Huishoudelijk reglement van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid HOOFDSTUK I. - ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1.Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid, hierna het Comité genoemd, heeft zijn zetel te Brussel.

Art. 2.De voorzitter waakt over de goede werking van het Comité.

Art. 3.De voorzitter roept het Comité samen en stelt de plaats, de dag en het uur van de vergaderingen vast. Hij opent en sluit de vergaderingen. Hij leidt de debatten.

Indien de voorzitter verhinderd of afwezig is, wordt zijn functie uitgeoefend door het ander lid van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, hierna de Commissie, met de grootste anciënniteit of, bij gelijkheid van anciënniteit van de Commissieleden, door de oudste onder hen. Zijn vervanger heeft dan dezelfde bevoegdheden en verplichtingen.

Art. 4.Behoudens spoedeisende gevallen, door de voorzitter te beoordelen, worden de oproepingen tenminste acht dagen voor de vergadering aan de leden verzonden. Zij bevatten de agenda van de vergadering, vergezeld van de nodige documenten.

Het vast lid dat verhinderd is, verwittigt daarvan tijdig de rechtskundig adviseur secretaris van het Comité en het secretariaat van de voorzitter van de Commissie. Het secretariaat van de voorzitter van de Commissie verwittigt de plaatsvervanger, bezorgt hem onverwijld de nodige stukken en gaat na of het quorum bereikt wordt.

Een plaatsvervangend lid dat geen effectief lid vervangt kan uitzonderlijk door de voorzitter van het Comité worden uitgenodigd indien er een dossier wordt besproken waar de specifieke expertise van het plaatsvervangend lid nuttig wordt geacht. In dat laatste geval kan het plaatsvervangend lid ook verslaggever zijn, wordt er presentiegeld uitbetaald, maar is er geen stemrecht als het effectief lid aanwezig is.

Art. 5.De voorzitter roept het Comité bijeen wanneer tenminste drie leden erom verzoeken. Dit verzoek wordt gedaan, hetzij met een tot de voorzitter gericht schrijven, hetzij op een vergadering van het Comité. Het verzoek preciseert het voorwerp van de bijeen te roepen vergadering.

De vergadering van het Comité wordt gehouden binnen de vijftien dagen na de indiening van het verzoek, tenzij de aanvragers instemmen met een latere datum.

Art. 6.De voorzitter stelt de agenda vast.

De agenda wordt opgedeeld in punten "A" en "B". De aangelegenheden gerangschikt onder "B" worden ter zitting aangenomen zonder bijkomende bespreking, tenzij een lid de bespreking ervan heeft aangevraagd aan de voorzitter, met kopie aan de rechtskundig adviseur secretaris van het Comité, ten laatste om 10 uur de 2de werkdag voorafgaand aan deze van de desbetreffende zitting. De voorzitter of de rechtskundig adviseur secretaris van het Comité verwittigt de andere leden dezelfde dag per e-mail. De aangelegenheden, gerangschikt onder "A" en deze op verzoek van een lid aldus omgevormd, worden steeds ter bespreking voorgelegd.

Een aangelegenheid die niet op de agenda is vermeld, kan alleen in behandeling worden genomen mits tenminste de helft van de aanwezige leden daarmee instemt.

Het lid dat de inschrijving van een punt op de agenda wenst, dient hiervoor een aanvraag in bij de voorzitter. Deze zal het punt inschrijven op de agenda van de volgende vergadering.

Art. 7.Het Comité beraadslaagt slechts dan op geldige wijze wanneer ten minste 2 leden van de Commissie, onder wie steeds de voorzitter van het Comité of diens plaatsvervanger, en 2 externe leden aanwezig zijn.

Indien er op het ogenblik van de beraadslaging geen pariteit bestaat tussen de leden van de Commissie enerzijds en de externe leden anderzijds, wordt de pariteit hersteld door de onthouding van de leden in overtal, te beginnen bij het lid met de kleinste anciënniteit of, bij gelijkheid van anciënniteit, door de jongste onder hen, uitgezonderd de voorzitter.

Een lid dat een belangenconflict heeft met betrekking tot een agendapunt deelt dat voor de aanvang van de vergadering mee. Een belangenconflict doet zich voor wanneer de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functie van lid van het Comité of de naleving door het lid van de principes van eerlijke concurrentie, niet-discriminatie of gelijke behandeling in het gedrang komt om redenen die te maken hebben met elk belang dat gedeeld wordt met een persoon, instelling, organisatie of bedrijf vermeld in een bepaald dossier. In voorkomend geval kan de voorzitter van het Comité eisen dat een lid zich terugtrekt wegens een vastgesteld belangenconflict.

Als een lid op basis van de overgemaakte stukken bedoeld in artikel 4 vaststelt dat hij wordt geconfronteerd met een dergelijk belangenconflict, verwittigt hij, zodra mogelijk en uiterlijk bij aanvang van de vergadering, de voorzitter van het Comité en de rechtskundig adviseur secretaris van het Comité. Het lid in kwestie verlaat de zitting en neemt niet deel aan de bespreking, de beraadslaging en de mogelijke stemming over het betrokken agendapunt als vermeld in artikel 12. In voorkomend geval kan het lid in kwestie, op vraag van het Comité, de bespreking voorafgaand aan de beraadslaging omtrent dit punt toch bijwonen voor het geven van een eventuele verduidelijking in functie van zijn specifieke kennis of competenties.

Art. 8.Over de vergaderingen van het Comité wordt een proces-verbaal, bij wijze van synthese, opgesteld. Dit proces-verbaal wordt ondertekend door de voorzitter en de administrateur van de Commissie.

Deze laatste is belast met de bewaring van de stukken en levert de voor eensluidende verklaarde afschriften af van de akten en processen-verbaal van de vergaderingen van het Comité.

Tijdens de vergadering wordt een geluidsopname gemaakt van de interventies, met het oog op de redactie van het proces-verbaal. Deze opname wordt vernietigd na de goedkeuring van het proces-verbaal van de betrokken vergadering.

De ontwerpen van de processen-verbaal worden aan de leden van het Comité toegezonden. Zij worden op de eerstvolgende vergadering door het Comité goedgekeurd.

Art. 9.De voorzitter kan voor elke aan het Comité gerichte vraag, of voor elke aangelegenheid die hij nuttig oordeelt, één of meerdere verslaggevers aanwijzen.

Een ambtenaar van het secretariaat van de Commissie zorgt voor de ondersteuning van de verslaggever. De verslaggever kan de ambtenaar aansturen bij zijn werkzaamheden.

Art. 10.De voorzitter of de verslaggever kan aan de verzoekende partij, aan de klager, aan elke overheid, aan elke verantwoordelijke van een verwerking, of aan een derde, alle inlichtingen vragen die hij nodig acht. Hij kan ze, gezamenlijk of afzonderlijk, uitnodigen voor een hoorzitting.

Art. 11.De verslaggever stelt een ontwerp van beslissing op. Bij het onderzoek van het dossier en bij de voorbereiding van de besluitvorming zal aandacht worden geschonken aan het feitelijk en wettelijk kader, de toetsing aan de principes voor een verwerking van persoonsgegevens in het bijzonder en de impact op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen.

Alle adviezen en machtigingen, moeten met redenen omkleed zijn evenals alle beslissingen ingevolge een klacht.

Art. 12.Het Comité vergadert en beraadslaagt als college.

Het Comité vergadert met gesloten deuren tenzij het uitdrukkelijk beslist de zitting openbaar te laten verlopen.

Elke bespreking van een dossier "A" wordt ingeleid door de verslaggever waarna elk lid vragen kan stellen en zijn standpunt kan uiten. De voorzitter gaat na welk gemeenschappelijk standpunt kan ingenomen worden.

Het Comité beslist bij consensus. Indien geen consensus kan worden bereikt of wanneer een lid dit uitdrukkelijk verzoekt, wordt overgegaan tot stemming. In voorkomend geval wordt eerst over elk aspect van een dossier afzonderlijk en vervolgens over het geheel gestemd.

De stemming gebeurt bij handopsteking. Het Comité beslist bij meerderheid van stemmen. Bij de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van de stemmen is de stem van de voorzitter of bij diens afwezigheid, van zijn plaatsvervanger doorslaggevend. Het proces-verbaal van de vergadering vermeldt uitdrukkelijk het resultaat van de stemming.

De plaatsvervangende leden die op het moment van de zitting geen effectief lid vervangen omdat laatstgenoemd lid ook zelf aanwezig is (cf. artikel 4, 3de lid), zijn niet stemgerechtigd.

Art. 13.Wanneer het noodzakelijk is voor de goede werking van het Comité of voor de naleving van de wettelijke termijnen of in dringende gevallen, kan de voorzitter, al dan niet na bespreking ter zitting, beslissen de beraadslaging over de ontwerpen van adviezen, machtigingen en andere beslissingen volgens een schriftelijke procedure te organiseren.

De voorzitter verstuurt de ontwerpen per e-mail aan de leden en bepaalt de termijn en de modaliteiten voor hun eventuele reactie. De termijn kan niet korter zijn dan 48 uur en bevat, tenzij bijzondere motivatie, een weekend. Bij de bepaling van deze termijn wordt ook rekening gehouden met eventuele wettelijke vakantiedagen. De leden reageren binnen deze door de voorzitter bepaalde termijn. Een lid kan wegens bijzondere omstandigheden gemotiveerd verzoeken om tegen een later bepaald tijdstip te reageren.

Leden die niet reageren binnen de door de voorzitter bepaalde termijn of binnen de verlengde termijn waar ze gemotiveerd om verzocht hebben, worden verondersteld akkoord te gaan met het ontwerp van besluit.

Op basis van de ingestuurde reacties zal de voorzitter het ontwerp aanpassen, dan wel beslissen tot bijkomende agendering op een volgende nuttige zitting. De goedgekeurde beslissing van het Comité krijgt al naar gelang het geval de dagtekening van de zitting waarop ze het laatst werd besproken en, indien het niet ter zitting is behandeld, deze waarop de voorzitter het document in definitieve versie zal hebben ondertekend.

Art. 14.Het Comité kan zijn adviezen, machtigingen en andere beslissingen, naast de door of krachtens de wet opgelegde kennisgeving ervan, ook op een andere wijze openbaar maken.

De bijkomende openbaarmaking bedoeld in het vorige lid vormt het voorwerp van een afzonderlijke beslissing.

De bekendmaking op de website van de Commissie gebeurt binnen de rubriek voorzien voor het Comité. Behoudens voor de machtigingen, kan het Comité uitzonderlijk beslissen om een beslissing niet op de website te plaatsen, op voorwaarde dat dit gemotiveerd wordt.

Art. 15.§ 1. Onverminderd de bijzondere taken die in dit reglement aan de voorzitter worden opgedragen, is hij belast met de algemene uitvoering van de beslissingen van het Comité. § 2. Met het oog op de goede werking van de dienst kan de voorzitter bepaalde uitvoerende en voorbereidende taken opdragen aan een ambtenaar van het secretariaat van de Commissie, die instaat voor de ondersteuning van het Comité. HOOFDSTUK II. - BIJZONDERE BEPALINGEN Afdeling I. - Machtigingen als bedoeld in de artikel 36bis van de wet

van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, hierna de WVP

Art. 16.De dossiers betreffende de aanvragen voor machtiging worden voorbereid door de voorzitter van het Comité of door een aangewezen verslaggever, bijgestaan door een ambtenaar van het secretariaat van de Commissie. Voor de behandeling ervan gaat de voorzitter of de verslaggever zo snel mogelijk na of alle voor de machtiging noodzakelijke informatie aan het Comité is medegedeeld.

In voorkomend geval wordt de betrokken aanvrager verzocht om de ontbrekende informatie mee te delen.

Vervolgens geschiedt de procedure overeenkomstig de voorschriften en de termijnen bepaald in artikel 31bis van de WVP en het koninklijk besluit van 17 december 2003Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 17/12/2003 pub. 30/12/2003 numac 2003014296 bron federale overheidsdienst informatie- en communicatietechnologie, federale overheidsdienst binnenlandse zaken en federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Koninklijk besluit tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer sluiten tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Afdeling II. - Informatie en inlichtingen

Art. 17.De vragen om inlichtingen ontvangen door het secretariaat van de Commissie worden in principe aan de voorzitter medegedeeld, tenzij het secretariaat oordeelt dat deze geen standpunt van het Comité vereisen.

De voorzitter beslist of de vraag wordt voorgelegd aan het Comité.

In positief geval wordt het antwoord gegeven op basis van de inlichtingen en de gegevens waarover het Comité voor de behandeling van de vraag beschikt. De verzoeker wordt daarover in het antwoord in kennis gesteld.

Het antwoord vermeldt desgevallend de zittingsdatum waarop het Comité beraadslaagde over de vraag. Afdeling III. - Adviezen

Art. 18.De dossiers betreffende de aanvragen voor advies worden voorbereid door de voorzitter van het Comité of door een aangewezen verslaggever, bijgestaan door een ambtenaar van het secretariaat van de Commissie. Voor de behandeling ervan, gaat de voorzitter of de verslaggever zo snel mogelijk na of alle voor het advies noodzakelijke informatie aan het Comité is medegedeeld. In voorkomend geval wordt de betrokken aanvrager verzocht om de ontbrekende informatie mee te delen. Als het verzoek volledig is, beslist het Comité binnen zestig dagen na ontvangst van het verzoek.

Art. 19.In het advies is opgenomen of het gunstig of ongunstig is, eventueel met vermelding van de voorwaarden waarvan die conclusie afhankelijk is. Afdeling IV. - Klachten

Onderafdeling I. - Algemeen

Art. 20.Onverminderd Onderafdeling II, worden de klachten die bij het Comité worden ingediend onverwijld overgezonden aan de Commissie. Het Comité zal daarbij zijn diensten aanbieden om als deskundige op te treden.

De klager wordt daarover onmiddellijk in kennis gesteld.

Onderafdeling II. - Klachten van de Dienst voor Informatieveiligheid en Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer van de Federale Overheidsdienst Financiën

Art. 21.§ 1. De Dienst voor Informatieveiligheid en Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer van de FOD Financiën (hierna "de Dienst") kan bij het Comité een klacht indienen, op basis van artikel 8, § 1, in fine van de wet van 3 augustus 2012Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/08/2012 pub. 24/08/2012 numac 2012003257 bron federale overheidsdienst financien Wet houdende bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens door de Federale Overheidsdienst Financiën in het kader van zijn opdrachten sluiten houdende bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens door de Federale Overheidsdienst Financiën in het kader van zijn opdrachten.

De klacht dient door het hoofd van de Dienst ondertekend en gedateerd te worden. Wanneer de klacht bij elektronisch bericht wordt verstuurd dient zij een elektronische handtekening te bevatten. Is dit niet het geval dan zal de klacht slechts kunnen worden behandeld na een schriftelijke en ondertekende bevestiging op papieren drager.

De klacht bevat een uiteenzetting van de feiten. Zij moet de nodige aanwijzingen bevatten die toelaten de verwerking, voorwerp van de klacht, te identificeren. § 2. Wanneer de Dienst een schrijven richt tot het Comité dat niet aan deze vormelijke vereisten voldoet, wordt dit schrijven enkel beschouwd als een verzoek om inlichtingen. De Dienst wordt hierover op de hoogte gebracht. § 3. De voorzitter kan aan de Dienst vragen zijn verzoek nader te omschrijven of het een verzoek om inlichtingen of een klacht betreft.

De voorzitter kan ook alle bijkomende informatie opvragen, die hij nuttig acht voor de behandeling van het verzoek of de klacht. § 4. Het secretariaat en de voorzitter onderzoeken in welke mate aan het gestelde probleem een bevredigend antwoord kan worden gegeven zonder dat de klachtprocedure moet worden gevolgd.

Art. 22.Bij de behandeling van een klacht stellen het Comité of zijn voorzitter zich te allen tijde op vanuit een zorg om een minnelijke regeling tot stand te brengen tussen de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft en de Dienst.

Art. 23.De voorzitter kan bij gelegenheid van een klacht, nagaan in welke mate de zaak door zijn bemiddeling tot een oplossing kan komen zonder dat ze ter zitting dient te worden gebracht.

In dit geval onderzoekt de voorzitter de ontvankelijkheid van de klacht alvorens de bemiddeling aan te vangen.

De beslissing over ontvankelijkheid wordt aan de Dienst ter kennis gebracht.

Art. 24.In het kader van de bemiddeling deelt de voorzitter de klacht mee aan de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft en vraagt hem met het oog op een bemiddeling alle inlichtingen en uitleg . Hij kan ook aan derden inlichtingen vragen.

De persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft, heeft het recht zijn antwoord te verduidelijken met alle bijkomende informatie en toelichting met betrekking tot de klacht die hij nodig acht ter verdediging van zijn belangen.

De voorzitter verstrekt dit antwoord aan de Dienst en geeft deze de mogelijkheid om te reageren. Hij kan daarbij eventueel een minnelijke schikking voorstellen.

De voorzitter kan zich voor deze formaliteiten laten bijstaan door het secretariaat.

Art. 25.§ 1. De voorzitter kan op ieder ogenblik zijn persoonlijke bemiddelingspoging afbreken en het dossier formeel aan het Comité overdragen. Hij kan ook beslissen om de klacht onmiddellijk aan het Comité voor te leggen. Tot slot kan hij beroep doen op het Comité als zijn persoonlijke bemiddeling geen resultaat heeft opgeleverd. § 2. In dergelijke gevallen, maakt de voorzitter een verslag op over de zaak en brengt de partijen ervan op de hoogte dat het dossier aan het Comité werd overgedragen.

Hij stelt ter attentie van het Comité een met redenen omkleed ontwerp van advies op over de gegrondheid van de klacht. Hij kan zijn ontwerp doen vergezeld gaan van met redenen omklede aanbevelingen aan de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft.

De voorzitter legt het verslag met het voorstel van advies en de eventuele aanbevelingen voor aan het Comité. Het Comité neemt, in voorkomend geval op de eerstvolgende nuttige zitting, kennis van de zaak en beslist desgevallend over het vervolg. Het onderzoekt de ontvankelijkheid van de klacht en vervolgens de gegrondheid ervan.

De voorzitter brengt de eindbeslissing van het Comité ter kennis van de partijen.

Art. 26.Voor het onderzoek van een klacht kan het Comité een of meerdere leden aanstellen tot verslaggever en het stellen van onderzoekdaden.

Behalve in geval dat de klacht al het voorwerp heeft uitgemaakt van een bemiddelingsprocedure door de voorzitter, brengt het Comité, nadat het in overeenstemming met artikel 23 de klacht ontvankelijk heeft verklaard, de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft, op de hoogte van de klacht. Het kan, in het belang van het onderzoek, deze kennisgeving verdagen tot het ogenblik dat ze geschikt acht.

Het Comité of de verslaggever kan alle nuttige inlichtingen vragen aan de Dienst, de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft en aan derden. Het kan een termijn opleggen voor het verstrekken van een schriftelijk antwoord. Het kan in elke stand van de procedure aanvullende onderzoeksmaatregelen bevelen.

De persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft, heeft het recht zijn antwoord te verduidelijken met alle bijkomende informatie en toelichting die hij voor de verdediging van zijn belangen nodig acht.

Het secretariaat deelt het antwoord mee aan de Dienst. Deze heeft het recht om, binnen een door het Comité of de verslaggever bepaalde termijn, schriftelijk een wederantwoord in te dienen.

Wanneer een onderzoek ter plaatse noodzakelijk is, wordt gehandeld in overeenstemming met de bepalingen van Afdeling VI.

Art. 27.Het Comité kan beslissen de Dienst en de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft uit te nodigen voor een verhoor. Zo beiden uitgenodigd worden, worden ze afzonderlijk of gezamenlijk gehoord volgens de beslissing van het Comité.

Art. 28.Het Comité kan met het oog op het bereiken van een minnelijke schikking tussen de partijen een of meerdere leden afvaardigen om deze te bewerkstelligen.

Bij een minnelijke schikking, stelt het afgevaardigde lid/stellen de afgevaardigde leden een proces-verbaal op, waarin het bereikte akkoord wordt weergegeven.

Het Comité neemt er op de eerstvolgende nuttige zitting akte van en beslist desgevallend over het vervolg.

Art. 29.Zo geen minnelijke schikking wordt bereikt, geeft het Comité een met redenen omkleed advies over de gegrondheid van de klacht. Het kan zijn advies doen vergezeld gaan van met redenen omklede aanbevelingen aan de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft.

Art. 30.Het Comité kan beslissen dat zijn beslissing of advies naast de door of krachtens de wet opgelegde kennisgeving ervan, ook op een andere wijze openbaar gemaakt wordt. Hij omschrijft dit nader in zijn beslissing. Afdeling V. - Controle en inspectie

Art. 31.In het kader van de uitvoering van zijn taken kan het Comité onderzoeken instellen, een of meer van zijn leden belasten met het verrichten van die onderzoeken en een beroep doen op deskundigen. Het Comité kan mededeling eisen van alle documenten die hem bij hun onderzoek van nut kunnen zijn.

De voorzitter van het Comité alsook de andere leden van het Comité en de daarbij betrokken deskundigen zijn gehouden tot het beroepsgeheim met betrekking tot alles wat ze uit hoofde van hun functie hebben kunnen vernemen.

Art. 32.Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder "controle", het nagaan van de eerbiediging van de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerkingen behorend tot de bevoegdheden van het Comité.

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder "inspectie", het organiseren van een algemene verificatie over de eerbiediging van de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerkingen behorend tot de bevoegdheden van het Comité. Bij gelegenheid van een inspectie kan een specifieke controle ten overstaan van een welbepaalde verwerking plaatsvinden.

Art. 33.Tot controle kan worden overgegaan naar aanleiding van een verzoek van een persoon, van een klacht, dan wel spontaan naar aanleiding van een bepaalde vaststelling met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Tot inspectie kan worden overgegaan naar aanleiding van bepaalde specifieke vaststellingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens bij gelegenheid van een controle, vanuit bepaalde algemene vaststellingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, vanuit een algemene bezorgdheid, dan wel op basis van gerichte proactieve en preventieacties door het Comité.

Controle en inspectie kunnen worden georganiseerd op basis van een nationaal dan wel een internationaal initiatief.

De beslissing tot het verrichten van spontane controleacties wordt genomen door de voorzitter. Het organiseren van een inspectie wordt op voorstel van de voorzitter beslist door het Comité.

Art. 34.Het Comité kan zelf de inspectie -en controleactiviteiten uitvoeren of het kan hiertoe een vraag richten tot de Commissie.

Indien het Comité een dergelijk verzoek tot de Commissie richt, zal het zijn diensten aanbieden om als deskundige op te treden. Het Comité zal dit verzoek ook ondersteunen met een omstandige nota waarin de redenen en de doelstellingen worden opgegeven.

Art. 35.§ 1. De voorzitter of zijn afgevaardigde kan bij gelegenheid van een controle of van een inspectie aan de verantwoordelijke voor de verwerking een inlichtingenblad laten invullen en alle bijkomende vragen om uitleg stellen met betrekking tot de wijze van verwerking.

Hij kan ook aan derden inlichtingen vragen. De verantwoordelijke voor de verwerking heeft het recht alle bijkomende informatie en toelichting te verstrekken die hij nodig acht. § 2. Bij de uitoefening van een opdracht van controle of inspectie stellen het Comité of zijn voorzitter zich te allen tijde op vanuit een bekommernis om een minnelijke regeling tot stand te brengen tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en de betrokken personen wiens persoonsgegevens worden verwerkt. § 3. Wanneer de controle het gevolg is van een klacht wordt verder gehandeld in overeenstemming met de bijzondere wettelijke regelgeving dienaangaande en Afdeling IV van dit reglement. § 4. Wanneer wordt beslist een controle uit te voeren en deze controle heeft plaatsgevonden, verzoekt de voorzitter de verantwoordelijke voor de verwerking om zijn opmerkingen schriftelijk te bezorgen binnen de termijn die de voorzitter bepaalt.

De voorzitter tracht met de verantwoordelijke voor de verwerking tot een minnelijke schikking te komen.

Wanneer geen minnelijke regeling tot stand kan worden gebracht, kan de voorzitter beslissen aanbevelingen te richten tot de betrokken verantwoordelijke voor de verwerking, dan wel de zaak voor het Comité te brengen. De voorzitter kan te allen tijde het dossier ter zitting brengen. Hij brengt de verantwoordelijke voor de verwerking daarvan op de hoogte.

Het Comité kan aanbevelingen richten tot de verantwoordelijke voor de verwerking. § 5. Wanneer naar aanleiding van een inspectieopdracht het Comité, de voorzitter of een lid van het Comité in hoofde van een verantwoordelijke voor de verwerking bepaalde vaststellingen doen die aanleiding geven tot een specifieke controle, wordt verder gehandeld in overeenstemming met het bepaalde in de vorige paragraaf. Afdeling VI. - Onderzoeken ter plaatse

Art. 36.Wanneer met het oog op een controle of inspectie of onderzoek van een klacht het Comité tot de bevinding komt dat een onderzoek ter plaatse noodzakelijk is doet het een beroep op de medewerking van Commissie. Het Comité zal daarbij zijn diensten aanbieden om als deskundige op te treden.

De voorzitter maakt een verslag op van de stand van het dossier, waarbij hij kan vragen om bepaalde onderzoekdaden te stellen.

Na verslaggeving en mits akkoord door de Commissie, wordt de behandeling ervan verder gezet op basis van de bevindingen van de Commissie en in overeenstemming met de regelgeving en van dit reglement. Afdeling VII. - Het aanhangig maken bij de Commissie van dossiers als

bedoeld in artikel 31bis van de WVP en in artikel 12 van het Koninklijk besluit van 17 december 2003Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 17/12/2003 pub. 30/12/2003 numac 2003014296 bron federale overheidsdienst informatie- en communicatietechnologie, federale overheidsdienst binnenlandse zaken en federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Koninklijk besluit tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer sluiten tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Art. 37.Wanneer de voorzitter beslist het onderzoek van een dossier op te schorten en aan de Commissie voor te leggen of beslist om de beslissing van het Comité alsnog voor nieuw onderzoek aan deze wenst voor te leggen, bezorgt hij onverwijld alle nuttige stukken aan de Commissie. Hij stelt een omstandig verslag op over de beraadslaging binnen het Comité.

De voorzitter brengt de indiener van het dossier en desgevallend de andere leden eveneens op de hoogte van deze overdracht.

Art. 38.Wanneer de behandeling van het dossier is opgeschort neemt het Comité akte van de beslissing van de Commissie, of bij ontbreken ervan binnen de door de wet voorgeschreven termijn, herneemt het Comité de procedure in overeenstemming met de wettelijke voorschriften en deze van dit reglement. HOOFDSTUK III. - SLOTBEPALINGEN

Art. 39.Dit huishoudelijk reglement wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Commissie.

Na goedkeuring wordt het bekend gemaakt in het Belgisch Staatsblad en op de website van de Commissie. Het wordt medegedeeld aan eenieder die erom verzoekt.

Art. 40.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekend gemaakt.

Brussel, 1 oktober 2015.

De Wnd. Administrateur van de Commissie, An Machtens De Voorzitter van het Comité, Stefan Verschuere