son organisation syndicale. L'organisation syndicale contactera dans ce cas le secrétariat de la Commission des Primes syndicales.

Si le demandeur constate qu'il y a des données incomplètes et/ou des erreurs dans la rubrique A (remplie par le service de distribution), il doit compléter et/ou corriger ses données dans la rubrique B prévue à cet effet. Si le formulaire contient des erreurs structurelles, le demandeur devra prendre contact avec son organisation syndicale.

Si le demandeur perd son formulaire, il doit prendre contact avec son organisation syndicale. Dans aucun cas un duplicata peut être demandé auprès du service du personnel.

Pour la consultation du tableau, voir image