1er MAI 2023. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 22 février 2019 fixant le règlement d'ordre intérieur de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises

Vu la loi du 7 décembre 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/2016 pub. 13/12/2016 numac 2016011493 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant organisation de la profession et de la supervision publique des réviseurs d'entreprises fermer portant organisation de la profession et de la supervision publique des réviseurs d'entreprises, l'article 65, alinéa 1er ;

Vu l'arrêté royal du 22 février 2019 fixant le règlement d'ordre intérieur de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises ;

Vu l'avis de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises, donné le 8 avril 2022 ;

Vu l'avis du Conseil supérieur des Professions économiques, donné le 28 avril 2022 ;

Vu l'avis n° 26/2023 de l'Autorité de protection des données, donné le 9 février 2023 ;

Vu l'avis 73.228/1 du Conseil d'Etat, donné le 11 avril 2023, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition du Ministre de l'Economie, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.L'article 1er de l'arrêté royal du 22 février 2019 fixant le règlement d'ordre intérieur de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises est complété par les 9°, 10° et 11° rédigés comme suit : « 9° réunion hybride : une réunion où une partie des participants est présente physiquement dans la même salle et où l'autre partie des participants prend part par le biais d'un moyen de communication électronique, permettant une délibération commune ; 10° réunion en distanciel : une réunion à laquelle les participants prennent part par le biais d'un moyen de communication électronique, permettant une délibération commune, sans qu'aucun participant ne prenne de cette manière physiquement part à la réunion depuis la même salle ;11° réunion en présentiel : une réunion où les participants sont présents physiquement dans la même salle et prennent part de cette manière à la réunion.».

Art. 2.L'article 6 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 6.§ 1er. L'assemblée générale ordinaire se réunit chaque année au cours de la seconde moitié du mois d'avril sur convocation du Conseil.

Les membres de l'assemblée générale choisissent de participer à l'assemblée générale soit en présentiel, soit en distanciel par le biais d'un moyen de communication électronique mis à disposition par l'Institut.

Le président, le vice-président, les secrétaires du Conseil et les scrutateurs, qui assistent également à la réunion de l'assemblée générale, participent toutefois en présentiel à l'assemblée générale. § 2. Par dérogation à la tenue d'une réunion hybride visée au paragraphe 1er, le Conseil peut décider : 1° la tenue de l'assemblée générale exclusivement en présentiel, ou 2° la tenue de l'assemblée générale exclusivement en distanciel si un cas de force majeure empêche une participation en présentiel à l'assemblée générale, ou 3° sans préjudice de l'article 67, alinéa 1er, de la loi, le report de l'assemblée générale.Dans le cas où ce report excède six mois, l'assemblée générale se tient exclusivement en distanciel. § 3. L'Institut contrôle, par le biais du moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l'identité du réviseur d'entreprises qui participe à l'assemblée générale en distanciel.

Les secrétaires mettent en place un moyen de communication électronique qui doit permettre aux réviseurs d'entreprises qui participent à l'assemblée générale en distanciel de prendre connaissance, de manière directe et simultanée, des discussions au sein de l'assemblée générale.

Le moyen de communication électronique mis en place permet également aux réviseurs d'entreprises de participer aux délibérations, d'exercer leur droit de vote et de poser toutes les questions qu'ils jugent utiles.

Lorsque l'assemblée générale se tient de manière hybride ou en distanciel, les votes à distance qui ont lieu au scrutin secret sont organisés numériquement de manière à ce que l'authenticité des votes exprimés puisse être contrôlée et que l'anonymat du votant puisse être préservé.

Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les réviseurs d'entreprises qui participent à l'assemblée générale en distanciel sont réputés présents à l'endroit où se tient l'assemblée générale. § 4. Le Conseil détermine les modalités de convocation et de mise à disposition des documents ainsi que la procédure de vote en ligne pour les réviseurs d'entreprises qui participent à l'assemblée générale en distanciel.

La convocation mentionne l'ordre du jour, le jour et l'heure de l'assemblée ainsi que le lieu et/ou une description des procédures relatives à la participation à l'assemblée générale en distanciel. Ces procédures sont rendues accessibles sur le site internet de l'Institut à ceux qui ont le droit de participer à l'assemblée générale.

Le procès-verbal de l'assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée générale ou au vote. § 5. L'Institut, en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel, veille à ce que les réunions en distanciel soient organisées d'une manière à garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des traitements effectués des données des membres de l'assemblée générale qui participent à la réunion en distanciel.

Dans le cadre des réunions organisées en distanciel, l'Institut traite les catégories suivantes de données à caractère personnel : 1° le nom, le prénom et les données de connexion des membres ;2° l'adresse de courrier électronique professionnelle des membres. Les données à caractère personnel ne peuvent faire l'objet d'un traitement que dans le cadre de la tenue des réunions de l'assemblée générale, en vue de permettre aux membres de participer à ces réunions en distanciel.

La finalité du traitement des données par l'Institut est d'identifier les membres de l'assemblée générale qui participent en distanciel à une réunion de l'assemblée générale et d'assurer le bon déroulement de la réunion. Ces données ne sont pas communiquées à des tiers et sont conservées par l'Institut aussi longtemps que la personne concernée est membre de l'assemblée générale et susceptible d'être convoquée. ».

Art. 3.L'article 16 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 16.§ 1er. Le Conseil se réunit, sur convocation du président, toutes les fois que l'intérêt de l'Institut le requiert et au moins huit fois par an. La convocation mentionne l'ordre du jour et est accompagnée des documents nécessaires. Sauf en cas d'urgence, elle est adressée huit jours calendrier au moins avant la réunion, le cas échéant de façon électronique.

Les membres du Conseil choisissent de participer à la réunion du Conseil soit en présentiel, soit en distanciel par le biais d'un moyen de communication électronique mis à disposition par l'Institut. § 2. Par dérogation au paragraphe 1er, la réunion du Conseil se tient exclusivement en présentiel dans les cas suivants : 1° à la demande du président et/ou du vice-président du Conseil ;2° à la demande d'une majorité des membres du Conseil.Cette demande est introduite auprès du président et/ou du vice-président du Conseil et ne doit pas être motivée. § 3. Par dérogation au paragraphe 1er, en cas d'urgence, le président du Conseil peut convoquer le Conseil à une réunion se tenant exclusivement en distanciel.

Dans ce cas, la convocation est adressée vingt-quatre heures au moins avant la réunion, le cas échéant de façon électronique.

La procédure décisionnelle mise en oeuvre conformément au présent paragraphe ne peut en aucun cas concerner l'arrêt des comptes annuels de l'Institut. § 4. Le moyen de communication électronique qui est mis en place permet aux membres qui participent à la réunion du Conseil en distanciel de prendre connaissance, de manière directe et simultanée, des discussions au sein du Conseil, de participer aux délibérations, d'exercer leur droit de vote et de poser toutes les questions qu'ils jugent utiles.

Le procès-verbal de la réunion du Conseil mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à cette réunion ou au vote. § 5. L'Institut, en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel, veille à ce que les réunions en distanciel soient organisées d'une manière à garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des traitements effectués des données des membres du Conseil qui participent à la réunion en distanciel.

Dans le cadre des réunions organisées en distanciel, l'Institut traite les catégories suivantes de données à caractère personnel : 1° le nom, le prénom et les données de connexion des membres ;2° l'adresse de courrier électronique professionnelle des membres. Les données à caractère personnel ne peuvent faire l'objet d'un traitement que dans le cadre de la tenue des réunions du Conseil, en vue de permettre aux membres de participer à ces réunions en distanciel.

La finalité du traitement des données par l'Institut est d'identifier les membres du Conseil qui participent en distanciel à une réunion du Conseil et d'assurer le bon déroulement de la réunion. Ces données ne sont pas communiquées à des tiers et sont conservées par l'Institut aussi longtemps que la personne concernée est membre du Conseil et susceptible d'être convoquée. ».

Art. 4.L'article 24 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 24.§ 1er. Le Comité exécutif est constitué au moins du président et du vice-président de l'Institut.

Les membres du Comité exécutif choisissent de participer à la réunion du Comité exécutif soit en présentiel, soit en distanciel par le biais d'un moyen de communication électronique mis à disposition par l'Institut. § 2. Par dérogation au paragraphe 1er, la réunion du Comité exécutif se tient exclusivement en présentiel à la demande du président et/ou du vice-président de l'Institut.

Chaque fois que le Conseil se réunit, le Comité exécutif ou le président fait rapport sur la gestion. Le procès-verbal du Comité exécutif est adressé aux membres du Conseil. § 3. Le moyen de communication électronique qui est mis en place permet aux membres qui participent à la réunion du Comité exécutif en distanciel de prendre connaissance, de manière directe et simultanée, des discussions au sein du Comité exécutif, de participer aux délibérations et de poser toutes les questions qu'ils jugent utiles.

Le procès-verbal de la réunion du Comité exécutif mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à cette réunion ou au vote. § 4. L'Institut, en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel, veille à ce que les réunions en distanciel soient organisées d'une manière à garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des traitements effectués des données des membres du Comité exécutif qui participent à la réunion en distanciel.

Dans le cadre des réunions organisées en distanciel, l'Institut traite les catégories suivantes de données à caractère personnel : 1° le nom, le prénom et les données de connexion des membres ;2° l'adresse de courrier électronique professionnelle des membres. Les données à caractère personnel ne peuvent faire l'objet d'un traitement que dans le cadre de la tenue des réunions du Comité exécutif, en vue de permettre aux membres de participer à ces réunions en distanciel.

La finalité du traitement des données par l'Institut est d'identifier les membres du Comité exécutif qui participent en distanciel à une réunion du Comité exécutif et d'assurer le bon déroulement de la réunion. Ces données ne sont pas communiquées à des tiers et sont conservées par l'Institut aussi longtemps que la personne concernée est membre du Comité exécutif et susceptible d'être convoquée. ».

Art. 5.Le ministre qui a l'Economie dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 1er mai 2023.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de l'Economie, P.-Y. DERMAGNE