MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FRANÇAISE

14 JANVIER 2014. - Arrêté ministériel portant approbation du règlement d'ordre intérieur de la commission d'avis en matière de dépistage du cancer du sein (CARC)

La Ministre de la Santé, Vu le décret du 14 juillet 1997 portant organisation de la promotion de la santé en Communauté française, notamment les articles 17bis et 17ter insérés par le décret du 17 juillet 2003;

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 11 juillet 2008 relatif au programme de dépistage du cancer du sein par mammographie numérique en Communauté française, notamment l'article 52, § 6 tel que modifié;

Sur proposition de la Commission d'avis en matière de dépistage du cancer du sein, Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur de la commission d'avis en matière de dépistage du cancer du sein annexé au présent arrêté est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa signature.

Bruxelles, le 14 janvier 2014.

Règlement d'ordre intérieur de la commission d'avis en matière de dépistage du cancer du sein - (CARC)

Article 1er.- Siège de la commission Le siège de la commission est établi à Mont St Guibert.

Le secrétariat est installé au Centre de référence - Rue André Dumont, 5 (Axisparc) à 1435 Mont St Guibert.

Article 2.- Prérogatives des président(e) et vice-président(e) Le (la) président(e) dirige les travaux, fixe l'ordre du jour, la date et l'heure des réunions, et veille au respect des délais.

Le (la) président(e) peut, d'initiative ou sur proposition d'un membre, inviter à une ou plusieurs réunions toute personne extérieure à la commission susceptible d'apporter un éclairage permettant l'avancement des travaux.

Le (la) vice-président(e) assiste le (la) président(e) dans l'exercice de ses tâches et le (la) remplace en cas d'absence.

En cas d'absence conjointe du (de la) président(e) et du (de la) vice-président(e), ces missions sont assurées par le (la) plus âgé(e) des membres présents.

Article 3.- Rôle du secrétariat Le secrétariat de la commission est assumé par le Centre de référence.

Le secrétaire assiste le (la) président(e) ou son (sa) remplaçant(e).

Il assure la rédaction et la diffusion des comptes rendus des réunions.

Il est chargé de la correspondance ainsi que de la tenue des registres et documents. Il assure la conservation des archives de la commission.

La correspondance destinée à la commission est adressée au (à la) président(e) de la commission - Rue André Dumont, 5 (Axisparc) à 1435 Mont St Guibert.

Article 4.- Convocation La convocation envoyée par le secrétariat aux membres effectifs et suppléants mentionne les date, jour, heure et lieu de la réunion. Sont joints à la convocation l'ordre du jour et les documents préparatoires.

Sauf urgence motivée, elle doit parvenir aux membres 10 jours avant la date de la réunion.

Article 5.- Ordre du jour A l'ouverture de la réunion, la commission examine le projet d'ordre du jour prévu. Il y intègre, supprime ou substitue éventuellement d'autres points relevant de sa compétence, proposés par son (sa) président(e) ou par un membre.

Les modifications de l'ordre du jour nécessitent l'accord des 2/3 des membres présents.

Article 6.- Participation aux réunions Le membre suppléant ne peut assister aux réunions de la commission qu'en l'absence du membre effectif. Le (la) président(e) peut inviter un membre suppléant à titre d'expert en présence de son effectif pour autant que le suppléant n'ait aucune voix délibérative.

Le membre effectif empêché d'assister à une réunion en informe le plus tôt possible, personnellement, le suppléant.

Article 7.- Délibérations La commission délibère valablement si au moins trois de ses membres ayant voix délibérative sont présents. Dans le cas contraire, une nouvelle réunion est convoquée dans les dix jours ouvrables avec le même ordre du jour. Dans ce cas, la commission d'avis siège valablement quel que soit le nombre de membres ayant voix délibérative présents.

Les décisions seront prises à la majorité absolue des présents ayant voix délibérative.

Les votes se font à main levée. A la demande d'un membre ayant voix délibérative, il sera procédé au scrutin secret.

Le vote par procuration est interdit.

En cas d'urgence, les avis non rédigés en séance sont transmis, pour approbation, aux membres par courrier électronique avec accusé de réception. Toute remarque relative à l'avis doit alors être adressée au secrétariat de la Commission par courriel avec accusé de réception dans les cinq jours ouvrables. A défaut d'observations parvenant endéans ce délai au secrétariat du comité, le procès-verbal de la réunion et les avis seront considérés comme approuvés.

Article 8.- Impartialité et confidentialité des débats § 1er. Les membres apportent leur contribution aux débats et travaux en toute impartialité. Ils évitent, en tout temps, de se laisser influencer par les pressions extérieures éventuelles, quelle qu'en soit la forme.

Les membres développent de manière permanente leurs compétences et se tiennent informés des évolutions des matières et, avec l'assistance du secrétaire, des réglementations relevant de la compétence de la Commission. § 2. Les membres de la commission ainsi que toute personne participant aux travaux de la commission ont un devoir de réserve sur les renseignements dont ils ont eu connaissance à l'occasion de l'accomplissement de leur mandat. Ils respectent les dispositions légales et réglementaires, notamment la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Le compte rendu des réunions ainsi que toute communication écrite distribuée en séance peuvent être consultés ou délivrés en copie conformément au décret du 22 décembre 1994 relatif à la publicité de l'administration.

Article 9.- Compte rendu Un projet de compte rendu est établi à chaque réunion de la commission et comporte : 1° la date de la réunion;2° les noms des membres présents, excusés ou absents;3° la constatation par le(la) président(e) que les conditions pour délibérer valablement sont réunies;4° la liste des points portés à l'ordre du jour et pour chacun d'entre eux, une note de synthèse des débats;6° la teneur de toute intervention dont l'auteur a demandé, en la faisant, qu'elle soit actée. Les documents distribués en séance ayant fait l'objet d'une discussion, les propositions, avis et rapports émis sont repris en annexe au procès-verbal.

Sans préjudice de l'article 7, alinéa 5, la commission approuve le contenu du projet de compte rendu à la réunion suivante. Le projet de compte rendu n'est soumis à l'adoption de la commission que si un projet a été envoyé aux membres au moins dix jours calendrier avant la réunion suivante.

Article 10.- Divers Toute question d'ordre intérieur non prévue au règlement est tranchée à la majorité absolue des voix. Ce vote n'a d'effet que pour le cas considéré.

Toutes les propositions de modifications au présent règlement d'ordre intérieur doivent obtenir la majorité absolue des voix et être soumises à l'approbation du Gouvernement.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 14 janvier 2014 portant approbation du règlement d'ordre intérieur de la commission d'avis en matière de dépistage du cancer du sein.

La Ministre de la Santé, Mme F. LAANAN