REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

2 OCTOBRE 2017. - Circulaire régionale e-Procurement. - Utilisation des applications e-Procurement par les entités de la Région de Bruxelles-Capitale

Table des matières I. Introduction 1. Généralités et champ d'application ratione personae 2.Importance de l'utilisation de moyens électroniques dans le cadre de la politique régionale d'achats 3. Objectif et champ d'application ratione tempore de la présente circulaire II.Instruments 1. Augmentation de la visibilité d'e-Procurement 1.1. Mesure 1.2. Finalité 2. Autorisation de dépôt des demandes de participation et des offres par des moyens électroniques 2.1. Cadre réglementaire 2.2. Mesure 3. Sensibilisation des opérateurs économiques au dépôt électronique des demandes de participation et des offres 3.1. Mesure 1 : information et sensibilisation 3.2. Mesure 2 : sensibilisation spécifique par l'Agence régionale pour la simplification administrative (Easybrussels) 4. Placement en ligne des documents du marché sur e-Notification 4.1. Mesure 4.2. Finalité 5. Utilisation du "Free Market" pour les procédures négociées sans publication préalable (à partir de 30.000 euros HT.V.A.) 5.1. Contexte 5.2. Mesure 5.3. Finalité 6. Mise en application et monitoring 6.1. Mesure 1 : désignation d'un référent e-Procurement 6.2. Mesure 2 : monitoring III. Entrée en vigueur Circulaire Easybrussels/2017/e-Proc - Marchés publics. - Utilisation des applications e-Procurement par les entités de la Région de Bruxelles-Capitale Aux entités régionales visées à l'article 2, 2° de l'ordonnance organique du 23 février 2006 portant sur les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, I. Introduction 1. Généralités et champ d'application ratione personae La Directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics et abrogeant la directive 2004/18/CE ci-après dénommée la Directive, s'inscrit dans l'évolution des nouvelles technologies de l'information et de la communication et reconnaît l'importance de l'utilisation des moyens électroniques dans les procédures de marchés publics et la participation des P.M.E. à ces derniers.

Conformément à la Directive, la nouvelle législation fédérale en matière de marchés publics, à savoir la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer, a notamment été élaborée dans le but de promouvoir l'utilisation de moyens électroniques dans le cadre de procédures de marchés publics.

La présente circulaire est d'application pour les entités régionales de la Région de Bruxelles-Capitale, telles que visées à l'article 2, 2° de l'ordonnance régionale du 23 février 2006 portant sur les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle - ci-après dénommées "entités régionales". Celles-ci correspondent aux services publics régionaux (1), aux organismes administratifs autonomes de première catégorie (2) et aux organismes administratifs autonomes de seconde catégorie (3). 2. Importance de l'utilisation de moyens électroniques dans le cadre de la politique régionale d'achats L'utilisation de moyens électroniques lors de la passation et de l'exécution de marchés publics conduit à une politique d'achats plus efficiente ce qui réduit non seulement la charge de travail administratif, mais permet aussi d'économiser du temps et de l'argent, de favoriser la concurrence ainsi que d'augmenter la transparence des procédures de marchés publics et ce, pour toutes les parties concernées. La présente circulaire vise par « moyens électroniques », les moyens électroniques qui satisfont à des garanties spécifiques au niveau de l'intégrité et de la confidentialité des données.

Dans ce cadre, le Service public fédéral Stratégie et Appui (SPF BOSA) a développé un ensemble d'applications électroniques (ci-après dénommées "les applications e-Procurement") qui permettent aux opérateurs économiques et aux pouvoirs adjudicateurs - tous deux ci-après dénommés "les utilisateurs" - d'organiser, de gérer et de suivre la passation des marchés publics de manière électronique. Le processus par lequel les utilisateurs font appel à cet ensemble d'applications et de moyens électroniques pour la passation et l'exécution de leurs marchés publics est appelé "e-Procurement".

L'impact de la circulaire sera sensible au niveau du développement durable ; l'utilisation générale d'e-Procurement fera diminuer fortement la consommation de papier au cours du processus d'achat, aussi bien au sein des pouvoirs adjudicateurs que pour les candidats et les soumissionnaires. Cette utilisation réduira également les frais de port et de transport.

La présente circulaire encadre l'utilisation des applications e-Procurement suivantes : * e-Notification : cette application offre aux pouvoirs adjudicateurs la possibilité de publier leurs marchés publics de manière électronique au niveau belge et au niveau européen, et de mettre les documents du marché à disposition en ligne. Cette même application permet aux opérateurs économiques de prendre connaissance des avis de marchés et de consulter les documents du marché qui s'y rapportent; * e-Tendering : cette application permet aux opérateurs économiques d'introduire des demandes de participation ainsi que des offres par des moyens électroniques et permet aux pouvoirs adjudicateurs d'organiser de manière électronique l'ouverture d'offres.

Toutes les applications sont disponibles via le portail www.public-procurement.be. Les utilisateurs y trouveront également des manuels et des check-lists concernant l'utilisation de toutes les applications e-Procurement. Le SPF BOSA (Stratégie et Appui) offre en outre aux utilisateurs une assistance gratuite par le biais du helpdesk du service e-Procurement (e.proc@publicprocurement.be ou 02-790 52 00) dans le cadre de l'utilisation des applications e-Procurement. 3. Objectif et champ d'application ratione tempore de la présente circulaire En raison de l'importance de l'utilisation de moyens électroniques dans le cadre de la politique régionale d'achats, les entités régionales sont tenues, lors de la passation et de l'exécution des marchés publics, de mettre en oeuvre les mesures définies au point « II.Instruments » de la présente circulaire.

Les entités régionales devront mettre en oeuvre ces mesures pour le 01/12/2017 au plus tard.

Dans le cadre de l'accord de collaboration avec Brulocalis, Easybrussels sensibilise également les pouvoirs locaux sur les avantages de l'utilisation d'e-Procurement et leur recommande d'appliquer les mesures de la présente circulaire.

II. Instruments 1. Augmentation de la visibilité d'e-Procurement 1.1. Mesure Les entités régionales ont l'obligation d'informer le public qu'ils utilisent les applications e-Procurement, en particulier e-Notification et e-Tendering, dans le cadre de la passation de leurs marchés publics. A cette fin, ils doivent faire figurer au plus tard le 01/12/2017 le logo e-Procurement de manière visible sur leurs portails respectifs, si existants, et y placer au minimum un lien direct vers l'application e-Notification (https://enot.publicprocurement.be).

Il est en outre recommandé aux entités régionales de placer sur leurs portails respectifs un lien direct vers l'application e-Tendering (https://eten.publicprocurement.be). 1.2. Finalité La mise en oeuvre de cette mesure contribue à faire connaître les applications e-Procurement auprès des pouvoirs adjudicateurs et des opérateurs économiques dans le cadre d'une procédure de marchés publics. Une certaine familiarité avec les applications encourage les opérateurs économiques à en faire effectivement usage. Le succès de e-Procurement passe dès lors nécessairement par une augmentation de sa visibilité. 2. Autorisation de dépôt des demandes de participation et des offres par des moyens électroniques 2.1. Cadre réglementaire L'article 14 de la Loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer impose l'usage de moyens électroniques pour les communications et les échanges d'informations entre le pouvoir adjudicateur et les opérateurs économiques, y compris la transmission et la réception électronique des offres, sous réserve des exceptions listées en ses §§ 2 à 4 (p.ex. les marchés passés selon la procédure négociée sans publication préalable dont le montant estimé est inférieur au seuil fixé pour la publicité européenne).

Afin de soutenir les principes de concurrence et de transparence cités en introduction, la mesure définie sous 2.2. vise à autoriser l'usage de moyens électroniques pour les communications en dessous du seuil de la publicité européenne. Cette mesure facilitera également le monitoring. 2.2. Mesure A partir du 01/12/2017, toute entité régionale autorisera l'introduction des demandes de participation et des offres par des moyens électroniques via l'application e-Tendering pour les marchés publics qui atteignent le montant, hors T.V.A., fixé à l'article 92 de la Loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer. Les marchés sous ce seuil sont considérés comme des « marchés publics de faible montant ».

L'article 92 de la Loi fixe ce seuil à 30.000 euros HT.V.A..

Pour ces marchés, l'entité régionale doit décrire dans le cahier des charges le mode d'envoi des offres de manière électronique via e-Tendering avant les autres modes d'envoi éventuels. Dans le cas où l'entité régionale propose plusieurs modes d'envoi des offres, elle indique sa préférence pour le mode d'envoi via e-Tendering tout en précisant que le choix revient toujours au soumissionnaire et n'influencera en aucune manière l'analyse et l'évaluation de l'offre. 3. Sensibilisation des opérateurs économiques au dépôt électronique des demandes de participation et des offres 3.1. Mesure 1 : information et sensibilisation Chaque entité régionale doit sensibiliser au plus tard pour le 01/12/2017 ses fournisseurs sur la possibilité d'introduire leurs demandes de participation et leurs offres par le biais de moyens électroniques.

Pour la mise en oeuvre de cette mesure, les entités régionales peuvent obtenir l'appui du SPF BOSA par le biais de manuels et de check-lists qui sont mis à disposition sur le site web www.publicprocurement.be, ainsi que du helpdesk du service e-Procurement. Par ailleurs, une formation spécifique gratuite est dispensée par le SPF BOSA. 3.2. Mesure 2 : sensibilisation spécifique par l'Agence régionale pour la simplification administrative (Easybrussels) L'Agence régionale pour la simplification administrative (Easybrussels) sensibilisera spécifiquement les opérateurs économiques, en collaboration avec le Conseil Economique et Social de la Région de Bruxelles-Capitale et impulse.brussels, par le biais d'une campagne de communication, de manuels spécialement destinés aux opérateurs économiques et de sessions d'information gratuites. 4. Placement en ligne des documents du marché sur e-Notification 4.1. Mesure Pour tous les marchés publics supérieurs à 30.000€ H.T.V.A. (correspondant au seuil des marchés à faible montant), chaque entité régionale placera au plus tard à partir du 01/12/2017 ses documents du marché en ligne sur l'application e-Notification (4), ou placera sur cette application un lien électronique donnant un accès libre, direct, immédiat et complet à ces documents.

Exception : Cette obligation ne s'applique pas pour les plans et les documents de marché qui ne peuvent pas être partagés publiquement pour des raisons de sécurité. Pour ces documents, il est recommandé aux entités régionales de mettre en place une procédure de demande qui permette de mettre à disposition ces documents après contrôle de l'identité du candidat-soumissionnaire. 4.2. Finalité Cette mesure donne aux opérateurs économiques un accès libre, direct, immédiat et complet aux documents du marché, ce qui augmente leur degré de participation et optimalise par conséquent l'efficience de la politique d'achats. 5. Utilisation du "Free Market" pour les procédures négociées sans publication préalable (à partir de 30.000 euros HT.V.A.) 5.1. Contexte Au sein de l'application e-Notification, le "Free Market" est un environnement spécifique dans lequel les pouvoirs adjudicateurs peuvent publier volontairement des marchés publics qui ne sont soumis à aucune obligation de publicité. De tels marchés sont alors publiés au moyen d'un formulaire d'avis simplifié. 5.2. Mesure A partir du 01/12/2017, les entités régionales doivent publier leurs marchés publics via une « publication ouverte » (5) dans l'environnement "Free Market" si les conditions suivantes sont remplies : 1° il s'agit d'un marché passé par procédure négociée sans publication préalable sur la base de l'article 42, § 1, 1°, a), de la Loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer, et; 2° la valeur estimée du marché est supérieure ou égale au montant, hors T.V.A., fixé, à l'article 92 de la même Loi.

L'article 92 de la Loi fixe ce seuil à 30.000 euros HT.V.A..

Dans le cadre d'une « publication ouverte », chaque opérateur économique qui consulte le "Free Market" peut consulter les documents du marché. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent également inviter par e-mail les opérateurs économiques non inscrits au Free Market à consulter leurs marchés sur cet environnement.

Exceptions : La consultation des opérateurs économiques via une publication ouverte sur le Free Market n'est pas obligatoire lorsque la passation du marché est déclarée secrète et dans des situations d'urgence à la suite de circonstances imprévues ou en cas de force majeure. L'urgence doit être imputable à des circonstances externes.

L'invocation du secret ou d'une situation d'urgence doit être dûment motivée et justifiée par écrit pour tout contrôle ultérieur. 5.3. Finalité La nouvelle législation offre au pouvoir adjudicateur la possibilité de passer un marché par procédure négociée sans publication si la dépense à approuver ne dépasse pas 135.000 euros H.T.V.A.. Un pouvoir adjudicateur doit cependant veiller, même lors de la passation de marchés au moyen de cette procédure, à ce que la concurrence soit suffisamment effective et que l'égalité de traitement à l'égard des opérateurs économiques soit garantie. L'environnement "Free Market" de l'application e-Notification permet de faire respecter ces principes fondamentaux également dans le cas de passation de marchés sous le seuil de publication nationale. 6. Mise en application et monitoring 6.1. Mesure 1 : désignation d'un référent e-Procurement Chaque entité régionale désignera un référent e-Procurement. Pour le Service public régional de Bruxelles, il est demandé de désigner un référent par administration (6). Les référents seront les points de contact d'Easybrussels, qui sera chargé de faire le monitoring de la mise en application de la circulaire, notamment pour les demandes de statistiques relatives à la passation des marchés publics. Les référents seront également chargés de coordonner et de relayer vers Easybrussels tous les besoins de formation à l'outil e-Procurement. 6.2. Mesure 2 : monitoring A partir du 01/12/2017, Easybrussels est chargé de rédiger un rapport trimestriel reprenant au minimum les indicateurs ci-dessous, tant au niveau global que ventilés par entité régionale, et de le transmettre aux référents e-Procurement et aux correspondants simplification des organisations membres du comité de pilotage Easybrussels : * le nombre de marchés publiés sur e-Notification; * le nombre de marchés publiés sur e-Notification dans l'environnement FreeMarket; * le nombre moyen d'offres introduites par marché publié dans e-Notification ; * le nombre moyen d'offres introduites par marché publié dans e-Notification dans l'environnement FreeMarket.

La circulaire et sa mise en application seront évaluées un an après la date d'entrée en vigueur, en rapport avec les objectifs de simplification administrative, de transparence et d'accessibilité aux P.M.E. des marchés publics.

III. Entrée en vigueur La présente circulaire entre en vigueur le 01/12/2017 (7).

Bruxelles, le 2 octobre 2017.

Le Ministre-Président, R. VERVOORT La Secrétaire d'Etat, chargée de la Fonction publique et de la Simplification Administrative, F. LAANAN _______ Note (1) A la date du 18 juillet 2017, liste des services publics régionaux : o Service public régional de Bruxelles, o Service public régional de Bruxelles Fiscalité, o Service public régional de Bruxelles Urbanisme et Patrimoine, o Service public régional de Bruxelles Fonction publique.(2) Au budget 2017, liste des organismes administratifs autonomes de première catégorie : o Centre d'informatique pour la Région bruxelloise, o Service d'incendie et d'aide médicale urgente de la Région de Bruxelles-Capitale, o Fonds régional bruxellois de refinancement des trésoreries communales, o Institut bruxellois pour la gestion de l'environnement - Bruxelles-Environnement, o Agence régionale pour la propreté - Bruxelles-Propreté, o Institut pour l'encouragement de la recherche scientifique et de l'innovation de Bruxelles - Innoviris, o Fonds pour le financement de la politique de l'eau, o Bureau Bruxellois de la Planification, Bruxelles - Prévention & Sécurité. (3) Au budget 2017, liste des organismes administratifs autonomes de deuxième catégorie : o Actiris, o Conseil économique et social de la Région de Bruxelles-Capitale, o Fonds bruxellois de garantie, o Impulse.brussels, l'asbl Agence bruxelloise pour l'entreprise, o SA Société des transports intercommunaux de Bruxelles, o BRUGEL, o Asbl IRISTEAM, o Citydev.brussels, la Société de développement pour la Région de Bruxelles-Capitale, o Parking.brussels, SA Agence de stationnement de la Région de Bruxelles-Capitale, o SA Port de Bruxelles, o SA Société du Logement de la Région de Bruxelles-Capitale, o SCRL Fonds du Logement de la Région de Bruxelles-Capitale, o SA BRUSOC, o Asbl Atrium, o SA BRUPART, o Visit.brussels (ASBL Agence bruxelloise du Tourisme), o SA Bruxelles Démontage, o Asbl beezy.brussels. (4) Dans la mesure où l'application e-Notification rend techniquement possible la mise à disposition de ces documents de marché.(5) Une 'publication ouverte' est une publication sur e-Notification que chaque personne peut consulter librement, sans qu'elle doive d'abord remplir certaines formalités.(6) A la date du 18 juillet 2017, les administrations du Service public régional de Bruxelles sont : o Bruxelles Coordination régionale, o Bruxelles Pouvoirs locaux, o Bruxelles Finances & Budget, o Bruxelles Mobilité, o Bruxelles Logement, o Bruxelles Economie et Emploi. (7) Les marchés publics publiés avant cette date demeurent soumis aux dispositions réglementaires en vigueur au moment de l'avis ou de l'invitation.