FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

27 NOVEMBER 2013. - Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie. - Dienst Gerechtskosten. - Omzendbrief 208bis (ns) betreffende de gerechtskosten in strafzaken. - Btw op tolken in uitvoering van een gerechtelijke opdracht

Samenvatting : Bij ministerieel omzendbrief nr. 208 werd de beslissing btw E.T. nr. 124.252 dd. 30.05.2013 ter kennis gegeven aan de gerechtelijke overheden met het oog op implementatie van de nieuwe richtlijnen. Huidige omzendbrief strekt ertoe de beslissing btw E.T. nr. 124.252/2 dd. 29.07.2013 ter kennis te geven dewelke een uitstel verleent tot 1 januari 2014 voor de btw-plichtigheid van gerechtstolken. Bijkomend wordt de nodige informatie verschaft en wordt de procedure verder verduidelijkt. 1. Context De prestaties van gerechtstolken werden in het verleden onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van de btw overeenkomstig artikel 44, § 2, 8° van het Btw-Wetboek.Het punt 22 van de aanschrijving nr. 15 van 25 juli 1979 verduidelijkte het standpunt van de btw-administratie dat de prestaties in het kader van een gerechtelijke procedure vrijgesteld waren van de btw indien het de uitvoering betrof van een gerechtelijke opdracht in een openbare terechtzitting.

Gedurende meerdere jaren werd deze specifieke vrijstelling echter op een algemene wijze toegepast voor een meerderheid van de gerechtstolken ongeacht of zij hun prestaties leverden in een openbare terechtzitting dan wel achter gesloten deuren. Bij beslissing nr. E.T. 124.552 dd. 06.05.2010 werd echter bevestigd dat de diensten verricht door tolken die bestaan uit het simultaan vertalen van verhoren die door de federale politie worden afgenomen, belastbaar zijn tegen het normale tarief van 21 %. Deze beslissing werd genomen vanuit de idee dat de verhoren niet toegankelijk zijn voor een ruim publiek en dus niet onder het toepassingsgebied van de vrijstelling van artikel 44, § 2, 8° van het Btw-Wetboek ressorteren.

Het indelen van de diensten die geleverd worden voor een ruim publiek en deze die hier niet onder vallen, is echter niet eenvoudig.

Bovendien is artikel 44, § 2, 8° van het Btw-Wetboek de omzetting van artikel 132, lid 1, littera n) van Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006, waardoor de lidstaten vrijstelling kunnen verlenen voor bepaalde culturele diensten, alsmede nauw daarmee samenhangende goederenleveringen, verricht door publiekrechtelijke culturele instellingen of door andere culturele instellingen die door de betrokken lidstaten worden erkend. De prestaties in het kader van gerechtelijke opdrachten ressorteren echter niet onder deze vrijstelling ongeacht of deze openbaar dan wel achter gesloten deuren zijn.

Bij beslissing nr. E.T. 124.252 dd. 30.05.2013 werd bijgevolg het actuele standpunt verder verduidelijkt en werd aangehaald dat de bovenvermelde handelingen onderworpen zijn aan de btw tegen het normale tarief (thans 21 %) en het punt 22 van aanschrijving nr. 15 van 25 juli 1979 vervalt. Deze maatregel was van toepassing vanaf 1 juli 2013 maar werd bij beslissing nr. E.T. 124.252/2 dd. 29.07.2013 uitgesteld tot 1 januari 2014 om praktische redenen. 2. Verduidelijking van ministerieel omzendbrief nr.208 betreffende de btw op tolken in uitvoering van een gerechtelijke opdracht De omzendbrief nr. 208 bracht reeds de aanvankelijke beslissing van de FOD Financiën (E.T. 124.252) ter kennis aan de gerechtelijke overheden met vermelding van enkele wijzigingen in de betrokken informaticaprogramma's teneinde een efficiënte invoering van de prestaties mogelijk te maken. De betrokken omzendbrief en bijgevoegde documenten blijven van toepassing. 3. Toepassing van de beslissingen E.T. 124.252 en E.T. 124.252/2 3.1 Voorafgaand aan het leveren van prestaties vanaf 1 januari 2014 C. Btw-nummer De gerechtstolk dient te beschikken over een btw-nummer en dient dit aan te vragen bij de bevoegde diensten van de FOD Financiën. De aanvraag en procedure voor het bekomen van een ondernemingsnummer en een btw-nummer behoort tot de eigen verantwoordelijkheid van de betrokkene.

Opgelet : De verplichting om te beschikken over een btw-nummer is ook van toepassing voor de gerechtstolken die inzake btw onderworpen zijn aan de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.

D. Vrijstelling van de btw De gerechtstolken, natuurlijke persoon of rechtspersoon, van wie de jaaromzet gerealiseerd tijdens het verstreken kalenderjaar niet meer bedraagt dan een drempelbedrag dat thans 5.580 euro, exclusief btw, bedraagt (de btw-administratie aanvaardt in de praktijk een tijdelijke lichte overschrijding met 10 pct van dat bedrag) worden van rechtswege onderworpen aan de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen in de zin van artikel 56, § 2, van het Btw-Wetboek.

Dit betekent dat zij geen btw mogen aanrekenen op de leveringen van goederen en op de diensten die zij verrichten. Zij vermelden op de factuur in de plaats van het tarief en de verschuldigde belasting "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting - Btw niet toepasselijk". Bovendien mogen zij geen aftrek van voorbelasting uitoefenen. De gerechtstolken zijn ook verplicht om jaarlijks, uiterlijk op 31 maart, een opgave in te dienen van de btw-belastingplichtige afnemers.

De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen is niet verplicht voor belastingplichtigen, zelfs al voldoen ze aan de toepassingsvoorwaarden ervan. Aan de gerechtstolken wordt de mogelijkheid geboden te kiezen voor de normale regeling. Deze keuze maken zij door een aangetekende brief te richten aan het hoofd van het controlekantoor waarvan zij afhangen.

Een tegencontrole van de gerealiseerde omzet op jaarbasis voor de prestaties geleverd in het kader van de gerechtskosten in strafzaken gebeurt aan de hand van de uitgegeven fiscale fiches. 3.2 Prestaties geleverd vanaf 1 januari 2014 A. Verplichting om over een btw-nummer te beschikken Vanaf 1 januari 2014 zal in principe iedere gerechtstolk dienen te beschikken over een btw-nummer. Indien de tolk geen btw-nummer heeft, zullen de geleverde prestaties niet kunnen uitbetaald worden. Een uitzondering op dit principe is van toepassing indien het btw-nummer in aanvraag is. Dit dient echter uitdrukkelijk gemeld te worden. De betrokkene deelt het btw-nummer mee aan de vorderende overheid zodra hij hierover beschikt.

B. Aanrekenen van btw op de geleverde prestaties Tenzij de gerechtstolk onderworpen is aan de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, moet hij btw aanrekenen op de vergoeding voor het geheel van de geleverde prestaties met inbegrip van de verplaatsingsvergoeding. Het normale tarief is van toepassing voor de geleverde prestaties. Het normale btw-tarief bedraagt thans 21 %.

C. Aanpassing van de procedure voor de uitbetaling van de prestaties geleverd door tolken in uitvoering van een gerechtelijke opdracht Opmerking : de term kostenstaat zal hierna worden gebruikt als algemene term voor zowel de factuur, de staat van ereloon, de memorie, etc.

C.1. De aanstelling De bevoegde politiediensten of gerechtelijke overheden stellen in tweevoud de vordering van de gerechtstolk op en vermelden de volgende gegevens : het dossiernummer, de identiteit van de gevorderde tolk, de bron- en de doeltaal waarin dient getolkt te worden, de datum en het uur waarop de prestatie dient verricht te worden.

Nadat de prestatie werd geleverd stellen de bevoegde politiediensten of gerechtelijke overheden in tweevoud een bijkomend document op (document van geleverde prestatie) dat melding maakt van de volgende gegevens : het begin- en einduur van de wachttijd, het begin- en einduur van de tolkprestatie, de verplaatsing.

Bovengenoemde gegevens kunnen op één enkel document worden afgeleverd.

Het document of de documenten moeten voorzien zijn van een handtekening van de vorderende overheid. Deze geeft één exemplaar aan de gevorderde tolk voor de opmaak van zijn kostenstaat. Een ander exemplaar wordt bijgevoegd aan het dossier hetzij aan het proces-verbaal.

C.2. Opmaak van een factuur Een meerderheid van de gerechtelijke prestatieverleners maakt zelf een kostenstaat op voor de door hen geleverde prestaties. Tot op heden worden de prestaties van gerechtstolken echter uitbetaald op basis van een kostenstaat die wordt opgesteld door de gerechtelijke overheden of de politiediensten. Deze kostenstaat is bovendien meestal de aanstelling van de gerechtstolk.

Omdat deze praktijk problematisch is voor de fiscale verplichtingen van de gerechtstolk zal vanaf 1 januari 2014 een kostenstaat worden vereist voor elke geleverde prestatie die wordt opgemaakt door de gevorderde tolk zelf. Alle verplichte vermeldingen van een factuur conform de fiscale regelgeving en de regelgeving inzake de gerechtskosten in strafzaken dienen in acht genomen te worden.

De volgende gegevens moeten minstens worden weergegeven op de kostenstaat conform de regelgeving inzake de gerechtskosten in strafzaken : de datum van de vordering en naam van de magistraten van wie zij uitgaat; de soort van misdaad of van wanbedrijf; bij voorkomend geval, de naam van de verdachten; de vermelding van de prestaties en toepasselijke artikelen van het tarief; het volgnummer van de factuur; het bankrekeningnummer van de belanghebbende en zijn volledig adres; bij voorkomend geval, de datum van de verplaatsingen; eventueel de aan de betrokkene toegestane prijsvermindering voor het vervoer.

De kostenstaat moet voorzien zijn van de volgende geschreven mededeling die door de gerechtstolk ondertekend dient te zijn : "Ik bevestig op mijn eer dat deze verklaring oprecht en volledig is." Deze voorwaarde geldt op straffe van onontvankelijkheid van de factuur.

Bovendien moet voldaan worden aan artikel 5 van het Koninklijk Besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde. Het betreft onder meer de volgende verplicht op de factuur te vermelden gegevens : de factuurdatum, het volgnummer, naam, adres en btw-nummer van de dienstverrichter en van de medecontractant (btw-nummer van FOD Justitie : 0308357753), de datum en omschrijving van de diensten, de maatstaf van heffing, de vermelding van het tarief en de verschuldigde belasting.

C.3. Neerlegging van de kostenstaat Onverminderd de toepassing van de fiscale bepalingen, legt de gerechtstolk de kostenstaat samen met de vordering binnen de kortst mogelijke termijn en uiterlijk binnen de zes maanden na het verstrijken van het jaar waarin de prestatie werd geleverd, neer bij de vorderende gerechtelijke overheid (artikel 86 lid 1 algemeen reglement op de gerechtskosten in strafzaken).

Als de tolk werd gevorderd door de politiediensten of het openbaar ministerie zal de kostenstaat en de aanstelling (zie punt C.1 - vordering en document van geleverde prestatie) overgemaakt dienen te worden aan het openbaar ministerie. Deze laatste zal overgaan tot controle en begroting van de kostenstaat hetzij deze overmaken aan de bevoegde gerechtelijke overheid waarvoor zij optrad.

Als de tolk werd gevorderd door de rechtbank zal de kostenstaat en de aanstelling (zie punt C.1 - vordering en document van geleverde prestatie) overgemaakt dienen te worden aan de voorzitter van de rechtbank. Deze laatste zal overgaan tot controle en begroting van de kostenstaat. 3.3. Overgangsmaatregelen voor prestaties geleverd tot en met 31 december 2013 De gerechtstolken die beschikken over een ondernemingsnummer en btw-nummer mogen al overgaan tot het aanrekenen van btw op de geleverde prestaties. Zij zijn hiertoe echter nog niet verplicht en zullen bij gebreke aan het aanrekenen van btw niet gesanctioneerd worden. De tolken die nog niet over een ondernemingsnummer en btw-nummer beschikken zullen tevens uitbetaald blijven worden voor de prestaties die zij leveren. Deze overgangsmaatregel is slechts van toepassing tot en met 31 december 2013.

D. Bijzondere situatie : overheidspersoneel dat tolkenopdrachten levert in bijberoep Conform de huidige regelgeving staat het personeelsleden van de overheid toe om tolkenopdrachten te leveren. Zij worden hiervoor vergoed conform een bijzonder tarief wanneer de door hen geleverde prestaties in het kader van hun dienst worden verricht. Ingevolge de btw-verplichting en de toekomstige omzetting van de Europese richtlijn 2010/64/EU is het echter vereist dat deze categorie van tolken een statuut als zelfstandige in bijberoep aanvragen. Hiervoor dienen zij tevens de toestemming te verkrijgen van de bevoegde diensten (overste en P&O diensten). 4. Bijkomende informatie Voor meer informatie met betrekking tot de inhoud en toepassing van onderstaande omzendbrief kan u zich wenden tot het secretariaat van de dienst gerechtskosten (secret.FraisJustice.Gerechtskosten@just.fgov.be) via het telefoonnummer 02-552 25 13 of faxnummer 02-552 27 87. Deze zal uw verzoek aan de bevoegde personen bezorgen.

Met betrekking tot de aanvraag van een ondernemingsnummer en een btw-nummer alsook de diverse fiscale verplichtingen kan u terecht op de website van de FOD Financiën (www.minfin.fgov.be) of bij één van de erkende ondernemingsloketten op de website van FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie (http://economie.fgov.be/nl/ondernemingen/leven_onderneming/ oprichting/ondernemingsloket). 5. Inwerkingtreding Deze omzendbrief treedt in werking op de dag van publicatie in het Belgisch Staatsblad. Ik dank de rechterlijke overheden voor hun welwillende medewerking om deze omzendbrief zo snel mogelijk ter kennis te geven van de korpschefs van de politiezones.

Met de meeste hoogachting, De Minister van Justitie, A. TURTELBOOM