SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR

2 JUIN 2005. - Circulaire. - Publicité des actes et documents des associations sans but lucratif, des fondations d'utilité publique, des associations internationales sans but lucratif et des fondations privées. - Traduction allemande

Le texte qui suit constitue la traduction en langue allemande de la circulaire de la Ministre de la Justice du 2 juin 2005 relative à la publicité des actes et documents des associations sans but lucratif, des fondations d'utilité publique, des associations internationales sans but lucratif et des fondations privées (Moniteur belge du 8 juin 2005), établie par le Service central de traduction allemande auprès du Commissariat d'arrondissement adjoint à Malmedy.

FÖDERALER ÖFFENTLICHER DIENST JUSTIZ 2. JUNI 2005 - Rundschreiben - Offenlegung von Urkunden und Unterlagen von Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht, gemeinnützigen Stiftungen, internationalen Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht und Privatstiftungen An Herrn André Van Oudenhove Präsident des Kollegiums der Generalprokuratoren Rue E.Allard 42 1000 Brüssel Sehr geehrter Herr Präsident, durch das Gesetz vom 2. Mai 2002 (Belgisches Staatsblatt vom 11.

Dezember 2002, offizielle deutsche Übersetzung: Belgisches Staatsblatt vom 12. November 2003) über die Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht, die internationalen Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht und die Stiftungen, das das Gesetz vom 27.

Juni 1921 über die Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht abändert, ist die Regelung in Bezug auf die Offenlegung von Urkunden und Unterlagen von Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht, gemeinnützigen Stiftungen und internationalen Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht grundlegend abgeändert und eine neue Rechtsform, die « Privatstiftung », eingeführt worden.

In den Artikeln 26novies und 31 des Gesetzes vom 27. Juni 1921 ist bestimmt, dass Urkunden und Unterlagen von VoGs und Privatstiftungen bei der Kanzlei des Handelsgerichts hinterlegt werden, in dessen Bezirk der Sitz der betreffenden Vereinigung oder Stiftung angesiedelt ist. Dieses Gericht ist ebenfalls für die Hinterlegung von Urkunden und Unterlagen von gemeinnützigen Stiftungen und internationalen Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht zuständig (siehe Artikel 31 § 1 und 51 § 1 des Gesetzes vom 27. Juni 1921, wie abgeändert durch die Artikel 279 und 285 des Programmgesetzes vom 27. Dezember 2004 (Belgisches Staatsblatt vom 31. Dezember 2004).

Um die Umsetzung dieser Reformen, die in der Praxis offensichtlich noch Schwierigkeiten bereitet, zu erleichtern, erscheint es mir notwendig, dieses neue Verfahren zu erläutern.

Aus diesem Grund möchte ich Ihnen mitteilen, welche Grundsätze diesen Formalitäten zu Grunde liegen. 1. Art der von den Kanzleien vorgenommenen Überprüfungen Gemäss dem Königlichen Erlass vom 26.Juni 2003 in Bezug auf die Offenlegung von Urkunden und Unterlagen von VoGs, gemeinnützigen Stiftungen, internationalen Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht und Privatstiftungen wird von den Kanzleien der Handelsgerichte die Einhaltung von vier Grundsätzen überprüft, nämlich: - ob die Hinterlegung des betreffenden Schriftstücks gesetzlich vorgeschrieben ist, - ob die richtigen Formulare verwendet und korrekt ausgefüllt worden sind, - ob die Zahlungsweise tatsächlich berücksichtigt worden ist, - ob die Angaben für die Zentrale Datenbank der Unternehmen korrekt vermerkt sind.

Dabei handelt es sich um die Überprüfung rein formaler Aspekte. Weder im Gesetz vom 27. Juni 1921 noch im vorerwähnten Königlichen Erlass vom 26. Juni 2003 werden die Kanzleien beauftragt, Urkunden in Bezug auf die Sache zu überprüfen. Ich denke hier insbesondere an den auf Formular I Teil B vermerkten Inhalt der Urkunden selbst, die in den Anlagen zum Belgischen Staatsblatt zu veröffentlichen sind. Die Kanzleien müssen die Rechtmässigkeit der Satzungsbestimmungen oder des Inhalts von Auszügen aus Protokollen der Generalversammlungen oder Verwaltungsräte nicht überprüfen. Zwar können sie Vereinigungen oder Stiftungen auf eventuelle Unrichtigkeiten hinweisen, sie dürfen die Hinterlegung bei Erfüllung aller Formbedingungen jedoch nicht verweigern.

Die Nichterfüllung der inhaltlichen Bedingungen des Gesetzes unterliegt ausschliesslich der Verantwortung des Erstellers der betreffenden Urkunde beziehungsweise Unterlage. Die Kanzleien sind nicht befugt, Urkunden, die ihnen vorgelegt werden, in Bezug auf die Sache zu überprüfen. 2. Zu hinterlegende und zu veröffentlichende Schriftstücke In den Artikeln 26novies, 31 und 51 des Gesetzes vom 27.Juni 1921 ist einerseits die Hinterlegung von Urkunden und Unterlagen und andererseits die Veröffentlichung bestimmter dieser Schriftstücke in den Anlagen zum Belgischen Staatsblatt vorgesehen.

In Bezug auf Urkunden und Unterlagen, die nur hinterlegt werden müssen, sei nachdrücklich darauf hingewiesen, dass im Gegensatz zu der auf Handelsgesellschaften anwendbaren Regelung weder im Gesetz vom 27.

Juni 1921 noch im Königlichen Erlass vom 26. Juni 2003 die Bekanntmachung der Hinterlegung von Urkunden beziehungsweise Unterlagen in Form eines Vermerks vorgeschrieben ist.

Hinterlegung Pour la consultation du tableau, voir image 3. Modalitäten für Hinterlegung und Veröffentlichung 3.1 Hinterlegung Hinterlegte Papierunterlagen müssen folgende Bedingungen erfüllen: 1. auf weissem oder elfenbeinfarbenem Qualitätspapier erstellt sein, 2.297 Millimeter hoch und 210 Millimeter breit sein (A4-Format), 3. nur auf der Vorderseite beschriftet sein (6), 4.je hinterlegtes Schriftstück nur in einer Sprache aufgesetzt sein, 5. maschinengeschrieben, gedruckt oder fotokopiert sein, ausschliesslich in schwarzen Buchstaben mit scharfem Kontrast zwischen Text und Papier, und deutlich lesbar sein, 6.vom beurkundenden Notar beziehungsweise von den Personen, die ermächtigt sind, die Vereinigung oder Stiftung Dritten gegenüber zu vertreten, unterzeichnet sein, mit Angabe von Name und Eigenschaft der Unterzeichner (7), 7. auf jeder Seite oben einen weissen waagerechten Streifen von mindestens 20 Millimeter offen lassen. Auf jeder hinterlegten Unterlage werden oben angegeben: 1. Name der Vereinigung oder Stiftung, wie in der Satzung angegeben, 2.Rechtsform (8), 3. genaue Anschrift des Sitzes (Postleitzahl, Gemeinde, Strasse, Nummer, gegebenenfalls Briefkastennummer), 4.Unternehmensnummer (9), 5. genauer Gegenstand der Veröffentlichung, wenn das Schriftstück veröffentlicht werden muss. All diese Vorschriften entsprechen Formular I Teil B, das dem Königlichen Erlass vom 26. Juni 2003 beiliegt.

Zu hinterlegende Unterlagen müssen folglich den oben erwähnten Vorschriften genügen oder auf einem oder mehreren Exemplaren von Formular I Teil B erstellt sein.

Für jede hinterlegte Urkunde oder Unterlage stellen die Kanzleien eine Empfangsbestätigung aus. 3.2 Veröffentlichung Hinterlegten Schriftstücken, die auch veröffentlicht werden müssen, muss eine Kopie beiliegen, die von der beziehungsweise den Personen unterzeichnet ist, die zur Vertretung der betreffenden VoG, gemeinnützigen Stiftung, IVoG oder Privatstiftung ermächtigt sind (Organe und/oder Sonderbevollmächtigter).

Gemäss Artikel 5 des Königlichen Erlasses muss Formular I verwendet werden.

Konkret muss also für die Veröffentlichung in den Anlagen zum Belgischen Staatsblatt Formular I und für die Akte bei der Kanzlei des betreffenden Handelsgerichts eine Kopie der Urkunde hinterlegt werden.

Bei der Kopie der Urkunde für die Akte kann es sich um eine Kopie von Formular I Teil B handeln.

Eine Veröffentlichung kann verschiedene Aspekte betreffen, ohne dass mehrere Formulare verwendet werden müssten und somit zusätzliche Veröffentlichungskosten entstünden. Dabei könnte es sich beispielsweise um eine Veröffentlichung handeln, die gleichzeitig eine Änderung der Satzung und der Zusammensetzung des Verwaltungsrats betrifft.

VoGs, gemeinnützige Stiftungen, IVoGs und Privatstiftungen können beschliessen in den Anlagen zum Belgischen Staatsblatt den vollständigen Text ihrer Satzung sowie Satzungsbestimmungen und Entscheidungen beziehungsweise Beschlüsse zu veröffentlichen, die nicht in Artikel 26novies § 2 vorgesehen sind. 3.3 Formalitäten bei der Zentralen Datenbank Bei der Hinterlegung bestimmter Urkunden müssen die Kanzleien verschiedene Angaben in die Zentrale Datenbank der Unternehmen eingeben lassen.

Bei der Gründung einer VoG, gemeinnützigen Stiftung, IVoG oder Privatstiftung befinden sich diese Angaben auf Formular I Teil A und C. Zur Änderung der Identifizierungsdaten in der Zentralen Datenbank der Unternehmen ist Formular II zu verwenden. Dieses Formular besteht nur aus den Teilen A und C. Erfordert die betreffende Änderung eine Veröffentlichung, wird von Formular I Teil A und B Gebrauch gemacht, während Teil C dieses Formulars nur der Unterzeichnung am unteren Blattrand dient. 4. Übersichtstabelle - Verwendung der Formulare 4.1 Bestehende VoGs, gemeinnützige Stiftungen, IVoGs und Privatstiftungen Pour la consultation du tableau, voir image 4.3 Allgemeine Bemerkungen 4.3.1 Unterschriften 1. Unterzeichnung des oder der Formulare - Jedes Formular muss von der beziehungsweise den Personen unterzeichnet sein, die ermächtigt sind die betreffende VoG, gemeinnützige Stiftung, IVoG oder Privatstiftung zu verpflichten (Organe und/oder Sonderbevollmächtigter).Diese Unterschrift(en) müssen am unteren Rand von Teil C des Formulars I und/oder II geleistet werden. - Damit sich die Unterschrift nicht auf der veröffentlichten Unterlage befindet und somit nicht auf betrügerische Weise verwendet werden kann, wird Formular I Teil B nur auf der Rückseite unterzeichnet. Auf der Vorderseite von Formular I Teil B befinden sich nur Name und Eigenschaft der Person(en), die ermächtigt sind die betreffende VoG, gemeinnützige Stiftung, IVoG oder Privatstiftung Dritten gegenüber zu vertreten (Organe und/oder Sonderbevollmächtigter), oder gegebenenfalls Name und Eigenschaft des beurkundenden Notars.

Auf der Vorderseite geleistete Unterschriften unterliegen der Verantwortung der betreffenden Vereinigung oder Stiftung. Die Kanzleien dürfen die Hinterlegung aus diesem Grund zwar nicht verweigern, wohl aber auf die Gefahren eines solchen Vorgehens hinweisen. 2. Unterzeichnung der in der Akte zu hinterlegenden Unterlagen Unterlagen müssen von der beziehungsweise den Person(en) unterzeichnet werden, die ermächtigt sind die betreffende Vereinigung oder Stiftung zu vertreten (Organe und/oder Sonderbevollmächtigter).3. Wer darf unterzeichnen? Hinterlegte Formulare und Unterlagen müssen von einer oder mehreren Personen unterzeichnet sein, die ermächtigt sind die betreffende Vereinigung oder Stiftung zu vertreten (Organe und/oder Sonderbevollmächtigter). In der Satzung von Vereinigungen und Stiftungen ist bestimmt, wer sie Dritten gegenüber vertreten darf. Die Vertretungsbefugnis kann sowohl Verwaltern als auch Dritten gewährt werden. Im Hinblick auf die Erfüllung der Veröffentlichungsformalitäten kann die Generalversammlung oder der Verwaltungsrat ebenfalls eine oder mehrere Personen beauftragen, die entsprechenden Unterschriften zu leisten.

Vorbehaltlich der allgemeinen Befugnis der Kanzleien, die Identität von Personen, die vorstellig werden, zu überprüfen, darf sie sich in Bezug auf die Festlegung von Eigenschaft und Anzahl der Personen, die zu veröffentlichende Schriftstücke und Unterlagen unterzeichnen müssen, nicht in die interne Organisation von Vereinigungen oder Stiftungen einmischen. 4.3.2 In der Akte zu hinterlegende Ausfertigung Bei Urkunden, die ebenfalls zur Veröffentlichung in den Anlagen zum Belgischen Staatsblatt bestimmt sind (Satzung - Bestellung, Amtsniederlegung - Auflösung) kann es sich um das ordnungsgemäss unterzeichnete Formular I Teil B handeln.

Unter Urkunden sind Auszüge aus dem Protokoll zu Beschlüssen zu verstehen, die veröffentlicht werden müssen.

Beispiel: Für die Bestellung von Verwaltern einer VoG handelt es sich bei dieser Urkunde also um einen Auszug aus dem Protokoll der Generalversammlung, die diese Bestellung beschlossen hat, wobei diese Urkunde gemäss Artikel 9 des Gesetzes vom 27. Juni 1921 den Namen dieser Verwalter, den Umfang ihrer Befugnisse und die Weise, wie sie sie ausüben, enthält.

Folglich darf also nur eine einzige Ausfertigung der zu hinterlegenden Urkunde verlangt werden. Ist ebenfalls eine Veröffentlichung in den Anlagen zum Belgischen Staatsblatt erforderlich, muss eine Ausfertigung der zu veröffentlichenden Urkunde hinterlegt werden, wobei es sich entweder um einen Auszug aus dem Protokoll zu diesem Beschluss oder um ein Duplikat von Formular I Teil B handeln kann.

Ebenfalls muss eine Ausfertigung von Formular I und gegebenenfalls von Formular II hinterlegt werden.

Zwar dürfen die Kanzleien keine Kopie des vollständigen Protokolls einer Generalversammlung verlangen, doch steht es VoGs frei, statt eines Auszugs den vollständigen Text zu hinterlegen.

Pour la consultation du tableau, voir image 4.3.3 Nummer der Nichtansässigen Natürliche Personen Wohnt ein Verwalter nicht in Belgien, muss er seine Nummer des Bis-Registers angeben. Diese befindet sich unter anderem in der rechten oberen Ecke der SIS-Karte der sozialen Sicherheit.

Verfügt ein Verwalter nicht über eine Bis-Nummer, muss er in das Feld « Nummer des Nationalregisters » in Teil C von Formular I beziehungsweise II sein Geburtsdatum eintragen und der betreffenden Kanzlei eine Kopie eines Ausweispapiers übermitteln.

Legen ein oder mehrere Verwalter, die nicht über eine Bis-Nummer verfügen, ihr Amt nieder, unterzeichnen die Personen, die die betreffende Vereinigung oder Stiftung rechtsgültig vertreten können, eine Erklärung, aus der hervorgeht, dass der beziehungsweise die Verwalter, die ihr Amt niederlegen, nicht über eine Bis-Nummer verfügen beziehungsweise niemals darüber verfügt haben.

Die auf Verwalter anwendbaren Bestimmungen gelten ebenfalls für allgemeine Vertreter und Beauftragte für die tägliche Geschäftsführung.

Juristische Personen Für folgende ausländische juristische Personen, die Verwalter einer Vereinigung oder Stiftung sind, muss auf Teil C die Unternehmensnummer angegeben werden: 1. juristische Personen ausländischen oder internationalen Rechts, die über eine Niederlassung in Belgien verfügen oder sich in Ausführung einer durch die belgischen Rechtsvorschriften auferlegten Verpflichtung registrieren lassen müssen, 2.natürliche Personen, juristische Personen oder Vereinigungen, die in Belgien: - entweder einen Handels- oder Handwerksbetrieb führen - oder als Arbeitgeber der sozialen Sicherheit unterworfen sind - oder mehrwertsteuerpflichtig sind - oder als Selbstständige einen geistigen, freien oder dienstleistenden Beruf ausüben, 3. Niederlassungseinheiten der in den Nummern 1, 2 und 3 erwähnten Personen, insofern die Registrierung dieser Niederlassungseinheit für die Ausführung der belgischen Rechtsvorschriften notwendig ist. Finden die Nummern 1, 2 und 3 auf eine ausländische juristische Person keine Anwendung, muss diese in Teil C nicht ihre Unternehmensnummer, sondern nur ihren Namen und ihre Eigenschaft angeben (siehe unten). 4.3.4 Zahlungsmittel Die Veröffentlichungskosten können auf drei Arten entrichtet werden: - per Scheck, der auf den Namen des Belgischen Staatsblattes ausgestellt ist, - per Postanweisung, - per Banküberweisung oder -einzahlung.

Zahlt eine VoG, gemeinnützige Stiftung, IVoG oder Privatstiftung per Bankscheck, muss er der Unterlage für das Belgische Staatsblatt beiliegen.

Erfolgt die Zahlung per Postanweisung, handelt es sich bei dem entsprechenden Beleg um eine Kopie der von der Post ausgehändigten Quittung.

Erfolgt die Zahlung per Banküberweisung, handelt es sich bei dem entsprechenden Beleg entweder um eine Kopie des Formulars der Überweisung beziehungsweise Einzahlung auf das Konto des Belgischen Staatsblattes, abgestempelt von dem Finanzinstitut, das den Transfer vorgenommen hat, um einen Kontoauszug (oder eine Fotokopie) oder um jeden anderen Zahlungsbeleg (oder eine Fotokopie).

Bei Zahlungen per Banküberweisung müssen im Feld Mitteilung für Änderungsurkunden die Unternehmensnummer und für Gründungsurkunden Name und Anschrift des Sitzes vermerkt werden.

Der Betrag ist auf folgendes Bankkonto des Belgischen Staatsblattes zu entrichten: 679-2005502-27. 4.3.5 Verwalter, Beauftragte für die tägliche Geschäftsführung, Vertreter In Teil C Nr. 3 und 4 von Formular I beziehungsweise II muss die Eigenschaft des Verwalters, Vertreters beziehungsweise Beauftragten für die tägliche Geschäftsführung vermerkt werden.

Folgende Eigenschaften können für VoGs, gemeinnützige Stiftungen, IVoGs oder Privatstiftungen angegeben werden: - Verwalter, - Vertreter ohne Amt eines Verwalters (14), - Beauftragter für die tägliche Geschäftsführung, - Liquidator, - gesetzlicher Vertreter, - vorläufiger Verwalter. Übersteigt die Anzahl Verwalter, Beauftragter für die tägliche Geschäftsführung oder Vertreter die Anzahl der in Teil C vorgesehenen Felder, so ist im Hinblick auf die Eintragung aller Personen eine ausreichende Menge dieser Formularteile zu verwenden. 4.3.6 Sitzverlegung Bei Änderung der Anschrift des belgischen Sitzes einer VoG, gemeinnützigen Stiftung, IVoG oder Privatstiftung müssen für das Ausfüllen von Formularen folgende Grundsätze unbedingt beachtet werden: - Formular I Teil A: Angabe der alten Anschrift, - Formular I Teil B: Angabe der neuen Anschrift (15), - Formular II Teil A: Angabe der neuen Anschrift.

Verlegt eine Vereinigung oder Stiftung ihren Sitz in einen anderen Gerichtsbezirk, muss sie gemäss Artikel 8 des Königlichen Erlasses vom 26. Juni 2003 in Bezug auf die Offenlegung von Urkunden und Unterlagen von Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht und Privatstiftungen die Unterlagen zu dem entsprechenden Beschluss bei der Kanzlei des ursprünglich zuständigen Handelsgerichts hinterlegen. 4.3.7 Erneuerung des Mandats Für Erneuerungen des Mandats von Verwaltern, Beauftragten für die tägliche Geschäftsführung oder Vertretern muss kein Gebrauch von Formular II gemacht werden, da dieses nur für Veränderungen im Vergleich zur vorherigen Lage bestimmt ist.

Wenn in der Veröffentlichung mit den Namen der Verwalter, deren Mandat erneuert worden ist, die Dauer ihres Mandats angegeben war, muss einfach Formular I ausgefüllt werden.

Stehen die Namen der Verwalter, deren Mandat erneuert worden ist, jedoch auf Formular II Teil C, darf die Hinterlegung dieses Formulars nicht verweigert werden. 4.3.8 Anzahl Beschlüsse in einer Veröffentlichung Weder das Gesetz vom 27. Juni 1921 noch der Königliche Erlass vom 26.

Juni 2003 verbietet mehrere Beschlüsse verschiedenen Datums zusammen zu veröffentlichen.

Beispiel: Auf Formular I Teil B kann unter der Rubrik « Gegenstand der Urkunde » der Vermerk « Änderung der Satzung und der Zusammensetzung des Verwaltungsrats » eingetragen werden, selbst wenn die entsprechenden Beschlüsse aus zwei Generalversammlungen verschiedenen Datums hervorgehen.

Es sei zudem darauf hingewiesen, dass für Veröffentlichungen mit mehreren Gegenständen die Veröffentlichungskosten nur einmal anfallen und somit nicht mit der Anzahl Beschlüsse in der Veröffentlichung multipliziert werden dürfen. 4.3.9 Fristen für Hinterlegung und Veröffentlichung Abgesehen von einigen Ausnahmefällen sind im Gesetz vom 27. Juni 1921 keine Fristen für Hinterlegung und Veröffentlichung bestimmt. Es obliegt den Vereinigungen oder Stiftungen für die Erfüllung dieser Formalitäten binnen einer annehmbaren Frist zu sorgen.

Die Hinterlegung der Mitgliederliste muss allerdings binnen einem Monat nach dem Jahrestag der ersten Satzungshinterlegung erfolgen. Für VoGs, die vor dem 1. Juli 2003 gegründet worden sind, gilt das Datum der Veröffentlichung der Satzung in den Anlagen zum Belgischen Staatsblatt. Die Überschreitung dieser Frist kann zwar nicht zu einer Verweigerung der Hinterlegung führen, die betreffende Vereinigung oder Stiftung wohl aber eventuell haftbar machen.

Für Urkunden, die hinterlegt und veröffentlicht werden müssen und zudem eine Änderung der Eintragung in der Zentralen Datenbank der Unternehmen erfordern, ist in Artikel 3 § 2 Absatz 1 bestimmt, dass das zu diesem Zweck bestimmte Formular II im Monat nach der Änderung hinterlegt werden muss. Die Hinterlegung darf jedoch nicht allein wegen Nichteinhaltung dieser Frist verweigert werden. 4.3.10 Zweisprachige Veröffentlichungen Möchte eine Vereinigung oder Stiftung eine Urkunde oder Unterlage in einer zweiten Landessprache veröffentlichen, muss sie zwei Ausfertigungen des Veröffentlichungsformulars I verwenden. Die erste Ausfertigung von Formular I Teil B enthält den Text in der einen Landessprache und die zweite Ausfertigung in der anderen.

Die auf Formular I als solchem verwendete Sprache muss eine Sprache des Handelsgerichts sein, bei dessen Kanzlei der Veröffentlichungsantrag gestellt wird. 4.3.11 Satzungsänderungen Für die Änderung ihrer Satzung bieten sich Vereinigungen und Stiftungen zwei Möglichkeiten: - entweder sie verabschieden eine neue Satzung - oder sie verabschieden partielle Satzungsänderungen.

Neue Satzungen werden in Formular I Teil B aufgenommen. Es ist folglich nicht nötig zusätzlich den koordinierten Text der Satzung zu hinterlegen. 4.3.12 Anschrift der Verwalter Auf Formular I Teil B kann die Berufsadresse der Verwalter vermerkt werden, da in Teil C von Formular I beziehungsweise II die Nummer des Nationalregisters der natürlichen Personen angegeben werden muss, über die die Privatadresse ja ermittelt werden kann. 5. Ausländische Vereinigungen und Stiftungen 5.1 Artikel 26octies und 45 des Gesetzes vom 27. Juni 1921 Gemäss den Artikeln 26octies und 45 (der auf Artikel 31 § 1 und §§ 3 bis 6 verweist) des Gesetzes vom 27. Juni 1921 wird für Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht und Stiftungen, die im Ausland nach dem Gesetz des Staates, dem sie unterliegen, gültig gegründet sind und in Belgien eine Geschäftsstelle eröffnen, eine Akte bei der Kanzlei eines Handelsgerichts geführt.

Es handelt sich hier also um den Fall ausländischer Vereinigungen oder Stiftungen, die gemäss dem Recht ihres Herkunftsstaats Rechtspersönlichkeit erlangt haben und in Belgien eine oder mehrere Geschäftsstellen eröffnen möchten. Sie müssen bei der Kanzlei des Handelsgerichts, in dessen Bezirk ihre Geschäftsstelle angesiedelt ist, folgende Schriftstücke hinterlegen: 1. Satzung der Vereinigung oder Stiftung, 2.Anschrift des Sitzes der Vereinigung oder Stiftung, Angabe der Zwecke und Tätigkeiten, Anschrift der Geschäftsstellen und deren Name, falls er nicht mit demjenigen der Vereinigung oder Stiftung übereinstimmt, 3. Urkunden über die Bestellung der Personen, die ermächtigt sind, die Vereinigung oder Stiftung Dritten gegenüber zu verpflichten und sie für die Tätigkeiten der Geschäftsstellen gerichtlich zu vertreten, und Urkunden über die Bestellung der mit der täglichen Geschäftsführung beauftragten Personen;diese Urkunden enthalten die in Artikel 3 § 1 Absatz 2 des Königlichen Erlasses vom 26. Juni 2003 erwähnten Angaben. Änderungen in den im vorhergehenden Absatz erwähnten Urkunden und Angaben werden ebenfalls zur Veröffentlichung bei der Kanzlei des betreffenden Handelsgerichts hinterlegt und in der Akte aufbewahrt.

Die vorerwähnten Unterlagen müssen im Hinblick auf ihre Hinterlegung in der Sprache oder einer der offiziellen Sprachen des Gerichts, bei dem die Akte geführt wird, erstellt beziehungsweise in diese Sprache oder eine dieser Sprachen übersetzt sein.

Vereinigungen und Stiftungen ausländischen Rechts müssen die Formalitäten für die Veröffentlichung der oben erwähnten Unterlagen ebenfalls erfüllen. 5.2 Europäisches Übereinkommen Nr. 124 über die Anerkennung der Rechtspersönlichkeit internationaler nichtstaatlicher Organisationen, gegeben zu Strassburg, den 24. April 1986 (16) Diesem Übereinkommen zufolge wird die Rechtspersönlichkeit von nichtstaatlichen Organisationen, die in einer Vertragspartei erworben wurde, in den anderen Vertragsparteien von Rechts wegen anerkannt, sofern die betreffenden NGOs folgende Voraussetzungen erfüllen: 1. dass sie einen nicht auf Gewinn gerichteten Zweck von internationalem Nutzen haben, 2.dass sie durch eine Rechtshandlung gegründet worden sind, die auf dem innerstaatlichen Recht einer Vertragspartei beruht (Bescheinigung, die von der zuständigen Behörde, die vom betreffenden Staat bestimmt worden ist, dem Generalsekretär des Europarates ausgestellt wird) (17), 3. dass sie eine Tätigkeit ausüben, die sich in mindestens zwei Staaten auswirkt, und dass sie ihren satzungsmässigen Sitz im Hoheitsgebiet einer Vertragspartei und ihren tatsächlichen Sitz (Entscheidungszentrum oder Verwaltungssitz) im Hoheitsgebiet dieser oder einer anderen Vertragspartei haben. Sobald eine NGO diese Voraussetzungen erfüllt, werden ihre Rechtspersönlichkeit und ihre Rechtsfähigkeit, wie sie in der Vertragspartei erworben wurden, in der sie ihren satzungsmässigen Sitz hat, in den anderen Vertragsparteien von Rechts wegen anerkannt.

In diesem Fall müssen die betreffenden Vereinigungen ausländischen Rechts ebenfalls die in Nr. 5.1 Absatz 2 (siehe oben) erwähnten Unterlagen bei dem Handelsgericht hinterlegen, in dessen Bezirk die betreffende Geschäftsstelle angesiedelt ist, und die Formalitäten für die Veröffentlichung dieser Unterlagen erfüllen. 5.3 Vertrag über die Freundschaft, die Niederlassung und die Schifffahrt zwischen dem Königreich Belgien und den Vereinigten Staaten von Amerika, geschlossen zu Brüssel, den 21. Februar 1961 (18) Sofern der Satzungsauftrag von amerikanischen Vereinigungen, die in den Vereinigten Staaten gültig gegründet sind, wissenschaftlicher, pädagogischer, religiöser oder philanthropischer Art ist, wird ihnen aufgrund von Artikel 6.7 ermöglicht ihre Tätigkeiten in Belgien auszuüben und folglich ohne vorherige Formalitäten eine Geschäftsstelle zu eröffnen.

In diesem Fall müssen Vereinigungen amerikanischen Rechts ebenfalls die in Nr. 5.1 Absatz 2 (siehe oben) erwähnten Unterlagen bei dem Handelsgericht hinterlegen, in dessen Bezirk die betreffende Geschäftsstelle angesiedelt ist, und die Formalitäten für die Veröffentlichung dieser Unterlagen erfüllen. 6. Verfahren für internationale Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht und gemeinnützige Stiftungen A.Begriffsbestimmungen Internationale Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht sind Belgiern und Ausländern zugängliche Vereinigungen, die einen nichtgewinnbringenden Zweck von internationalem Nutzen verfolgen.

Eine gemeinnützige Stiftung wird durch eine von einer oder mehreren natürlichen oder juristischen Personen ausgehende Rechtshandlung gegründet, wobei ein Vermögen zur Verwirklichung eines Werkes im philanthropischen, philosophischen, religiösen, wissenschaftlichen, künstlerischen, pädagogischen oder kulturellen Bereich verwendet wird.

B. Führung von Akten bei den Kanzleien Für jede IVoG oder gemeinnützige Stiftung wird bei der Kanzlei des Handelsgerichts, in dessen Bezirk der Sitz der betreffenden Stiftung angesiedelt ist, eine Akte geführt (die beim FÖD Justiz geführten Akten werden je nach Bezirk des Sitzes den Kanzleien der verschiedenen Handelsgerichte übermittelt).

C. Den Kanzleien zu übermittelnde Unterlagen 1. Erlangung der Rechtspersönlichkeit und Hinterlegung von Unterlagen am Tag der Anerkennung: Internationale Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht und gemeinnützige Stiftungen werden durch öffentliche Urkunde gegründet. Für die Anerkennung von IVoGs und gemeinnützigen Stiftungen, die ab dem Tag der Unterzeichnung des betreffenden Königlichen Anerkennungserlasses Rechtspersönlichkeit besitzen (Artikel 27 des Gesetzes vom 27. Juni 1921 und Artikel 46 des Gesetzes vom 27. Juni 1921, wie abgeändert durch Artikel 282 des Programmgesetzes vom 27.

Dezember 2004), bleibt jedoch der FÖD Justiz zuständig.

Folgendes muss den Kanzleien übermittelt werden: - der Königliche Anerkennungserlass (oder eine Kopie), aus dem die Erlangung der Rechtspersönlichkeit der betreffenden juristischen Person hervorgeht, - die in den Artikeln 31 § 3 und 51 § 3 erwähnten Unterlagen, die in der Akte zu hinterlegen sind, die bei den Kanzleien geführt wird, - und die Formulare im Hinblick auf die Veröffentlichung. 2. Satzungsänderungen, die einen Königlichen Erlass erfordern: Änderungen der genauen Angabe des Zwecks oder der Zwecke, zu denen die betreffende IVoG oder gemeinnützige Stiftung gegründet wird, und der Tätigkeiten, die sie zur Erreichung dieser Zwecke durchzuführen beabsichtigt, erfordern einen Königlichen Erlass (Artikel 30 § 2 und 50 § 3 des Gesetzes vom 27.Juni 1921, abgeändert durch die Artikel 278 beziehungsweise 284 Nr. 2 des Programmgesetzes vom 27. Dezember 2004).

Folgendes muss den Kanzleien übermittelt werden: - der Königliche Erlass zur Billigung der Änderungen (oder eine Kopie), - der koordinierte Text der Satzung infolge der Änderungen (kann nachträglich übermittelt werden), - und die Formulare im Hinblick auf die Veröffentlichung. 3. Satzungsänderungen, die eine öffentliche Urkunde erfordern: Für IVoGs werden Satzungsänderungen in Bezug auf: - Befugnisse des allgemeinen Leitungsorgans der IVoG, Weise, wie es einberufen wird und es Beschlüsse fasst, und Bedingungen, unter denen seine Beschlüsse Mitgliedern zur Kenntnis gebracht werden, - Bedingungen für Satzungsänderungen, Auflösung und Liquidation der Vereinigung und Zweckbestimmung des Vermögens der IVoG durch öffentliche Urkunde festgestellt (Artikel 50 § 3 des Gesetzes vom 27.Juni 1921, wie abgeändert durch Artikel 284 Nr. 2 des Programmgesetzes vom 27. Dezember 2004).

Für gemeinnützige Stiftungen müssen Satzungsänderungen in Bezug auf: - Weise der Bestellung, der Abberufung und der Beendigung des Amtes der Verwalter, Umfang ihrer Befugnisse und Weise, wie sie sie ausüben, - Weise der Bestellung, der Abberufung und der Beendigung des Amtes der gemäss Artikel 34 § 4 zur Vertretung der betreffenden Stiftung ermächtigten Personen, Umfang ihrer Befugnisse und Weise, wie sie sie ausüben, - Weise der Bestellung, der Abberufung und der Beendigung des Amtes der gemäss Artikel 35 mit der täglichen Geschäftsführung der betreffenden Stiftung beauftragten Personen, Umfang ihrer Befugnisse und Weise, wie sie sie ausüben, - Weise der Bestellung der Kommissare, - Zweckbestimmung des Vermögens der Stiftung im Falle ihrer Auflösung, das zu einem uneigennützigen Ziel zu verwenden ist, - Bedingungen, unter denen die Satzung geändert werden kann, - und Weise der Beilegung von Interessenkonflikten ebenfalls durch öffentliche Urkunde festgestellt werden (Artikel 30 § 2 des Gesetzes vom 27. Juni 1921, wie abgeändert durch Artikel 278 des Programmgesetzes vom 27. Dezember 2004).

Folgendes muss den Kanzleien übermittelt werden: - die öffentliche Urkunde zur Feststellung der Änderungen, - der koordinierte Text der Satzung infolge der Änderungen (kann nachträglich übermittelt werden), - und die Formulare im Hinblick auf die Veröffentlichung.

Es sei daran erinnert, dass die Nichterfüllung der inhaltlichen Bedingungen des Gesetzes ausschliesslich der Verantwortung des betreffenden Notars unterliegt. Die Kanzleien sind nicht befugt, Urkunden, die ihnen vorgelegt werden, in Bezug auf die Sache zu überprüfen. 4. Andere als die vorerwähnten Änderungen Andere Satzungsänderungen, die oben nicht erwähnt sind, werden durch privatschriftliche Urkunde festgestellt. Folgendes muss den Kanzleien übermittelt werden: - die privatschriftliche Urkunde, durch die die Änderungen festgestellt werden, - der koordinierte Text der Satzung infolge der Änderungen (kann nachträglich übermittelt werden), - und die Formulare im Hinblick auf die Veröffentlichung.

Es sei daran erinnert, dass die Nichterfüllung der inhaltlichen Bedingungen des Gesetzes ausschliesslich der Verantwortung des Erstellers der betreffenden Urkunde unterliegt. Die Kanzleien sind nicht befugt, Urkunden, die ihnen vorgelegt werden, in Bezug auf die Sache zu überprüfen.

D. Bestehende IVoGs und gemeinnützige Stiftungen Das Programmgesetz vom 27. Dezember 2004 hat keine rückwirkende Kraft: IVoGs und gemeinnützige Stiftungen, die vor In-Kraft-Treten des vorerwähnten Gesetzes gültig gegründet sind, bleiben gültig und müssen das neue Gesetz nur auf Handlungen ab In-Kraft-Treten des Gesetzes und nicht auf Handlungen vor In-Kraft-Treten der neuen Rechtsvorschriften anwenden, was bedeutet, dass die in Absatz 5.3 [sic, zu lesen ist: 6] Buchstabe C Nr. 2 bis 4 erwähnten Regeln nur für nachträgliche Änderungen beachtet werden müssen.

Beispiel: - Eine internationale Vereinigung ist vor In-Kraft-Treten des Programmgesetzes durch Königlichen Erlass ohne vorherige Erstellung einer öffentlichen Urkunde gegründet worden: sie ist gültig gegründet. - Nachträgliche Änderungen der Bedingungen für Satzungsänderungen müssen Gegenstand einer öffentlichen Urkunde sein. - Nachträgliche Änderungen der Formalitäten für den Beitritt von Mitgliedern können hingegen durch privatschriftliche Urkunde erfolgen.

Ich möchte Sie bitten das Vorangehende den Chefgreffiers der Handelsgerichte mitzuteilen, damit diese ihr Personal in Kenntnis setzen können. Das Rundschreiben vom 4. Oktober 2004 wird aufgehoben und durch das vorliegende Rundschreiben ersetzt.

Ich lege Wert darauf, dass dem Personal der Kanzleien der Handelsgerichte diese Informationen ausreichend bekannt sind und die Bestimmungen in Anbetracht der Tatsache, dass die meisten VoGs, gemeinnützigen Stiftungen, IVoGs und Privatstiftungen ehrenamtlich verwaltet werden, eine relativ flexible Anwendung finden. Der einheitlichen Anwendung dieser Anweisungen von allen Kanzleien einerseits und innerhalb dieser Kanzleien andererseits kommt ebenfalls eine grosse Bedeutung zu. Vorliegendes Rundschreiben hebt das Rundschreiben vom 4. Oktober 2004 zum selben Thema auf.

Hochachtungsvoll Die Ministerin der Justiz Frau L. ONKELINX _______ Fussnoten (1) Eine Stiftung zählt keine Mitglieder.Sie setzt sich ausschliesslich aus einem Verwaltungsrat und gegebenenfalls aus mit der täglichen Geschäftsführung beauftragten Personen oder aus Vertretern zusammen. (2) Hat eine Vereinigung oder Stiftung eine neue Satzung verabschiedet, entspricht die koordinierte Fassung dieser neuen Satzung und muss somit nicht zwei Mal hinterlegt werden.(3) Idem.(4) Idem.(5) Idem.(6) Diese Bedingung ist weder auf Ausfertigungen von öffentlichen Urkunden noch auf die Angabe von Name und Unterschrift der Unterzeichner anwendbar.(7) Diese Bedingung ist nicht auf den Text der Vermerke anwendbar.(8) Die Kürzel « VoG » und « IVoG » werden angenommen.(9) Diese Bestimmung findet keine Anwendung auf Papierurkunden und auf Auszüge aus Papierurkunden in Bezug auf die Gründung der Vereinigung oder Stiftung.(10) Ausschliesslich Veröffentlichungskosten per Banküberweisung oder -einzahlung, Scheck oder Postanweisung, die auf den Namen des Belgischen Staatsblattes ausgestellt sind.(11) Gemäss dem Ministeriellen Erlass vom 30.Juni 2003 werden die Beträge am 1. Januar jeden Jahres dem Verbraucherpreisindex angepasst.

Diese Beträge werden spätestens am 15. Dezember jeden Jahres im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht. Die angegebenen Beträge gelten also vom 1. Januar 2005 bis zum 31. Dezember 2005. Danach sind die geltenden Beträge dem Belgischen Staatsblatt zu entnehmen. (12) Ausschliesslich Veröffentlichungskosten per Banküberweisung oder -einzahlung, Scheck oder Postanweisung, die auf den Namen des Belgischen Staatsblattes ausgestellt sind.Eintragung der Satzung bei einem Registrierungsamt des FÖD Finanzen nicht erforderlich. (13) Müssen Angaben der Eintragung bei der Zentralen Datenbank der Unternehmen geändert werden, wird diesem Formular Formular II beigefügt.(14) Vorbehaltlich der Schaffung des entsprechenden Codes seitens der Zentralen Datenbank der Unternehmen.(15) Die neue Anschrift befindet sich im zu veröffentlichenden Text selbst von Teil B.Unter der Rubrik « Sitz » über dem Gegenstand der Urkunde ist die alte Anschrift anzugeben. Dies gilt auch für Namensänderungen. (16) Ratifiziert durch das Gesetz vom 31.Juli 1990 zur Billigung des Europäischen Übereinkommens über die Anerkennung der Rechtspersönlichkeit internationaler nichtstaatlicher Organisationen, gegeben zu Strassburg, den 24. April 1986, Belgisches Staatsblatt vom 21. Dezember 1990, S.23673. (17) Siehe Liste der zuständigen Behörden der Vertragsparteien in der Anlage.(18) Ratifiziert durch das Gesetz vom 30.Juli 1963, Belgisches Staatsblatt vom 21. September 1963, S. 9211.