Huishoudelijk reglement van het Directiecomité De vastlegging van de vergaderingen

Artikel 1.Het Directiecomité vergadert op uitnodiging van de Voorzitter en dit ten minste eenmaal per maand, behalve tijdens de maand augustus.

De oproepingen

Art. 2.De oproepingen voor de vergaderingen van het Directiecomité dienen ten minste twee werkdagen voor de vergaderingen in het bezit van de leden te zijn.

Wanneer het absoluut noodzakelijk is, kan de Voorzitter afwijken van het eerste lid.

De oproepingen worden in het Nederlands en in het Frans opgesteld. Zij worden elektronisch verstuurd.

De agenda De agenda van de vergadering wordt bij de oproeping gevoegd

Art. 3.Behoudens in geval van toepassing van artikel 2, tweede lid, moeten alle stukken betreffende de agendapunten ten minste twee werkdagen voor de vergaderingen in het bezit zijn van de leden. De stukken zijn beschikbaar op de gemeenschappelijke schijf van het Directiecomité "Leden DirCom".

Elk lid van het Directiecomité kan een verzoek richten aan de Voorzitter om punten op de agenda te plaatsen. Bij het verzoek worden alle relevante stukken gevoegd.

Het Directiecomité kan, in onderlinge overeenstemming, een bijkomend punt op de agenda plaatsen.

Wanneer een of meer punten van de agenda niet tijdens de vergadering van het Directiecomité behandeld kunnen worden, worden ze op de agenda van een volgende vergadering ingeschreven.

De Voorzitter en de leden van het Directiecomité bezorgen dit Comité alle nuttige informatie voor de bespreking van de agendapunten.

Het voorzitterschap

Art. 4.De Voorzitter opent en sluit de vergaderingen van het Directiecomité. Hij leidt de debatten en beschikt daartoe over alle nodige bevoegdheden.

Wanneer de Voorzitter afwezig of verhinderd is, wijst hij het lid van het Directiecomité aan dat hem vervangt.

De vergaderingen

Art. 5.§ 1. De vergaderingen van het Directiecomité zijn niet openbaar. Het Directiecomité kan echter aan bepaalde personen, die het Comité door hun deskundigheid nuttige uitleg over een punt van de agenda kunnen verschaffen, vragen om, zonder beslissende noch raadgevende stem, aan de volledige vergadering of een deel ervan deel te nemen, met uitzondering van de beraadslagingen over individuele dossiers. § 2. Om de opdrachten te vervullen, die het Directiecomité zijn toegekend door artikel 5, eerste en tweede lid van het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst, houdt het Directiecomité beleidsvoorbereidende vergaderingen per thema.

Om de opdrachten te vervullen die het Directiecomité zijn toegekend door artikel 5, derde en vierde lid van het bovenvermelde koninklijk besluit van 7 november 2000 en voor de toepassing van de statutaire bepalingen, houdt het Directiecomité gewone vergaderingen. § 3. Wanneer een fysieke vergadering niet aangewezen of onmogelijk is, kan de Voorzitter beslissen om de vergadering te laten plaatsvinden via teleconferentie.

Het quorum

Art. 6.Het Directiecomité kan slechts geldig beraadslagen wanneer de meerderheid van de leden aanwezig is.

De beslissingen

Art. 7.§ 1. Het Directiecomité beslist bij consensus. Wanneer geen overeenstemming wordt bereikt, worden de beslissingen bij meerderheid van stemmen genomen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen geeft de stem van de Voorzitter de doorslag, behalve bij geheime stemming. § 2. Het stemmen gebeurt met handopsteken.

Wanneer de beslissing een individuele ambtenaar betreft kan de Voorzitter ervoor opteren om de beslissing via een geheime stemming te laten plaatsvinden. § 3. De stemming kan pas plaatsvinden nadat de personen die het Directiecomité krachtens artikel 5 eventueel bijwonen, de vergadering verlaten hebben. § 4. Wanneer het Directiecomité adviserend optreedt, worden de door de leden uitgebrachte adviezen in de notulen opgenomen en toegevoegd aan de voorstellen die aan de bevoegde overheden worden voorgelegd.

Het secretariaat

Art. 8.§ 1. De Voorzitter wijst de secretaris en zijn vervanger in geval van noodzaak aan. § 2. De secretaris vervult zijn opdracht onder het gezag van de Voorzitter. § 3. De secretaris verzorgt het dagelijks beheer van het Directiecomité, hij ziet toe op het opstellen van de notulen van de vergaderingen en deelt de adviezen en beslissingen van het Directiecomité mee aan de bevoegde overheden. Hij is verantwoordelijk voor het archief van het Directiecomité. § 4. Het secretariaat is gevestigd op het volgend adres: Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand, en Energie, secretariaat van het Directiecomité, Bureau van de Voorzitter, Vooruitgangstraat 50, 1210 Brussel.

De notificaties

Art. 9.Na de vergadering wordt voor elke beslissing van het Directiecomité, behalve voor individuele dossiers, een beknopte notificatie naar alle leden van het Comité gezonden. Een niet-akkoord van een lid met de inhoud van een notificatie moet onverwijld gemeld worden aan het secretariaat.

De notulen

Art. 10.§ 1. De ontwerpnotulen worden, hetzij in een volgende vergadering, hetzij in een schriftelijke procedure ter goedkeuring aan de leden voorgelegd. § 2. De definitieve versie van de notulen wordt, na goedkeuring door het Directiecomité, door de Voorzitter en door de secretaris ondertekend. Na ondertekening, zijn de notulen beschikbaar voor de leden op de gemeenschappelijke schijf "Leden DirCom". De originele notulen worden door de secretaris bewaard. § 3. Onverminderd de toepassing van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur en, in het kader van de bevorderingen in niveau A, van artikel 26bis van het koninklijk besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel, zijn de notulen en de uittreksels vertrouwelijk, tenzij anders wordt beslist door het Directiecomité.

De werkgroepen van het Directiecomité

Art. 11.Bij beslissing van het Directiecomité kunnen werkgroepen opgericht worden. Zij vervullen hun mandaat onder het gezag en het toezicht van het Directiecomité, via de voorzitter van de werkgroep.

De voorzitter van de werkgroep roept de werkgroep bijeen en organiseert de werkzaamheden ervan. Hij brengt het Directiecomité regelmatig op de hoogte van de vorderingen van de werkzaamheden. Hij kan beroep doen op het secretariaat voor ondersteuning.

De geheimhouding

Art. 12.De Voorzitter, de leden en iedere persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van het Directiecomité zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, beraadslagingen en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht.

Inzage van de stukken

Art. 13.De leden van het Directiecomité kunnen altijd de archieven van dit Comité op het secretariaat inkijken, alsook de stukken van de administratieve dossiers waarover zij zich dienen uit te spreken.

De uitvoering van de beslissingen van het Directiecomité in de directies

Art. 14.Het Directiecomité kan een of meerdere van zijn leden aanduiden om de uitvoering van een van zijn beslissingen te verzekeren.

Inwerkingtreding

Art. 15.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 8 september 2020. Het vervangt het vorige. Goedgekeurd door het Directiecomité tijdens de vergadering van 8 september 2020.

De Voorzitter a.i. van het Directiecomité, R. MASSANT