Huishoudelijk reglement van het directiecomité

Artikel 1.Naast de leden die er wettelijk deel van uitmaken, nemen ook de algemeen directeurs van het WIV en het CODA, en de leidinggevende ambtenaar van MEDEX, deel aan de vergaderingen van het comité. Deze laatsten hebben geen stemrecht, wel een raadgevende functie.

Art. 2.De voorzitter van het directiecomité staat in voor de goede werking ervan, doet het reglement naleven, opent, leidt en sluit de besprekingen. Bij verhindering van de voorzitter, wijst deze het lid van het comité aan dat hem vervangt.

Art. 3.Het comité vergadert op uitnodiging van de voorzitter ten minste twee maal per maand, behalve in de maanden juli en augustus.

Bovendien kan de voorzitter, op eigen initiatief of op aanvraag van minstens de helft van de leden, een bijkomende vergadering bijeenroepen.

Art. 4.Ten laatste 24 uur vóór de vergadering, zijn de uitnodiging van de voorzitter, de agenda en de documenten omtrent de te bespreken punten beschikbaar op volgend URL adres : https://ecommunities.belgium.be/ Bij hoogdringendheid kan de voorzitter afwijken van de bepalingen van vorige lid.

Art. 5.Het comité kan zich laten bijstaan door personen, die omwille van hun bijzondere bevoegdheden, nuttige inlichtingen kunnen geven over een punt van de agenda. De aanwezigheid van deze personen zonder beslissende, noch raadgevende stem, wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord en in geen geval nemen zij deel aan beraadslagingen over individuele dossiers.

Art. 6.De voorzitter stelt de agenda vast. Elk lid kan, ten laatste 48 uur vóór de vergadering, vragen een punt aan de agenda toe te voegen.

Tijdens de vergadering kunnen nieuwe punten aan de agenda slechts worden toegevoegd na unanieme instemming van de aanwezige leden.

Op gemotiveerde aanvraag van een lid, kan de voorzitter beslissen het onderzoek van een of meerdere punten te verdagen.

Art. 7.Het comité kan slechts geldig beraadslagen wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.

Indien dit quorum niet bereikt wordt, kan het comité, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda ongeacht het aantal aanwezige leden.

Nochtans kan in geen geval over punten beraadslaagd worden waarbij een beslissing moet genomen worden over individuele personeelsdossiers, als het betrokken lid van het directiecomité afwezig is.

Art. 8.Het comité kan alleen beraadslagen over individuele gevallen wanneer minstens een lid van elke taalrol en ofwel een tweetalig lid of een tweetalig adjunct aanwezig zijn.

Art. 9.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

De stemming kan pas plaatsvinden nadat de personen die het comité krachtens artikel 5 eventueel bijwonen, de vergadering verlaten hebben.

Art. 10.De voorzitter duidt een (of meerdere) secretaris(sen) aan die belast is (zijn) met het voorbereiden van de vergaderingen, het noteren van de beraadslagingen en het opstellen van de notulen.

Voor de individuele gevallen, wordt het dossier in de taal van de betrokkene voorbereid door de stafdienst « Personeel en Organisatie ».

Art. 11.Het ontwerp van notulen is beschikbaar op het URL-adres dat is vermeld in artikel 4 van dit reglement ten laatste binnen vijf werkdagen die volgen op de vergadering en de goedkeuring ervan wordt ingeschreven als agendapunt op de volgende vergadering.

Als de goede werking van de FOD dit vereist kan de voorzitter evenwel uitzonderlijk beslissen een versnelde procedure toe te passen voor de goedkeuring van de notulen.

Art. 12.Een schriftelijk exemplaar van alle notulen wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris en door deze laatste gearchiveerd.

Art. 13.De minister of zijn afgevaardigde heeft toegang tot de notulen en tot de bijgevoegde documenten op het in artikel 4 van dit reglement vermelde URL-adres. Op zijn verzoek verstrekt de voorzitter hem eventueel elke nuttige toelichting over de draagwijdte van de getroffen beslissingen.

Art. 14.Er wordt op het einde van elke vergadering afgesproken op welke manier de beslissingen aan het personeel zullen worden medegedeeld.

Art. 15.Alle leden moeten de binnen het comité genomen beslissingen en afspraken collegiaal en loyaal uitvoeren. Hiertoe is er na elke vergadering een lijst van de uit te voeren acties op het voormelde URL-adres beschikbaar.

Goedgekeurd door het directiecomité tijdens de vergadering van 13 maart 2009.

De Voorzitter, D. CUYPERS