Wetenschappelijk Comité ingesteld bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Huishoudelijk reglement Gelet op de wet van 4 februari 2000 houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, inzonderheid artikel 8;

Gelet op het koninklijk besluit van 19 mei 2000 betreffende de samenstelling en de werkwijze van het Wetenschappelijk Comité ingesteld bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, inzonderheid artikel 3;

Artikel 1.Voor het goed begrip van dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder : 1° het Comité : het Wetenschappelijk Comité ingesteld bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen;2° het Agentschap : het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen;3° het Secretariaat : het Wetenschappelijk Secretariaat van het DG Controlebeleid van het Agentschap;4° het Bureau : het dagelijks beleidsorgaan voor de activiteiten van het Comité.

Art. 2.Tijdens hun eerste plenaire zitting volgend op de bekendmaking van de benoeming binnen een nieuwe ambtstermijn van de leden van het Comité, worden door en onder de leden ervan een Voorzitter en een Ondervoorzitter verkozen, die bij voorkeur van een verschillende taalrol zijn. Het oudst aanwezige lid leidt de verkiezing van de Voorzitter, die op zijn beurt de verkiezing van de Ondervoorzitter leidt.

Elk lid mag voor beide functies een kandidaat voordragen of zichzelf kandidaat stellen. Elk lid mag afzien van zijn kandidatuur.

De verkiezing gebeurt via geheime stemming bij meerderheid van de aanwezige leden.

Indien na een eerste stembeurt geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald, wordt een volgende stembeurt gehouden waarbij alleen diegenen kandidaat blijven die in de vorige stembeurt ofwel het hoogste ofwel het tweede hoogste aantal stemmen hebben bekomen en die zich niet hebben teruggetrokken.

Ingeval van overlijden, ontslag of kennelijk onvermogen zijn taak waar te nemen gedurende een periode die een jaar te boven gaat, wordt op de eerstvolgende plenaire zitting overeenkomstig dezelfde procedure een nieuwe Voorzitter of Ondervoorzitter verkozen.

Art. 3.De taken en bevoegdheden van de Voorzitter zijn : 1° hij legt in overleg met de Ondervoorzitter en de Directeur van het Secretariaat, de plaats, het tijdstip en de dagorde van de plenaire zittingen vast en nodigt in het Nederlands en het Frans overeenkomstig artikel 10 de leden van het Comité en in voorkomend geval andere deskundigen of personen tot de plenaire zitting uit, zoals bedoeld in artikel 5;2° hij ontvangt de verzoeken tot bijeenroeping van de plenaire zitting van het Comité zoals bedoeld in artikel 10;3° hij opent en sluit de plenaire zittingen en leidt de debatten;bij afwezigheid van de Voorzitter en van de Ondervoorzitter leidt het oudst aanwezige lid de debatten; 4° hij ontvangt de verklaringen bedoeld in artikel 4 en licht er het Agentschap over in;5° hij stelt de gevallen vast waarbij de leden als ontslagnemend worden beschouwd, licht er het Agentschap evenals de betrokkene over in, en ontvangt in voorkomend geval diens aanvraag tot beroep;hij stelt in voorkomend geval de definitieve non activiteit vast en licht er het Agentschap evenals de betrokkene over in; 6° hij regelt de werkzaamheden van het Comité samen met de Ondervoorzitter en de Directeur van het Secretariaat;7° hij verzoekt de andere deskundigen en personen zoals bedoeld in artikel 11 om aan bepaalde gedeelten van de plenaire zitting niet deel te nemen;8° hij kan op schriftelijk verzoek inzage in het archief van het Comité verlenen, met uitsluiting van de persoonlijke dossiers, aan andere personen dan de leden van het Comité of de ambtenaren van het Agentschap;9° hij is verantwoordelijk voor de wetenschappelijke evaluatie en de supervisie van de werkzaamheden van het Secretariaat, die in het kader van de werkzaamheden van het Comité verwezenlijkt worden. In afwezigheid van de Voorzitter, bij kennelijk onvermogen zijn taak waar te nemen of bij beslissing van de Voorzitter, neemt de Ondervoorzitter de bedoelde taken en bevoegdheden waar.

Art. 4.Tijdens de eerste plenaire zitting waarop een lid een nieuw mandaat aanvangt, dient betrokkene de volgende verklaring te ondertekenen : « Gezien : artikel 2, § 3, van het koninklijk besluit van 19 mei 2000 betreffende de samenstelling en de werkwijze van het Wetenschappelijk Comité ingesteld bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, luidend als volgt : « De leden van het Comité mogen niet behoren tot beheerraad, directie of personeel van een inrichting die aan de controle van het Agentschap onderworpen is. » De ondergetekende verklaart op erewoord : - niet te behoren tot beheerraad, directie of personeel van een inrichting die aan de controle van het Agentschap onderworpen is; - de Voorzitter van het Comité ingesteld bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen zonder verwijl in te lichten indien in deze toestand een wijziging optreedt; - zich te houden aan de bepalingen van het huishoudelijk reglement.

Art. 5.De leden van het Comité hebben het recht : - alle werkzaamheden in het kader van de werking van het Comité bij te wonen; - inzage te hebben in en vertrouwelijke kopie te bekomen van alle documenten en archieven van het Comité, behalve in en van de persoonlijke dossiers die niet henzelf betreffen; - deel te nemen aan de beraadslaging omtrent de uit te brengen adviezen; - deel te nemen aan de beraadslaging omtrent deontologische kwesties behalve deze die hen persoonlijk betreffen of waarin ze als raadsman voor een collega optreden; - zich inzake deontologische kwesties die henzelf betreffen zowel schriftelijk als mondeling te verdedigen en zich daarin te laten bijstaan door een raadsman; - punten aan de dagorde te doen toevoegen overeenkomstig artikel 10; - punten gemotiveerd door de hoogdringendheid aan de dagorde te doen toevoegen tijdens de plenaire zitting, mits het neerleggen van een inleidende nota in het Nederlands en het Frans, behoudens het aannemen van een ordemotie. In dit geval kan het Comité nochtans besluiten dat tijdens de zitting geen advies kan uitgebracht worden; - aan het Comité op gemotiveerde wijze andere deskundigen of personen voor te stellen voor deelname aan de werkzaamheden in het kader van de werking van het Comité of zich daartegen te verzetten; - voor hun werkzaamheden in het kader van het Comité en voor hun contacten met het Agentschap een beroep te doen op de Directeur van het Secretariaat en op de andere leden van het Secretariaat van het Comité.

Art. 6.De leden houden zich aan de regels inzake de regelmatige aanwezigheid en de deontologie.

Dit houdt in het bijzonder in dat zij niet zonder gegronde redenen afwezig blijven op de plenaire zittingen van het Comité, dat zij geen inlichtingen verstrekken aan niet-leden of personen die geen deel uitmaken van het Secretariaat of daartoe niet-gemachtigde personeelsleden van het Agentschap over de behandelde dossiers of de gevoerde debatten, dat zij in het openbaar geen kritiek leveren op de werking of op hun collega's van het Comité of op de diensten van het Agentschap, en dat zij de adviezen niet bekendmaken of duiden vooraleer de bekendmaking ervan door het Agentschap is gebeurd overeenkomstig de bepalingen van dit reglement.

De leden, die een belang hebben bij een dossier (onverenigbaarheid), verklaren vóór elke behandeling of vóór de aanvang van de bespreking van het dossier, aan de Voorzitter welk belang ze bij het dossier hebben. Het Bureau zoals bedoeld in artikel 9 beslist vervolgens in welke mate en, in voorkomend geval, onder welke vorm het lid aan de behandeling, de discussie of de beraadslaging van het dossier kan deelnemen.

De afhandeling van klachten op het vlak van de deontologie gebeurt binnen het Bureau en de beslissingen worden bij consensus genomen. De beslissing kan het verstrekken van aanbevelingen inhouden of zelfs het uitbrengen van een advies tot het ontslag. Wanneer de Voorzitter of de Ondervoorzitter het onderwerp van een klacht zijn, neemt deze niet deel aan de beslissingen die hem/haar betreffen. Zo nodig kan het Bureau de juridische dienst van het Agentschap raadplegen of zich erdoor laten bijstaan.

Art. 7.Worden als ontslagnemend beschouwd, de leden die : - zelf hun ontslag indienen; - gedurende een periode die een jaar te boven gaat kennelijk niet meer in staat zijn de plenaire zittingen bij te wonen; - zonder voorafgaande melding of zonder gegronde redenen drie maal opeenvolgend de plenaire zittingen niet bijwonen waarop ze zijn uitgenodigd, tenzij het gaat om bijkomende plenaire zittingen die omwille van bijzondere omstandigheden werden vastgelegd; - zich niet houden aan de in artikel 4 bedoelde verklaring; - op deontologisch vlak overeenkomstig artikel 6 een advies tot het ontslag hebben bekomen.

Nadat de Voorzitter heeft vastgesteld dat een lid als ontslagnemend wordt beschouwd en betrokkene daarover is ingelicht, beschikt laatstgenoemde over een termijn van 20 dagen om daartegen een aangetekende aanvraag tot beroep bij de Voorzitter in te dienen, die de aanvraag ambtshalve op de agenda van de eerste daaropvolgende plenaire zitting van het Comité plaatst. Het beroep wordt overeenkomstig de bepalingen van artikel 6, derde lid afgehandeld, met dien verstande dat een advies tot het ontslag een definitieve non activiteit inhoudt. Bij gebreke aan een aanvraag tot beroep binnen de gestelde termijn, treedt de non activiteit automatisch in.

Het spontaan ontslag evenals de definitieve non activiteit houden voor het lid het verlies in van de rechten bedoeld in artikel 5.

In het voorkomende geval van ontslagnemende leden, kan een procedure van vervanging worden gelanceerd.

Art. 8.Een personeelslid van het Agentschap wordt aangesteld tot Directeur van het Secretariaat.

Het Secretariaat heeft als belangrijkste taak wetenschappelijke en technische bijstand te verlenen aan het Comité met betrekking tot de adviesaanvragen en de evaluaties van sectoriële autocontrolegidsen die aan het Comité worden voorgelegd.

Daarnaast kan het Secretariaat wetenschappelijke ondersteuning verlenen aan het DG Controlebeleid. Het Secretariaat bestaat uit een multidisciplinair team, dat samengesteld is uit een wetenschappelijke Directeur, wetenschappelijke deskundigen en polyvalente administratieve assistenten. Het Secretariaat voert risicoevaluaties uit voor die adviezen die het vereisen, onder begeleiding en validatie van het Comité.

De Directeur van het Secretariaat zorgt voor het dagelijks beheer van het secretariaat, in het bijzonder het beheer van de stand van zaken van de voortgang van de werkzaamheden met betrekking tot de adviesaanvragen, het opstellen van wetenschappelijke ontwerpadviezen, de wetenschappelijke evaluatie van de sectoriële autocontrolegidsen, het uitvoeren van risico-evaluaties, de participatie van het Comité in wetenschappelijke studies en dit om een optimaal verloop van de activiteiten en prestaties van hoge wetenschappelijke kwaliteit binnen redelijke termijnen en met inachtneming van de bestaande procedures te garanderen. Hij zorgt eveneens voor de verzending van de uitnodigingen voor de plenaire zittingen en vergaderingen, voor de bijhorende werkdocumenten, en voor het opstellen van de verslagen van de plenaire zittingen en van andere vergaderingen. Hij volgt de financiële afhandeling van de vergoedingen en presentiegelden van de leden op en verzekert de bewaring van het archief zoals bedoeld in artikel 17.

Art. 9.Het Bureau bestaat uit de Voorzitter en de Ondervoorzitter van het Comité en de Directeur van het Secretariaat.

De leden van het Bureau vergaderen op regelmatige basis. Het Bureau zorgt voor de planning van de plenaire zittingen, voor de verspreiding en toewijzing van de te bestuderen dossiers, en kiest de meest geschikte behandelingsprocedure.

Art. 10.Het Comité vergadert op uitnodiging van de Voorzitter, hetzij op diens eigen initiatief, hetzij op schriftelijk verzoek van de Minister van Volksgezondheid of van de Gedelegeerd bestuurder van het Agentschap of van ten minste twee leden van het Comité, die per brief, per faxbericht of per elektronische post aan de Voorzitter per adres van het Secretariaat is gericht. Het bedoelde schriftelijk verzoek omvat minstens een punt dat op de dagorde dient gesteld te worden en dat vergezeld is van een inleidende nota in het Nederlands en in het Frans.

De Voorzitter kan aan de Directeur van het Secretariaat de toestemming verlenen om de uitnodiging in zijn naam te verspreiden.

De uitnodiging, de dagorde en de ontwerpadviezen dienen ten laatste vijf werkdagen vóór de dag van de plenaire zitting aan de leden van het Comité te worden verstuurd.

Bij dringende noodzakelijkheid kan van deze termijn afgeweken worden mits toestemming van de Voorzitter.

Art. 11.Andere deskundigen of personen niet-leden kunnen tot de werkzaamheden van het Comité worden uitgenodigd voor een specifiek punt dat op de dagorde werd geplaatst, eventueel ter gelegenheid van hoorzittingen.

De andere deskundigen of personen worden voorgedragen door het Bureau en bij meerderheid van de leden aanvaard en dienen, alvorens deel te kunnen nemen aan de werkzaamheden van het Comité, de verklaring bedoeld in artikel 4 af te leggen.

De andere deskundigen en personen, de leden van het Secretariaat en de afgevaardigden van het Agentschap zijn door dezelfde deontologische regels gebonden als de leden van het Comité. Er wordt hen een kopie van het huishoudelijk reglement bezorgd.

De deelname aan de werkzaamheden van deze andere deskundigen of personen behelst niet het uitbrengen van het advies als dusdanig noch het uitbrengen van een minderheidsadvies overeenkomstig artikel 14, noch de beraadslaging in verband met deontologische kwesties.

Art. 12.De dagorde van de plenaire zittingen wordt opgesteld in het Nederlands en het Frans.

De punten op de dagorde krijgen een unieke nummering en worden in volgorde van nummering behandeld, behalve als de Voorzitter of een lid van het Comité het anders vraagt.

Elk punt betreffende een adviesaanvraag dat op de dagorde ingeschreven is, wordt begeleid door een inleidende nota die door de adviesaanvrager in het Nederlands en het Frans werd opgesteld.

Art. 13.Het Comité kan werkgroepen oprichten voor het uitvoeren van de door het Comité bepaalde opdrachten. Deze werkgroepen kunnen tijdelijk of permanent zijn.

Deze werkgroepen kunnen eveneens andere deskundigen of personen omvatten overeenkomstig de regels die gelden voor deelname aan de werkzaamheden van het Comité. De leden van het Comité worden van de oprichting en de samenstelling van deze werkgroepen ingelicht.

Een werkgroep staat onder de leiding van een lid van het Comité die binnen de werkgroep als verslaggever wordt aangewezen. Deze verslaggever zorgt voor de vooruitgang van de werkzaamheden van de werkgroep, brengt bij het Comité geregeld verslag uit van de werkzaamheden van de werkgroep en stelt het ontwerpadvies voor.

Het Comité kan de werkgroepen te allen tijde ontbinden of heractiveren.

Art. 14.De adviezen worden bij consensus gegeven. Indien één of meer leden zich niet met een advies akkoord kunnen verklaren, dan kunnen zij een minderheidsadvies uitbrengen dat op dezelfde wijze wordt behandeld als het advies.

Art. 15.De Directeur van het Secretariaat waakt erover dat een voorlopig verslag in het Nederlands en het Frans van elke plenaire zitting opgesteld wordt en overgemaakt wordt aan de leden van het Comité.

Tijdens de volgende plenaire zitting wordt het verslag van de voorgaande plenaire zitting goedgekeurd, rekening houdend met eventuele opmerkingen.

De Voorzitter en de Directeur van het Secretariaat ondertekenen een exemplaar van het definitieve verslag.

Art. 16.Het ondertekende verslag is bestemd voor het archief, terwijl een kopie aan de leden van het Comité, de Gedelegeerd bestuurder van het Agentschap en aan de Minister van Volksgezondheid wordt bezorgd.

De inhoud van de adviezen wordt integraal door het Agentschap of door de Minister van Volksgezondheid bekendgemaakt, op de wijze die overeengekomen is tussen het Agentschap en het Comité.

De communicatie naar buiten gebeurt bij gezamenlijke beslissing van het Comité, maar de leden mogen hun minderheidsstandpunt wel bekend maken.

Art. 17.Het archief omvat duplicaten van de uitnodigingen, de ingediende documenten, de voorlopige en definitieve verslagen van de plenaire zittingen, de verslagen van de werkgroepen, de adviezen, de evaluaties en andere belangrijke documenten, evenals het persoonlijk dossier van de leden.

Art. 18.Het huishoudelijk reglement wordt bij meerderheid van de leden aanvaard en ter goedkeuring aan de Minister van Volksgezondheid voorgelegd. Het kan onder dezelfde voorwaarden worden gewijzigd.

Over gevallen die niet in het huishoudelijk reglement zijn voorzien en die ter zitting een oplossing vereisen, beslist het Comité bij meerderheid van de aanwezige leden.

Goedgekeurd door het Wetenschappelijk Comité op 13 januari 2006.

Goedgekeurd op 27 maart 2006.

De Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid, R. DEMOTTE