MINISTERIE VAN TEWERKSTELLING EN ARBEID EN MINISTERIE VAN AMBTENARENZAKEN

20 APRIL 1999. - Omzendbrief betreffende het koninklijk besluit van 27 februari 1990 houdende maatregelen tot bevordering van gelijke kansen voor mannen en vrouwen in de overheidsdiensten. - Code van goede praktijk inzake positieve acties (1)

1. De positieve-actieambtenaar Opdracht De positieve-actieambtenaar is verantwoordelijk voor de bevordering van de gelijke kansen in de instelling. Aanstelling De leidende ambtenaar doet een oproep tot kandidaatstelling aan alle medewerkers van niveau 1. Bij de selectie van de kandidaten gaat de voorkeur uit naar een medewerker van een overkoepelende dienst, bij voorkeur de personeelsdienst. Dit moet de integratie van het positieve actiebeleid binnen het globale personeelsbeleid bevorderen. Bovendien krijgen medewerkers van diensten die veelvuldig contact onderhouden met andere diensten de voorkeur.

De eigenlijke selectie gebeurt door de interne begeleidingscommissie en de gekozen kandidaat wordt voorgedragen aan de Minister ter goedkeuring. De Minister maakt zijn/haar goedkeuring bekend binnen de termijn van één maand. Indien binnen deze termijn geen antwoord werd ontvangen, wordt dit geïnterpreteerd als een akkoord.

Eens een kandidaat is aangesteld, brengt de betrokkene de federale coördinator positieve actie hiervan binnen de termijn van één maand schriftelijk op de hoogte.

Tijdsvrijstelling : Zoals bedoeld in artikel 5bis van het koninlijk besluit van 27 februari 1990 (ingevoegd bij artikel 1 van het koninklijk besluit van 24 augustus 1994) wordt de positieve-actieambtenaar voor het voeren van een positieve-actiebeleid vrijgesteld van zijn taken a rato van de personeelssterkte van de instelling. Deze vrijstelling moet reëel zijn. Bovendien is het belangrijk om de opdracht van de positieveactieambtenaar op te nemen in de functiebeschrijving die als basis dient voor de evaluatie.

Om de opdracht naar behoren te kunnen vervullen is het opportuun om een vrijstelling van meer dan 2/5 te spreiden over meer dan één ambtenaar. In dit geval wordt een deel van de vrijstelling overgegeven aan een tweede positieve-actieambtenaar. Deze laatste neemt een deel van de opdracht op zich, bijvoorbeeld het opvolgen van het analytisch rapport, de uitvoering van de geplande acties, het registreren van klachten of andere taken. Het blijft echter belangrijk dat beide ambtenaren in onderling overleg het jaarplan opstellen.

Taken 1. Het opstellen van een gelijke-kansenplan. Dit behelst het opmaken van een analytisch rapport dat een kwantitatieve en kwalitatieve analyse behelst en een actieplan waarin preventieve en curatieve acties worden voorgesteld. 2. Zich informeren over het gelijke-kansenbeleid (op (inter)nationaal en communautair vlak en op het vlak van de eigen instelling) en over die aspecten in het personeelsbeleid die intern (eigen organisatie) en op interdepartementaal vlak discriminerend zijn of zouden kunnen zijn.3. Het informeren van de administratieve en de politieke hiërarchie en de personeelsleden over ongelijke stiuaties, het gelijke-kansenbeleid en over de voorgestelde, de lopende en de gerealiseerde acties.4. Het voorbereiden, deelnemen en/of organiseren van vergaderingen (interne begeleidingscommissie, netwerkvergaderingen en andere bijeenkomsten).5. De uitwerkering van het actieplan verzekeren door acties te plannen, de toepassing ervan op te volgen, deel te nemen en te evalueren.2. Positieve actie : een permanent proces Periodiciteit Het eerste analytisch rapport en gelijke-kansenplan ontstonden in de loop van 1991. Van elke organisatie die ressorteert onder het toepassingsgebied van het koninklijk besluit van 27 februari 1990 wordt verwacht dat er om de vijf jaar een nieuw analytisch rapport en gelijke-kansenplan wordt opgesteld.

Artikel 3 van het koninklijk besluit van 27 februari 1990 behandelt de procedure die moet worden doorlopen voor het opstellen van de gelijke-kansenplannen. Dit artikel legt geen periodiciteit vast, waardoor in een aantal instellingen de interpretatie ontstond dat een gelijke-kansenplan slechts éénmalig, met name na de inwerkingtreding van dit koninklijk besluit diende te worden opgesteld. Het voeren van een positieve-actiebeleid is echter geen éénmalige handeling, maar een langdurig en permanent proces. Concreet kan dit volgens het volgende werkmodel gebeuren.

Om de vijf jaar 1. Opmaak van het analytisch rapport door de positieve-actieambtenaar (samenwerking personeelsdienst/leden interne begeleidingscommissie).2. Opstellen van een gelijke-kansenplan (vijfjarenplan of algemeen beleidsplan) door de positieve-actieambtenaar samen met de interne begeleidingscommisie, waarin een samenhangend pakket van maatregelen wordt geformuleerd en wordt aangegeven welke veranderingen uiteindelijk moeten bereikt worden.3. Vijf jaar nadat het algemeen beleidsplan werd aangenomen een evaluatie van het plan en een actualisatie van het analytisch rapport doorvoeren, waarna een nieuw gelijke-kansenplan kan worden ontworpen. Elk jaar 1. Opstellen van een jaarplan, dat de acties die men zal uitvoeren binnen het komende jaar vastlegt.2. Uitvoering van de punten van het jaarplan door de verantwoordelijke instanties (de positieve-actieambtenaar, de interne begeleidingscommissie, de vormingsambtenaar, de sociale dienst, de personeelsdienst en andere personen en diensten).3. Globale evaluatie van het jaarplan na verloop van een jaar, waarna de ambtenaar en de leden van de interne begeleidingscommissie een nieuw jaarplan opstellen. Elk jaar, in de maand november, maakt de positieve-actieambtenaar een jaarverslag op aan de federaal coördinator. In dit verslag wordt in een eerste deel gerapporteerd over de geboekte resultaten in het voorbije werkjaar. In een tweede deel wordt een nieuw jaarplan voor het komende werkjaar voorgesteld.

Dit jaarverslag neemt de vorm aan van een nota. De federaal coördinator positieve acties publiceert de gezamelijke resultaten.

De lijsten van de leden van de interne begeleidingscommissie en de namen van de regionale contactpersonen worden eveneens jaarlijks overgemaakt aan de federale coördinator positieve actie.

Begeleiding Het is belangrijk dat de positieve-actieambtenaar permanent wordt ondersteund door de interne begeleidingscommissie. Voor de uitwerking en de inpassing van de maatregelen is het opportuun dat er een samenwerkingsverband tot stand komt met andere diensten dit al naargelang het actieterrein.

De betreffende positieve-actieambtenaar kan ook inspiratie putten uit de contacten met collega's tijdens de federaal georganiseerde tweemaandelijkse netwerkvergaderingen.

Deze bijeenkomsten hebben tot doel om informatie en ervaringen uit te wisselen. Voor meer informatie, concrete problemen en de uitwerking van acties kan de positieve-actieambtenaar de hulp inroepen van de federale coördinator positieve actie. 3. De interne begeleidingscommissie Opdracht De interne begeleidingscommissie heeft een adviserende en toezichthoudende bevoegdheid met betrekking tot de realisatie van het gelijke-kansenbeleid in de eigen instelling. Samenstelling De interne begeleidingscommissie bestaat uit : minimaal vier leden voorgedragen door de administratie, minimaal twee leden per vakbond en twee leden die ambtshalve lid zijn. Deze twee laatsten zijn de vormingsdirecteurs. Onder de leden voorgedragen door de administratie, met goedkeuring van de Minister, bevinden zich de positieve-actieambtenaar en een voorzitter. De voorzitter roept de vergadering samen, zorgt voor secretariaatondersteuning (voor uitnodigingen, agenda en verslagen) en draagt de verantwoordelijkheid voor de vervanging van de leden.

Wanneer een lid gedetacheerd wordt of op een andere wijze de instelling verlaat voor een periode van meer dan zes maanden, moet het lid binnen een termijn van drie maanden worden vervangen. De positieve-actieambtenaar brengt de federale coördinator positieve actie binnen een termijn van één maand schriftelijk op de hoogte van de vervanging.

Taken De interne begeleidingscommissie is volgens artikel 6 van het koninklijk besluit van 27 februari 1990 bevoegd om : - een advies over het ontwerp van gelijke-kansenplan uit te brengen; - de positieve acties te evalueren; - toezicht uit te oefenen over de tenuitvoerlegging van de positieve acties.

Bovendien is het belangrijk dat de interne begeleidingscommissie actief is bij de uitbouw van positieve-actiemaatregelen door de positieve-actieambtenaar bij te staan met betrekking tot het vergaren van informatie in verband met evoluties op het vlak van het ambtenarenstatuut en het personeelsbeleid in de meest ruime zin alsook mee te denken over de uitwerking van nieuwe maatregelen.

Overleg De interne begeleidingscommissie vergadert minstens twee maal per jaar en wordt samengeroepen op initiatief van de voorzitter of van de positieve-actieambtenaar. De positieve-actieambtenaar of een personeelslid van het secretariaat, aangeduid door de voorzitter, zorgt voor het verspreiden van de agenda en de uitnodiging. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt. De positieve-actieambtenaar bezorgt de federaal coördinator positieve actie schriftelijk een dubbel van dit verslag. 4. De contactpersonen Een aantal ministeries en parastalen, hebben regionale kantoren.In de praktijk blijkt dat de doorstroming van het positieve-actiebeleid naar deze kantoren niet altijd even vlot verloopt. Om aan dit euvel te verhelpen dienen "contactpersonen" te worden aangeduid.

Voor de verfijning van het analytisch rapport en het gelijke-kansenplan alsmede voor de registraties van klachten werkt de positieve-actieambtenaar samen met de contactpersonen uit de regio-nale kantoren die aangeduid worden als meldpunt.

Minstens tweemaandelijks neemt de positieve-actieambtenaar contact op met deze personen en maakt hiervan een kort verslag dat, indien nodig, kan worden bijgevoegd in het jaarlijks verslag aan de federaal coördinator positieve actie. De verantwoordelijkheid voor dit contact berust bij de positieve-actieambtenaar.

Aanstelling De ministeries worden gevraagd ten laatste tegen een vooraf bepaalde datum voor elk regionaal kantoor een contactpersoon positieve-actie aan te duiden. Daartoe vraagt de positieve-actieambtenaar aan de leidende ambtenaar van het regionaal kantoor een oproep tot kandidaatstelling te lanceren.

Drie maanden na de oproep moet door de interne begeleidingscommissie een selectie gemaakt zijn uit de kandidaten op basis van de geschiktheid voor de te vervullen taken.

De naam van de contactpersonen wordt binnen deze termijn doorgegeven aan de federale coördinator positieve actie.

Wanneer de contacpersoon voor een periode langer dan zes maanden afwezig is, moet een nieuwe contactpersoon worden aangeduid. Het is de positieve-actieambtenaar die toeziet op de continuïteit van deze functie.

Taken De contactpersoon vormt het gezicht van het positieve-actiebeleid. Hij of zij verspreidt informatie via affiches, maakt zijn of haar telefoonnummer bekend en maakt melding van het bestaan van een positieve-actieambtenaar in het hoofdkantoor alsook van de federaal coördinator. Hij of zij registreert klachten en doet melding van deze klachten bij de positieve-actieambtenaar.

De contactpersoon stelt de positieve-actieambtenaar op de hoogte van knelpunten en concrete probleemsituaties voor bepaalde categorieën werknemers. Deze informatie zal de positieve-actieambtenaar toelaten een meer gedetailleerd analytisch rapport en globaal beleidsplan op te stellen.

De Minister van Tewerkstelling en Arbeid, belast met het gelijke-kansenbeleid, Mevr. M. SMET De Minister van Ambtenarenzaken, A. FLAHAUT _______ Nota (1) Verwijzigingen naar het Belgisch Staatsblad : Koninklijk besluit van 27 februari 1990, Belgisch Staatsblad van 8 maart 1990. Koninklijk besluit van 24 augustus 1994, Belgisch Staatsblad van 15 september 1994.