GOUVERNEMENT DE LA COMMUNAUTE FRANCAISE - SERVICE D'APPUI AUX CABINETS MINISTERIELS

3 DECEMBRE 2003. - Arrêté du Gouvernement de la Communauté française portant approbation du règlement d'ordre intérieur de la Coordination pour l'égalité des chances commune au Ministère de la Communauté française et aux organismes d'intérêt public de la Communauté française

Le Gouvernement de la Communauté française, Vu l'arrêté du 18 avril 2002 du Gouvernement de la Communauté française instituant une Coordination pour l'égalité des chances commune au Ministère de la Communauté française et aux organismes d'intérêt public de la Communauté française;

Sur proposition du Ministre-Président, en charge de l'Egalité des chances, et du Ministre de la Fonction publique;

Vu la délibération du Gouvernement de la Communauté française du 3 décembre 2003;

Arrête : Article unique. Le règlement d'ordre intérieur de la Coordination pour l'égalité des chances commune au Ministère de la Communauté française et aux organismes d'intérêt public de la Communauté française, annexé au présent arrêté, est approuvé.

Bruxelles, le 3 décembre 2003.

Pour le Gouvernement de la Communauté française : Le Ministre-Président, en charge de l'Egalité des chances, H. HASQUIN Le Ministre de la Fonction publique, Ch. DUPONT

Annexe Règlement d'ordre intérieur de la Coordination pour l'égalité des chances commune au Ministère de la Communauté française et aux organismes d'intérêt public de la Communauté française

Article 1er.Au sens du présent Règlement d'ordre intérieur, il faut entendre par - arrêté : l'Arrêté du 18 avril 2002 du Gouvernement de la Communauté française instituant une Coordination pour l'égalité des chances commune au Ministère de la Communauté française et aux organismes d'intérêt public de la Communauté française; - coordination : la Coordination pour l'égalité des chances commune au Ministère de la Communauté française et aux organismes d'intérêt public de la Communauté française instaurée par l'arrêté.

Art. 2.En vertu de l'article 4, alinéa 3, de l'arrêté, le secrétariat de la Coordination est assuré par la Direction de l'Egalité des Chances du Ministère de la Communauté française.

Le secrétariat établit le procès-verbal de chaque réunion. Le procès-verbal doit être le compte-rendu détaillé des débats. Celui-ci mentionne notamment : - le lieu et la date de la réunion - le nom des membres présents, excusés ou absents - les points portés à l'ordre du jour - la constatation par la présidence que les conditions pour délibérer valablement sont réunies - les conclusions arrêtées.

Les documents distribués en séance ayant fait l'objet d'une discussion, ou reprenant les décisions, avis ou propositions de la Coordination, sont repris en annexe du procès-verbal.

Art. 3.Le/la responsable de la Direction de l'Egalité des Chances assure la Présidence des séances.

Art. 4.Le secrétariat convoque les membres de la Coordination aux réunions. La convocation doit être expédiée au moins quinze jours calendrier avant la date de la réunion. La convocation comporte la date, le lieu, l'ordre du jour et les documents qui seront nécessaires en séance.

Les procès-verbaux des réunions de la Coordination ainsi que les projets d'avis et de propositions au Gouvernement sont transmis aux membres de la Coordination en même temps que la convocation pour la séance suivante.

Un calendrier des réunions est fixé en début d'exercice annuel. Ce calendrier peut être adapté en fonction des besoins.

En cas d'urgence exceptionnelle, laissée à l'appréciation de la présidence, la convocation peut être expédiée dans un délai plus court. Les annexes seront distribuées aux membres avant l'ouverture de la séance.

Art. 5.L'ordre du jour est établi par la présidence.

Chaque membre de la Coordination peut demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour. Ce point sera porté à l'ordre du jour de la réunion qui suit immédiatement cette demande à condition que la demande ait été introduite au plus tard huit jours calendrier après la dernière réunion de la Coordination.

A la demande de l'un des membres, la Coordination peut décider, en début de séance, à la majorité, d'ajouter un ou plusieurs points à l'ordre du jour ou de reporter les délibérations sur l'un des points inscrits à l'ordre du jour à une séance ultérieure.

Art. 6.Le membre qui se trouve dans l'impossibilité d'assister à la séance en informe le secrétariat, par courrier ou par courriel adressé au plus tard la veille de la réunion au secrétariat de la Coordination, et sera excusé.

Ce membre se fera représenter à la séance par sa ou son suppléant(e).

Art. 7.Les séances sont ouvertes, suspendues et clôturées par la présidence. Celle-ci dirige les débats et vérifie si les conditions fixées aux articles 11 et 12 pour délibérer valablement sont réunies.

Au début de la séance, le secrétariat établit la liste des présences et des absences et communique la liste des excusé(e)s.

La présidence soumet le procès-verbal de la réunion précédente à l'approbation des membres de la Coordination.

Art. 8.Selon les modalités prévues aux articles 11 et 12 du présent règlement, la Coordination définit la procédure d'examen des demandes qui lui sont soumises et des formulations d'avis dont elle prend l'initiative.

De la même manière, la Coordination détermine sa méthode de travail quant à l'élaboration du Plan de promotion de l'égalité des chances.

Art. 9.La présidence peut requérir, d'initiative ou sur la proposition d'un membre, l'avis ou la présence d'expert(e)s.

Les expert(e)s présent(e)s ne peuvent assister à la délibération de la Coordination.

Art. 10.Les séances de la Coordination ne sont pas publiques.

Les expert(e)s (et autres personnes qui y assistent à quelque titre que ce soit) sont tenu(e)s de respecter le secret des documents et informations à caractère confidentiel ou personnel qui leur sont communiqués.

Les membres de la Coordination sont tenus de respecter le secret des documents et informations à caractère confidentiel ou personnel qui leur sont communiqués, ainsi que le secret des délibérations.

Art. 11.Pour délibérer valablement, la présence d'au moins la moitié des membres de la Coordination est requise.

Lorsque le quorum n'est pas atteint, la présidence en fait la constatation et lève la séance. Elle convoque une nouvelle séance endéans les dix jours calendrier avec les mêmes points à l'ordre du jour.

Au cours de cette nouvelle séance, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés, la Coordination peut délibérer valablement.

Art. 12.La Coordination s'efforce d'atteindre un consensus. Si elle n'y parvient pas, la décision est prise à la majorité des voix.

Les votes s'opèrent à main levée.

A l'initiative de la présidence, ou à la demande d'au moins deux membres de la Coordination, la décision peut être prise au scrutin secret, pour toute décision relative aux personnes.

En cas de parité dans les résultats du vote, le point est reporté à l'ordre du jour de la séance suivante. Si lors de ce report, il y a toujours parité dans les résultats, la voix de la présidence est prépondérante.

Art. 13.Toute modification du Règlement d'ordre intérieur doit être adoptée par la Coordination selon les modalités prévues aux articles 11 et 12, et au plus tôt à la réunion qui suit celle où cette modification a été demandée et après inscription de ce point à l'ordre du jour dans la convocation.

La modification est soumise à l'approbation du Gouvernement.