AUTORITE FLAMANDE

Bien-Etre, Santé publique et Famille

18 DECEMBRE 2013. - Arrêté ministériel relatif à la gestion de la qualité dans les services d'adoption pour l'adoption internationale

Le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille, Vu le décret du 17 octobre 2003 relatif à la qualité des structures de soins de santé et d'aide sociale, article 6, § 1er, article 7, § 1er, articles 11 et 14 ;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 22 mars 2013 relatif au droit de consultation et à la médiation en cas d'adoption internationale, article 36 ;

Vu l'arrêté ministériel du 10 juin 2002 relatif à la gestion de la qualité dans les services d'adoption chargés de médiation pour l'adoption internationale ;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, rendu le lundi 14 novembre 2011, Arrête : CHAPITRE 1er. - Manuel de qualité Section 1er. - Eléments du manuel de qualité

Article 1er.Chaque service d'adoption établit un manuel de qualité qui se compose des trois parties suivantes : 1° politique de qualité ;2° système de gestion de la qualité ;3° auto-évaluation. Section 2. - Politique de qualité

Art. 2.La partie politique de qualité visée à l'article 1er, 1°, contient une déclaration de gestion sur la mission, la vision et les objectifs et stratégies concernant les services qui consistent à fournir des informations, assurer la médiation et le premier suivi post-adoptif, telle que décrite à l'article 15 du décret du Gouvernement flamand du 20 janvier 2012 réglant l'adoption internationale d'enfants. Section 3. - Système de gestion de la qualité

Art. 3.La partie système de gestion de la qualité visée à l'article 1er, 2°, traite de la structure organisationnelle, des compétences, des responsabilités et des procédures et processus visant une utilisation efficace et qualitative des moyens et la maîtrise des processus des services.

Art. 4.Chaque service d'adoption décrit les mesures qui sont prises pour assurer une utilisation efficace et qualitative des moyens. A cet effet, le service d'adoption décrit au moins les données suivantes : 1° comment la gestion du personnel est assurée, ce qui se concrétise au moins dans la façon dont le service d'adoption évalue et soutient ses membres ;2° le système suivant lequel les documents pertinents pour le fonctionnement sont gérés de façon bien ordonnée.Pour ce faire, le service d'adoption : a) fixe les conditions selon lesquelles des documents personnels sont gérés conformément à la législation en vigueur en matière de secret professionnel et de confidentialité ;b) décrit la manière dont les documents émis par des instances externes à la structure, et qui sont d'importance directe pour le fonctionnement du service d'adoption, sont réunis dans un système bien ordonné facile à consulter ;c) décrit la manière dont les documents standard utilisés sont conservés.Le but pour lequel les documents sont utilisés est, en outre, clairement indiqué.

Art. 5.Chaque service d'adoption décrit comment : 1° les usagers sont informés sur la politique et le fonctionnement général de la structure ;2° les usagers sont accueillis ;3° des accords sont conclus avec les usagers sur les services et comment d'éventuelles modifications peuvent être apportées au cours des services ;4° les dossiers d'usager individuels sont suivis ;5° la finalisation des services est réglée en accord avec l'usager et comment le suivi d'un éventuel renvoi ou un passage à une autre forme de services est assuré, si nécessaire ;6° la procédure de plainte est notifiée à l'usager ;7° la prévention d'un comportement illicite à l'égard des usagers est organisée, comment ce comportement illicite est détecté et décrit la manière appropriée d'y réagir, y compris l'enregistrement par la structure et la notification à Kind en Gezin ;8° la structure assure une communication compréhensible entre ses collaborateurs et les usagers à qui le centre fournit de l'aide et des services.La structure clarifie quel appui et quels incitants sont offerts aux collaborateurs allophones qui fournissent de l'aide et des services à des usagers néerlandophones afin qu'ils puissent acquérir la connaissance du néerlandais.

A l'alinéa premier, 7°, on entend par : 1° comportement illicite : tout abus qui porte atteinte à l'intégrité physique ou psychique d'un client dans la relation client-client ou structure-client ;2° Kind en Gezin : l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique, créée par le décret du 30 avril 2004 portant création de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique Kind en Gezin.

Art. 6.Le service d'adoption décrit les mesures qui sont prises pour contrôler les processus des services. A cet effet, le service d'adoption décrit au moins les données suivantes : 1° comment, dans le cadre de la médiation pour enfants étrangers : a) l'adoptabilité juridique et socio-psychologique de l'enfant est vérifiée ;b) l'enfant est confié de manière motivée à un candidat adoptant ;c) le candidat adoptant est préparé à l'arrivée de l'enfant ;d) le suivi des dossiers d'adoption individuels est assuré ;e) une coopération en matière d'adoption est engagée avec les canaux étrangers approuvés par le « Vlaams Centrum voor Adoptie » (Centre flamand de l'Adoption) ;f) le suivi de l'adoption est réalisé comme prévu par les instructions et dispositions légales de l'Etat d'origine ;g) le « Vlaams Centrum voor Adoptie » est informé de l'arrivée de l'enfant en Belgique ;h) des sessions d'exploration structurées sont prévues pour les adoptants dans la phase de préparation et, à la demande du candidat adoptant, un rapport écrit de ces sessions est transmis au « Vlaams Centrum voor Adoptie » ;i) des propositions de coopération possible en matière d'adoption sont formulées à l'attention du « Vlaams Centrum voor Adoptie » ;j) les activités d'adoption sont évaluées périodiquement et rapportées au « Vlaams Centrum voor Adoptie ».2° comment, au cours de la session d'information et en concertation avec le « Steunpunt Adoptie » (Point d'appui à l'Adoption), les candidats adoptants sont informés sur les pays d'origine avec lesquels il existe une coopération d'adoption en cours ;3° comment, en matière de premier suivi post-adoptif, l'adoptant et l'enfant adopté sont assistés après l'arrivée de l'adopté dans la famille, comment le suivi est assuré pendant la première phase d'attachement et d'intégration et comment l'adoptant est mis au courant de l'existence du suivi post-adoptif ;4° comment un contrat écrit est établi avec chaque candidat adoptant ;5° comment une copie de chaque dossier d'adoption est transmise au fonctionnaire flamand à l'adoption. Section 4. - Auto-évaluation

Art. 7.La partie auto-évaluation visée à l'article 1er, 3°, reprend au moins les éléments suivants : 1° comment, de manière systématique, la structure collecte et enregistre des données sur la qualité des soins et la satisfaction des usagers ;de plus, le service d'adoption vérifie au moins si les processus des services se sont déroulés comme prévu ; 2° comment la structure utilise les données visées au point 1° pour formuler des objectifs de qualité ;3° la feuille de route, avec calendrier, que la structure établit pour atteindre les objectifs visés au point 2° ;4° comment et à quelle fréquence la structure évalue si les objectifs visés au point 2° ont été atteints ;5° les démarches que la structure entreprend si les objectifs ne sont pas atteints. CHAPITRE 2. - Dispositions finales

Art. 8.La structure satisfait à toutes les dispositions de cet arrêté dans les six mois suivant l'entrée en vigueur de cet arrêté.

Art. 9.L'arrêté ministériel du 10 juin 2002 relatif à la gestion de la qualité dans les services d'adoption chargés de médiation pour l'adoption internationale est abrogé.

Art. 10.Les textes réglementaires suivants entrent en vigueur le premier jour du mois qui suit l'expiration d'un délai de dix jours, qui prend cours le jour suivant la publication de cet arrêté au Moniteur belge : 1° le décret du 17 octobre 2003 relatif à la qualité des structures de soins de santé et d'aide sociale, en ce qui concerne les services d'adoption pour l'adoption internationale ;2° cet arrêté. Bruxelles, le 18 décembre 2013.

Le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille ;

J. VANDEURZEN