10 JUIN 2002. - Arrêté ministériel relatif à la gestion de la qualité dans les services d'adoption chargés de médiation pour l'adoption internationale

La Ministre flamande de l'Aide sociale, de la Santé et de l'Egalité des Chances, Vu le décret du 29 avril 1997 relatif à la gestion de la qualité dans les établissements d'aide sociale, modifié par le décret du 22 décembre 1999;

Vu le décret du 15 juillet 1997 relatif à l'adoption internationale;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 avril 2002 relatif à l'adoption internationale;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 13 juillet 2001 fixant les compétences des membres du Gouvernement flamand;

Vu l'avis du conseil d'administration de "Kind en Gezin", donné le 13 décembre 2000;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l'article 3, § 1er, remplacé par la loi du 4 juillet 1989 et modifié par la loi du 4 août 1996;

Vu l'urgence;

Considérant que les services d'adoption, compte tenu du fait que la période de transition prévue de trois années court déjà depuis le 1er janvier 2002, doivent pouvoir entamer immédiatement l'élaboration d'une politique de qualité par la voie d'une planification de la qualité et d'un système de la qualité, pour conformer leur fonctionnement aux dispositions, du décret du 29 avril 1997 relatif à la gestion de la qualité dans les établissements d'aide sociale, modifié par le décret du 22 décembre 1999, Arrête : CHAPITRE Ier. - La politique de qualité

Article 1er.§ 1er. Chaque service d'adoption développe une politique de qualité, sur la base de sa mission, ses normes sociales et sa vision quant au processus essentiel de son équipe. § 2. La politique de qualité vise à fixer, à organiser, à planifier, à garantir et à améliorer de façon systématique la qualité des services offerts, ainsi que du fonctionnement. § 3. Pour le développement de la politique de qualité, le service d'adoption tient compte des attentes des usagers, du positionnement de la propre organisation, des moyens disponibles et des membres de l'équipe disponibles. § 4. Le service d'adoption prend les mesures nécessaires pour rendre publique la politique de qualité et pour l'intégrer dans son fonctionnement. § 5. La politique de qualité concrétise les objectifs sur le plan de la gestion de la qualité par la voie de l'élaboration d'une planification de la qualité et d'un système de la qualité, décrits dans un manuel de la qualité. CHAPITRE II. - La planification de qualité

Art. 2.§ 1er. La planification de qualité est un processus périodique dans lequel le service d'adoption chargé de médiation pour l'adoption internationale détermine chaque année les objectifs qui seront poursuivis sur le plan de la gestion de la qualité. § 2. Le service d'adoption décrit pour chaque objectif les moyens qui seront utilisés pour atteindre les objectifs. § 3. Le service d'adoption décrit de quelle façon les objectifs seront atteints et avec quelle fréquence leur réalisation sera contrôlée. Au besoin, la structure corrige le mode de mise en oeuvre. CHAPITRE III. - Le système de la qualité

Art. 3.§ 1er. Le service d'adoption développe un système de la qualité qui indique comment les moyens disponibles sont utilisés et comment les processus de services sont organisés, contrôlés et évalués. § 2. Le service d'adoption prend les mesures, nécessaires visant la mise en oeuvre du système de la qualité, son bon fonctionnement et son adaptation à la situation changée. § 3. Au sein du service d'adoption, un responsable sera désigné pour la politique de qualité et pour l'exécution et le maintien du système de la qualité.

Art. 4.§ 1er. Le service d'adoption décrit les mesures visant une utilisation efficace et qualitative des moyens. A cette fin, le service d'adoption décrit : 1° comment la gestion du personnel est assurée, ce qui se concrétise entre autres dans la façon dont : a) le service d'adoption sélectionne ses membres sur la base d'une description de profil et de fonction;b) le service d'adoption informe et accompagne ses membres et les offre une possibilité de participer;c) le service d'adoption propose une formation à ses membres;d) le service d'adoption évalue ses membres;e) le service d'adoption crée les conditions pour un climat de coopération fonctionnel et une bonne communication entre tous les membres;f) le service d'adoption garantit dans le chef des membres suffisamment de connaissances et d'aptitudes communicatives et une bonne attitude en matière d'organisation et d'assistance et services;2° comment l'infrastructure est adaptée aux besoins des usagers;3° comment la politique financière permet de réaliser les objectifs de qualité et d'exécuter les processus de services comme décrit;4° le système dans lequel les documents pertinents pour le fonctionnement sont gérés de façon bien ordonnée.Pour ce faire : a) le service d'adoption fixe les conditions selon lesquelles des documents personnels sont gérés et les conditions selon lesquelles certaines personnes peuvent consulter certains documents;b) le service d'adoption regroupe les documents émis par des instances externes de la structure et qui sont d'importance directe pour le fonctionnement de la structure dans un système bien ordonné facile à consulter;c) le service d'adoption réunit les documents standard utilisés dans un ensemble bien ordonné dans lequel le but pour lequel les documents sont utilisés, est clairement indiqué;d) le service d'adoption réunit les documents qui sont propres au système de la qualité dans un manuel de la qualité qui est clair et facilement accessible aux membres.

Art. 5.§ 1er. Le service d'adoption développe une vision en ce qui concerne les processus qui ont une influence directe sur la qualité des services et sur le fonctionnement du service d'adoption. Il s'agit au moins des processus suivants : 1° la coopération avec les canaux internationaux;2° l'évaluation des canaux internationaux;3° la médiation pour des enfants étrangers, dans le cadre de la politique d'adoption flamande, afin de placer un enfant dans une famille qui est considérée apte et bien préparée;4° la préparation des candidats adoptants à l'adoption d'un enfant étranger;5° le suivi primaire visant à stimuler l'intégration de l'enfant et la famille, surtout dans la première période après l'arrivée. § 2. Le service d'adoption prend les mesures nécessaires pour réaliser la vision décrite d'une façon efficace.

Art. 6.Le service d'adoption décrit les mesures qui sont prises pour contrôler les processus des services. Pour ce faire le service d'adoption décrit entre autres : 1° comment les principes et les procédures du Traité de l'ONU sur les Droits de l'Enfant, les principes et procédures du Traité sur l'Adoption de La Haye et les directives de l'Autorité centrale flamande sont garanties dans le cadre de la coopération avec et l'évaluation des canaux internationaux;2° comment dans le cadre de la médiation pour enfants étrangers : a) le placement optimal d'un enfant dans une famille est réalisé;b) la préparation à un placement est organisée;c) la famille adoptive est suivie sur le plan juridique et administratif jusqu'à la fin de la procédure juridique qui mène à l'adoption;3° comment dans le cadre de la préparation des candidats adoptants à l'adoption d'un enfant étranger : a) les candidats adoptants sont informés sur et préparés à l'adoption à partir d'un pays déterminé;b) les dispositions législatives et les directives de "Kind en Gezin" sont respectées;c) une deuxième ou une nouvelle adoption est préparée de façon ciblée;d) des informations sont données sur les possibilités en matière de suivi primaire.4° comment dans le cadre du suivi primaire : a) la disponibilité pour la famille adoptive et pour l'adopté est réglée;b) le suivi actif est assuré selon les directives de l'Autorité centrale flamande.5° comment les usagers sont informés sur la politique et sur le fonctionnement général de la structure;6° comment les usagers sont accueillis;7° comment des accords sont conclus avec les usagers concernant les services et comment d'éventuelles modifications peuvent être apportés au cours des services.Les accords en matière de médiation sont fixés dans un contrat de médiation; 8° comment les services individuels aux usagers sont planifiés, évalués et corrigés.Pour ce faire, le service d'adoption utilise des moyens appropriés; 9° comment la participation des usagers dans les services individuels est organisée;10° comment les dossiers d'usagers individuels sont suivis;11° comment des objets personnels d'usagers sont gardés, remis aux usagers en question au bon moment et de manière correcte et selon les instructions de remise correctes;12° comment la finalisation des services est réglée en accord avec l'usager et la façon dont un éventuel renvoi ou un passage à une autre forme de services est suivi si nécessaire.

Art. 7.§ 1er. Le service d'adoption décrit les mesures prises pour la mesure, l'analyse et l'amélioration des services. Pour ce faire, le service d'adoption décrit au moins la façon dont il : 1° évalue annuellement le fonctionnement global.A cet effet, le service d'adoption vérifie au moins si les processus de services décrits se déroulent comme prévu et si les objectifs en matière de la qualité sont réalisés; 2° évalue sur une base régulière les moyens appropriés;3° enregistre des plaintes, les traite efficacement et formule une réponse au plaignant dans un délai acceptable;4° vérifie régulièrement la satisfaction des usagers professionnels au moyen d'un instrument adéquat;5° vérifie régulièrement la satisfaction des membres de l'équipe au moyen d'un instrument adéquat. § 2. Le service d'adoption corrige son fonctionnement et éventuellement la politique de qualité, sur la base d'une analyse des résultats des évaluations mentionnées sous § 1er, 1° à 5°. CHAPITRE IV. - Le manuel de la qualité

Art. 8.§ 1er. Le service d'adoption regroupe dans le manuel de la qualité toute l'information pertinente en ce qui concerne la politique de qualité, sa mission, ses normes et sa vision concernant le groupe-cible, sa planification de la qualité et son système de la qualité. § 2. Le service d'adoption tient compte, en rédigeant le manuel de la qualité, des dispositions des articles 1er à 8 inclus du présent arrêté.

Art. 9.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2002.

Bruxelles, le 10 juin 2002.

M. VOGELS