23 MARS 2016. - Arrêté ministériel fixant les modalités de la tenue du répertoire des représentants en douane, du décompte et celles relatives au fonctionnement de la représentation en douane

Le Ministre des Finances, Vu la loi générale sur les douanes et accises, coordonnée le 18 juillet 1977, l'article 137, alinéa 1er, modifié par la loi du 12 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2014 pub. 20/06/2014 numac 2014003265 source service public federal finances Loi modifiant la loi générale sur les douanes et accises et portant dispositions diverses fermer;

Vu l'Arrêté royal du 13 mars 2016 relatif à la constatation des conditions de tenue du registre d'immatriculation des représentants en douane, de preuve de connaissance suffisante de la réglementation douanière, TVA et accise et de la compétence professionnelle pour l'exercice de la représentation en douane, l'article 13;

Vu la proposition du Conseil des douanes de l'Union belgo-luxembourgeoise;

Vu la concertation du Comité de Ministres du 13 juillet 2015;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 30 juin 2015;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 12 octobre 2015;

Vu les avis n° s 56.491/3 et 58.455/3 du Conseil d'Etat, donnés respectivement le 24 juin 2014 et le 15 décembre 2015, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, Arrête : CHAPITRE I DU REPERTOIRE DE LA REPRESENTATION EN DOUANE

Article 1er.Le répertoire de la représentation en douane doit être conforme au modèle visé dans l'article 130 de la loi générale sur les douanes et accises, figurant à l'annexe I du présent arrêté.

Art. 2.§ 1er. Le répertoire peut consister en un seul registre ou être divisé en différents registres consacrés respectivement à l'inscription des déclarations pour la mise en libre pratique, des déclarations d'exportation, des déclarations pour le transit ou des déclarations pour un des régimes suivants: entrepôt douanier, perfectionnement actif, perfectionnement passif, transformation sous douane et admission temporaire.

Il peut aussi être divisé, soit en registres dont chacun est affecté à l'inscription des opérations concernant les marchandises en provenance ou à destination d'un pays déterminé, soit, avec l'autorisation de l'administrateur général des douanes et accises ou de l'agent qu'il a désigné à cet effet, selon une répartition des matières proposée par le représentant en douane. § 2. Quand il existe plusieurs registres du répertoire, chacun doit être distingué par une lettre de l'alphabet romain à reproduire après le numéro du répertoire chaque fois qu'il doit être porté sur un document.

Les inscriptions se font dans chaque registre suivant les règles fixées à l'article 4.

Art. 3.L'administrateur général des douanes et accises peut, dans les cas qu'il détermine et aux conditions qu'il fixe, autoriser le représentant en douane à utiliser un répertoire qui s'écarte du modèle ou de la forme prévus par les articles 1er et 2 ou à utiliser un répertoire électronique contenant la même information.

Art. 4.§ 1er. Chaque déclaration est inscrite au répertoire sous un numéro particulier au plus tard le jour même de sa remise à la douane.

Les numéros doivent former une série ininterrompue qui peut toutefois recommencer au début de chaque année civile ou, moyennant accord de l'agent désigné à cette fin par l'administrateur général des douanes et accises, à toute autre date.

Les inscriptions doivent s'y faire les unes à la suite des autres, sans interruption, sans rature et sans surcharge. Il est interdit de laisser des numéros sans emploi intercalés dans la série des numéros utilisés. § 2. Quand une correction doit être faite, la mention fautive est barrée d'un trait léger qui n'en compromet pas la lecture et, le cas échéant, le texte de remplacement est inscrit au-dessus. Celui qui exécute la correction appose son paraphe en marge. § 3. Les prescriptions des paragraphes 1 et 2 valent également pour le répertoire électronique, à condition que les corrections soient conservées et puissent être consultées par la douane.

Art. 5.Les opérations de transit et d'exportation qui sont conclues sur quai, dans les ports, peuvent, en accord avec l'agent désigné à cette fin par l'administrateur général des douanes et accises, être inscrites dans un registre spécial du répertoire. Ces inscriptions peuvent être opérées immédiatement après la remise des documents douaniers au représentant en douane.

Art. 6.§ 1er. Il n'y a pas obligation d'inscrire au répertoire les déclarations concernant : 1)les marchandises déclarées pour le transit, l'entrepôt ou la franchise temporaire; 2) les marchandises qui, dans les ports, sont déclarées pour le dépôt temporaire. § 2. Dans les cas visés au § 1er, l'inscription au répertoire est toutefois obligatoire lorsqu'il s'agit de liquides alcooliques, de tabacs fabriqués ou de marchandises dont l'importation dans le pays est prohibée.

Art. 7.A l'exception des déclarations d'exportation de marchandises soumises à des interdictions, restrictions et mesures de contrôle, il n'y a pas obligation d'inscrire au répertoire les déclarations pour l'exportation des marchandises, lorsque cette exportation n'est pas soumise à la perception d'un impôt, d'une taxe ou d'une rétribution.

Art. 8.Dans chaque siège d'exploitation d'un représentant en douane, il est tenu un répertoire dans lequel sont consignées toutes les déclarations effectuées dans ce siège. L'inscription des déclarations qui se font sur un répertoire électronique, doivent indiquer pour quel siège d'exploitation les déclarations sont établies et doivent pouvoir y être consultées par la douane

Art. 9.Le représentant en douane qui fait une déclaration dans une localité où il ne possède pas de siège d'exploitation, l'inscrit dans le répertoire du siège d'exploitation où sera conservé le dossier y relatif.

Art. 10.Le représentant en douane peut faire des opérations de dédouanement sur mandat d'un autre représentant en douane. Ces opérations sont inscrites au répertoire du mandant dans les plus brefs délais; elles doivent également être inscrites au répertoire du mandataire lorsque celui-ci établit la déclaration en douane en son nom. CHAPITRE II. - DU TIMBRE

Art. 11.Tout représentant en douane doit posséder un timbre à encre conforme au modèle reproduit à l'annexe II du présent arrêté. Ce timbre mentionne le nom du représentant en douane, le lieu du siège ou du siège d'exploitation qui l'emploie, le numéro d'immatriculation ainsi que le numéro d'inscription au répertoire.

Art. 12.L'empreinte du timbre est portée, à l'encre indélébile, au recto de tous les documents qui sont joints à la déclaration, sauf sur ceux dont le formulaire porte les mentions permanentes du timbre, préalablement imprimées ou ceux sur lesquels les données définitives et le numéro de série sont imprimés par voie électronique.

Quand les documents comportent plusieurs exemplaires, le timbre ou les mentions imprimées qui en tiennent lieu, doivent figurer sur chacun de ces exemplaires. CHAPITRE III. - DE LA DECLARATION GLOBALE

Art. 13.Le représentant en douane peut grouper dans une même déclaration pour la consommation des marchandises appartenant ou destinées à des personnes différentes assumant directement la charge des droits et taxes, à la condition que cette déclaration globale soit accompagnée d'un bordereau récapitulatif reproduisant les données suivantes : le nom et l'adresse des destinataires, les nombres, espèces, marques et numéros des colis, la nature et la quantité des biens, leur valeur et le montant des droits et taxes, pour chaque destinataire.

Un deuxième exemplaire de ce bordereau doit rester à l'appui du répertoire visé à l'article 1er. CHAPITRE IV. - DU DECOMPTE

Art. 14.Conformément à l'article 132 de la loi générale sur les douanes et accises, le décompte des débours et rémunérations à remettre à ses clients par le représentant en douane, doit reproduire, au recto de ce document, les indications reprises au modèle figurant à l'annexe III du présent arrêté. Toutefois, l'indication des débours, frais et rémunérations peut être limitée à ceux qui sont réclamés au client.

La présentation typographique et la disposition des cases et rubriques de ce modèle peuvent être modifiées au gré du représentant en douane.

Art. 15.Par dérogation à l'article 14, il est loisible au représentant en douane de confectionner, par l'utilisation d'un ordinateur, des décomptes codés en chiffres, à la condition que les définitions des numéros de code soient imprimées au recto ou au verso du décompte et correspondent aux indications du modèle officiel.

Art. 16.L'administrateur général des douanes et accises, peut, dans des cas individuels, aux conditions qu'il fixe, autoriser les représentants en douane à dresser des décomptes s'écartant des dispositions prévues aux articles 14 et 15.

Art. 17.Le représentant en douane qui, en attendant la solution d'un litige avec l'Administration générale des douanes et accises ou l'apurement d'un document, s'est fait remettre un cautionnement ou une avance par son client, doit porter ce cautionnement ou cette avance en déduction des sommes qui sont dues par son client après la régularisation d'un contentieux ou qui sont dues à l'apurement d'un document.

Art. 18.La copie du décompte à conserver à l'appui du répertoire doit être identique, quant à la forme et au contenu, à l'original remis au client.

Art. 19.Les sommes portées sur les décomptes peuvent être exprimées en monnaies étrangères mais dans ce cas, le montant total doit être suivi de la mention de la valeur en Euro et du taux de change utilisé pour la conversion.

Art. 20.Un décompte doit être adressé par le représentant en douane au client pour chaque dédouanement de marchandises.

L'administrateur général des douanes et accises est autorisé, dans des cas individuels, aux conditions qu'il détermine, à accorder des dérogations à cette règle.

Art. 21.Toute personne qui constate que le montant des droits, des taxes ou autres débours portés au décompte lui remis par un représentant en douane ne concorde pas avec la somme qui aurait dû être versée de ce chef au Trésor, est tenue d'en avertir par écrit le Ministre des Finances ou l'administrateur général des douanes et accises. CHAPITRE V. - DE LA CONSERVATION DES ARCHIVES

Art. 22.Le représentant en douane qui cesse sa profession doit faire connaître à l'administrateur général des douanes et accises l'adresse du local où seront conservés les répertoires et tous les documents à l'appui. Si, moins de trois ans après la clôture du dernier répertoire, il les transfère dans un autre local, il est également tenu d'en donner avis au fonctionnaire précité.

Le représentant en douane qui quitte le pays moins de trois ans après la cessation de sa profession, doit remettre au manager régional des douanes et accises ses répertoires clôturés depuis moins de trois ans ainsi que les documents à l'appui.

Art. 23.Les répertoires et les documents y relatifs des sièges opérationnels belges dépendant d'un représentant en douane établi à l'étranger doivent rester, pendant trois ans après leur clôture, à la disposition de l'Administration générale des douanes et accises.

Art. 24.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit l'expiration d'un délai de dix jours prenant cours le jour suivant sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 23 mars 2016.

J. VAN OVERTVELDT

Pour la consultation du tableau, voir image Vu pour être annexé à l'Arrêté ministériel du 23 mars 2016.

Le Ministre des Finances, J. VAN OVERTVELDT