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Arrêté ministériel relatif à la gestion de la qualité dans les services d'adoption pour l'adoption internationale Ministerieel besluit betreffende de kwaliteitszorg in de adoptiediensten voor interlandelijke adoptie
AUTORITE FLAMANDE VLAAMSE OVERHEID
Bien-Etre, Santé publique et Famille Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
18 DECEMBRE 2013. - Arrêté ministériel relatif à la gestion de la 18 DECEMBER 2013. - Ministerieel besluit betreffende de kwaliteitszorg
qualité dans les services d'adoption pour l'adoption internationale in de adoptiediensten voor interlandelijke adoptie
Le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin,
Famille, Vu le décret du 17 octobre 2003 relatif à la qualité des structures de Gelet op het decreet van 17 oktober 2003 betreffende de kwaliteit van
soins de santé et d'aide sociale, article 6, § 1er, article 7, § 1er, de gezondheids- en welzijnsvoorzieningen, artikel 6, § 1, artikel 7, §
articles 11 et 14 ; 1, artikel 11 en 14;
Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 22 mars 2013 relatif au droit Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 22 maart 2013
de consultation et à la médiation en cas d'adoption internationale, betreffende het inzagerecht en de bemiddeling bij interlandelijke
article 36 ; adoptie, artikel 36;
Vu l'arrêté ministériel du 10 juin 2002 relatif à la gestion de la Gelet op het ministerieel besluit van 10 juni 2002 betreffende de
qualité dans les services d'adoption chargés de médiation pour kwaliteitszorg in de adoptiediensten die bemiddelen voor buitenlandse
l'adoption internationale ; kinderen;
Vu l'avis de l'Inspection des Finances, rendu le lundi 14 novembre Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 14
2011, november 2011,
Arrête : Besluit :
CHAPITRE 1er. - Manuel de qualité HOOFDSTUK 1. - Kwaliteitshandboek
Section 1er. - Eléments du manuel de qualité Afdeling 1. - Onderdelen van het kwaliteitshandboek

Article 1er.Chaque service d'adoption établit un manuel de qualité

Artikel 1.Elke adoptiedienst stelt een kwaliteitshandboek op dat
qui se compose des trois parties suivantes : bestaat uit de volgende drie onderdelen :
1° politique de qualité ; 1° kwaliteitsbeleid;
2° système de gestion de la qualité ; 2° kwaliteitsmanagementsysteem;
3° auto-évaluation. 3° zelfevaluatie.
Section 2. - Politique de qualité Afdeling 2. - Kwaliteitsbeleid

Art. 2.La partie politique de qualité visée à l'article 1er, 1°,

Art. 2.Het onderdeel kwaliteitsbeleid, vermeld in artikel 1, 1°,
contient une déclaration de gestion sur la mission, la vision et les bevat de verklaring van het management over de missie, de visie en de
objectifs et stratégies concernant les services qui consistent à doelstellingen en strategieën met betrekking tot de dienstverlening
fournir des informations, assurer la médiation et le premier suivi die bestaat uit informeren, bemiddelen en de eerste nazorg verstrekken
post-adoptif, telle que décrite à l'article 15 du décret du als vermeld in artikel 15 van het decreet van de Vlaamse Regering van
Gouvernement flamand du 20 janvier 2012 réglant l'adoption 20 januari 2012 houdende regeling van de interlandelijke adoptie van
internationale d'enfants. kinderen.
Section 3. - Système de gestion de la qualité Afdeling 3. - Kwaliteitsmanagementsysteem

Art. 3.La partie système de gestion de la qualité visée à l'article 1er,

Art. 3.Het onderdeel kwaliteitsmanagementsysteem, vermeld in artikel
2°, traite de la structure organisationnelle, des compétences, des responsabilités et des procédures et processus visant une utilisation efficace et qualitative des moyens et la maîtrise des processus des services.

Art. 4.Chaque service d'adoption décrit les mesures qui sont prises pour assurer une utilisation efficace et qualitative des moyens. A cet effet, le service d'adoption décrit au moins les données suivantes : 1° comment la gestion du personnel est assurée, ce qui se concrétise au moins dans la façon dont le service d'adoption évalue et soutient ses membres ; 2° le système suivant lequel les documents pertinents pour le

 1, 2°, behandelt de organisatorische structuur, de bevoegdheden, de verantwoordelijkheden, en de procedures en processen om de middelen efficiënt en kwaliteitsgericht in te zetten en om het dienstverleningsproces te beheersen.

Art. 4.Elke adoptiedienst beschrijft de maatregelen die genomen worden om de middelen efficiënt en kwaliteitsgericht in te zetten. Daarvoor beschrijft de adoptiedienst ten minste : 1° hoe de dienst zijn personele middelen inzet. Dat wordt ten minste geconcretiseerd in de manier waarop de adoptiedienst zijn teamleden en medewerkers evalueert en ondersteunt; 2° het systeem waarbij de documenten die relevant zijn voor de
fonctionnement sont gérés de façon bien ordonnée. Pour ce faire, le werking, op een overzichtelijke wijze worden beheerd. Daarvoor zal de
service d'adoption : adoptiedienst :
a) fixe les conditions selon lesquelles des documents personnels sont a) de bepalingen vastleggen volgens welke persoonsgebonden documenten
gérés conformément à la législation en vigueur en matière de secret worden bijgehouden in overeenstemming met de geldende wetgeving over
professionnel et de confidentialité ; beroepsgeheim en privacy;
b) décrit la manière dont les documents émis par des instances b) beschrijven hoe de documenten die uitgegeven worden door
externes à la structure, et qui sont d'importance directe pour le instanties, extern aan de voorziening, en die van rechtstreeks belang
fonctionnement du service d'adoption, sont réunis dans un système bien zijn voor het functioneren van de adoptiedienst, in een overzichtelijk
ordonné facile à consulter ; te raadplegen systeem bewaard worden;
c) décrit la manière dont les documents standard utilisés sont c) beschrijven hoe de gebruikte standaarddocumenten bewaard worden.
conservés. Le but pour lequel les documents sont utilisés est, en Het doel waarvoor de documenten gebruikt worden, is daarbij duidelijk
outre, clairement indiqué. aangegeven.

Art. 5.Chaque service d'adoption décrit comment :

Art. 5.Elke adoptiedienst beschrijft :
1° les usagers sont informés sur la politique et le fonctionnement 1° hoe de gebruikers geïnformeerd worden over het beleid en de
général de la structure ; algemene werking van de voorziening;
2° les usagers sont accueillis ; 2° hoe de gebruikers worden onthaald;
3° des accords sont conclus avec les usagers sur les services et 3° hoe afspraken gemaakt worden met de gebruikers over de
comment d'éventuelles modifications peuvent être apportées au cours dienstverlening en hoe gemaakte afspraken tijdens de dienstverlening
des services ; worden opgevolgd;
4° les dossiers d'usager individuels sont suivis ; 4° hoe de individuele gebruikersdossiers worden opgevolgd;
5° la finalisation des services est réglée en accord avec l'usager et 5° hoe de afronding van de dienstverlening wordt geregeld in overleg
comment le suivi d'un éventuel renvoi ou un passage à une autre forme met de gebruiker en hoe een eventuele doorverwijzing of overgang naar
de services est assuré, si nécessaire ; een andere hulp- of dienstverleningsvorm verloopt, als die
noodzakelijk blijkt;
6° la procédure de plainte est notifiée à l'usager ; 6° hoe de klachtenprocedure aan de gebruiker bekendgemaakt wordt;
7° la prévention d'un comportement illicite à l'égard des usagers est organisée, comment ce comportement illicite est détecté et décrit la manière appropriée d'y réagir, y compris l'enregistrement par la structure et la notification à Kind en Gezin ; 8° la structure assure une communication compréhensible entre ses collaborateurs et les usagers à qui le centre fournit de l'aide et des services. La structure clarifie quel appui et quels incitants sont offerts aux collaborateurs allophones qui fournissent de l'aide et des services à des usagers néerlandophones afin qu'ils puissent acquérir la connaissance du néerlandais. 7° hoe aan preventie van grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers wordt gedaan, hoe dat grensoverschrijdende gedrag gedetecteerd wordt en hoe er gepast op gereageerd wordt, met inbegrip van de registratie door de voorziening en de melding aan Kind en Gezin; 8° hoe de voorziening zorgt voor een verstaanbare communicatie tussen haar medewerkers en de gebruikers aan wie ze zorg en hulp verleent. De voorziening verduidelijkt welke ondersteuning en stimulansen geboden worden aan anderstalige medewerkers die zorg en hulp verlenen aan Nederlandstalige gebruikers, bij het verwerven van de kennis van het Nederlands.
A l'alinéa premier, 7°, on entend par : In het eerste lid, 7°, wordt verstaan onder :
1° comportement illicite : tout abus qui porte atteinte à l'intégrité 1° grensoverschrijdend gedrag : elk misbruik dat de fysieke of
physique ou psychique d'un client dans la relation client-client ou psychische integriteit van een cliënt schendt in de relatie
structure-client ; cliënt-cliënt of voorziening-cliënt;
2° Kind en Gezin : l'agence autonomisée interne dotée de la 2° Kind en Gezin : het intern verzelfstandigd agentschap met
personnalité juridique, créée par le décret du 30 avril 2004 portant rechtspersoonlijkheid, opgericht bij het decreet van 30 april 2004 tot
création de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met
juridique Kind en Gezin. rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin.

Art. 6.Le service d'adoption décrit les mesures qui sont prises pour

Art. 6.De adoptiedienst beschrijft de maatregelen die genomen worden
contrôler les processus des services. A cet effet, le service voor het beheersen van het dienstverleningsproces. Daarvoor beschrijft
d'adoption décrit au moins les données suivantes : de adoptiedienst ten minste :
1° comment, dans le cadre de la médiation pour enfants étrangers : 1° hoe bij de bemiddeling voor buitenlandse kinderen :
a) l'adoptabilité juridique et socio-psychologique de l'enfant est a) de juridische en sociaal-psychologische adopteerbaarheid van het
vérifiée ; kind wordt nagegaan;
b) l'enfant est confié de manière motivée à un candidat adoptant ; b) het kind gemotiveerd aan een bepaalde kandidaat-adoptant wordt toegewezen;
c) le candidat adoptant est préparé à l'arrivée de l'enfant ; c) de kandidaat-adoptant op de komst van het kind wordt voorbereid;
d) le suivi des dossiers d'adoption individuels est assuré ; d) de voortgang van de individuele adoptiedossiers begeleid wordt;
e) une coopération en matière d'adoption est engagée avec les canaux e) een adoptiesamenwerking aangegaan wordt met buitenlandse kanalen
étrangers approuvés par le « Vlaams Centrum voor Adoptie » (Centre die goedgekeurd zijn door het Vlaams Centrum voor Adoptie;
flamand de l'Adoption) ;
f) le suivi de l'adoption est réalisé comme prévu par les instructions f) de adoptie opgevolgd wordt op de wijze die in de voorschriften en
et dispositions légales de l'Etat d'origine ; wettelijke bepalingen van de staat van herkomst is opgenomen;
g) le « Vlaams Centrum voor Adoptie » est informé de l'arrivée de g) de aankomst van het kind in België bij het Vlaams Centrum voor
l'enfant en Belgique ; Adoptie gemeld wordt;
h) des sessions d'exploration structurées sont prévues pour les h) in de voorbereidingsfase voor gestructureerde verkenningssessies
adoptants dans la phase de préparation et, à la demande du candidat voor de kandidaat-adoptanten gezorgd wordt en op vraag van de
adoptant, un rapport écrit de ces sessions est transmis au « Vlaams kandidaat-adoptanten een schriftelijk verslag van die sessies aan het
Centrum voor Adoptie » ; Vlaams Centrum voor Adoptie bezorgd wordt;
i) des propositions de coopération possible en matière d'adoption sont i) voorstellen voor mogelijke adoptiesamenwerking bij het Vlaams
formulées à l'attention du « Vlaams Centrum voor Adoptie » ; Centrum voor Adoptie aangebracht worden;
j) les activités d'adoption sont évaluées périodiquement et rapportées j) de adoptiewerking periodiek geëvalueerd wordt en daarover aan het
au « Vlaams Centrum voor Adoptie ». Vlaams Centrum voor Adoptie gerapporteerd wordt;
2° comment, au cours de la session d'information et en concertation 2° hoe gedurende de informatiesessie en in samenspraak met het
avec le « Steunpunt Adoptie » (Point d'appui à l'Adoption), les Steunpunt Adoptie de kandidaat-adoptanten geïnformeerd worden over de
candidats adoptants sont informés sur les pays d'origine avec lesquels herkomstlanden waarmee een lopende adoptiesamenwerking bestaat;
il existe une coopération d'adoption en cours ;
3° comment, en matière de premier suivi post-adoptif, l'adoptant et 3° hoe binnen het verstrekken van eerste nazorg de adoptant en het
l'enfant adopté sont assistés après l'arrivée de l'adopté dans la geadopteerde kind worden bijgestaan na aankomst van de geadopteerde in
famille, comment le suivi est assuré pendant la première phase het gezin, hun nazorg wordt verleend gedurende de eerste fase van
d'attachement et d'intégration et comment l'adoptant est mis au hechting en integratie, en de adoptant van de bestaande nazorg voor
courant de l'existence du suivi post-adoptif ; adopties op de hoogte wordt gebracht;
4° comment un contrat écrit est établi avec chaque candidat adoptant ; 4° hoe een schriftelijke overeenkomst wordt opgesteld met elke
5° comment une copie de chaque dossier d'adoption est transmise au kandidaat-adoptant; 5° hoe van ieder adoptiedossier een kopie aan de Vlaamse
fonctionnaire flamand à l'adoption. adoptieambtenaar bezorgd wordt.
Section 4. - Auto-évaluation Afdeling 4. - Zelfevaluatie

Art. 7.La partie auto-évaluation visée à l'article 1er, 3°, reprend

Art. 7.In het onderdeel zelfevaluatie, vermeld in artikel 1, 3°,
au moins les éléments suivants : worden minstens de volgende aspecten opgenomen :
1° comment, de manière systématique, la structure collecte et 1° hoe de voorziening op systematische wijze gegevens verzamelt en
enregistre des données sur la qualité des soins et la satisfaction des registreert over de kwaliteit van de dienstverlening en over de
usagers ; de plus, le service d'adoption vérifie au moins si les gebruikerstevredenheid. Daarbij gaat de adoptiedienst minstens na of
processus des services se sont déroulés comme prévu ; de beschreven dienstverleningsprocessen zijn verlopen zoals werd
2° comment la structure utilise les données visées au point 1° pour vooropgesteld; 2° hoe de voorziening de gegevens, vermeld in punt 1°, aanwendt om
formuler des objectifs de qualité ; kwaliteitsdoelstellingen te formuleren;
3° la feuille de route, avec calendrier, que la structure établit pour 3° welk stappenplan met tijdspad de voorziening vooropstelt om de
atteindre les objectifs visés au point 2° ; doelstellingen, vermeld in punt 2°, te bereiken;
4° comment et à quelle fréquence la structure évalue si les objectifs 4° hoe en met welke frequentie de voorziening evalueert of de
visés au point 2° ont été atteints ; doelstellingen, vermeld in punt 2°, bereikt zijn;
5° les démarches que la structure entreprend si les objectifs ne sont 5° welke stappen de voorziening onderneemt als die doelstellingen niet
pas atteints. bereikt zijn.
CHAPITRE 2. - Dispositions finales HOOFDSTUK 2. - Slotbepalingen

Art. 8.La structure satisfait à toutes les dispositions de cet arrêté

Art. 8.De voorziening voldoet aan alle bepalingen van dit besluit
dans les six mois suivant l'entrée en vigueur de cet arrêté. binnen zes maanden na de inwerkingtreding van dit besluit.

Art. 9.L'arrêté ministériel du 10 juin 2002 relatif à la gestion de

Art. 9.Het ministerieel besluit van 10 juni 2002 betreffende de
la qualité dans les services d'adoption chargés de médiation pour kwaliteitszorg in de adoptiediensten die bemiddelen voor buitenlandse
l'adoption internationale est abrogé. kinderen wordt opgeheven.

Art. 10.Les textes réglementaires suivants entrent en vigueur le

Art. 10.De volgende regelgevende teksten treden in werking op de
premier jour du mois qui suit l'expiration d'un délai de dix jours, eerste dag van de maand die volgt op het verstrijken van een termijn
qui prend cours le jour suivant la publication de cet arrêté au van tien dagen, die ingaat op de dag na de bekendmaking van dit
Moniteur belge : besluit in het Belgisch Staatsblad :
1° le décret du 17 octobre 2003 relatif à la qualité des structures de 1° het decreet van 17 oktober 2003 betreffende de kwaliteit van de
soins de santé et d'aide sociale, en ce qui concerne les services gezondheids- en welzijnsvoorzieningen, wat betreft de adoptiediensten
d'adoption pour l'adoption internationale ; voor interlandelijke adoptie;
2° cet arrêté. 2° dit besluit.
Bruxelles, le 18 décembre 2013. Brussel, 18 december 2013.
Le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille ; De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin,
J. VANDEURZEN J. VANDEURZEN
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