Huishoudelijk reglement van het Directiecomité

Artikel 1.Het Directiecomité staat onder leiding van de Voorzitter.

Het bestaat daarnaast uit de directeur(s) van de betrokken beleidscel(len) of hoofd(en) van de betrokken beleidskern(en), de directeurs-generaal van alle directoraten-generaal en de directeur van de stafdienst.

Met het oog op de continuïteit en een goede opvolging van de beslissingen worden de leden verzocht om persoonlijk aanwezig te zijn.

Het is dan ook niet de bedoeling om plaatsvervangende leden aan te stellen, behalve in uitzonderlijke gevallen.

Daarnaast zullen experten voor de vergadering worden uitgenodigd indien zij nuttige informatie kunnen verstrekken over één of meer agendapunten.

De Voorzitter van het Directiecomité staat in voor de goede werking, laat het reglement naleven, opent, leidt en sluit de besprekingen.

Art. 2.De Voorzitter duidt een secretariaat aan dat belast wordt met de voorbereiding van de vergaderingen, het noteren van de beraadslagingen van het Directiecomité en het opstellen van de verslagen.

Het secretariaat oefent zijn taken uit onder het gezag en de leiding van de voorzitter. Het is verantwoordelijk voor de archieven van het Directiecomité.

Art. 3.Het Directiecomité vergadert minstens één maal per maand op uitnodiging van de Voorzitter. Bovendien nodigt de Voorzitter het Directiecomité uit op eigen initiatief of op aanvraag van minstens de helft van de leden.

Indien nodig en/of in geval van nood kan een Directiecomité elektronisch en/of via videoconferentie gehouden worden.

Art. 4.De Voorzitter stuurt de uitnodiging aan de leden.

Het lid dat een punt aan de agenda wenst toe te voegen, moet dit aan het secretariaat meedelen.

De Voorzitter stelt de agenda vier werkdagen (96 u) voor de vergadering op. Hij deelt de agenda en documenten drie werkdagen (72 u) voor de vergadering elektronisch mee aan de leden. Er zijn drie categorieën van agendapunten: de agendapunten die ter beslissing, bespreking of informatie worden voorgelegd.

Elk punt wordt beschreven in een inleidende nota, geschreven in de taal van de auteur, waarin wordt aangegeven tot welke van de categorieën het behoort.

Elk document dat ter beslissing aan het Directiecomité wordt voorgelegd, moet een voorstel van besluit en, in voorkomend geval, een ontwerp van communicatie bevatten.

Tijdens de vergadering kunnen nieuwe punten enkel door de Voorzitter aan de agenda worden toegevoegd.

Op gemotiveerd verzoek van een lid kan de Voorzitter besluiten de behandeling van een of meer punten uit te stellen.

De agenda's, documenten en het verslag van de vergaderingen worden gedigitaliseerd en op diezelfde manier door het secretariaat aan de leden van het Directiecomité ter beschikking gesteld.

Art. 5.De uitnodiging, de agenda en het verslag worden opgesteld in het Nederlands en in het Frans. De documenten die aan de beraadslagingen van het Comité worden voorgelegd, zijn opgesteld in de taal van hun auteur.

Art. 6.Het Directiecomité kan slechts geldig beraadslagen indien minstens de helft van de leden aanwezig is.

Art. 7.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. In geval van gelijkheid van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.

Alle deelnemers zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen het Directiecomité collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen.

Art. 8.Het ontwerp van verslag wordt ten laatste binnen vijf werkdagen na de vergadering aan de leden van het Directiecomité toegezonden. De goedkeuring van het verslag wordt aan de agenda van de volgende vergadering geplaatst.

Het definitieve verslag wordt in de twee landstalen ter beschikking gesteld van de leden van het Directiecomité. Het wordt vervolgens via het intranet aan de medewerkers gecommuniceerd.

Art. 9.Het huishoudelijk reglement van 9 juli 2019, zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 19 juli 2019, wordt opgeheven.

Art. 10.Het huishoudelijk reglement treedt in werking op op de eerste dag volgend op de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad.

Goedgekeurd door het Directiecomité tijdens zijn zitting van 24 maart 2022.