MINISTERE DE LA COMMUNAUTE GERMANOPHONE

23 AVRIL 2015. - Arrêté du Gouvernement réglant le remboursement de frais dans certaines institutions de la Communauté germanophone

Le Gouvernement de la Communauté germanophone, Vu la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles, l'article 87, § 3, alinéa 1er, modifié par les lois spéciales des 8 août 1988 et 6 janvier 2014;

Vu la loi du 31 décembre 1983Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/12/1983 pub. 11/12/2007 numac 2007000934 source service public federal interieur Loi de réformes institutionnelles pour la Communauté germanophone. - Coordination officieuse en langue allemande fermer de réformes institutionnelles pour la Communauté germanophone, notamment l'article 54, alinéa 1er, modifié par la loi du 18 juillet 1990;

Vu le décret du 25 mai 2009 relatif au règlement budgétaire de la Communauté germanophone, article 102, § 1er, alinéa 1er;

Vu l'arrêté royal du 24 décembre 1964 fixant les indemnités pour frais de séjour des membres du personnel des services publics fédéraux;

Vu l'arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours;

Vu l'arrêté royal du 26 mars 1965 portant réglementation générale des indemnités, allocations et primes quelconques accordées au personnel des services publics fédéraux;

Vu l'arrêté du Gouvernement du 16 mars 2001 portant réglementation générale en matière de frais de parcours pour le personnel du Ministère de la Communauté germanophone ainsi que pour le personnel des organismes d'intérêt public de la Communauté germanophone;

Vu le protocole n° S1/2015 du 19 janvier 2015 du Comité de secteur XIX de la Communauté germanophone;

Vu l'avis de l'inspecteur des Finances, donné le 21 janvier 2015;

Vu l'avis n° 57.110/3 du Conseil d'Etat, donné le 13 mars 2015, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Ministre-Président, compétent en matière de Budget, de Finances et de Personnel;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE 1er - CONDITIONS GENERALES POUR LE REMBOURSEMENT DE FRAIS Article 1er - Champ d'application § 1er - Cet arrêté est applicable aux agents des institutions mentionnées à l'article 2, 2°, du décret du 25 mai 2009 relatif au règlement budgétaire de la Communauté germanophone. § 2 - Par dérogation au premier paragraphe, le présent arrêté ne s'applique pas : 1° aux services à gestion séparée de l'enseignement communautaire, à l'exception du service à gestion séparée "Service et logistique dans l'enseignement communautaire";2° à la haute école autonome;3° au centre pour le développement sain des enfants et des jeunes. Par dérogation au premier paragraphe, le présent arrêté ne s'applique pas : 1° aux frais de transport des membres du personnel conformément à l'arrêté du Gouvernement du 30 novembre 2000 concernant l'intervention de la Communauté germanophone et de certains organismes d'intérêt public dans les frais de transport des membres du personnel;2° à l'indemnité kilométrique pour l'utilisation de la bicyclette sur le chemin du travail conformément à l'arrêté du Gouvernement du 20 décembre 2000 relatif à l'indemnité kilométrique allouée aux membres du personnel du Ministère et de certains organismes d'intérêt public de la Communauté germanophone pour l'utilisation de la bicyclette sur le chemin du travail;3° aux jetons de présence et indemnités de déplacement au sein d'organismes et de conseils d'administration conformément à l'arrêté du Gouvernement du 12 juillet 2001 portant harmonisation des jetons de présence et des indemnités de déplacement au sein d'organismes et de conseils d'administration de la Communauté germanophone. Art. 2 - Définitions Pour l'application du présent arrêté, l'on entend par : 1° organisme : toutes les institutions au sens de l'article 1er;2° frais : toutes les charges financières supportées par l'agent dans l'intérêt ou pour ordre de l'organisme lors de l'exécution d'une mission;3° lieu de travail habituel : le lieu de travail habituel des agents des institutions, tel que fixé par le conseil de direction du Ministère de la Communauté germanophone en ce qui concerne les services de l'administration générale et les services à gestion séparée et par le directeur délégué intéressé en ce qui concerne les organismes d'intérêt public;4° ministre : le ministre compétent en matière de Finances. Art. 3 - Principe du remboursement des frais Des frais ne peuvent être remboursés que dans les cas régis par le présent arrêté.

Le ministre peut déterminer les cas dans lesquels le présent arrêté ne s'applique pas en raison de règlements spécifiques en matière de frais.

Art. 4 - Vérifiabilité des frais § 1er - Le remboursement des frais n'intervient que sur présentation de l'original d'un justificatif comptable acquitté.

Sont notamment considérés comme "original" d'un justificatif comptable acquitté : 1° une facture acquittée;2° une facture accompagnée de la preuve du paiement, en particulier d'un extrait de compte;3° un titre de transport public oblitéré;4° un reçu pour des fournitures ou services prestés mentionnant au moins : a) l'identité et l'adresse du fournisseur ou du prestataire;b) le numéro de reçu;c) la date de la fourniture ou de la prestation;d) l'objet de la fourniture ou de la prestation;e) le montant, TVA comprise;5° une souche TVA. Les preuves de paiement à elles seules ne sont pas considérées comme "original" d'un justificatif comptable acquitté. § 2 - Par dérogation au § 1er, le remboursement des frais peut s'opérer de manière forfaitaire, conformément aux conditions déterminées au chapitre 2.

Art. 5 - Justification des frais par des raisons de service § 1er - Seuls les frais encourus lors de l'exercice d'une mission et ainsi justifiés seront remboursés.

Si, lors de l'exercice d'une mission, des dépenses sont remboursées directement à l'agent par des tiers au titre de frais ou si des avantages en nature ne lui sont pas portés en compte, cela n'ouvre un droit au remboursement des frais dans le cadre du présent arrêté que pour le montant non encore remboursé ou pris en charge par des tiers. § 2 - Le supérieur hiérarchique peut déterminer que le décompte des frais d'un agent ne sera pris en considération que s'il y a autorisation expresse préalable. Le cas échéant, le supérieur hiérarchique en informe l'agent auparavant.

Par dérogation au premier alinéa, les frais qui sont engendrés par un séjour à l'étranger avec hébergement ou qui se rapportent à des cotisations à des unions professionnelles sont subordonnés à l'autorisation préalable du supérieur hiérarchique.

Le supérieur hiérarchique refuse, en tout ou partie, le remboursement des frais lorsque le décompte qui lui est présenté n'est pas ou pas suffisamment justifié par des raisons de service.

CHAPTIRE 2 - Conditions particulières pour le remboursement des frais Section 1re - Remboursement de frais engendrés par des déplacements de service Sous-section 1re - Dispositions générales Art. 6 - Remboursement de frais engendrés par des déplacements de service Les frais engendrés par des déplacements de service donnent lieu à un remboursement conformément aux règles fixées dans la présente section.

Art. 7 - Moyen de transport approprié § 1er - Le moyen de transport qui, en raison du coût ou de la durée, est le plus approprié sera utilisé pour tout déplacement de service.

Sans préjudice du § 3, il faudra en principe utiliser les transports publics ou les véhicules de service de l'institution pour les déplacements de service. § 2 - Il peut être dérogé au § 1er si, d'une part, aucun véhicule de service n'est disponible ou que l'usage d'un tel véhicule allonge de manière substantielle la durée du trajet et que, d'autre part, le recours aux transports publics n'est pas raisonnable ou que l'intérêt du service l'exige. § 3 - Un véhicule de fonction est mis à disposition des membres du conseil de direction du Ministère de la Communauté germanophone ainsi que des directeurs délégués des organismes d'intérêt public pour leurs déplacements de service et privés. L'utilisation à des fins privées est considérée, d'un point de vue fiscal, comme un avantage en espèces.

Le Ministre peut : 1° fixer les modalités relatives à l'acquisition et l'utilisation des véhicules de fonction;2° déterminer les cas dans lesquels, par dérogation au premier alinéa, un véhicule de fonction est également mis à la disposition des autres agents. Sous-section 2 - Transports publics Art. 8 - Recours aux transports publics Les déplacements effectués en transports publics donnent droit à un remboursement des frais effectivement engagés, mais exclusivement sur la base des tarifs officiels.

Le ministre peut prescrire l'utilisation de certaines formules tarifaires.

Sous-section 3 - Véhicules de service des institutions Art. 9 - Recours aux véhicules de service des institutions ou aux véhicules de fonction Les déplacements effectués avec un véhicule de service d'une institution ou avec un véhicule de fonction ne donnent pas droit à une indemnité kilométrique conformément à l'article 12.

Art. 10 - Livret de courses Un livret de courses est tenu pour chacun des véhicules de service d'une institution.

Sous-section 4 - Véhicules privés des agents Art. 11 - Recours aux véhicules privés des agents Les déplacements de service effectués avec le véhicule privé d'un agent donnent droit à une indemnité kilométrique conformément à l'article 12, dans la mesure où les conditions énoncées à l'article 7, § 2, sont respectées.

Si les conditions énoncées à l'article 7, § 2, ne sont pas respectées, le remboursement des frais s'opère sur la base des tarifs officiels des transports publics.

Si un véhicule de fonction est mis à disposition d'une personne, les déplacements de service effectués avec un véhicule privé ne donnent pas droit à une indemnité kilométrique conformément à l'article 12.

Art. 12 - Indemnité kilométrique Le remboursement des frais encourus pour des déplacements de service effectués avec le véhicule privé des agents s'opère sous la forme d'une indemnité kilométrique forfaitaire de 0,3468 euros par kilomètre parcouru.

L'indemnité kilométrique couvre tous les frais liés à l'utilisation du véhicule, à l'exclusion d'éventuels péages et redevances de stationnement et de l'assurance omnium pour déplacements de service, telle que mentionnée à l'article 13.

Le montant de l'indemnité kilométrique est adapté le 1er juillet de chaque année en appliquant une fraction dont le dénominateur est l'indice des prix à la consommation du mois de mai de l'année en cours et le numérateur celui du mois de mai de l'année précédente. Le résultat est déterminé jusqu'à la quatrième décimale et arrondi selon les règles commerciales.

Art. 13 - Assurance omnium Afin de couvrir les risques auxquels s'exposent les agents qui utilisent leur véhicule privé pour des déplacements de service, les institutions prennent en charge le coût de l'assurance omnium proportionnellement à l'utilisation du véhicule privé à des fins de service.

Le ministre détermine les modalités d'assurance et la manière de les calculer.

Art. 14 - Parcours minimal Une indemnité kilométrique conformément à l'article 12 n'est accordée qu'à partir d'un parcours total de 5 kilomètres par déplacement de service.

Par dérogation au premier alinéa, le ministre peut supprimer la distance kilométrique minimale pour certains agents.

Art. 15 - Calcul du parcours Le parcours est calculé en se basant sur la distance en kilomètres du trajet le plus rapide entre le centre de la localité de départ et le centre de la localité d'arrivée.

Par dérogation au premier alinéa, le ministre peut fixer une distance kilométrique forfaitaire pour certains parcours.

Si le déplacement de service ne commence pas ou ne se termine pas au lieu de travail habituel de l'agent, il faut, pour calculer le parcours, déduire de la distance totale en kilomètres la distance entre la résidence effective et le lieu de travail habituel.

Par dérogation à l'alinéa 3 et sous réserve de régimes de travail spécifiques applicables à certains agents, un déplacement de service effectué le weekend, un jour férié légal ou un jour y assimilé commence et se termine à la résidence effective de l'agent.

Section 2 - Remboursement des frais lors de séjours avec hébergement Art. 16 - Séjours de plusieurs jours avec hébergement Lorsque l'agent loge en dehors du lieu de travail habituel à l'occasion de séjours de plusieurs jours motivés par des raisons de service, les frais de séjour encourus donnent lieu à un remboursement conformément aux règles fixées dans la présente section.

Le remboursement des frais s'effectue sous la forme d'un remboursement des dépenses justifiables.

Art. 17 - Distance minimale Un remboursement des frais conformément à l'article 16 n'est accordé que pour des séjours à une distance d'au moins 25 kilomètres du lieu de travail habituel de l'agent.

Section 3 - Remboursement des frais de réception Art. 18 - Remboursement des frais de réception Les frais de réception engendrés par des repas de travail donnent lieu à un remboursement conformément aux règles fixées dans la présente section.

Art. 19 - Remboursement des frais de restaurant Le remboursement des frais encourus pour des repas de travail s'effectue sous la forme d'un remboursement des dépenses justifiables.

Outre les pièces justificatives originales, les informations suivantes seront jointes au décompte introduit par l'agent : 1° nom et localisation du restaurant;2° date du repas de travail;3° nombre de personnes présentes;4° justification. Section 4 - Remboursement de frais divers Art. 20 - Remboursement de frais de téléphonie et autres moyens de communication § 1er - Les frais de téléphonie ou autres moyens de communication supportés pour des raisons de service donnent lieu à un remboursement conformément aux règles fixées dans le présent article.

Le remboursement des frais s'effectue sous la forme d'un remboursement des dépenses justifiables. § 2 - Par dérogation au § 1er, les agents qui disposent ù à charge de l'institution ù d'un abonnement forfaitaire de téléphonie fixe ou mobile n'ont, en règle générale, pas droit à un remboursement distinct de frais de téléphonie ou d'autres moyens de communication.

Les exceptions au premier alinéa seront subordonnées à l'autorisation préalable du supérieur hiérarchique de l'agent.

Art. 21 - Remboursement de cotisations à des unions professionnelles Les frais engendrés par l'affiliation d'un agent à une union ou organisation professionnelle donnent lieu à un remboursement conformément aux règles fixées dans le présent article.

Les cotisations ne peuvent être prises en charge que lorsqu'il est démontré que l'institution a intérêt à ce que l'agent s'affilie.

CHAPITRE 3 - Procédure de remboursement des frais Art. 22 - Introduction du décompte des frais La période de décompte correspond soit au mois civil soit au trimestre.

En tout cas, le décompte sera introduit le mois qui suit la période de décompte à laquelle il se rapporte.

Par dérogation au deuxième alinéa, le délai pour l'introduction des décomptes peut être prolongé en cas de force majeure, et ce, par le secrétaire général du Ministère de la Communauté germanophone en ce qui concerne les services de l'administration générale et les services à gestion séparée et par le directeur délégué intéressé en ce qui concerne les organismes d'intérêt public.

Si un remboursement des frais a été effectué pour une période déterminée, cette période est considérée comme close pour l'agent. Des décomptes tardifs qui se rapportent à la période close ou à une période précédente ne sont pas pris en considération.

Art. 23 - Formulaires Les formulaires à utiliser pour le remboursement de frais aux agents sont fixés comme suit dans les institutions : 1° par le secrétaire général du Ministère de la Communauté germanophone en ce qui concerne les services de l'administration générale et les services à gestion séparée;2° par le directeur délégué intéressé en ce qui concerne les organismes d'intérêt public. CHAPTIRE 4 - Dispositions finales Art. 24 - Disposition abrogatoire Sont abrogés : 1° l'arrêté royal du 24 décembre 1964 fixant les indemnités pour frais de séjour des membres du personnel des services publics fédéraux;2° l'arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours;3° l'arrêté royal du 26 mars 1965 portant réglementation générale des indemnités, allocations et primes quelconques accordées au personnel des services publics fédéraux;4° l'arrêté du Gouvernement du 16 mars 2001 portant réglementation générale en matière de frais de parcours pour le personnel du Ministère de la Communauté germanophone ainsi que pour le personnel des organismes d'intérêt public de la Communauté germanophone. Art. 25 - Disposition transitoire Pendant une période de trois mois à dater de l'entrée en vigueur du présent arrêté, les frais encourus avant celle-ci peuvent être remboursés conformément aux règles alors applicables.

Les frais qui sont encourus avant l'entrée en vigueur du présent arrêté, mais dont la demande de remboursement est introduite après la période mentionnée au premier alinéa, ne sont pas pris en considération.

Art. 26 - Entrée en vigueur Le présent arrêté entre en vigueur le 1er juillet 2015.

Art. 27 - Exécution Le Ministre compétent en matière de Finances est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Eupen, le 23 avril 2015.

Pour le Gouvernement de la Communauté germanophone : Le Ministre-Président, O. PAASCH