23 DECEMBER 2024. - Vlaamse Nutsregulator. - Huishoudelijk reglement

Opgesteld door de Raad van Bestuur op 23 december 2024 in toepassing van de artikelen 24 en 191 van het Decreet van 19 april 2024Relevante gevonden documenten type decreet prom. 19/04/2024 pub. 12/06/2024 numac 2024005691 bron vlaamse overheid Decreet over de operationalisering van een Vlaamse Nutsregulator sluiten over de operationalisering van een Vlaamse Nutsregulator: Afdeling 1. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit Reglement wordt verstaan onder: 1° Algemeen Directeur: de Directeur aan wie bevoegdheden inzake elektriciteit, aardgas, water, warmte- en koudenetten en CO2-vervoer zijn gedelegeerd overeenkomstig artikel 22 van dit Reglement, te weten de voormalig algemeen directeur van de VREG.2° College van Directeurs: het college van directeurs bedoeld in artikel 21 Decreet Vlaamse Nutsregulator.3° Decreet Vlaamse Nutsregulator: decreet van 19 april 2024Relevante gevonden documenten type decreet prom. 19/04/2024 pub. 12/06/2024 numac 2024005691 bron vlaamse overheid Decreet over de operationalisering van een Vlaamse Nutsregulator sluiten over de operationalisering van een Vlaamse Nutsregulator, BS 12 juni 2024.4° Directeur: een directeur bedoeld in artikel 21 Decreet Vlaamse Nutsregulator.5° Instructie: een instructie vanwege de Vlaamse Regering zoals bedoeld in artikel 4, § 2 Decreet Vlaamse Nutsregulator.6° Raad van Bestuur: het orgaan bedoeld in hoofdstuk 2, afdeling 3, onderafdeling 2, van het Decreet Vlaamse Nutsregulator.7° Reglement: dit huishoudelijk reglement bedoeld in artikel 24 Decreet Vlaamse Nutsregulator.8° Vlaamse Nutsregulator: de autonome dienst met rechtspersoonlijkheid Vlaamse Nutsregulator, de voormalige Vlaamse Regulator van de Elektriciteits- en Gasmarkt, zoals omgevormd bij artikelen 4 en 191 van het Decreet Vlaamse Nutsregulator.9° Voorzitter: de voorzitter van de Raad van Bestuur, aangeduid overeenkomstig artikel 8 van dit Reglement. Afdeling 2. - Behandeling van instructies

Art. 2.Iedere Instructie vanwege de Vlaamse Regering wordt schriftelijk gegeven, of wordt bij gebrek daaraan, door de Vlaamse Nutsregulator schriftelijk bevestigd.

De bestuurders en de Directeurs weigeren elke Instructie van de Vlaamse Regering over elektriciteit en aardgas, ongeacht of die Instructie rechtstreeks dan wel onrechtstreeks zou worden gegeven. Ook aan andere verzoeken die kunnen leiden tot enige beïnvloeding in de uitoefening van de taken inzake gas en elektriciteit, wordt door de bestuurders en de Directeurs geen gevolg gegeven.1 Elke Instructie wordt gepubliceerd op de website van de Vlaamse Nutsregulator. Afdeling 3. - De Raad van Bestuur

Onderafdeling 1. - Voorbereiding van de beslissingen van de Raad van Bestuur

Art. 3.Het College van Directeurs van de Vlaamse Nutsregulator is belast met de voorbereiding van de beslissingen van de Raad van Bestuur. De beslissingen van de Raad van Bestuur die betrekking hebben op de materies gas, elektriciteit, water, warmte- en koudenetten en CO2-vervoer worden voorbereid door de Algemeen Directeur, onder de verantwoordelijkheid van het College van Directeurs. Hij kan zich daarbij laten bijstaan door één of meer personeelsleden van de Vlaamse Nutsregulator.

Onderafdeling 2. - Bijeenroeping van de Raad van Bestuur

Art. 4.De Raad van Bestuur vergadert minstens zesmaal per jaar.

De Raad van Bestuur vergadert zowel op verzoek van de Voorzitter van de Raad van Bestuur handelend op eigen initiatief, alsook op verzoek van het College van Directeurs, dan wel op verzoek van minstens een derde van de bestuurders. Ingeval de Voorzitter dergelijk verzoek ontvangt, roept deze de Raad van Bestuur samen op een datum die niet later valt dan dertig kalenderdagen na de ontvangst van het verzoek tot bijeenroeping.

Art. 5.Het College van Directeurs verstrekt aan de Raad van Bestuur alle inlichtingen en brengt alle voorstellen die voor de werking van de Vlaamse Nutsregulator nuttig of nodig zijn, op de agenda van de Raad van Bestuur. Het College van Directeurs stelt de agenda op onder het gezag van de Voorzitter, op voorstel van de Algemeen Directeur voor wat de punten betreft waarvoor hij de beslissing overeenkomstig artikel 3 van dit Reglement heeft voorbereid.

Op de agenda worden geplaatst: 1° de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering;2° elk punt dat door de Voorzitter, door een bestuurder, door het College van Directeurs of door de Algemeen Directeur wordt voorgesteld. De uitnodiging vermeldt de aldus bekomen agenda alsook de plaats, de dag en het uur van de vergadering. Zij wordt ten minste acht kalenderdagen voor de vergadering aan de bestuurders toegestuurd. Deze verzending gebeurt per e-mail op het professioneel e-mailadres van de bestuurders en de Directeurs bij de Vlaamse Nutsregulator. In geval van hoogdringendheid kan de hiervoor vermelde termijn op gemotiveerde wijze worden verkort.

Indien niet is voldaan aan de vormvereisten, bedoeld in het vorig lid, zal de Raad van Bestuur niet rechtsgeldig kunnen beslissen, tenzij alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn en zij met unanimiteit beslissen hiervan af te wijken.

Art. 6.De Voorzitter van de Raad van Bestuur bezorgt de bestuurders en het College van Directeurs tegelijk met het versturen van de uitnodiging een informatiepakket, dat bijkomende toelichting bevat over de punten op de agenda van de Raad van Bestuur.

Het informatiepakket wordt samengesteld door de Directeurs die de beslissing van de Raad van Bestuur hebben voorbereid overeenkomstig artikel 3 van dit Reglement.

Art. 7.De Raad van Bestuur vergadert fysiek op de zetel van de Vlaamse Nutsregulator, hybride of digitaal.

Iedere bestuurder die de vergadering niet kan bijwonen, dient dit ten minste twee werkdagen voorafgaand aan de vergadering aan de Voorzitter of de secretaris te melden. Een bestuurder kan zich laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder. Een bestuurder kan slechts één andere bestuurder vertegenwoordigen.

Onderafdeling 3. - Het Voorzitterschap van de Raad van Bestuur

Art. 8.De Raad van Bestuur duidt in zijn midden een Voorzitter aan.

Art. 9.De Voorzitter opent en sluit de vergaderingen van de Raad van Bestuur en leidt de debatten.

Art. 10.Wanneer de Voorzitter verhinderd is, wordt het voorzitterschap waargenomen door de in leeftijd oudste aanwezige bestuurder. Deze in leeftijd oudste aanwezige bestuurder beschikt in dat geval over dezelfde rechten en plichten als de Voorzitter en wordt waarnemend voorzitter genoemd.

Art. 11.De Voorzitter wordt op elke vergadering bijgestaan door een personeelslid van de Vlaamse Nutsregulator, dat de functie van secretaris op zich neemt. De Raad van Bestuur kan de secretaris verzoeken om zich voor de beraadslaging en/of stemming over één of meer agendapunten terug te trekken.

Onderafdeling 4. - Beraadslagingen en stemming in de Raad van Bestuur

Art. 12.De vergaderingen van de Raad van Bestuur zijn niet openbaar.

De Raad van Bestuur kan evenwel personeelsleden van de Vlaamse Nutsregulator die hem in de beraadslagingen kunnen bijstaan, verzoeken om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen. De vergaderingen worden eveneens bijgewoond door de secretaris, die notuleert.

De Directeurs wonen de Raad van Bestuur bij met raadgevende stem.

Art. 13.De Raad van Bestuur kan niet geldig beraadslagen en beslissen dan wanneer minstens de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn.

Indien het quorum niet is bereikt, kan de Raad van Bestuur binnen ten minste de termijn die voor de oorspronkelijke oproeping gold en ten hoogste dertig kalenderdagen, opnieuw worden bijeengeroepen met dezelfde agenda. In dat geval kan over de punten van de agenda beslist worden ongeacht het aantal bestuurders dat aanwezig is. De bijeenroeping voor deze vergadering geschiedt bij aangetekende brief en per e-mail op het professioneel e-mailadres van de bestuurders en de Directeurs bij de Vlaamse Nutsregulator.

Art. 14.De beslissingen van de Raad van Bestuur worden bij consensus genomen. Bij ontstentenis hiervan, kunnen beslissingen bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen genomen worden.

Ingeval beslissingen bij gewone meerderheid kunnen genomen worden, worden voor de berekening van de stemmen de onthoudingen niet in aanmerking genomen en is ingeval van staking van stemmen de stem van de Voorzitter doorslaggevend. De Raad van Bestuur kan beslissen om de stemming geheim te houden. De bestuurders stemmen met "ja", "neen" of "onthouding". De stemmen worden opgenomen door de secretaris.

De stemming over een agendapunt gebeurt steeds op dezelfde vergadering als deze waarop gepoogd is een consensus te bereiken, tenzij met eenparigheid van stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde bestuurders beslist wordt om de behandeling van het agendapunt te verdagen naar een volgende vergadering.

De stemming kan slechts plaatsvinden nadat alle niet-bestuurders, behalve de secretaris en de Directeurs die desgevallend de vergadering bijwonen, zich hebben teruggetrokken.

Art. 15.Als een bestuurder rechtstreeks of onrechtstreeks een belang heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid van de Raad van Bestuur behoort, mag die bestuurder niet deelnemen aan de beraadslaging van de Raad van Bestuur over die beslissingen of verrichtingen, en evenmin aan de stemming daarover.

Als een Directeur rechtstreeks of onrechtstreeks een belang heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid van de Raad van Bestuur behoort, mag die Directeur niet deelnemen aan de beraadslaging van de Raad van Bestuur over die beslissingen of verrichtingen.

Art. 16.De besluiten van de Raad van Bestuur kunnen tevens bij eenparig schriftelijk akkoord van alle bestuurders worden genomen.

Art. 17.De secretaris is belast met de opstelling van het (ontwerp van) proces-verbaal van de vergadering zonder vermelding van de naam van de sprekers tenzij deze daar uitdrukkelijk om verzoeken. Het proces-verbaal bevat een samenvatting van de besprekingen en de besluiten van ieder agendapunt.

Het ontwerp van proces-verbaal wordt ter goedkeuring op de agenda geplaatst van de daaropvolgende vergadering van de Raad van Bestuur.

Na goedkeuring door de Raad van Bestuur, wordt het proces-verbaal ondertekend door de Voorzitter en door de oudste aanwezige bestuurder die niet de Voorzitter is. Het proces-verbaal, wordt na ondertekening, op een elektronisch platform ter beschikking gesteld van de bestuurders.

De Vlaamse Nutsregulator wordt belast met de bewaring van de documenten.

Onderafdeling 5. - Bijstand door technische raadgevers en inrichting raadgevende comités

Art. 18.De Raad van Bestuur en zijn leden kunnen een beroep doen op technische raadgevers. Deze technische raadgevers worden aangesteld door de Vlaamse Nutsregulator conform de bepalingen van de wetgeving inzake de overheidsopdrachten. Zij kunnen bij monde van de Voorzitter voor advies op de vergadering van de Raad van Bestuur uitgenodigd worden. De technische raadgevers nemen niet deel aan de formele behandeling van het voorstel van beslissing.

Art. 19.De Raad van Bestuur kan in zijn schoot en onder zijn verantwoordelijkheid een of meer raadgevende comités inrichten, waaronder een auditcomité. Hij omschrijft hun samenstelling en hun taken. Afdeling 4. - Het College van Directeurs

Art. 20.De Vlaamse Nutsregulator kent bij de inwerkingtreding van dit Reglement slechts één Directeur, de Algemeen Directeur. Overeenkomstig artikel 191 Decreet Vlaamse Nutsregulator, treedt de Algemeen Directeur eenzijdig op als college totdat er minstens één ander lid van het College van Directeurs is aangesteld of tot wanneer er ten minste zes maanden zijn verstreken sinds de inwerkingtreding van het Decreet Vlaamse Nutsregulator.

De Raad van Bestuur duidt de Algemeen Directeur aan als Directeur bevoegd voor het personeelsbeleid en voor de externe vertegenwoordiging van de Vlaamse Nutsregulator, overeenkomstig artikel 23, §§ 3 en 4 Decreet Vlaamse Nutsregulator.

Art. 21.Het College van Directeurs is bevoegd om alle handelingen te stellen die nodig of nuttig zijn in het kader van het dagelijks bestuur van de Vlaamse Nutsregulator.

Het dagelijks bestuur omvat de handelingen en de beslissingen die cumulatief: i. geen betrekking hebben op een aan de Raad van Bestuur voorbehouden bevoegdheid als bedoeld in artikel 20 Decreet Vlaamse Nutsregulator; en ii. geen betrekking hebben op de materies gas en elektriciteit, noch op de materies water, warmte- en koudenetten en CO2-vervoer; en iii. niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vennootschap of die om reden van hun minder belang dat ze vertonen of omwille van hun spoedeisend karakter de tussenkomst van de Raad van Bestuur niet rechtvaardigen. Afdeling 5. - Bijzondere delegatie aan de Algemeen Directeur

Art. 22.De Raad van Bestuur delegeert aan de Algemeen Directeur de bevoegdheid om alle handelingen te stellen en beslissingen te nemen die cumulatief: i. niet vallen onder een aan de Raad van Bestuur voorbehouden bevoegdheid als bedoeld in artikel 20 Decreet Vlaamse Nutsregulator, noch onder de bevoegdheden van het College van Directeurs als beschreven in artikel 21 van dit Reglement;en ii. betrekking hebben op de materies gas en elektriciteit, water, warmte- en koudenetten en CO2-vervoer; en iii. waarvan het totale verbintenisbedrag niet meer bedraagt dan 221.000,00 EUR (excl. btw). Deze kwantitatieve beperking geldt niet voor arbeidsovereenkomsten. Afdeling 6. - Externe vertegenwoordiging

Art. 23.De Vlaamse Nutsregulator wordt in de gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen, met inbegrip van het als eiser of als verweerder optreden voor administratieve rechtscolleges, vertegenwoordigd door de Algemeen Directeur.

Art. 24.De Algemeen Directeur kan, vanuit zijn hoedanigheid van verantwoordelijke voor de externe vertegenwoordiging, zonder afbreuk te doen aan de rechtspositieregeling van het personeel en onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verlenen aan een of meer personeelsleden van de Vlaamse Nutsregulator voor de externe vertegenwoordiging bedoeld in artikel 23 van dit Reglement. Die delegaties worden bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad. Afdeling 7. - Expertenraad

Art. 25.De Expertenraad brengt niet-bindend advies uit op vraag van de Raad van Bestuur en binnen de door de Raad van Bestuur gevraagde termijn (die nooit minder dan tien werkdagen mag bedragen) of op eigen initiatief, voor de materies die tot de bevoegdheden van de Vlaamse Nutsregulator behoren. Indien de Expertenraad op eigen initiatief niet-bindend advies wenst te verstrekken over een thema waarvoor de Vlaamse Nutsregulator bevoegd is, brengt hij de Voorzitter van de Raad van Bestuur hiervan op de hoogte.

De adviezen van de Expertenraad voldoen aan de professionele standaarden die van experten kunnen worden verwacht en komen tot stand op grond van eigen studiewerk en expertise, zonder dat daarbij Directeurs of personeelsleden van de Vlaamse Nutsregulator kunnen worden betrokken of bevraagd.

Art. 26.De Expertenraad duidt in zijn midden een voorzitter aan.

Art. 27.De adviezen van de Expertenraad worden aangenomen bij consensus en, bij gebrek daaraan, bij meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De Expertenraad kan alleen een beslissing nemen als de meerderheid van de leden aanwezig is.

Art. 28.De adviezen van de Expertenraad worden steeds in ontwerp voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Daartoe bezorgt de Expertenraad het ontwerpadvies aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur, die de bespreking van dit ontwerpadvies als agendapunt zal agenderen op een zitting van de Raad van Bestuur.

Onverminderd de eigen verantwoordelijkheid, kunnen de bestuurders opmerkingen en vragen formuleren bij het ontwerpadvies.

De Voorzitter zal de opmerkingen en vragen overmaken aan de Expertenraad. Indien er opmerkingen noch vragen zijn, zal de Voorzitter de Expertenraad hiervan op de hoogte brengen.

Indien vervolgens door de Expertenraad nog inhoudelijke wijzigingen worden aangebracht, zal dit advies opnieuw als ontwerp worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur.

Indien er finaal geen wijzigingen meer worden aangebracht, zal de definitieve versie van het advies aan de Voorzitter worden overgemaakt voor publicatie.

Art. 29.De leden van de Expertenraad gedragen zich als een voorzichtig en redelijk expert, waarbij zij er onder meer rekening mee houden dat hun definitief advies wordt bekendgemaakt.

De leden van de Expertenraad waarborgen volledig het behoud van de vertrouwelijkheid van commercieel gevoelige gegevens of gegevens van persoonlijke aard bij de publicatie van hun definitief advies. Afdeling 8. - Deontologische code en integriteitsverklaring

Art. 30.De Raad van Bestuur legt in een deontologische code de regels vast die de bestuurders in acht moeten nemen bij de uitoefening van hun taak en die gerespecteerd moeten worden bij de behartiging van bijzondere vraagstukken. De deontologische code wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

De bestuurders en de leden van de Expertenraad ondertekenen jaarlijks een integriteitsverklaring, waarin ze verklaren te voldoen aan de decretale (onafhankelijkheids)eisen die op hen van toepassing zijn, evenals, voor wat de bestuurders betreft, de deontologische code bedoeld in het vorig lid.

De secretaris wordt belast met de bewaring van deze documenten. Afdeling 9. - Inwerkingtreding

Art. 31.Dit Reglement treedt in werking op 1 januari 2025.