BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

4 MAART 2016. - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de rekeningen voor het dienstjaar 2015 van de openbare centra voor maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Dames en Heren Voorzitters, Dames en Heren Leden, De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2015.

Artikel 89 § 1 van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk jaar vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande dienstjaar.

Vervolgens dienen deze in toepassing van art 89 § 2, gewijzigd bij ordonnantie van 8 oktober 2015, vóór 30 juni volgend op het sluiten van het dienstjaar te worden overgezonden aan de Gemeenteraad met het oog op het definitieve vaststellen. Tegelijkertijd worden deze documenten aan het Verenigd College overgemaakt. De OCMW's zullen erover waken deze termijnen te respecteren. Hieromtrent verwijzen wij tevens naar artikel 88 § 2, van dezelfde wet dat via de gewijzigde ordonnantie als volgt werd aangevuld : " Geen enkele begrotingswijziging kan na 1 juli worden aangenomen door de raad voor maatschappelijk welzijn indien de rekeningen van het vorige dienstjaar nog niet aan de toezichthoudende overheden zijn overgemaakt".

Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de OCMW's van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie dd. 26 oktober 1995, het laatst gewijzigd op 15 maart 2013, bepaalt de regels voor de afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m 77).

Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder hernomen. 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken te bevatten: o De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. o Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2015, zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening.

Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. art.74 van het algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren opgevraagd worden. o Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet. o Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en het equivalent leefloon, de voorschotten, ...) op afdoende wijze worden verantwoord in het advies van de technische groep. o Indien van toepassing, de rekening 2015 van de instellingen met afzonderlijk beheer; o De ratio's, de tabel van de financiering (zie bijlage 1) en de grafieken overeenkomstig het besluit van 3 juni 1999 van het Verenigd College tot vaststelling, ter uitvoering van artikel 74 van het algemeen reglement op de comptabiliteit van de OCMW's van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en die bij de totaalbalans moeten worden gevoegd o Een overzichtstabel met de toestand van de verschillende exploitatie- en investeringsfondsen, en de wacht- en regularisatierekeningen (rekening n-3, rekening n-2, rekening n-1, toestand eind 2015) (zie bijlage 2) o De hierbij gevoegde tabellen van de pensioenfondsen, te gebruiken in functie van de beheerswijze van de pensioenen waarvoor uw OCMW heeft gekozen (zie bijlage 3 (tabel a, b of c)). o De tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2015 (zie bijlage 4) 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen A Budgettaire rekening Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven: o Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het algemeen reglement de lijsten per begrotingsartikel vast te stellen van de vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen dienstjaar nog te innen bleven, van de vastgelegde uitgaven die op 31 december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te dragen naar het volgend dienstjaar alsmede die van het beheer van de voorraden, opgesteld door de secretaris van de naar het volgend dienstjaar overgedragen saldi, nadat ze in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris.Deze dienen ten laatste op 15 februari van het daaropvolgende jaar door het bevoegd orgaan te worden vastgesteld; o De OCMW's moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; o In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de OCMW's interne kredietaanpassingen met betrekking tot de exploitatiedienst tot 31 januari 2016 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; o Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte resultaat (art. 100bis, § 2 van de organieke wet). Het is aanbevolen om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. o Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen, werken of diensten die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd.

B Balans- en resultatenrekening Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat voor de bouwwerken de ABEX-index 744 van de maand mei 2015 van toepassing is (www.abex.be).

De herwaardering van de terreinen in de rekening 2015 dient gebaseerd te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, hetzij 0,34% dat wordt berekend door het indexcijfer 2015 (1,7057) te delen door het indexcijfer 2014 (1,7 ), zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van respectievelijk 21 januari 2015 en. 20 januari 2014.

C De wacht- en de regularisatierekeningen van de balans en de budgettaire rekening De wacht- en de regularisatierekeningen mogen, bij de definitieve afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen.

Daartoe verzoeken wij u de saldo's te vervolledigen in bijlage 2 die nieuw werd aangevuld met de wacht- en de regularisatierekeningen. Het is uiterst belangrijk de saldo's van deze rekeningen te verantwoorden in het advies van de technische groep onder de vorm van een lijst geassocieerd met hun rechtvaardiging.

D Toestand van de schuld van het OCMW op 31.12.2015 De toestand van de schuld van het OCMW zoals deze voorkomt in de balans dient er een exacte weergave van te zijn. Hoewel wordt aanvaard dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een tabel die de overeenstemming verduidelijkt tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd.

Daarnaast vindt u als bijlage 4 een nieuwe in te vullen tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2015.

De vereiste gegevens worden u meegedeeld door de bankinstellingen.

E Goedkeuring van de rekening 2015 en het begrotingscorrectief Artikel 9 van het algemeen reglement bevestigt de bepalingen die reeds werden voorzien bij artikel 106, § 3 van de organieke wet, wetende dat de "definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de begrotingsrekening van het vorige dienstjaar brengt de vermindering of de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie van het eindresultaat van de begrotingsrekening". Het begrotingscorrectief van de rekening 2015 zal automatisch de in de begroting 2016 initieel voorziene gemeentetoelage verbeteren, binnen de 40 dagen volgend op de ontvangst van de jaarlijkse rekeningen door de gemeenteraad, uitgezonderd in geval van niet-goedkeuring door deze raad (cfr. artikel 89 § 2 van de organieke wet). 3. Controle ter plaatse Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikels 89, 108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/07/1976 pub. 18/04/2016 numac 2016000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Organieke wet betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. - Officieuze coördinatie in het Duits van de versie toepasselijk op de inwoners van het Duitse taalgebied sluiten.In toepassing van deze bepalingen zullen één of meerdere agenten van onze directie zich naar uw administratie verplaatsen om kennis te nemen van bepaalde verantwoordingsstukken met betrekking tot de dienstjaarrekening. Er zal van tevoren contact worden opgenomen om de praktische modaliteiten van deze controle te bespreken. 4. Toegekende waarborgen In het kader van de controle die uitgeoefend wordt door de Europese instanties, overeenkomstig de nieuwe ordonnantie van 8 oktober 2015 waarbij een artikel 89bis werd toegevoegd in de organieke wet van 8 juli 1976Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/07/1976 pub. 18/04/2016 numac 2016000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Organieke wet betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. - Officieuze coördinatie in het Duits van de versie toepasselijk op de inwoners van het Duitse taalgebied sluiten betreffende de OCMW 's van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, dient het OCMW elk jaar te rapporteren aan het Verenigd College over de waarborgen die het OCMW aan derden heeft verleend en de overgenomen schulden in het voorafgaande jaar, en dit uiterlijk tegen 30 juni. De modeltabel wordt u op verzoek toegestuurd. 5. Elektronische toezending In dit verband en zoals u de voorgaande jaren werd gevraagd, nodig ik u uit de 2 generieke emailadressen financeslocales@gob.brussels en minerve@gob.brussels te gebruiken voor de elektronische toezending van de jaarrekeningen.

De toezending van de bijlagen 1 tot 5 dienen uitsluitend op het generiek emailadres financeslocales@gob.brussels in Excel-vorm te worden toegezonden en dit voorafgaand aan de indiening van de papieren versie van de jaarrekening en haar bijlagen.

Deze bijlagen zullen u elektronisch worden overgemaakt tegelijkertijd met de papieren versie van de huidige omzendbrief.

Met dank voor uw aandacht.

De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan personen, Pascal SMET Céline FREMAULT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld