MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

7 FEVRIER 2014. - Circulaire relative à la clôture des comptes communaux de l'exercice 2013

A Mmes et MM. les Bourgmestres et Echevins de la Région de Bruxelles-Capitale Pour information : A Mmes et MM. les Receveurs communaux Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Mesdames et Messieurs les Echevins, La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des comptes communaux pour l'exercice 2013.

L'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la comptabilité communale détermine les règles de la clôture et de l'établissement des comptes annuels (articles 72 à 79).

Depuis 1994, des règles spécifiques à la Région de Bruxelles-Capitale ont été introduites par voie de circulaires complémentaires aux règles générales de l'arrêté royal déjà cité.

De plus, il y a lieu de tenir compte des éléments qui suivent : A. COMPTE BUDGETAIRE A.1. Droits constatés, engagements et imputations: La constatation des droits peut être poursuivie jusqu'au 15 février 2014 pour autant qu'elle soit justifiée par un document établi en bonne et due forme et se référant exclusivement à l'exercice 2013.

Cette règle s'applique également aux additionnels perçus par le Service Public Fédéral des Finances; les montants des droits constatés seront identiques à ceux repris à la ligne 6 (produits attribués à la commune) du document 173X. Les droits à recette seront constatés conformément aux dispositions de l'article 46 du R.G.C.C. Par ailleurs, en application de l'article 73 du R.G.C.C., tout sera mis en oeuvre pour permettre l'imputation de toutes les factures et de tous les décomptes afférents à l'exercice 2013.

Il convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, et ce, parfois, depuis plusieurs exercices.

Je vous rappelle que l'article 57 du Règlement général de la Comptabilité communale précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination.

Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures ou travaux non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement.

Je vous encourage à poursuivre l'effort de « nettoyage » des créances non recouvrées, d'abord en les reprenant en tant que créances douteuses dans les livres comptables, puis en actant les non-valeurs adéquates.

Bien qu'un effort notable ait été constaté, lors des contrôles des créances fort anciennes apparaissent encore dans les bilans.

Je vous rappelle, en outre, les articles 45 et 46 du RGCC. Ainsi, les droits à recette doivent être enregistrés directement dans la comptabilité et non lors de la perception. Un mauvais suivi des recettes a été remarqué lors des contrôles sur place, en particulier pour les subsides. Outre le fait de grever le résultat du compte, la non- inscription d'un droit à recette risque d'entraîner son oubli.

J'insiste sur l'importance de ces opérations car le résultat budgétaire du compte est basé sur les droits constatés nets et les engagements. Des reports d'engagements inutiles auront une incidence négative sur le résultat. A contrario, des droits constatés pour lesquels plus aucune perception n'est à espérer, influencent favorablement mais de manière fictive les résultats de la comptabilité budgétaire (résultat budgétaire et résultat comptable) mais également ceux de la comptabilité générale (résultat courant et résultat d'exercice au compte de résultats).

En ce qui concerne les dotations communales en faveur des zones de police, chaque commune veillera à respecter strictement le principe de l'annualité de cette dépense.

A.2. Modifications budgétaires après l'établissement du formulaire T : Les insuffisances de crédits constatées après l'arrêt définitif du formulaire T3 feront l'objet de modifications budgétaires votées par le conseil communal. Ces modifications ne reprendront plus les glissements internes opérés durant l'exercice entre les articles budgétaires de la même fonction et de même groupe économique (art. 10 RGCC); elles prendront valeur au 31 décembre 2013 et emporteront dès lors leur intégration au compte budgétaire 2013 dès leur vote par le conseil communal.

Ces modifications budgétaires porteront exclusivement sur des dépenses du service ordinaire et seront prises conformément aux articles 16 et 73 du R.G.C.C. Ces dépenses ne peuvent pas porter d'engagements nouveaux. Il sera toutefois tenu compte de situations spécifiques telles que la comptabilisation de charges non décaissées, les dotations aux réserves via des prélèvements et l'inscription des non-valeurs.

Pour rappel, les adaptations de crédits dans les limites de l'article 10 du Règlement général de la Comptabilité communale, ne constituent pas des modifications budgétaires devant être transmises à l'autorité de Tutelle et ne feront dès lors pas partie du document de clôture.

J'insiste pour que cette instruction soit respectée.

Ces adaptations internes ne concernent que le service ordinaire.

Les prélèvements sur le boni vers les fonds de réserves engagés au cours de l'année devront également être imputés. En effet, le prélèvement en dépense diminue le résultat cumulé; il est donc logique que le fonds de réserve soit crédité à due concurrence. Or seule une imputation aura cet effet sur la comptabilité générale. Il est donc essentiel que le prélèvement soit imputé, dans sa totalité, pour que le bilan reflète la réalité des réserves.

Dans l'hypothèse où des adaptations budgétaires devraient être apportées au service extraordinaire, elles constitueront toujours l'exception et seront dûment justifiées par un rapport détaillé établi par la commission créée par l'article 12 du R.G.C.C. Ce document ne reprendra pas de modification de recettes.

A.3. Le résultat des exercices Conformément à l'article 75 du R.G.C.C., le boni comptable sera constaté ou le mali comptable sera engagé et imputé à concurrence du résultat comptable arrêté au 31 décembre 2013.

Les tableaux récapitulatifs seront présentés sous la forme prescrite par l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 20 octobre 2005 fixant la présentation du budget des communes de la Région de Bruxelles-Capitale.

La colonne relative aux crédits budgétaires devra reprendre les crédits tels que modifiés par les modifications y compris les ajustements réalisés dans le cadre de l'article 10 du Règlement général de la Comptabilité communale.

B. BILAN, COMPTE DE RESULTATS ET ANNEXE B.1. Conformément à l'article 21 du R.G.C.C., les réévaluations sur les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 730 du mois de mai 2013.

B.2. L'évaluation des terrains ayant été faite de manière forfaitaire et uniforme au bilan de départ conformément à la circulaire du 14 juillet 1994, leur réévaluation au compte 2013 devrait se baser sur le coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, soit une indexation de 2,84 % obtenue par le rapport du coefficient 2013 (1.6813) sur le coefficient 2012 (1,6349) tels que publiés au Moniteur belge des 18 janvier 2012 et 22 janvier 2013..

B.3. Outre les documents comptables usuels (bilan, compte de résultats), il convient de communiquer les balances des comptes généraux et particuliers, l'annexe légale (circulaire du 10 septembre 1998 relative à la présentation et au contenu des comptes annuels des communes), ainsi que le rapport d'analyse budgétaire et comptable. Il est rappelé qu'un outil de contrôle et de confection des comptes a été mis à la disposition des communes. De plus, il convient de tenir à la disposition des délégués de l'Administration des Pouvoirs locaux les documents comptables prévus en exécution de l'article 44 du R.G.C.C. et fixés par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991 (MB du 21 octobre 1991).

B.4. Travaux en cours Les services veilleront à clôturer dans la comptabilité les comptes « travaux en cours » et « achats en cours » relatifs aux chantiers terminés et les achats réalisés. En effet, l'examen des comptes annuels révèle que ces comptes « travaux en cours » augmentent chaque année. Un suivi rigoureux est essentiel pour une lecture précise du bilan. De même, tant que ces comptes ne sont pas clôturés, les amortissements ne sont pas effectués, ce qui améliore fictivement le compte de résultats et fausse la lecture du bilan.

Vous trouverez en Annexe 1re un tableau à compléter avec les travaux en cours au 31 décembre, regroupés par catégorie.

B.5. Comptes de régularisation et d'attente A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente du bilan (comptes 49) ne peuvent mentionner que les sommes qui y trouvent leur place.

En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des comptes. Leur solde doit être dûment justifié au moyen d'un tableau détaillé pour chacun des comptes généraux qui composent les totaux inscrits aux rubriques X et X' du bilan.

B.6. Situation de la dette communale Il est inutile de rappeler que la situation de la dette communale telle qu'elle apparaît au bilan doit impérativement constituer le reflet exact de la situation réelle de la dette. S'il est admis que des différences peuvent exister au regard des documents transmis par les banques, ces différences doivent obligatoirement être expliquées au moyen d'un tableau qui établira la concordance entre les soldes de la dette au bilan et ceux transmis par les organismes financiers.

En outre, vous trouverez en annexe 2, un tableau à compléter concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2013.

Ces informations vous sont communiquées par les organismes bancaires.

Conformément à l'article 1er du RGCC, un droit à recette doit être constaté pour chaque emprunt lorsque le collège passe commande de celui-ci. En outre, l'article 47 stipule que les comptes généraux doivent être tenus à jour simultanément et que la constatation du droit doit être accompagnée d'un débit du compte 41300 ainsi que du crédit du compte 17 pour le montant commandé.

Je vous rappelle, que conformément à la circulaire du 7 janvier 2013 relative aux emprunts communaux, le tableau concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2013 devant être joint au compte devra en plus être transmis électroniquement pour le 31 mars 2014 au plus tard.

B.7. Subsides aux Asbl Vous trouverez en Annexe 3, un modèle de tableau à compléter reprenant pour chaque subside à une Asbl le montant prévu et réellement octroyé, ainsi que l'article budgétaire auquel est imputée cette dépense.

B.8. Fonds de pensions L'annexe 4 (a, b ou c) sera complétée en fonction du mode de gestion de ses pensions pour lequel votre commune a opté.

B.9. Créances à recouvrer Vous veillerez à transmettre de manière électronique la liste des créances à recouvrer.

Un modèle de tableau vous est présenté en annexe 5.

B.10 Garanties octroyées.

Dans le cadre du contrôle exercé par les instances européennes, vous êtes appelés à fournir, chaque année, la liste des dettes des entités bénéficiant de la garantie des pouvoirs locaux et ce pour le 30 juin au plus tard.

Le modèle de tableau vous sera envoyé sur demande.

C. VERIFICATION DES COMPTES Un contrôle de la logique comptable est indispensable lors de la clôture des comptes. La Région met, à cette fin, le progiciel d'élaboration des comptes annuels « Publicount » à disposition des communes.

Le progiciel est disponible en téléchargement sur le site internet de la Fédération des Receveurs : www.ro19.be. En cas de difficulté, vous pouvez contacter Mme Meulemans au 02-774 60 72.

D. TRANSMISSION ET SUPPORT La transmission des comptes (compte budgétaire, bilan, compte de résultats) dans sa forme authentique, en quatre exemplaires bilingues et signés par les autorités communales compétentes, reste toujours obligatoire.

L'annexe légale, et les documents repris aux points B3 à B10 seront joints en un exemplaire.

Les annexes 1 à 5 seront transmises de manière électronique préalablement au dépôt de la version papier.

Transmission électronique L'arrêté du 20 mars 2008 du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale fixant le format informatique des budgets et des comptes des communes de la Région de Bruxelles-Capitale est d'application pour les comptes 2013.

A cet égard, je vous renvoie à la circulaire du 4 décembre 2008 relative à la Base de données des finances communales - Transfert des données. Les informaticiens du CIRB, Guy Fremal (02-204 27 47) ou Antoine Marc (02-204 28 45) pourront répondre à vos questions techniques.

Il est primordial que vous respectiez le plan comptable. Je vous invite dès lors à tenir compte des remarques qui vous ont été adressées concernant l'utilisation de codes fonctionnels ou économiques erronés et de procéder aux corrections qui s'imposent. De même, les crédits négatifs (droits constatés, engagements ou imputations) ne sont pas admissibles. Veuillez également en tenir compte.

Pour le surplus, il y a lieu de se référer aux circulaires précédentes relatives à la clôture comptable.

Veuillez agréer, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins, l'assurance de ma considération distinguée.

Le Ministre-Président, R. VERVOORT