BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

21 JANUARI 2015. - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2014

Aan de dames en heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Ter informatie : Aan de dames en heren Gemeenteontvangers Dames en heren Burgemeesters, Dames en heren Schepenen, Deze omzendbrief beoogt de afsluiting en de vaststelling van de gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2014.

Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit (A.R.G.C.) bepaalt de regels voor de afsluiting en de vaststelling van de jaarrekeningen (artikelen 72 tot 79).

Sinds 1994 werden bijzondere regels voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ingevoerd via omzendbrieven ter aanvulling van de algemene regels van het voornoemde koninklijk besluit.

Bovendien moet rekening worden gehouden met de onderstaande gegevens : A. BEGROTINGSREKENING A.1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari 2015 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2014. Dit geldt eveneens voor de opcentiemen geïnd door de Federale Overheidsdienst Financiën; de bedragen van de vastgestelde rechten dienen overeen te stemmen met deze vermeld op regel 6 (opbrengst toegekend aan de gemeente) van het document 173X. De ontvangstrechten dienen vastgesteld te worden conform de bepalingen van artikel 46 van het A.R.G.C. Bovendien moet op grond van artikel 73 van het A.R.G.C. alles in het werk gesteld worden om de aanrekening mogelijk te maken van facturen en afrekeningen met betrekking tot het dienstjaar 2014.

Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren - gegrond is.

Ik herinner eraan dat in artikel 57 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden.

Overgedragen vastleggingen moeten dan ook altijd voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen of werken die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd.

Ik moedig u aan om de inspanning van de "schoonmaak" in de niet-geïnde schuldvorderingen voort te zetten, vooreerst door deze als dubieuze vorderingen in de boeken op te nemen en vervolgens door de juiste onwaarden te boeken.

Hoewel er al een grote inspanning werd vastgesteld, komen er bij controles in de balansen nog steeds erg oude schuldvorderingen aan het licht.

Ik herinner u daarnaast aan de artikelen 45 en 46 van het A.R.G.C. Zo moeten de invorderingsrechten onmiddellijk in de boekhouding worden geboekt en niet pas bij de invordering. Bij de controles ter plaatse werd een slechte opvolging van de ontvangsten opgemerkt, in het bijzonder wat de subsidies betreft. Naast het feit dat het resultaat van de rekening bezwaard wordt, dreigt het niet boeken van een invorderingsrecht ertoe te leiden dat het vergeten wordt.

Ik wens het belang van deze verrichtingen te beklemtonen, aangezien het begrotingsresultaat van de rekening gebaseerd is op de netto vastgestelde rechten en de vastleggingen. Onnodig overgedragen vastleggingen beïnvloeden het resultaat immers negatief, terwijl vastgestelde rechten die naar alle verwachtingen niet meer geïnd kunnen worden, een fictieve positieve invloed hebben, en dit niet enkel op de resultaten van de begrotingsboekhouding (begrotingsresultaat en boekhoudkundig resultaat) maar ook op de resultaten van de algemene boekhouding (lopend resultaat en resultaat van het dienstjaar in de resultatenrekening).

Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze uitgave stipt nageleefd wordt.

A.2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T : Krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het formulier T3 moeten het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen goedgekeurd door de gemeenteraad. Interne overboekingen die tijdens het dienstjaar verricht werden tussen begrotingsartikelen die tot dezelfde functie en economische groep behoren (art. 10 ARGC), moeten niet langer in deze wijzigingen opgenomen worden. Deze wijzigingen worden van kracht op 31 december 2014 en zullen bijgevolg worden geïntegreerd in de begrotingsrekening 2014 na de goedkeuring ervan door de gemeenteraad.

Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 16 en 73 van het A.R.G.C. Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via overboekingen en de inschrijving van de onwaarden.

Ter herinnering : kredietaanpassingen binnen de perken van artikel 10 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit zijn geen begrotingswijzigingen die voorgelegd dienen te worden aan de toezichthoudende overheid en worden bijgevolg niet opgenomen in het afsluitingsdocument. Ik dring erop aan dat deze instructie nageleefd zou worden.

Deze interne aanpassingen hebben enkel betrekking op de gewone dienst.

Overboekingen van het overschot naar de reservefondsen die tijdens het jaar aangelegd worden, dienen eveneens aangerekend te worden. De overboeking als uitgave leidt immers tot een daling van het gecumuleerde resultaat; het is dan ook logisch dat het reservefonds voor het overeenstemmende bedrag gecrediteerd wordt. Het is echter zo dat enkel een aanrekening in de algemene boekhouding tot uiting komt.

Daarom is het van essentieel belang dat de overboeking volledig aangerekend wordt, zodat de balans de werkelijke reserves weergeeft.

Eventuele begrotingswijzigingen in de buitengewone dienst gelden steeds als uitzonderingen en moeten behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerd verslag opgesteld door de commissie opgericht op grond van artikel 12 van het A.R.G.C. Wijzigingen van ontvangsten komen niet aan bod in dit document.

A.3. Resultaat van de dienstjaren Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig batig saldo vastgesteld of wordt het boekhoudkundig tekort vastgelegd en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op 31 december 2014.

De samenvattende tabellen worden voorgelegd in de vorm die is voorgeschreven door het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 20 oktober 2005 waarbij de voorstelling van de begroting van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt vastgelegd.

In de kolom met betrekking tot de begrotingskredieten moeten de kredieten vermeld worden als aangepast door de wijzigingen, met inbegrip van de aanpassingen verricht in het kader van artikel 10 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit.

B. BALANS, RESULTATENREKENING EN BIJLAGE B.1. Overeenkomstig artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 744-index van de maand mei 2014 B.2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans gewaardeerd werden, zou voor hun herwaardering op de rekening 2014 uitgegaan moeten worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische indexering van de kadastrale inkomens, zijnde een indexering van 1,11 %, berekend als de verhouding tussen de coëfficiënt 2014 (1,70) en de coëfficiënt 2013 (1,6813) zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 20 januari 2014 en 22 januari 2013.

B.3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de bijzondere rekeningen te worden medegedeeld, evenals de wettelijke bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het analyseverslag van de begroting en de boekhouding. De gemeenten worden eraan herinnerd dat hen een instrument voor de controle en de opmaak van de rekeningen ter beschikking werd gesteld. Bovendien moeten de boekhoudkundige documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij ministerieel besluit van 23 september 1991 (Belgisch Staatsblad van 21 oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden van het Bestuur Plaatselijke Besturen.

B.4. Werken in uitvoering Er moet op toegezien worden dat de rekeningen "werken in uitvoering" en "aankopen in uitvoering" met betrekking tot voltooide werken en verrichte aankopen afgesloten worden in de boekhouding. Uit het onderzoek van de jaarrekeningen blijkt immers dat het saldo van de rekeningen "werken in uitvoering" elk jaar toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette follow-up nodig opdat de balans een precies beeld zou geven van de situatie. Verder is het zo dat zolang deze rekeningen niet afgesloten zijn, er geen afschrijvingen verricht worden. Dit leidt tot een fictieve verbetering van de resultatenrekening en geeft een vertekend beeld van de balans.

In Bijlage 1 vindt u een tabel waarin de op 31 december in uitvoering zijnde werken moeten ingevuld worden, gerangschikt per categorie.

B.5. Regularisatie- en wachtrekeningen Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49) slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren.

Met andere woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen die deel uitmaken van de totalen ingeschreven in de rubrieken X en X' van de balans.

B. 6. Situatie van de gemeenteschuld Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de werkelijke situatie van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een tabel die de overeenstemming moet verduidelijken tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd.

Daarnaast vindt u als bijlage 2 een in te vullen tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2014.

De vereiste gegevens worden u meegedeeld door de bankinstellingen.

Ik herinner u eraan dat overeenkomstig artikel 1 van het A.R.G.C. een invorderingsrecht vastgesteld moet worden voor elke lening wanneer het college deze bestelt. Bovendien bepaalt artikel 47 dat de algemene rekeningen tegelijkertijd bijgehouden worden en dat de vaststelling van het recht gepaard moet gaan met een debitering van de rekening 41300 alsook met een creditering van de rekening 17 voor het bestelde bedrag.

Ik herinner u eraan dat overeenkomstig de omzendbrief van 7 januari 2013 betreffende de gemeentelijke leningen, de tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2014, die bij de rekening gevoegd moet worden, tevens elektronisch doorgestuurd moet worden, uiterlijk tegen 31 maart 2015.

B.7. Subsidies aan VZW's In Bijlage 3 vindt u een model van tabel, waarin alle subsidies aan vzw's vermeld moeten worden. Vermeld voor elke subsidie het begrote en het werkelijk toegekende bedrag, alsook het begrotingsartikel waarop de uitgave is aangerekend.

B.8. Pensioenfondsen Bijlage 4 (a, b of c) moet ingevuld worden naargelang de beheerswijze van de pensioenen waarvoor uw gemeente heeft gekozen.

B.9. Nog te innen schuldvorderingen Gelieve de lijst met nog te innen schuldvorderingen langs elektronische weg op te sturen.

U vindt een modeltabel als bijlage 5.

B.10 Toegekende waarborgen In het kader van de controle die uitgeoefend wordt door de Europese instanties dient u elk jaar een lijst te bezorgen van de schulden van de entiteiten die de waarborg van de plaatselijke besturen genieten, en dit uiterlijk tegen 30 juni.

De modeltabel wordt u op verzoek toegestuurd.

C. NAZICHT VAN DE REKENINGEN Bij de afsluiting van de rekeningen is het onontbeerlijk de juistheid van de boekhouding te controleren. Het Gewest stelt daarvoor een programma voor het opstellen van de jaarrekeningen, "Publicount", ter beschikking van de gemeenten.

Dit programma kan gedownload worden op de website van de Federatie van de Ontvangers : www.ro19.be. In geval van problemen kan u mevr.

Meulemans contacteren op het nummer 02-774.60.72.

D. OVERZENDING EN INFORMATIEDRAGER De overzending van de rekeningen (begrotingsrekening, balans, resultatenrekening) in haar authentieke vorm, in vijf tweetalige exemplaren en ondertekend door de bevoegde gemeentelijke overheden, blijft altijd verplicht.

De wettelijke bijlage en de in punten B3 tot B10 vermelde documenten moeten bijgevoegd worden in één exemplaar.

De bijlagen 1 tot 5 moeten elektronisch overgezonden worden voorafgaand aan de indiening van de papieren versie.

Elektronische overzending Het besluit van 20 maart 2008 van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot bepaling van het informaticaformaat van de begrotingen en rekeningen van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is van toepassing op de rekeningen 2014.

Daarom verwijs ik u naar de omzendbrief van 4 december 2008 met betrekking tot de Gegevensbank van de gemeentelijke financiën - Gegevensoverdracht. De informaticus van het CIBG, Guy Fremal (02-204.27.47) of Antoine Marc (02-204.28.45), zal een antwoord kunnen geven op uw technische vragen.

Uw contactpersonen op het nummer 02.800 : M. Léonard 32.78 - C. Delattre 32.70 - W. Marcoen 32.82 - G. Courtois 32.75 - A. Willems 33.01 - Q. de Launois 32.98 U dient absoluut het boekhoudplan na te leven. Ik verzoek u daarom rekening te houden met de opmerkingen die u werden bezorgd over het gebruik van foutieve functionele of economische codes en de nodige verbeteringen aan te brengen. Tevens zijn negatieve kredieten (vastgestelde rechten, vastleggingen of aanrekeningen) niet toegelaten. Gelieve ook daar rekening mee te houden.

Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven betreffende de afsluiting van de boekhouding.

Met de meeste hoogachting, De Minister-President, R. VERVOORT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld