30 SEPTEMBER 2024. - Ministerieel besluit houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het Instituut voor Octrooigemachtigden

De Minister van Economie, Gelet op het Wetboek van economisch recht, artikel XI.75/6, § 2, 8°, ingevoegd bij de wet van 8 juli 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/07/2018 pub. 19/07/2018 numac 2018031478 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet houdende bepalingen ter bescherming van de titel van octrooigemachtigde type wet prom. 08/07/2018 pub. 17/07/2018 numac 2018040258 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet houdende bepalingen inzake de proefbank voor vuurwapens sluiten;

Gelet op het huishoudelijk reglement van het Instituut voor Octrooigemachtigden, goedgekeurd bij het ministerieel besluit van 24 juli 2023Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 24/07/2023 pub. 01/08/2023 numac 2023044205 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Ministerieel besluit houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het Instituut voor Octrooigemachtigden sluiten;

Gelet op de gewone algemene vergadering van het Instituut voor Octrooigemachtigden van 27 mei 2024, waarbij het de wijziging van artikel 8 en de opheffing van de artikelen 33 en 34 van het huishoudelijk reglement heeft opgesteld;

Overwegende het Wetboek van economisch recht, de artikelen XI.75/6, § 5, en XI.75/7, § 4, tweede lid;

Besluit : Enig artikel. Het huishoudelijk reglement, dat door de algemene vergadering van het Instituut voor Octrooigemachtigden is opgesteld, zoals gewijzigd bij het voorstel van de gewone algemene vergadering van 27 mei 2024, en als bijlage aan dit besluit is gehecht, wordt goedgekeurd.

Brussel, 30 september 2024.

P.-Y. DERMAGNE

Bijlage INSTITUUT VOOR OCTROOIGEMACHTIGDEN Huishoudelijk reglement

HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: 1° Instituut: het Instituut voor Octrooigemachtigden bedoeld in artikel XI.75/3, § 1, van het Wetboek van economisch recht; 2° algemene vergadering: de algemene vergadering van het Instituut;3° raad: de raad van het Instituut;4° tuchtcommissie: de tuchtcommissie van het Instituut; 5° gewoon lid: het lid van het Instituut bedoeld in artikel XI.75/5, § 1, eerste lid, van het Wetboek van economisch recht; 6° tijdelijk lid: het lid van het Instituut bedoeld in artikel XI.75/5, § 1, tweede lid, van het Wetboek van economisch recht; 7° geassocieerde: de stagiair bedoeld in artikel 14, eerste lid, van het koninklijk besluit van 30 september 2020Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 30/09/2020 pub. 04/11/2020 numac 2020015902 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Koninklijk besluit betreffende de vertegenwoordiging inzake octrooien sluiten betreffende de vertegenwoordiging inzake octrooien, de voormalige octrooigemachtigde die niet langer ingeschreven is in het register van erkende gemachtigden, de persoon bedoeld in artikel XI.64/4 van het Wetboek van economisch recht of de gemachtigde erkend bij het Europees Octrooibureau die werkzaam is in België zonder gewoon of tijdelijk lid te zijn van het Instituut; 8° minister: de minister bevoegd voor Economie; 9° regeringscommissaris: de regeringscommissaris bedoeld in artikel XI.75/10 van het Wetboek van economisch recht; 10° : Dienst: de Dienst voor de Intellectuele Eigendom bij de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie.

Art. 2.Het doel van het huishoudelijk reglement is de interne werking van het Instituut vast te leggen, tot realisatie van zijn doel zoals omschreven in de wet.

Om de diverse belangen van de octrooigemachtigden te behartigen en om permanente vorming aan te kunnen bieden, zal het Instituut onder meer zijn leden ook naar buitenlandse overheidsinstanties en beroepsorganisaties toe vertegenwoordigen, zijn leden in contact brengen met octrooigemachtigden actief in en samenwerking zoeken met andere organisaties actief op het domein van intellectuele eigendom.

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing onverminderd de toepassing van de geldende wetgeving en reglementering, zoals boek XI, titel 1, hoofdstuk 3, van het Wetboek van economisch recht en zijn uitvoeringsbesluiten.

Art. 3.De raad bepaalt het adres van de zetel van het Instituut.

HOOFDSTUK II. - Leden en geassocieerden

Art. 4.Gewone leden hebben het recht: 1° deel te nemen aan alle activiteiten van het Instituut tegen de door de raad vastgelegde voorwaarden;2° aan de raad voorstellen te formuleren in verband met de werking van het Instituut en te behandelen thema's;3° hun advies te geven onder meer over ontwerpen van standpunt van het Instituut;4° op verzoek aan de voorzitter van de raad, inzage te nemen in dit reglement, de gedragsregels, het reglement houdende de organisatie van een permanente vorming, de verslagen van de algemene vergadering, de rekeningen van het Instituut en de lijst van zijn leden. Gewone leden hebben de plicht regelmatig deel te nemen aan de activiteiten van het Instituut.

Art. 5.Tijdelijke leden hebben het recht: 1° deel te nemen aan alle activiteiten van het Instituut tegen de door de raad vastgelegde voorwaarden;2° op verzoek aan de voorzitter van de raad, inzage te nemen in dit reglement, de gedragsregels, het reglement houdende de organisatie van een permanente vorming, de verslagen van de algemene vergadering en de ledenlijst van het Instituut. Tijdelijke leden die een functie uitoefenen binnen het Instituut, beschikken over de rechten van gewone leden, zoals voorzien in artikel 4.

Art. 6.Geassocieerden hebben het recht deel te nemen aan alle activiteiten van het Instituut tegen de door de raad vastgelegde voorwaarden. De algemene vergadering bepaalt de jaarbijdrage voor de geassocieerden.

Geassocieerden hebben geen stemrecht op de algemene vergadering en kunnen zich geen kandidaat stellen voor functies binnen het Instituut.

HOOFDSTUK III. - Algemene vergadering Afdeling 1. - Bijeenkomsten

Art. 7.De algemene vergadering komt ten minste éénmaal per kalenderjaar bijeen, minstens tijdens het eerste semester van het kalenderjaar.

De algemene vergadering kan bijeenkomen in persoon en/of door gebruik te maken van elektronische communicatiemiddelen.

De organisatie van de bijeenkomst van de algemene vergadering berust bij de raad.

Art. 8.De convocatie voor iedere bijeenkomst van de algemene vergadering gebeurt via gewone brief of e-mail en bevat de agenda en de nodige documenten.

Ieder lid, de voorzitter van de tuchtcommissie en zijn plaatsvervanger, de regeringscommissaris en zijn plaatsvervanger, de Dienst, en elke andere persoon van wie de aanwezigheid noodzakelijk wordt geacht door de voorzitter van de algemene vergadering worden minstens zes weken voor deze bijeenkomst uitgenodigd hieraan deel te nemen.

Het lid kan dan tot drie weken voor deze bijeenkomst agendapunten voorstellen aan de voorzitter van de algemene vergadering en, indien van toepassing, vergezeld van de bijhorende documenten.

De volledige agenda en de bijhorende documenten worden aan elke genodigde gestuurd minstens vijftien dagen voor deze bijeenkomst.

Art. 9.Het proces-verbaal van een bijeenkomst van de algemene vergadering wordt binnen één maand, op haar eerstvolgende bijeenkomst of via een schriftelijke procedure ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd.

Het goedgekeurde proces-verbaal van een bijeenkomst van de algemene vergadering wordt binnen 60 dagen na deze bijeenkomst overgemaakt aan de regeringscommissaris. Afdeling 2. - Beraadslaging en beslissing

Art. 10.Een algemene vergadering is geldig samengesteld, wanneer minstens de helft van de gewone leden aanwezig of vertegenwoordigd is.

Wanneer het aanwezigheidsquorum niet behaald is, wordt er niet gestemd. Er wordt dan een buitengewone algemene vergadering bijeengeroepen om over deze beslissingen te stemmen. Voor deze buitengewone algemene vergadering is geen aanwezigheidsquorum vereist.

Art. 11.De gewone leden mogen zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander gewoon lid in het bezit van een schriftelijke volmacht, waarvan de vorm kan opgelegd worden door de raad.

Een gevolmachtigde kan niet meer dan twee andere gewone leden vertegenwoordigen. De voorzitter en de ondervoorzitter van de algemene vergadering en de leden van de raad kunnen andere gewone leden niet vertegenwoordigen.

Art. 12.De algemene vergadering beraadslaagt enkel over de punten die overeenkomstig artikel 8 op de agenda werden gebracht.

Art. 13.De algemene vergadering neemt beslissingen bij absolute meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen.

Indien de stemmen staken, beslist de voorzitter van de algemene vergadering, die steeds als laatste zijn stem uitbrengt.

Een stemming kan gebeuren bij handopsteking, schriftelijk, via post en/of via elektronische communicatiemiddelen.

Art. 14.Voor zover er niets is geregeld in dit reglement, zijn de gewone regels van beraadslagende vergaderingen van toepassing. Afdeling 3. - Verkiezingen

Art. 15.Een uitnodiging voor een kandidaatstelling voor een functie binnen het Instituut wordt aan de leden verzonden, minstens zes weken voor de bijeenkomst van de algemene vergadering, waarop hierover gestemd wordt.

Leden stellen zich kandidaat voor het geheel van de te begeven functies van een bepaald orgaan, zonder een specifieke functie op te geven. Indien functies binnen meerdere organen te begeven zijn, kunnen leden zich kandidaat stellen voor het geheel van de functies van meerdere organen.

Leden kunnen zich tot drie weken voor deze bijeenkomst schriftelijk melden als kandidaat bij de voorzitter van de algemene vergadering en verklaren tot welke taalgroep zij behoren. Elke kandidaatstelling moet vergezeld zijn van een curriculum vitae en van een motivering, van maximaal één A4-pagina elk.

Bij afwezigheid van voldoende kandidaten, behoudt de voorzitter van de algemene vergadering zich het recht voor om aan de minister een uitzondering te vragen zoals bedoeld in artikel 3 van de wet van 20 juli 1990Relevante gevonden documenten type wet prom. 20/07/1990 pub. 26/05/2011 numac 2011000307 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet ter bevordering van de evenwichtige aanwezigheid van mannen en vrouwen in organen met adviserende bevoegdheid. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten ter bevordering van de evenwichtige aanwezigheid van mannen en vrouwen in organen met adviserende bevoegdheid.

Art. 16.Verkiezingen voor de functies binnen het Instituut vinden plaats in de volgende volgorde: 1° functie van voorzitter van de algemene vergadering;2° functie van ondervoorzitter van de algemene vergadering;3° functies van lid van de raad;4° functies van lid van de tuchtcommissie;5° functies van plaatsvervangend lid van de tuchtcommissie. Er worden net zoveel stemrondes georganiseerd als er functies te begeven zijn.

Per stemronde kan maximaal één keuze op het stembiljet worden aangeduid. Slechts op de kandidaten die voldoen aan de wettelijke en reglementaire vereisten kan worden gestemd.

Art. 17.Bij verkiezingen moet de stemming geheim zijn. Ze is schriftelijk en/of via elektronische communicatiemiddelen.

Art. 18.Eén of meer stemopnemers gekozen door de algemene vergadering tellen de uitgebrachte stemmen.

Telkens is de kandidaat met de meeste stemmen verkozen. Indien meerdere kandidaten hoogst gerangschikt worden met hetzelfde aantal stemmen, wordt een nieuwe stemronde georganiseerd, beperkt tot deze kandidaten.

Personen die voor meerdere functies kandidaat zijn, nemen de eerste functie op waarvoor zij verkozen zijn.

Art. 19.Indien een verkozene zijn mandaat niet langer uitoefent en er geen plaatsvervanger beschikbaar is, wordt een algemene vergadering samengeroepen om een opvolger aan te duiden. Deze opvolger blijft zetelen tot afloop van de termijn waartoe het ontslagnemende lid verkozen was. De regels voor het vernieuwen en/of opnemen van een mandaat zijn van toepassing ongeacht de effectieve duur van het mandaat.

HOOFDSTUK IV. - Raad Afdeling 1. - Vergaderingen

Art. 20.De raad vergadert zo dikwijls als het belang van het Instituut dit vereist. Hij moet worden bijeengeroepen wanneer twee van zijn leden daarom verzoeken of wanneer de regeringscommissaris hierom verzoekt.

De raad kan vergaderen in persoon en/of door gebruik te maken van elektronische communicatiemiddelen.

Art. 21.Ieder lid van de raad en de regeringscommissaris wordt één maand voor een vergadering schriftelijk of via e-mail uitgenodigd hieraan deel te nemen.

Ieder lid van de raad kan dan tot drie weken voor deze vergadering agendapunten voorstellen aan de voorzitter van de raad en, indien van toepassing, vergezeld van de bijhorende documenten.

De volledige agenda en de bijhorende documenten worden aan elk lid van de raad en aan de regeringscommissaris gericht, minstens vijftien dagen voor de vergadering.

Mits het akkoord van alle leden van de raad en de regeringscommissaris kan van de termijnen in dit artikel afgeweken worden.

Art. 22.Het proces-verbaal van een vergadering van de raad wordt binnen één maand op zijn eerstvolgende vergadering of via een schriftelijke procedure ter goedkeuring aan zijn leden voorgelegd.

Het goedgekeurde proces-verbaal van een vergadering van de raad zal binnen 45 dagen na deze vergadering worden overgemaakt aan de regeringscommissaris. Afdeling 2. - Beraadslaging en beslissing

Art. 23.De raad beraadslaagt enkel over de punten die overeenkomstig artikel 21 op de agenda werden gebracht.

Een stemming kan gebeuren bij handopsteking, schriftelijk en/of via elektronische communicatiemiddelen.

Art. 24.De raad kan slechts een beslissing nemen indien minstens drie van de leden aanwezig zijn, in persoon of online. Indien dat aantal niet bereikt is, beslist de raad over dit punt rechtsgeldig tijdens zijn eerstvolgende vergadering waarop ten minste twee leden inbegrepen de voorzitter of ondervoorzitter aanwezig zijn.

Art. 24/1.Onverminderd artikel 24, indien een besluit moet worden genomen in het kader van een schriftelijke procedure, deelt het lid van de raad dat het voorstel voor een schriftelijk besluit heeft opgesteld, een voorstel tot besluit mee in zijn definitieve versie aan de overige leden van de raad, alsook aan de regeringscommissaris en nodigt hen uit om binnen de veertien kalenderdagen zich uit te spreken over volgende punten: 1° de leden van de raad en de regeringscommissaris: te beslissen over het gebruik van de schriftelijke procedure;en 2° de leden van de raad: te beslissen over het voorstel van besluit. Een voorstel dat via een schriftelijke procedure is ingediend, kan niet worden gewijzigd. Het wordt in zijn geheel goedgekeurd of afgewezen.

Het voorstel wordt geacht te zijn aangenomen wanneer: 1° geen enkel lid van de raad noch de regeringscommissaris bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruik van de schriftelijke procedure;en 2° het voorstel werd goedgekeurd door de leden van de raad met de vereiste meerderheid. Indien een via een schriftelijke procedure voorgelegd voorstel van besluit niet de vereiste meerderheid behaalt, kan het op de voorlopige agenda van de volgende vergadering van de raad worden geplaatst.

Een besluit dat via een schriftelijke procedure is aangenomen, wordt meegedeeld aan het begin van de volgende vergadering van de raad en wordt opgenomen in de notulen van deze vergadering. Afdeling 3. - Beheer

Art. 25.Het Instituut is gebonden door het schriftelijk akkoord van twee leden van de raad, waaronder ten minste de voorzitter of de ondervoorzitter, die gezamenlijk handelen, zonder van een bijzondere lastgeving te moeten doen blijken.

Voor de administratieve taken zoals lopende briefwisseling, reservatie lokalen, vragen van offertes, kwitanties en ontvangstbewijzen volstaat het schriftelijke akkoord van de daarmee belaste lid van de raad of daartoe door de raad gedelegeerde agent. De raad benoemt en ontslaat de gedelegeerde agent, die deze taken zal uitvoeren onder toezicht van het daarmee belaste lid van de raad.

Art. 26.Afschriften, uitgiften of uittreksels uit de processen-verbaal van de raad en van de algemene vergadering worden door twee leden van de raad schriftelijk goedgekeurd.

Art. 27.De leden van de raad die zulks wensen kunnen met betrekking tot hun mandaat woonplaats kiezen op de zetel van het Instituut.

Wanneer zij hiervoor bij hun benoeming opteren, zal deze keuze als dusdanig in het benoemingsbesluit worden vermeld. Wanneer zij hiervoor opteren tijdens de uitvoering van hun mandaat, zullen zij dit melden aan de voorzitter van de raad die dit zal acteren. Afdeling 4. - Voordrachten voor benoeming

Art. 28.De raad stelt de lijst op met kandidaten die het Instituut voordraagt voor benoeming in de Commissie tot erkenning van de gemachtigden. De lijst met de kandidaten wordt uiterlijk twee maanden voor het aflopen van de mandaten van de vorige Commissie aan de minister voorgedragen.

Indien een benoemd lid zijn mandaat niet voltooit, duidt de raad een opvolger aan die het Instituut voor benoeming voordraagt aan de minister.

Art. 29.De raad stelt een lijst op met kandidaten om voor te dragen voor benoeming in de Raad voor de Intellectuele Eigendom en legt deze lijst voor aan de algemene vergadering ter goedkeuring. De goedgekeurde lijst wordt uiterlijk twee maanden voor het aflopen van de mandaten van de vorige Raad voorgedragen aan de minister.

Indien een benoemd lid zijn mandaat niet voltooit, duidt de raad een opvolger aan die het Instituut voor benoeming voordraagt aan de minister.

HOOFDSTUK V. - Financiën Afdeling 1. - Jaarbijdrage

Art. 30.Ieder gewoon lid en iedere geassocieerde moet zijn respectieve jaarbijdrage betalen. Deze bijdrage moet voldaan worden binnen de 30 dagen na de factuurdatum, zijnde de vervaldag.

Ieder is persoonlijk gehouden tot het betalen van zijn jaarbijdrage.

De aansprakelijkheid van deze personen is beperkt tot het bedrag van de gestorte bijdrage.

Art. 31.Eenieder die zijn jaarbijdrage niet betaalt voor de vervaldag, kan dit alsnog doen binnen 30 dagen volgend op de datum van kennisgeving per aangetekende zending, mits een toeslag van 25% van jaarbijdrage.

Indien een persoon nalaat zijn jaarbijdrage met toeslag te betalen, dan zal de penningmeester deze persoon uit de ledenlijst, respectievelijk geassocieerdenlijst van het Instituut verwijderen.

Tenzij het Instituut vooraf schriftelijk in kennis is gesteld van het voornemen van een gewoon lid of geassocieerde om zich voor een bepaalde periode uit het Instituut terug te trekken, blijft de jaarbijdrage, met toeslag, verschuldigd voor het jaar van verzuim en het jaar van herinschrijving. Afdeling 2. - Jaarrekening

Art. 32.Het boekjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december.

Op 31 december van ieder jaar wordt de jaarrekening afgesloten en wordt het boekjaar voor gesloten verklaard. In afwijking hiervan loopt het eerste boekjaar van de datum van goedkeuring van dit reglement door de minister tot 31 december van het daarop volgende jaar.

Het batig saldo van de rekening wordt in de algemene reserve van het Instituut gestort.

Gezien om gevoegd te worden bij het ministerieel besluit van 30 september 2024 houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het Instituut voor Octrooigemachtigden.

De Minister van Economie, P.-Y. DERMAGNE