Directieraad. - Huishoudelijk reglement Samenstelling

Artikel 1.De samenstelling van de directieraad wordt bepaald door het ministerieel besluit van 11 juli 1987 tot vaststelling van de samenstelling van de directieraad van de Rijksdienst voor Pensioenen.

Voorzitterschap

Art. 2.De administrateur-generaal of bij haar afwezigheid, de adjunct-administrateur-generaal zit de directieraad voor.

Indien ook de adjunct-administrateur-generaal verhinderd is, wordt de directieraad voorgezeten door de directeur-generaal (managementfunctie N-1) met de hoogste anciënniteit.

De voorzitter opent en sluit de zittingen, leidt de debatten en de beraadslagingen en zorgt voor het goede verloop van de vergaderingen.

Secretariaat

Art. 3.De voorzitter duidt een secretaris en een adjunct-secretaris van de andere taalrol aan die belast worden met de voorbereiding van de vergaderingen, het acteren van de beraadslagingen en het opstellen van de notulen. In geval van afwezigheid van de secretaris, wijst de voorzitter een lid van de raad aan als secretaris. Hetzelfde geldt in geval de secretarissen belang hebben bij één of meerdere punten op de agenda.

De secretarissen zijn personeelseden van de Rijksdienst voor Pensioenen. Zij vervullen hun opdracht onder het gezag en de leiding van de voorzitter.

De secretaris deelt de adviezen en beslissingen van de Raad mee aan de bevoegde overheden onder handtekening van de voorzitter.

Hij is verantwoordelijk voor het archief van de raad.

Vergadering en agenda

Art. 4.De directieraad vergadert telkens wanneer dit nodig is en ten minste vier maal per jaar.

De voorzitter roept de raad bijeen op eigen initiatief of op aanvraag van ten minste twee leden.

De Voorzitter stelt de datum van de vergadering vast en bepaalt de agenda.

De oproepingen gaan uit van de voorzitter. De te behandelen stukken worden als bijlage bij de oproeping aan de leden gevoegd. De leden moeten minstens twee volle werkdagen vóór de vergadering in het bezit zijn van de uitnodiging, de agenda en de bijlagen op volgend URL adres: http://intranet.onprvp.fgov.be/Communities/Directieraad-Conseildedirection De uitnodiging en de agenda worden opgesteld in het Frans en het Nederlands. De stukken die aan de beraadslaging van de raad worden voorgelegd zijn opgesteld in de taal van de auteur of voor de individuele gevallen in de taal van de betrokkene.

Het lid dat, na het ontvangen van de uitnodiging, een punt aan de agenda wenst toe te voegen, deelt dit ten laatste 24 uur vóór de vergadering mee aan de voorzitter.

Nieuwe punten kunnen slechts ter zitting aan de agenda worden toegevoegd met unanieme instemming van de aanwezige leden.

Het lid van de directieraad dat de vergadering niet kan bijwonen, kan zijn opmerkingen of adviezen schriftelijk meedelen aan de voorzitter, die ze ter kennis van de andere leden brengt vooraleer de discussie van de bedoelde aangelegenheden aan te vatten De op de agenda gebrachte aangelegenheden dienen in volgorde van inschrijving te worden onderzocht behalve indien ten minste de helft der aanwezige leden akkoord gaat met een wijziging.

In geval van hoogdringendheid en met akkoord van ten minste de helft van de aanwezige leden kan van deze procedures worden afgeweken.

De vergaderingen van de directieraad zijn niet openbaar.

Beraadslaging en stemming

Art. 5.De directieraad kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van zijn leden aanwezig is. Indien dit quorum niet wordt bereikt, kan de Raad na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beraadslagen over dezelfde agenda.

De directieraad kan in geen enkel geval, geldig beraadslagen indien alle aanwezige leden tot dezelfde taalrol behoren.

De beslissingen worden bij consensus genomen of bij ontstentenis hiervan, bij gewone meerderheid van stemmen, zonder rekening te houden met de onthoudingen en in voorkomend geval met de blanco of ongeldige stemmen.

De stemming gebeurt bij handopsteken. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Elke individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid wordt genomen bij geheime stemming. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

Wanneer de raad adviserend optreedt, worden de door de leden gebrachte adviezen in de notulen opgenomen en toegevoegd aan de voorstellen die aan de bevoegde overheden worden voorgelegd.

Art. 6.De voorzitter, de leden en iedere persoon die betrokken is bij de werkzaamheden zijn de geheimhouding verplicht omtrent de debatten, de beraadslagingen, de beslissingen en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht.

De voorzitter en alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen de raad collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen.

Elk lid van de directieraad zal zichzelf wraken wanneer het van oordeel is dat zijn aanwezigheid en zijn betrokkenheid in bepaalde aangelegenheden aanleiding kan geven tot schending van het onpartijdigheidsprincipe en/of het onafhankelijkheidsprincipe.

De voorzitter kan eveneens een dergelijke maatregel voorstellen indien dit nodig blijkt.

Art. 7.De directieraad kan aan bepaalde personen, die de raad door hun deskundigheid nuttige uitleg over een punt van de agenda kunnen verschaffen, vragen om, zonder beslissende noch raadgevende stem, aan de volledige vergadering of een deel ervan deel te nemen, met uitzondering van de beraadslaging over individuele dossiers.

Notulen

Art. 8.Het ontwerp van de notulen, in het Frans en in het Nederlands opgesteld, wordt aan de leden bezorgd via het voormelde URL adres.

Indien geen enkele schriftelijke opmerking aan de voorzitter wordt toegestuurd binnen de vijf werkdagen die volgt op de datum waarop de notulen beschikbaar zijn, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd.

In geval van opmerkingen, wordt de goedkeuring van de notulen aan de agenda van de eerstvolgende vergadering toegevoegd.

De notulen worden in het Frans en het Nederlands ondertekend door de voorzitter en de secretarissen.

Alle leden van de directieraad hebben toegang tot de notulen via het hogervermelde URL adres.

Het origineel wordt op het secretariaat bewaard waar het door de leden kan geraadpleegd worden.

Onverminderd de toepassing van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur en, in het raam van de bevorderingen in niveau A, van artikel 26bis van het koninklijk besluit van 7 augustus 1939, betreffende de evaluatie en de loopbaan van het Rijkspersoneel, hebben de notulen en hun uittreksels een vertrouwelijk karakter, behoudens tegengestelde beslissing van de directieraad.

Art. 9.Gevallen waarin het onderhavig reglement niet voorziet, worden door de directieraad in de vergadering en bij gewone meerderheid beslecht.

Art. 10.Het huishoudelijk reglement van de directieraad van 31 januari 1995 wordt opgeheven.

Dit huishoudelijk reglement dat door de directieraad in zitting van 18 november 2014 werd goedgekeurd, treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

De voorzitter, Sarah Scaillet, Administrateur-generaal