21 MAI 2010. - Arrêté du Gouvernement flamand approuvant le règlement d'ordre intérieur du Comité consultatif de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique « Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap » (Agence flamande pour les Personnes handicapées)

Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 7 mai 2004 portant création de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique « Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap » (Agence flamande pour les Personnes handicapées), notamment l'article 26;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, rendu le 17 mai 2010;

Considérant l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 juillet 2007 portant composition et fonctionnement des conseils consultatifs auprès des agences autonomisées internes du domaine politique de l'Aide sociale, de la Santé publique et de la Famille, notamment l'article 10;

Considérant que le Comité consultatif auprès de la « Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap » a établi au 29 septembre 2009 une proposition de règlement d'ordre intérieur;

Sur la proposition du Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille;

Après délibération, Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur du Comité consultatif auprès de la « Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap », annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Art. 3.Le Ministre flamand ayant l'assistance aux personnes dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 21 mai 2010.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, K. PEETERS Le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille, J. VANDEURZEN

Annexe REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR Comité consultatif auprès de l'agence « Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap » Section 1re. - Cadre de définitions

Article 1er.Le présent règlement d'ordre intérieur règle le fonctionnement du Comité consultatif auprès de la « Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap », créé conformément au décret du 7 mai 2004 portant création de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique « Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap » et à l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 juillet 2007 portant composition et fonctionnement des conseils consultatifs auprès des agences autonomisées internes du domaine politique de l'Aide sociale, de la Santé publique et de la Famille.

Dans le présent règlement d'ordre intérieur, on entend par : 1° l'agence : la « Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap »;2° le comité le Comité consultatif, créé par l'agence;3° le Ministre : le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille;4° le fonctionnaire dirigeant : le chef de l'agence;5° l'arrêté de création du 7 mai 2004 : le décret du 7 mai 2004 portant création de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique « Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap ». Section 2. - Compétences du Comité consultatif

Art. 3.§ 1er. Le Comité émet un avis au fonctionnaire dirigeant sur la préparation, l'exécution et l'évaluation de la politique conformément à la mission et aux tâches de l'agence, visées au Chapitre III du décret de création du 7 mai 2004. Il peut donc émettre des avis sur toutes les matières qui sont importantes pour l'exécution des tâches de l'agence, visées au contrat de gestion conclu entre le Ministre et l'agence. § 2. Le comité est chargé d'émettre des avis sur : 1° les grandes orientations politiques de l'agence, entre autres l'établissement d'un contrat de gestion et le suivi annuel de celui-ci via le plan d'entreprise;2° la réalisation et l'exécution des propositions budgétaires;3° la réalisation de réglementations abrogatoires, modificatrices et nouvelles, en particulier sur l'évaluation des charges administratives, l'impact de régulation et les frais de gestion. Des dossiers de structures individuelles ne peuvent pas faire l'objet de discussions au sein du comité. Des dossiers de personnes individuelles ne sont débattus que par application de l'article 19 du règlement. Section 3. - Présidence

Art. 4.Le président du comité préside le comité. En cas d'absence du président, la présidence de la réunion du comité est assurée par le plus âgé des vice-présidents présents. Si les vice-présidents sont tous les deux absents, la présidence est assurée par le membre effectif le plus âgé. Le suppléant du membre effectif qui assume la présidence ne peut pas exercer la fonction de vice-président.

Art. 5.Le président : 1° détermine le lieu, l'heure et l'ordre du jour des réunions de concert avec le fonctionnaire dirigeant et convoque, conformément à l'article 12, §§ 2 à 4, les membres du comité, et conformément à l'article 18, § 2, le cas échéant, des experts et d'autres personnes à la réunion;2° reçoit les convocations à la réunion du comité, visées à l'article 13;3° ouvre et clôt la séance, dirige les discussions, veille à leur déroulement convenable, au maintien de l'ordre dans la réunion et donne ou retire la parole;4° valide les avis et les transmet au fonctionnaire dirigeant conformément à l'article 16, § 1er;5° règle, de concert avec le secrétaire, les activités du comité;6° demande conformément à l'article 18, § 2, aux personnes convoquées de ne pas participer à certaines parties de la réunion;7° détermine au début de chaque séance si le comité peut se réunir valablement ou non;8° représente le comité vis-à-vis de l'autorité et des tiers, présente le point de vue du comité de manière objective, conformément aux avis émis et tout en faisant mention des éventuelles positions minoritaires;9° signe la correspondance, les rapports et les avis;10° détermine les cas dans lesquels un membre est considéré comme démissionnaire pour des raisons déontologiques, en informe le concerné et reçoit, le cas échéant, son recours. Section 4. - Membres

Art. 6.Les membres du comité ou, en leur absence, leurs suppléants ont le droit de : 1° participer à toutes les activités dans le cadre du fonctionnement du comité;2° participer à la délibération sur les avis à émettre;3° se défendre, oralement ou par écrit, en matière de questions déontologiques les concernant;4° présenter des propositions motivées au comité pour inviter des personnes telles que visées à l'article 18, § 2, à la réunion;5° faire appel au secrétaire du comité pour leurs activités dans le cadre du comité.

Art. 7.Le comité introduit une proposition de démission d'un membre auprès du Ministre lorsque : 1° le membre n'est manifestement plus capable d'assister aux réunions pendant plus d'un an;2° le membre est absent, sans avis préalable, à trois réunions de suite auxquelles il est invité;3° le membre exerce des activités ou assume des fonctions incompatibles avec la qualité de membre ou entraînant un conflit d'intérêts;4° un avis de démission a été donné sur le membre conformément à l'article 19, § 3. Section 5. - Bureau

Art. 8.§ 1er. Le bureau compte cinq membres et est composé d'un président, de deux vice-présidents et deux autres membres du comité à désigner par le comité. Le bureau consiste, outre le président, d'un nombre égal de représentants des usagers et des structures. § 2. Le président exerce ses tâches et compétences, visées à l'article 5, également au sein du bureau.

Art. 9.Le Bureau prépare l'ordre du jour et les activités du comité.

La réunion du bureau a en principe lieu quatorze jours avant la réunion du comité. La convocation et les documents du bureau sont envoyés conformément à l'article 12, §§ 2 à 4. Le rapportage sur et l'archivage des activités du bureau se font conformément aux sections 10 et 11.

Art. 10.§ 1er. Un membre du bureau empêché d'assister à une réunion du bureau ne peut pas être remplacé pour cette réunion. En cas d'absence prolongée du membre, le comité peut désigner un suppléant parmi ses membres effectifs. § 2. Le fonctionnaire dirigeant et les membres du personnel désignés par lui assistent aux réunions du bureau. § 3. Le bureau peut également inviter d'autres membres du comité pour débattre de certains points à l'ordre du jour. Section 6. - Secrétariat

Art. 11.Le fonctionnaire dirigeant assure le soutien administratif, logistique et de fond du comité et du bureau, et désigne, après concertation avec le président, le secrétaire du comité. Section 7. - Etablissement de l'ordre du jour

Art. 12.§ 1er. Un point est inscrit à l'ordre du jour du comité à l'initiative du président ou à l'initiative d'au moins un cinquième des membres effectifs. § 2. Sauf en cas d'urgence, le secrétariat envoie les convocations aux réunions au moins six jours calendaires avant le jour de la réunion.

La convocation mentionne le lieu, le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion. Dans la mesure du possible, les documents préparatoires et le rapport provisoire de la réunion précédente sont joints à la convocation. § 3. Les convocations et les documents pour les réunions du comité sont envoyés, tant en version électronique qu'en version papier, aux membres effectifs du comité, mais seulement en version électronique aux membres suppléants du comité. Les convocations et documents pour les réunions du bureau sont envoyés, tant en version électronique qu'en version papier, aux membres du bureau. § 4. Dans les cas d'urgence, fixés par le président, tout membre du comité sera convoqué de la manière la plus appropriée.

Art. 13.Le comité se réunit au moins huit fois par an sur l'invitation du président. Le comité se réunit également sur l'invitation du fonctionnaire dirigeant ou d'au moins un cinquième des membres effectifs.

Art. 14.Les participants à la réunion du comité signent une liste de présences. Un membre qui est empêché d'assister à la réunion, en informe par e-mail le secrétariat au plus tard le jour avant la réunion. Un membre empêché en dernière minute en doit aviser le secrétariat, sauf en cas de force majeure, avant la réunion, pour que la notification puisse être considérée comme valide. Section 8. - Procédure de prise de décision

Art. 15.§ 1er. Le comité ne peut émettre des avis que lorsque la moitié plus un des membres assistent à la réunion. Si ce quorum n'est pas atteint, le comité peut délibérer valablement et émettre un avis valide dans les huit jours calendaires sur le même ordre du jour, nonobstant le nombre de membres présents. § 2. Le comité délibère de façon collégiale des avis à émettre et décide par consensus. § 3. A défaut de consensus, le rapport des voix est mentionné dans l'avis. Par voix exprimées, il faut entendre les voix pour et contre.

Tout membre dispose d'une voix. Il n'est pas possible de voter par procuration ou par lettre.

A la demande du membre concerné, sa position minoritaire est reprise dans l'avis. § 4. En cas de partage des voix, les deux positions sont reprises dans l'avis émis.

Art. 16.§ 1er. Les avis du comité sont valables après approbation du rapport de la réunion dans lequel ils sont formulés. En cas d'urgence, le président peut déclarer qu'un avis est immédiatement valable et le transmettre au fonctionnaire dirigeant. § 2. Le comité émet son avis au fonctionnaire dirigeant. Le fonctionnaire dirigeant transmet toujours l'avis du comité au ministre, accompagné ou non de la position de l'agence.

Art. 17.Le fonctionnaire dirigeant informe systématiquement le comité des avis transmis au ministre et de la suite donnée à ces avis émis.

Art. 18.§ 1er. Le fonctionnaire dirigeant et les membres du personnel de l'agence désignés par lui assistent aux réunions du comité mais ils n'ont pas voix délibérative. § 2. Pour le traitement de certains points à l'ordre du jour, le comité peut inviter des experts ou d'autres personnes compétentes. Section 9. - Déontologie

Art. 19.§ 1er. Les membres et leurs suppléants : 1° ne sont pas absents lors des réunions du comité sans avis préalable;2° ne communiquent pas de renseignements au public sur les dossiers traités ou les débats menés.Ils peuvent toutefois consulter les services qu'ils représentent quant aux thèmes traités; 3° ne divulguent pas les avis ou ne les interprètent pas avant que le fonctionnaire dirigeant ne les ait rendus publics conformément aux dispositions du présent règlement;4° ne participent pas à une délibération s'ils ont un intérêt direct, soit à titre personnel, soit comme mandataire ou si des parents ou alliés jusqu'au quatrième degré ont un intérêt direct ou personnel;5° n'agissent pas comme avocat, notaire, mandataire ou expert juridique dans une procédure judiciaire dans laquelle est impliquée l'agence. § 2. Des plaintes déontologiques sont examinées par le comité et la décision sur ces plaintes est prise à la majorité des voix. § 3. Après que le président ait constaté qu'un membre est censé être démissionnaire pour des raisons déontologiques, il en informe la personne intéressée et l'entend. Sur cette base, le président dresse, le cas échéant, un avis de démission. Après réception de l'avis de démission, le membre intéressé dispose d'un délai de vingt jours pour déposer une réclamation auprès du président. Le président met d'office la plainte sur l'ordre du jour de la prochaine réunion du comité.

A défaut d'une réclamation dans le délai prévu, l'avis de démission est présenté au comité par le président. Le membre intéressé peut se faire assister par un conseil. Si le comité confirme l'avis de démission, le président transmet l'avis au fonctionnaire dirigeant qui l'envoie au ministre. § 4. Un membre du comité qui se trouve dans une situation telle que visée au paragraphe 1er ou à l'article 7, en informe sans tarder le président et adopte, de concert avec le président, l'attitude qui convient. Section 10. - Organisation du rapportage

Art. 20.Le secrétaire établit les rapports provisoires des réunions, y compris les avis émis et les décisions. Les rapports contiennent également un résumé des discussions et la décision sur chaque point à l'ordre du jour. En outre, ils contiennent les éléments dont un membre demande d'en faire un compte rendu. Le secrétaire transmet, conformément à l'article 12, § 2, les rapports provisoires aux membres et au président en vue de les faire adopter par eux. Pendant la réunion suivante, les membres adoptent les rapports provisoires ou proposent des modifications aux rapports. En cas d'urgence, il peut être demandé aux membres d'adopter ou d'amender les rapports provisoires, par écrit ou électroniquement, dans un délai réaliste.

Les amendements aux avis font toujours l'objet de discussions pendant la réunion.

Art. 21.Le rapport définitivement adopté et signé et les avis y afférentes sont déposés aux archives. Une copie est transmise au fonctionnaire dirigeant. Section 11. - Organisation de l'archivage

Art. 22.Les archives contiennent des doubles des convocations, des documents déposés, des avis et des rapports provisoires et définitifs des réunions et d'autres documents importants.

Art. 23.Les avis et rapports définitifs du comité sont disponibles après leur notification par le fonctionnaire dirigeant au ministre. Section 12. - Rapportage annuel

Art. 24.Le comité établit un rapport annuel de ses activités. Ce rapport est envoyé au ministre avant le 1er juillet de l'année sur laquelle il porte. Ce rapport est publié conjointement avec le rapport annuel de l'agence. Section 13. - Sous-commissions : groupes de travail permanents et

temporaires

Art. 25.§ 1er. Au sein du comité, des groupes de travail permanents et temporaires peuvent être établis, en accord avec le fonctionnaire dirigeant, pour préparer les avis du comité. La mission des groupes de travail permanents et temporaires est fixée et précisée de façon consensuelle entre le fonctionnaire dirigeant et le comité. Sur la proposition du bureau, le comité propose la composition du groupe de travail permanent et temporaire. Le fonctionnaire dirigeant désigne le président et les membres. § 2. L'administration de l'agence est représentée dans chaque groupe de travail, outre au moins un membre du comité. § 3. Tout groupe de travail peut faire appel aux services de l'agence pour remplir sa mission à condition que le fonctionnaire dirigeant donne son accord. Le fonctionnaire dirigeant organise le secrétariat du groupe de travail. § 4. Le groupe de travail permanent produit au comité un rapport écrit sur sa mission. Ce rapport est adressé au président du comité et contient également les positions minoritaires à la demande d'au moins un membre. Le bureau ou le comité détermine le mode dont le groupe de travail permanent doit établir le rapport intermédiaire sur ses activités. § 5. Le groupe de travail temporaire soumet un rapport écrit sur sa mission au comité ou, le cas échéant, au groupe de travail permanent dont il relève. Le rapport est adressé au président du comité ou, le cas échéant, au président du groupe de travail permanent, et il contient, à la demande d'au moins un membre, également les positions minoritaires. Le bureau détermine le mode dont le groupe de travail temporaire doit établir le rapport intermédiaire sur ses activités. § 6. Sur la proposition ou non du comité, le fonctionnaire dirigeant peut, à tout moment, par décision motivée ou de concert avec le comité, terminer les activités d'un groupe de travail ou changer la mission de celui-ci. Section 14. - Adaptation du règlement d'ordre intérieur

Art. 26.Des modifications au règlement d'ordre intérieur sont approuvées, à la demande écrite et motivée d'au moins un cinquième des membres effectifs du comité, par le comité à la majorité simple des voix. Le projet de règlement d'ordre intérieur est soumis à l'approbation du Gouvernement flamand par le Ministre. Section 15. - Autres dispositions

Art. 27.Sur les cas qui ne sont pas fixés dans le règlement d'ordre intérieur et sur lesquels une décision doit être prise en réunion, le comité décide à la majorité simple des voix.

Vu pour être annexé à l'arrêté du Gouvernement flamand du 21 mai 2010 approuvant le règlement d'ordre intérieur du Comité consultatif de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique « Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap ».

Bruxelles, le 21 mai 2010.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, K. PEETERS Le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille, J. VANDEURZEN