WAALSE OVERHEIDSDIENST

Huishoudelijk reglement van de "Commission wallonne de l'Intégration des Personnes étrangères ou d'origine étrangère" (Waalse Commissie voor de Integratie van Vreemdelingen of personen van buitenlandse herkomst) 1. Voorbereiding van de vergaderingen. Het secretariaat van de raad en van de Commissies (hierna het secretariaat) wordt met de voorbereiding van de vergaderingen belast.

Het secretariaat neemt de stukken i.v.m. de vergaderingen van de Commissie in ontvangst. Die stukken worden desgevallend voorbereid door de diensten van het Operationele Directoraat-generaal Sociale Actie en Gezondheid (hierna het DG05).

Het secretariaat maakt de adviesaanvraag slechts over indien ze volledig is.

Het richt de aanvraag aan de voorzitter van de Commissie (of, indien hij verhinderd is, aan de oudste ondervoorzitter die niet verhinderd is), samen met een agendavoorstel. 2. Vergadering van de Commissie De datum, het uur en de agenda van de vergaderingen worden bepaald door de voorzitter (of, indien hij verhinderd is, door de oudste ondervoorzitter die niet verhinderd is). De vergaderingen worden gehouden op de zetel van het "DG05", in de lokalen vermeld in de oproeping.

In uitzonderlijke gevallen kunnen ze op om het even welke plaats gehouden worden.

De Commissie vergadert minstens vier keer per jaar.

Aan het begin van elk burgerlijk jaar legt de Commissie de kalender van de gewone vergaderingen vast.

Aan het begin van elke vergadering ondertekenen de leden de presentielijst.

De aldus ingevulde presentielijsten gelden als officiële referentie voor de toekenning van presentiegelden en verplaatsingskostenvergoedingen. 3. Oproeping. De Commissie wordt opgeroepen door de voorzitter (of, indien hij verhinderd is, door de oudste ondervoorzitter die niet verhinderd is).

De voorzitter (of, indien hij verhinderd is, de oudste ondervoorzitter die niet verhinderd is) kan het secretariaat volmacht geven om de oproeping voor de vergaderingen en de agenda's in opdracht te tekenen.

Op verzoek van één derde van de leden wordt de Commissie ook opgeroepen volgens de procedure omschreven in het vorige lid.

De oproepingen voor de vergaderingen vermelden de plaats, de datum en het uur van de vergadering en gaan vergezeld van de agenda en de desbetreffende stukken.

Ze worden aan elk lid van de Commissie gericht uiterlijk vier werkdagen vóór de datum van de vergadering. De termijn van vijf werkdagen kan ingekort worden in geval van dringende noodzakelijkheid.

De oproepingen, de agenda en de desbetreffende stukken worden op papier en/of per e-mail naar de gewone en plaatsvervangende leden gestuurd op het adres dat ze opgegeven hebben. 4. Plaatsvervangingen, afwezigheden en volmachten. Een lid dat de vergadering van de Commissie niet kan bijwonen, verwittigt zijn plaatsvervanger.

Indien het gewoon lid noch het plaatsvervangend lid de vergadering kan bijwonen, verwittigt het gewoon lid het secretariaat.

Er mag geen volmacht gegeven worden.

Een plaatsvervangend lid mag slechts zitting hebben indien het gewoon lid dat het vervangt afwezig is.

De plaatsvervangende leden beschikken over dezelfde stukken betreffende de vergaderingen van de Commissie als de gewone leden. Die stukken worden gelijktijdig aan de plaatsvervangende en aan de gewone leden overgemaakt. 5. Aanwezigheidsquorum. Het aanwezigheidsquorum wordt op de helft van de leden vastgelegd.

De vergaderingen kunnen slechts in aanwezigheid van de voorzitter plaatsvinden of, indien hij verhinderd is, in aanwezigheid van één van de ondervoorzitters.

Wanneer het aanwezigheidsquorum niet bereikt is, kan een nieuwe vergadering bijeengeroepen worden uiterlijk binnen acht werkdagen en minstens vierentwintig uren na de vergadering waarvoor het quorum niet bereikt kon worden, om over dezelfde agenda te beraadslagen.

In geval van behoorlijk gemotiveerde dringende noodzakelijkheid kan die termijn ingekort worden.

Bij een tweede bijeenroeping kan er rechtsgeldig beraadslaagd worden, ongeacht het aantal aanwezigen. 6. Voorzitterschap van de vergaderingen. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt de vergadering voorgezeten door de oudste van de aanwezige ondervoorzitters.

De voorzitter van de vergadering opent en sluit de debatten.

Hij geeft het woord aan de leden in de volgorde van de aanvragen.

Hij kondigt de agendapunten aan en kan desgevallend de vertegenwoordiger van het "DG05" erom verzoeken een agendapunt voor te dragen. 7. Stemming. Enkel de geagendeerde punten die bij de oproeping zijn gevoegd, kunnen rechtsgeldig aan de beraadslaging onderworpen worden.

De Commissie kan evenwel bij een meerderheid van twee derde van de aanwezige leden beslissen dat een dringend punt op de agenda geplaatst wordt.

Er wordt bij handopsteken gestemd en de beslissingen worden bij gewone meerderheid genomen, waarbij geen rekening met onthoudingen wordt gehouden. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter van de zitting doorslaggevend.

Op verzoek van een derde van de aanwezige leden kan tot een geheime stemming overgegaan worden.

In dat geval verschaft het secretariaat elk lid een stembiljet.

De stemmen worden geteld door de voorzitter van de zitting en door twee leden.

De Commissie kan beslissen dat bepaalde beslissingen bij geheime stemming genomen worden.

De voorzitter van de zitting kan de beraadslaging opschorten indien hij zulks geschikt acht. In dat geval moet hij het punt waarover de Commissie zich niet uitgesproken heeft op de agenda van de eerstkomende vergadering plaatsen.

De vergaderingen van de Commissie worden met gesloten deuren gehouden.

De Commissie kan elke persoon horen die haar beraadslagingen kan toelichten. Na verhoor trekken die personen zich terug, behalve als ze door de Commissie uitgenodigd worden.

De inhoud van de beraadslagingen en stukken is vertrouwelijk. 8. Goedkeuring van de notulen. De notulen bevatten : - de naam van de aanwezige, afwezige of geëxcuseerde leden; - de agenda; - de stemmingen die plaatsgevonden hebben; - de aangenomen adviezen en getroffen beslissingen. Een nota van de minderheid, ondertekend door haar auteurs, met name minstens 3 gewone leden of hun plaatsvervangers (5 leden voor de Commissie voor Gezondheid), wordt op hun verzoek eventueel bij de notulen gevoegd.

Na elke vergadering van de Commissie bereidt het secretariaat het ontwerp van notulen voor, desnoods in overleg met de diensten van het "DG05".

Het wordt ondertekend door de voorzitter van de zitting en door het secretariaat.

Dat ontwerp wordt op de volgende vergadering van de Commissie aan zijn goedkeuring onderworpen.

Opmerkingen die geuit en aangenomen worden, worden opgenomen in de notulen van de zitting in de loop waarvan ze geformuleerd werden.

Bij beslissing van de voorzitter wordt het ontwerp van notulen onmiddellijk na de vergadering van de Commissie aan de leden overgemaakt, met name wanneer de termijnen bedoeld in punt 11 hierna in acht genomen moeten worden.

Behalve goedkeuring van een andere termijn in het kader van de werkzaamheden, beschikken de leden over een termijn van vijf werkdagen om schriftelijke en gemotiveerde opmerkingen i.v.m. het ontwerp van notulen aan het secretariaat te richten. Bij gebrek aan opmerkingen na afloop van die termijn worden ze ondertekend door de voorzitter van de vergadering en het secretariaat.

Indien één of meer leden schriftelijke en gemotiveerde opmerkingen indienen waaraan de voorzitter van de zitting of het secretariaat niet tegemoet kunnen komen, worden de betwiste delen van de notulen op de volgende vergadering van de Commissie overgelegd. Wat de overige onbetwiste punten betreft, kunnen de notulen door de voorzitter van de zitting en het secretariaat ondertekend worden.

In geval van gemotiveerde dringende noodzakelijkheid kan de Commissie een deel of het geheel van de tijdens de vergadering opgestelde notulen onmiddellijk goedkeuren. 9. Schriftelijke procedure. Bij beslissing van de voorzitter (of, indien hij verhinderd is, van de oudste ondervorzitter die niet verhinderd is), kan het advies van de Commissie, in geval van dringende noodzakelijkheid of onder speciaal gemotiveerde omstandigheden, volgens een schriftelijke procedure onder de leden uitgebracht worden, niettegenstaande de regels die voorafgaan.

De schriftelijke procedure is gegrond op een ontwerp van notulen bevattende : - de agenda; - de ontwerpen van advies en van beslissingen.

Behalve melding van een specifieke termijn bij het overmaken van het ontwerp van notulen, worden de ontwerpen overgemaakt aan de leden die beschikken over twee werkdagen om schriftelijke gemotiveerde opmerkingen i.v.m. het ontwerp van notulen aan het secretariaat te richten. Bij gebrek aan opmerkingen na afloop van die termijn worden ze door de voorzitter en het secretariaat ondertekend.

Indien één of meer leden opmerkingen indienen waaraan de voorzitter of het secretariaat niet tegemoet kunnen komen, worden de betwiste delen van de notulen op de volgende vergadering van de Commissie overgelegd.

Wat de overige onbetwiste punten betreft, kunnen de notulen door de voorzitter en het secretariaat ondertekend worden. 10. Bewaring van de notulen en van de stukken betreffende de vergaderingen. De notulen, alsook de desbetreffende stukken, worden op het secretariaat bewaard. 11. Termijn voor het uitbrengen van adviezen en overmaking aan de overheid. Zowel wat betreft de uitoefening van de algemene opdrachten van de Commissie (met name adviezen uitbrengen en/of verslagen overleggen aan de "Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé" i.v.m. zijn opdrachten ten einde tot zijn beraadslaging bij te dragen) als wat betreft de uitoefening van de expertiseopdrachten (met name t.o.v. de algemene oriëntaties die door de "Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé" bepaald worden een technisch advies uitbrengen aan de Regering of aan het "DG05" in de aangelegenheden die hij bepaalt, geeft de Commissie advies binnen vijfendertig dagen, te rekenen van de datum waarop de agenda aan de leden overgemaakt wordt.

Die termijn kan tot tien dagen ingekort worden of door de Regering of het "DG05" verlengd worden als de vraag bijzonder belangrijk of complex is, al naar gelang van de herkomst van de aanvraag.

Bij gebrek aan adviesverlening binnen de toegestane termijn wordt de procedure voortgezet.

De adviezen i.v.m. de uitoefening van de algemene opdrachten worden door de voorzitter van de Commissie (of door één van de ondervoorzitters indien hij verhinderd is) aan de "Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé" overgemaakt.

De bijzondere adviezen worden door de voorzitter van de Commissie (of door één van de ondervoorzitters indien hij verhinderd is) aan de Regering en, ter informatie, aan de "Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé" overgemaakt.

De initiatiefadviezen van de Commissie worden aan de "Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé" overgemaakt. Laatstgenoemde moet het initiatiefadvies, eventueel samen met zijn eigen advies, aan de Regering overmaken. 12. Vertegenwoordiging van de Regering, van de administratie en externe deskundigen. De leden van de Regering, of hun afgevaardigden, alsook de leden van het "DG05" die bij de agendapunten betrokken zijn, zijn vaste gasten op de vergaderingen. Ze wonen de vergaderingen met raadgevende stem bij.

Het "DG05" wordt in ieder geval vertegenwoordigd als de voorzitter hem daarom verzoekt.

Bij de uitoefening van haar opdrachten kan de Commissie op initiatief van haar voorzitter een beroep doen op externe deskundigen.

Het secretariaat woont elke vergadering van de Commissie bij. 13. Bureau en werkgroep. De Commissie kan werkgroepen oprichten met het oog op de voorbereiding van een welbepaald advies.

De voorzitter en/of de ondervoorzitters mogen van rechtswege aan elke werkgroep deelnemen en er het voorzitterschap van waarnemen. (Opm. : krachtens het decreet van 6 november 2008Relevante gevonden documenten type decreet prom. 06/11/2008 pub. 19/12/2008 numac 2008204572 bron waalse overheidsdienst Kaderdecreet houdende rationalisatie van de adviesverlenende functie voor de aangelegenheden geregeld krachtens artikel 138 van de Grondwet sluiten, artikel 54, worden de opgerichte werkgroepen alsook de werkingsmodaliteiten ervan nader bepaald in het huishoudelijk reglement van de "Commission wallonne de la Santé". De "Commission wallonne de la Santé" richt in ieder geval een werkgroep "verzorgingsinstellingen" op).

De werkgroepen hebben een beperkte opdracht die door de Commissie bepaald wordt.

Na vervulling van zijn opdracht wordt de werkgroep ontbonden door de Commissie.

De Commissie kan beslissen om een vast Kernbureau op te richten met het oog op de voorbereiding van de vergaderingen van de Commissie.

Het Bureau heeft geen eigen besluitvormingsvermogen.

Behalve de terugbetaling van de verplaatsingskosten, wordt geen vergoeding of bezoldiging toegekend voor het bijwonen van een vergadering van een werkgroep of van een Bureau. 14. Ontslag van de leden. Bij beslissing van de Commissie wordt een lid geacht ontslagnemend te zijn, indien : - het zonder rechtvaardiging afwezig is geweest op drie achtereenvolgende vergaderingen waarvoor het regelmatig werd opgeroepen; - het onder medische reden afwezig is geweest op de helft van de in de loop van de laatste twaalf maanden gehouden vergaderingen waarvoor het regelmatig werd opgeroepen; - het zich niet houdt aan de vertrouwelijke aard van de beraadslagingen of stukken wanneer die erkend is overeenkomstig de wettelijke of reglementaire bepalingen, met inbegrip van de bepalingen waarin dit huishoudelijk reglement voorziet; - het zich vijandig opstelt of deel uitmaakt van een instelling of een vereniging die zich vijandig opstelt t.o.v. de democratische principes zoals vermeld in het Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden, in de Grondwet, in de wet van 30 juli 1981Relevante gevonden documenten type wet prom. 30/07/1981 pub. 20/05/2009 numac 2009000343 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot bestraffing van bepaalde door racisme of xenofobie ingegeven daden. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot bestraffing van bepaalde door racisme en xenofobie ingegeven daden of in de wet van 23 maart 1995 tot bestraffing van het ontkennen, minimaliseren, rechtvaardigen of goedkeuren van de genocide die tijdens de Tweede Wereldoorlog door het Duitse nationaal-socialistische regime is gepleegd.

De voorzitter van de Commissie geeft het secretariaat onmiddellijk kennis van de beslissing van de Commissie waarbij ze een lid als ontslagnemend beschouwt.

Er wordt ambtshalve een einde gemaakt aan het mandaat van een lid van een Commissie wanneer betrokkene niet langer vertegenwoordiger is van de overheid of de vereniging die zijn kandidatuur heeft voorgedragen of de hoedanigheid verliest krachtens welke het werd aangewezen. Zodra het secretariaat kennis heeft van het feit dat de vertegenwoordiging ophoudt, brengt het betrokkene, de voorzitter van de Commissie en de Waalse Regering daarvan op de hoogte. 15. Preventie van belangenconflicten. Het is elk lid verboden te beraadslagen over onderwerpen waarbij het een rechtstreeks of onrechtstreeks, patrimoniaal of persoonlijk belang heeft. Het vertegenwoordigen van de belangen van de entiteit die het lid binnen de Commissie heeft voorgedragen of aangewezen wordt niet als een persoonlijk of onrechtstreeks belang beschouwd.

Indien de realiteit van een belang van een lid betwist wordt, beraadslaagt de Commissie hierover in afwezigheid van dat lid en gaat zij tot de stemming over.

Bij staking van stemmen beslist de voorzitter van de zitting. 16. Terughoudendheidsplicht. De leden van de Raad, de deskundigen, alsook elke persoon die de vergaderingen van de Commissie of van een werkgroep bijwoont, zijn, wat de debatten en stemmingen van de Commissie betreft, gehouden tot een algemene terughoudendheidsplicht in de uitoefening van hun opdracht.

De grootste vertrouwelijkheid wordt in acht genomen voor de dossiers betreffende natuurlijke personen en/of instellingen. 17. Jaarverslag. De Commissie legt jaarlijks op 30 april een activiteitenverslag aan de "Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé" over.

Het jaarverslag gaat vergezeld van de lijst van de aanwezige, eventueel geëxcuseerde of afwezige leden.

Onder andere op basis van dat verslag maakt de "Conseil wallon de l'Action sociale et de la Santé" een globaal activiteitenverslag op tegen het einde van de maand september van het jaar na dat waarop het betrekking heeft.

Dat verslag wordt ter inzage gelegd op de internetsite van het "DG05". 18. Varia. Elk huishoudelijk vraagstuk waarin dit reglement niet voorziet, zal al naar gelang van het geval en voor genoemd geval bij meerderheid van stemmen beslecht worden.