5 JANUARI 2014. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het ****

VERSLAG AAN DE KONING ****, **** uitvoering van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de **** en de **** en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een **** van de natuurlijke personen kwam het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het **** tot stand.

Het onderhavig ontwerp van koninklijk besluit schept een nieuwe ****, namelijk het bekomen van informatie uit de bevolkingsregisters (hetzij door middel van uittreksels of getuigschriften, hetzij door middel van ****, hetzij door middel van raadpleging) voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. Er bestaat vanwege onderzoekers uit verschillende disciplines een steeds dringender vraag naar raadpleging van deze registers om de sociale processen, economische veranderingen en demografische transities te bestuderen.

Vooreerst dient men op te merken dat er twee vormen van bevolkingsregisters bestaan : - de «*****» : deze werden gehouden tot 1992;

Deze werden afgesloten na iedere tienjaarlijkse volkstelling. - de «*****» : vanaf 1992.

Deze worden continu bijgehouden vanaf 1992. Dit betekent dat vanaf deze datum de registers niet meer om de 10 jaar worden afgesloten maar permanent worden bijgewerkt. De termijn van 120 jaar wordt bepaald op het moment van de aanvraag tot het bekomen van de informaties uit de registers.

Bovendien wordt de mogelijkheid gecreëerd om de gegevens uit deze registers op een digitale informatiedrager over te zetten : de op papier gehouden registers kunnen immers verloren gaan of beschadigd geraken, hetzij door een incident, hetzij door slechte **** of door nodeloze manipulatie. Onderzoekers kunnen voortaan gebruik maken van de digitale kopie. Het ingevoegde artikel 5ter moet de gemeenten ertoe aansporen om de digitalisering te laten uitvoeren volgens de geldende standaarden en «*****» die de bruikbaarheid van de digitale bestanden op lange termijn waarborgen.

Bij digitalisering houdt men best rekening met volgende aanbevelingen.

**** volledige **** dient gedocumenteerd te worden vanaf de start van het project, en omvat de logistiek, de materiële behandeling van de documenten, over de digitalisering tot de opslag van de digitale bestanden. De digitalisering dient te voldoen aan de minimale technische kwaliteitseisen en de keuze van het **** dient in overeenstemming te zijn met de eisen van de ****.

Tijdens de digitalisering dienen technische, administratieve en beschrijvende **** te worden opgeslagen. Regelmatige kwaliteitscontrole is noodzakelijk tijdens het volledige project. Na het voltooien van het **** dient een procedure voor regelmatige controle van het digitaal archief te worden gedefinieerd.

De **** voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer heeft reeds op 30 april 1997 een advies uitgebracht over de toegankelijkheid van de bevolkingsregisters voor genealogen.

De **** heeft geoordeeld dat de raadpleging van de bevolkingsregisters door genealogen toegestaan moet worden, op voorwaarde dat de waarachtigheid van het genealogisch onderzoek aangetoond wordt. Bovendien kan de raadpleging van de registers aan bepaalde modaliteiten onderworpen worden (1).

Het onderhavig ontwerp van koninklijk besluit voorziet in deze modaliteiten.

**** er geruime tijd versteken is sinds het voormeld advies van de **** voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, werd het ontwerp opnieuw aan de voornoemde **** voorgelegd.

De **** voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer heeft haar advies ****. 14/2012 uitgebracht op 2 mei 2012.

De **** maakt een **** opmerking over de **** van 24 juni 1955 en haar **** op de bevolkingsregisters.

De **** vraagt een uitklaring welke regelgeving van toepassing is op de bevolkingsregisters, die worden overgebracht naar het Rijksarchief : onderhavig koninklijk besluit van 16 juli 1992 of de ****.

**** **** heeft betrekking op de documenten van bepaalde overheidsinstanties. Ze bepaalt dat **** van meer dan dertig jaar oud naar het Rijksarchief worden overgebracht.

De termijn werd, door een wetswijziging van 6 mei 2009, ingekort van 100 tot 30 jaar om tegemoet te komen aan de verzuchtingen van historici en burgers om onderzoek te verrichten naar de recente geschiedenis of de genealogie.

**** **** om de volgende documenten : - deze bewaard door de rechtbanken; - deze bewaard door de **** van State; - de ****; - de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht onderworpen zijn.

Wat betreft de gemeenten bepaalt de wet dat **** die meer dan dertig jaar oud zijn, bewaard worden door de gemeenten en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht onderworpen zijn, naar het Rijksarchief kunnen worden overgebracht (****. artikel 1, 2**** lid van de wet van 24 juni 1955). Deze documenten blijven evenwel eigendom van de gemeente.

**** eventuele openbaarheid blijft bijgevolg onderworpen aan de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de **** en de **** en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een **** van de natuurlijke personen en haar uitvoeringsbesluiten.

Het onderhavig koninklijk besluit van 16 juli 1992 is dus van toepassing op de bevolkingsregisters, die worden overgebracht naar het Rijksarchief.

Hierbij kan trouwens opgemerkt worden dat de gemeenten steeds eigenaar blijven van hun bevolkingsregisters, zelfs als deze toevertrouwd zijn aan het Rijksarchief.

De **** van State bracht zijn advies uit op 23 oktober 2013. De suggesties van de **** werden nageleefd.

**** van de artikelen Artikel 1 Artikel 3 van het huidige koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het **** bepaalt thans in welke gevallen een persoon of een instelling een uittreksel of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt kan verkrijgen.

Het onderhavige artikel voegt hieraan de mogelijkheid toe om uittreksels en getuigschriften te bekomen voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke redenen. **** **** van de **** en de **** van Financiën dat dit een loutere **** zou zijn, wordt ondervangen door het laatste lid van artikel 4 van het ontwerp, volgens hetwelk het **** van **** en Schepenen aan de aanvrager alle bijkomende inlichtingen mag vragen ter staving van de aanvraag.

De afgifte is vrij indien het **** om gegevens uit bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn. Ook de afstamming in opgaande lijn mag indien gevraagd, vermeld worden : zonder dat is immers geen genealogisch onderzoek mogelijk.

In de praktijk is de kans uiterst miniem dat de uittreksels of getuigschriften betrekking zouden hebben op nog in leven zijnde personen : de registers werden afgesloten na elke tienjaarlijkse volkstelling. **** **** aldus om personen die meer dan 120 jaar geleden geboren werden.

Voor de afgifte van uittreksels en getuigschriften met gegevens uit bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, gelden er strengere regels. Hier speelt namelijk meer de bescherming van de privacy, waarbij de toestemming van de betrokken persoon of diens verwanten voor het vrijgeven van de gevraagde **** vereist is. Hierbij dient te worden benadrukt dat het aan de aanvrager zelf, en dus niet aan de gemeente, toekomt om aan deze toestemming te geraken.

Om alle betwistingen te vermijden werd een rangorde ingevoerd van de personen die hun toestemming kunnen geven : - **** eerste is natuurlijk de persoon zelf, indien deze nog in leven is en gezond van geest. Hij is immers zelf meester over zijn gegevens. - Indien de betrokken persoon is overleden of niet meer gezond van geest (bijvoorbeeld bij dementie) dient deze toestemming te worden gegeven door diens langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner. - Indien ook deze laatste niet meer in leven is of niet meer in staat zou zijn om zijn/haar wil te uiten, dient deze toestemming te worden gegeven door ten minste één van de afstammelingen in de eerste graad van de desbetreffende persoon. Dit betekent dus dat niet alle afstammelingen in de eerste graad (in casu : de kinderen) hun toestemming moeten geven. Indien alle afstammelingen hun toestemming zouden moeten geven zou dit het werk van de onderzoekers ernstig bemoeilijken. In dit artikel is de terminologie uit artikel 901 van het Burgerlijk Wetboek gebruikt voor het onvermogen om zijn toestemming te verlenen, weer te geven. Artikel 901 van het Burgerlijk Wetboek handelt over de bekwaamheid om een schenking onder de levenden te kunnen doen of een testament te kunnen maken : hiervoor «*****».

Bij gebrek aan afstammelingen in de eerste graad die hun toestemming kunnen verlenen, kan de toestemming gegeven worden door het **** van **** en Schepenen. Voor deze mogelijkheid werd geopteerd om discussies binnen families te vermijden. Het **** van **** en Schepenen is immers verantwoordelijk voor het houden van de bevolkingsregisters.

Voormelde toestemming dient te worden voorgelegd door de aanvrager. De toestemming kan eveneens de machtiging inhouden om de afstamming in opgaande lijn te vermelden.

De gemeente mag deze uittreksels en getuigschriften afleveren tegen kostprijs. Dit lijkt billijk, omdat zij immers haar personeel moet inzetten voor de **** en aflevering van het document. Ook investeringskosten (bijvoorbeeld voor de digitalisering) mogen worden aangerekend.

**** van de bescherming van de privacy van de betrokken persoon, zijn langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner en zijn afstammelingen, werd een systeem uitgewerkt waarbij diens adres niet aan de aanvrager wordt medegedeeld. De aanvrager kan bij zijn aanvraag een brief toevoegen gericht aan de betrokkene. Deze brief wordt dan door de gemeente doorgezonden aan de bestemmeling, die vervolgens zelf beslist al dan niet in te gaan op het verzoek van de aanvrager. In geen geval mag de gemeente het adres van de bestemmeling rechtstreeks meedelen aan de aanvrager.

Artikel 2 Artikel 2 betreft de raadpleging van de bevolkingsregisters. Registers die meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, kunnen vrij geraadpleegd worden als het **** om genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. De wijze waarop deze kunnen worden geraadpleegd, wordt vastgesteld door het **** van **** en Schepenen. **** **** om praktische zaken zoals openingsuren, ****, ****. Dit kan de gemeente uiteraard alleen regelen voor archieven die ze zelf nog in haar bezit heeft.

Tevens wordt voorzien in de mogelijkheid om deze registers te digitaliseren, wat bijdraagt tot hun duurzame bewaring. Ook is het mogelijk om de reproductie van deze registers die meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn ter beschikking te stellen aan derden tegen kostprijs, voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. Deze derden mogen de registers niet verspreiden. Er dient vermeden te worden dat deze lijsten als dusdanig op het **** zouden terecht komen.

Wat betreft de personen die deze registers kunnen raadplegen, zal het in de praktijk uiteraard altijd gaan om een fysiek persoon.

Dit neemt niet weg dat deze persoon dit mogelijk kan doen als lid van een heemkundige kring, partner in een vennootschap gespecialiseerd in stamboomonderzoek, ****.

Artikel 3 Artikel 3, 2° maakt het mogelijk lijsten te verstrekken aan onderzoekers die uitdrukkelijk doen blijken van een duidelijk historisch belang of ander wetenschappelijk belang. **** voorkomend geval mag de lijst ook de afstamming in opgaande lijn vermelden.

Artikel 4 Artikel 4 bepaalt aan welke vereisten het verzoek om informatie uit de bevolkingsregisters te bekomen dient te beantwoorden : - voor bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, dient dit te gebeuren bij gemotiveerd verzoekschrift met de verklaring dat de gegevens enkel gebruikt zullen worden voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden met vermelding van de eventuele publicaties waarvoor deze gegevens zullen worden aangewend. Dit geldt zowel voor aanvragen van uittreksels en getuigschriften, als voor aanvragen van ****. - voor bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, is geen verklaring nodig. Dit wordt immers opgevangen door de «*****» in de gemeentelijke archieven (waarbij wordt geregistreerd wie welk document heeft geraadpleegd).

Indien de betrokken persoon, zijn langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner of één van zijn afstammelingen in de eerste graad de toestemming heeft verleend voor het afleveren van een uittreksel, getuigschrift of ****, kan het **** van **** en Schepenen zich hier niet meer tegen verzetten.

Artikel 5 Artikel 5 behoeft geen commentaar.

Artikel 6 Overeenkomstig artikel 10 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een **** van de natuurlijke personen, dient de gemeente (al dan niet onder haar personeel) een consulent inzake **** en bescherming van de persoonlijke levenssfeer aan te wijzen. **** **** wordt inzonderheid ook belast met het toezicht op de raadplegingen van bevolkingsregisters van de gemeente. Onder toezicht van de **** wordt een **** bijgehouden van de raadplegingen van de bevolkingsregisters. **** **** vormt bij eventuele betwistingen een hulpmiddel voor de gemeenten.

Ik heb de eer te zijn, ****, van Uwe ****, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar, De **** van Binnenlandse ****, Mevr. ****. **** (1) **** ****.11/97 van 30 april 1997.

5 JANUARI 2014. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het **** ****, **** der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze ****.

Gelet op de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de **** en de **** en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een **** van de natuurlijke personen, artikel 2, derde lid;

Gelet op het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het ****;

Gelet op het advies ****. 14/2012 van de **** voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, gegeven op 2 mei 2012;

Overwegende het advies van de **** van Financiën, gegeven op 11 januari 2013;

Gelet op het advies ****. 54.077/2 van de **** van State, gegeven op 23 oktober 2013;

Op de voordracht van Onze **** van Binnenlandse ****, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het **** wordt aangevuld met volgende leden, **** : «*****»

Art. 2.In hetzelfde besluit worden de artikelen 5bis en 5ter ingevoegd, **** als volgt : «*****»

Art. 3.Artikel 7 van hetzelfde besluit wordt aangevuld met een bepaling onder ****) **** : ****) aan onderzoekers die uitdrukkelijk doen blijken van een duidelijk historisch of ander wetenschappelijk belang.In dat geval mag de lijst ook de afstamming in opgaande lijn vermelden, dit in afwijking van hetgeen is bepaald in het eerste lid.

Art. 4.In hetzelfde besluit wordt een artikel 10bis ingevoegd **** als volgt : «*****»

Art. 5.Tussen artikel 10 en artikel 10bis van hetzelfde besluit worden de woorden «*****» ingevoegd.

Art. 6.In hetzelfde besluit wordt een artikel 12bis ingevoegd, **** als volgt : «*****»

Art. 7.Onze **** van Binnenlandse **** is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te ****, 5 januari 2014.

**** **** **** : De **** van Binnenlandse ****, Mevr. ****. ****