5 MEI 2025. - Huishoudelijk reglement Directieraad van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Maritieme Dienstverlening en Kust (MDK)

Mobiliteit en Openbare Werken

Artikel 1.De administrateur-generaal neemt samen met de Directieraad de operationele leiding van MDK waar. De Directieraad formuleert beslissingen over operationele, tactische en strategische aspecten van de beleidsvoering van MDK. Dit huishoudelijk reglement heeft betrekking op de werking van de Directieraad zowel in de hoedanigheid van overleg- en afsprakenorgaan als in de hoedanigheid van managementorgaan overeenkomstig het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid (VPS), zoals gewijzigd.

Art. 2.De Directieraad is belast met het uitvoeren van de volgende taken: o Het vormgeven van de strategische beleidsvoering van MDK. o Het vormgeven, sturen en monitoren van de visie en de richting van MDK in de toekomst. o Het nemen van beslissingen over het intekenen op opportuniteiten en het omgaan met uitdagingen. o Het nemen van beslissingen over de operationele werking binnen MDK. o Het adviseren en aansturen van de tactische netwerken en pijlers. o Het nemen van beslissingen over personeelsaangelegenheden en het uitoefenen van de bevoegdheden als managementorgaan en bevoegd collectief orgaan van de entiteit zoals bepaald in het VPS. o Het leggen van linken tussen de Directieraad en de sub-entiteiten enerzijds en tussen de Directieraad en overkoepelende overlegorganen anderzijds. o Het zorgen voor informatiedoorstroming en transparantie naar alle personeelsleden na directieraden. o Het organiseren van eedafleggingen voor personeelsleden die statutair aangesteld worden.

Art. 3.De Directieraad bestaat uit volgende stemgerechtigde leden 1° de voorzitter, zijnde de administrateur-generaal 2° de afdelingshoofden van afdeling Kust en afdeling Scheepvaartbegeleiding 3° de directeurs van DAB Loodswezen en DAB Vloot 4° Leidinggevende Staf operationele diensten 5° Leidinggevende Staf ondersteunende diensten De Directieraad bestaat thans aldus uit 7 stemgerechtigde leden. De Directieraad wordt bijgestaan door de secretaris van de Directieraad.

Art. 4.Bij afwezigheid wordt het lid van de Directieraad vervangen door een vervanger aangeduid binnen zijn/haar sub-entiteit. Indien omstandigheden hierom vereisen kan de administrateur-generaal afwijken van deze vooropgestelde vervangingslijst en zijn/haar vervanging aanduiden. Het afwezige lid meldt zijn/haar afwezigheid en aangestelde vervanger zo snel mogelijk bij de secretaris van de Directieraad.

Art. 5.De Directieraad kan anderen uitnodigen deel te nemen aan de vergadering. Genodigden hebben geen stemrecht De indiener van een nota wordt gevraagd zijn of haar nota kort toe te lichten op de Directieraad. Dit kan zowel fysiek als digitaal.

Art. 6.Werking Directieraad o De voorzitter is belast met het vaststellen van de agenda van de Directieraad, het leiden van de vergadering en de coördinatie van de goede werking van de Directieraad. o De leden van de Directieraad spelen een belangrijke rol bij de besluitvorming omtrent nota's voorgelegd aan de Directieraad. o De secretaris van de Directieraad verricht zijn/haar opdracht onder de leiding en toezicht van de voorzitter. De secretaris is belast met de ondersteuning van de voorzitter, de administratie omtrent de Directieraad, het opstellen van de notulen, het archief, het overmaken van informatie binnen MDK en andere taken die van nut kunnen zijn voor de goede werking van de Directieraad.

Art. 7.De Directieraad vergadert maandelijks met uitzondering van de maand augustus.

De vergaderingen vinden fysiek plaats tenzij de omstandigheden een digitale vergadering vereisen.

Indien nodig kunnen bijkomende vergaderingen worden georganiseerd en/of kan worden afgeweken van het vaste vergaderschema.

Het vergaderschema wordt tijdig in het voorafgaand jaar goedgekeurd door de leden van de Directieraad.

Art. 8.De agenda van de Directieraad is ingedeeld volgens de organisatiestructuur van MDK en bestaat uit een aantal onderdelen.

Naast de vaste agendapunten zoals het statutair gedeelte betreffende personeelsaangelegenheden, de mededelingen en feedback en varia, worden er beslissingen genomen over de pijlers en netwerken binnen MDK. De agenda wordt samengesteld door twee soorten nota's: beslispunten en informatieve punten.

De Directieraad kan enkel overgaan tot een beslissing onder begeleiding van een nota, tenzij alle aanwezige stemgerechtigde leden van de Directieraad (of hun overeenkomstig artikel 4 aangeduide vervangers) unaniem akkoord gaan om over te gaan tot een beslissing zonder nota.

Art. 9.Het secretariaat van de administrateur-generaal roept per mail op tot het indienen van nota's twee weken voorafgaand aan de vergadering.

Alle nota's worden zes werkdagen vóór de Directieraad overgemaakt aan het secretariaat van de administrateur-generaal. Een laattijdige nota kan bij goedkeuring van de voorzitter alsnog geagendeerd worden op de Directieraad.

De nota's worden ingediend door een lid van de Directieraad of een beheerder van een netwerk of een pijler.

Art. 10.De agenda wordt finaal vastgesteld door de voorzitter.

De link naar de virtuele ruimte waar de leden van de Directieraad de agenda, de nota's en de benodigde documenten kunnen terugvinden, wordt minimum twee werkdagen voor de vergadering door het secretariaat van de administrateur-generaal aan de leden bezorgd.

Agendapunten waarvan de nota's en/of benodigde documenten niet tijdig werden bezorgd, kunnen bij informatieve punten enkel mits akkoord van de voorzitter worden behandeld. Beslispunten kunnen bij niet tijdige aanlevering van de nota's en/of benodigde documenten enkel worden behandeld op voorwaarde dat alle aanwezige stemgerechtigde leden van de Directieraad (of hun overeenkomstig artikel 4 aangeduide vervangers) unaniem akkoord gaan met de behandeling van dit beslispunt.

Op de vergadering zelf kunnen enkel mededelingen of variapunten toegevoegd worden. Voor deze agendapunten dient men geen nota vooraf door te sturen.

Indien de omstandigheden het vereisen kunnen er, na het verzenden van de agenda zelf, nog agendapunten worden toegevoegd, mits toestemming van de voorzitter.

Art. 11.De notulen worden op de eerstvolgende vergadering als eerste agendapunt ter goedkeuring voorgelegd.

Wanneer de omstandigheden dit vereisen kan de goedkeuring sneller geschieden via een schriftelijke goedkeuringsprocedure. Deze schriftelijke goedkeuringsprocedure kan o.m. worden toegepast in het kader van individuele beslissingen betreffende personeelsleden die overeenkomstig de bepalingen van het Vlaams Personeelsstatuut binnen een bepaalde termijn dienen te worden genomen.

Art. 12.Besluitvorming Buiten de gevallen van dringende noodzakelijkheid die in de notulen worden gemotiveerd, kan de Directieraad slechts geldig beslissen wanneer de meerderheid van zijn stemgerechtigde leden vertegenwoordigd is (al dan niet via een overeenkomstig artikel 4 aangeduide vervanger). Zolang de Directieraad 7 stemgerechtigde leden telt, zullen minstens 4 stemgerechtigde leden vertegenwoordigd moeten zijn om rechtsgeldig te kunnen beslissen. Met het nemen van beslissingen wordt zowel het nemen van beslissingen in enge zin bedoeld, als het uitbrengen van adviezen, het doen van voorstellen, en eventuele andere.

Bij de besluitvorming wordt gestreefd naar consensus. Indien de Directieraad niet tot een consensus komt, gebeurt de besluitvorming door middel van een stemming bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Behoudens bij geheime stemming, gebeurt de stemming bij handopsteking. Onthoudingen worden daarbij niet als een stem beschouwd.

Bij een onbesliste stemming is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Elke individuele beslissing betreffende personeelsleden gebeurt door middel van een geheime stemming. In geval van een onbesliste geheime stemming is het voorstel verworpen. De voorzitter kan vervolgens een aangepast voorstel formuleren waarover de leden van de Directieraad opnieuw stemmen.

Deze geheime stemming gebeurt op een daartoe speciaal ontworpen formulier of in een daartoe voorziene digitale omgeving. De stemming vindt plaats op basis van het gemotiveerd voorstel van de voorzitter, dat geformuleerd wordt na beraadslaging in het Directieraad.

De notulen vermelden in alle gevallen uitdrukkelijk wanneer er een stemming is geweest en de uitslag van deze stemming.

Het integrale agendapunt, inclusief de beraadslaging, wordt opgenomen in afzonderlijke vertrouwelijke notulen. Deze statutaire notulen omvatten enkel personeelsaangelegenheden.

Art. 13.Aan de Directieraad wordt een digitale ruimte ter beschikking gesteld ter ondersteuning van de goede werking van de Directieraad.

De digitale ruimte dient ook als tijdelijk archief om documenten omtrent de Directieraad bij te houden.

Art. 14.Alle documenten in het kader van de Directieraad zijn confidentieel, alsook de bespreking. De leden van de Directieraad en al hun medewerkers zijn bijgevolg tot geheimhouding verplicht.

Op het einde van elke vergadering beslist de Directieraad welke beslissingen en mededelingen gecommuniceerd worden naar de MDK-collega's.

Over gevallen waarin dit reglement niet voorziet wordt een beslissing genomen tijdens de vergadering. De Directieraad kan dit huishoudelijk reglement steeds wijzigen indien het dit nodig acht. Het huishoudelijk reglement wordt ter kennisgeving meegedeeld aan de minister van Mobiliteit en Openbare Werken.

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op datum van publicatie in het Belgisch Staatblad.

Goedgekeurd door de leden van de Directieraad in de Directieraadvergadering van 31 maart 2025.

De voorzitter, Administrateur-Generaal, Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust, Dr. Ir. NATHALIE BALCAEN

Bijlage aan: Huishoudelijk Reglement Directieraad Maritieme Dienstverlening en Kust Versie 2025 Leiding van de afdelingen en DAB's van het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust - Vervangingen Directieraad Onderstaande lijst omvat de vervanging van de leden van de Directieraad. Deze lijst wordt jaarlijks geüpdatet.

Leden van de Directieraad

Vervangers

Administrateur-generaal

Nathalie Balcaen

1. Werner Van Den Eynde 2.Caroline Lootens

Kust

Caroline Lootens

1. Geert Logghe 2.Steve Timmermans

Loodswezen

Roel Schippers

1. Lieven Larue 2.Astrid Lammens

Scheepvaartbegeleiding

Nadia Bos

1. Luc Depoorter 2.Wim Smets

Vloot

Tim Van Dijck

1. Frank Aerssens 2.Maxime Van Balen