10 JUIN 2002. - Arrêté ministériel relatif à la gestion de la qualité dans les équipes de préparation

La Ministre flamande de l'Aide sociale, de la Santé et de l'Egalité des Chances, Vu le décret du 29 avril 1997 relatif à la gestion de la qualité dans les établissements d'aide sociale, modifié par le décret du 22 décembre 1999;

Vu le décret du 15 juillet 1997 relatif à l'adoption internationale;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 13 juillet 2001 fixant les compétences des membres du Gouvernement flamand;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 avril 2002 relatif à l'adoption internationale;

Vu l'avis du conseil d'administration de "Kind en Gezin", donné le 13 décembre 2000;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l'article 3, § 1er, remplacé par la loi du 4 juillet 1989 et modifié par la loi du 4 août 1996;

Vu l'urgence;

Considérant que les équipes de préparation, compte tenu du fait que la période de transition prévue de trois années court déjà depuis le 1er janvier 2001, doivent pouvoir entamer immédiatement l'élaboration d'une politique de qualité par la voie d'une planification de la qualité et d'un système de la qualité, pour conformer leur fonctionnement aux dispositions du décret du 29 avril 1997 relatif à la gestion de la qualité dans les établissements d'aide sociale, modifié par le décret du 22 décembre 1999, Arrête : CHAPITRE Ier. - La politique de qualité

Article 1er.§ 1er. Chaque équipe de préparation développe une politique de qualité, sur la base de sa mission, ses normes sociales et sa vision sur le processus essentiel de son équipe. § 2. La politique de qualité vise à fixer, à planifier, à contrôler, à garantir et à améliorer de façon systématique la qualité des services offerts, ainsi que du fonctionnement. § 3. Pour le développement de la politique de qualité, l'équipe de préparation tient compte des attentes des usagers, du positionnement de la propre organisation, des moyens disponibles et des membres de l'équipe disponibles. § 4. L'équipe de préparation prend les mesures nécessaires pour rendre publique la politique de qualité et pour l'intégrer dans son fonctionnement. § 5. La politique de qualité concrétise les objectifs sur le plan de la gestion de la qualité par l'élaboration d'une planification de la qualité et d'un système de la qualité, décrits dans un manuel de la qualité. CHAPITRE II. - La planification de qualité

Art. 2.§ 1er. La planification de qualité est un processus périodique dans lequel l'équipe de préparation détermine chaque année les objectifs qui seront poursuivis sur le plan de la gestion de la qualité. § 2. L'équipe de préparation décrit pour chaque objectif les moyens qui seront utilisés pour atteindre les objectifs. § 3. L'équipe de préparation décrit de quelle façon les objectifs seront atteints et avec quelle fréquence leur réalisation sera contrôlée. Au besoin, la structure corrige le mode de mise en oeuvre. CHAPITRE III. - Le système de la qualité

Art. 3.§ 1er. L'équipe de préparation développe un système de la qualité qui indique comment les moyens disponibles sont utilisés et comment les processus de services sont organisés, contrôlés et évalués. § 2. L'équipe de préparation prend les mesures nécessaires visant la mise en oeuvre du système de la qualité, son bon fonctionnement et son adaptation à la situation changée. § 3. Au sein de l'équipe de préparation, un responsable sera désigné pour la politique de qualité et pour l'exécution et le maintien du système de la qualité.

Art. 4.§ 1er. L'équipe de préparation décrit les mesures visant une utilisation efficace et qualitative des moyens. A cette fin, l'équipe de préparation décrit : 1° comment la gestion du personnel est assurée, ce qui se concrétise entre autres dans la façon dont : a) l'équipe de préparation sélectionne ses membres sur la base d'une description de profil et de fonction;b) l'équipe de préparation informe et accompagne ses membres et les offre une possibilité de participer;c) l'équipe de préparation propose une formation à ses membres;d) l'équipe de préparation évalue ses membres;e) l'équipe de préparation crée les conditions pour un climat de coopération fonctionnel et une bonne communication entre tous les membres;f) l'équipe de préparation garantit dans le chef des membres suffisamment de connaissances et d'aptitudes communicatives et une bonne attitude en matière d'organisation et d'aide et services;2° comment l'infrastructure est adaptée aux besoins des usagers;3° comment la politique financière permet de réaliser les objectifs de qualité et d'exécuter les processus de services comme décrit;4° le système suivant lequel les documents pertinents pour le fonctionnement sont gérés de façon bien ordonnée.Pour ce faire : a) l'équipe de préparation fixe les conditions selon lesquelles des documents personnels sont gérés conformément à la législation en vigueur en matière de secret professionnel;b) l'équipe de préparation réunit les documents émis par des instances externes de la structure et qui sont d'importance directe pour le fonctionnement de la structure dans un système bien ordonné facile à consulter;c) l'équipe de préparation réunit les documents standard utilisés dans un ensemble bien ordonné dans lequel le but pour lequel les documents sont utilisés, est clairement indiqué;d) l'équipe de préparation met en liasse les documents qui sont propres au système de la qualité dans un manuel de la qualité qui est clair et facilement accessible aux membres.

Art. 5.§ 1er. L'équipe de préparation développe une vision en ce qui concerne les processus qui ont une influence directe sur la qualité des services et sur le fonctionnement de l'équipe de préparation. Il s'agit au moins du processus suivant : la préparation des candidats adoptants au choix motivé d'adopter ou non un enfant. § 2. L'équipe prend les mesures nécessaires pour réaliser la vision décrite d'une façon efficace.

Art. 6.L'équipe de préparation décrit les mesures qui sont prises pour contrôler le processus des services. Pour ce faire l'équipe de préparation décrit entre autres comment : 1° l'information est distribuée conformément aux directives de "Kind en Gezin";2° par la voie d'information obligatoire, la connaissance de l'adoption est stimulée;3° l'adoption est réalisée en fonction des possibilités et limitations des candidats adoptants en ce qui concerne l'adoption;4° les usagers sont informés sur la politique et le fonctionnement général de la structure;5° les usagers sont accueillis;6° des accords sont conclus avec les usagers sur les services et comment d'éventuelles modifications peuvent être apportées au cours des services;7° les dossiers d'usagers individuels sont contrôlés;8° la finalisation des services est réglée en accord avec l'usager.

Art. 7.§ 1er. L'équipe de préparation décrit les mesures prises pour la mesure, l'analyse et l'amélioration des services.

Pour ce faire, l'équipe décrit entre autres comment elle : 1° évalue annuellement le fonctionnement complet.A cet effet, l'équipe vérifie au moins si le processus de services décrit se déroule comme prévu et si les objectifs en matière de la qualité sont réalisés; 2° évalue sur une base régulière les méthodes de formation utilisées et le matériel didactique;3° enregistre des plaintes, les traite efficacement et donne une réponse au plaignant dans un délai acceptable;4° vérifie régulièrement la satisfaction des usagers professionnels au moyen d'un instrument adéquat;5° vérifie régulièrement la satisfaction des membres de l'équipe au moyen d'un instrument adéquat. § 2. L'équipe de préparation corrige son fonctionnement et éventuellement la politique de qualité, sur la base d'une analyse des résultats des évaluations mentionnées sous § 1er, 1° à 5°. CHAPITRE IV. - Le manuel de la qualité

Art. 8.§ 1er. L'équipe de préparation regroupe dans le manuel de la qualité toute information pertinente en ce qui concerne la politique de qualité, sa mission, ses normes et sa vision concernant le groupe-cible, sa planification de la qualité et son système de la qualité. § 2. L'équipe de préparation tient compte, en rédigeant le manuel de la qualité, des dispositions des articles 1er à 8 inclus du présent arrêté.

Art. 9.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2002.

Bruxelles, le 10 juin 2002.

M. VOGELS