Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van de Pensioendienst voor de overheidssector

Artikel 1.Het Directiecomité vergadert minstens 1 maal per trimester volgens een vaste kalender die ieder jaar door het Comité wordt opgesteld.

De Voorzitter kan indien hij dat nodig acht of na een gemotiveerd schriftelijk verzoek van één of meerdere leden bijkomende vergaderingen organiseren.

Art. 2.Het secretariaat verstuurt de uitnodigingen uiterlijk 5 werkdagen vóór de vergadering. Deze uitnodiging omvat de oproep van de Voorzitter, de dagorde en alle documenten en bijlagen van de op de dagorde ingeschreven punten.

Het lid dat, na ontvangst van de uitnodiging, een punt aan de dagorde wenst toe te voegen, deelt dit bij de aanvang van de vergadering mee aan de Voorzitter en overhandigt hem de nodige documenten.

Tijdens de vergadering kunnen enkel bij consensus nieuwe punten aan de dagorde worden toegevoegd.

Op gemotiveerde aanvraag van een lid, kan de Voorzitter na raadpleging van de aanwezige leden beslissen één of meerdere punten van de dagorde te verdagen.

Art. 3.De uitnodigingen, de agenda en de notulen van de vergaderingen worden in het Nederlands en in het Frans opgesteld. De documenten die aan het Comité worden voorgelegd zijn opgesteld in de taal van hun auteur.

Art. 4.Het Comité kan zich laten bijstaan door personen die inlichtingen kunnen verschaffen over een punt van de dagorde.

De Voorzitter kan daartoe eigenmachtig of op voorafgaandelijk verzoek van één of meerdere leden elke persoon uitnodigen van wie de aanwezigheid noodzakelijk wordt geacht. Deze personen nemen niet deel aan de beraadslagingen noch aan de stemmingen.

De Voorzitter, de leden en iedere persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van het Directiecomité zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, de beraadslagingen, de stemming en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht.

De Voorzitter wijst de aanwezigen op het belang van deze verplichting.

Art. 5.Het lid van het Directiecomité dat de vergaderingen niet kan bijwonen, kan zijn opmerkingen of adviezen schriftelijk meedelen aan de Voorzitter, die ze ter kennis van de andere leden brengt vooraleer de discussie van de bedoelde aangelegenheden aan te vatten.

Art. 6.Het Directiecomité kan geldig beraadslagen en stemmen wanneer de meerderheid van zijn leden aanwezig is.

Indien dit quorum niet wordt bereikt, kan het Directiecomité - indien noodzakelijk of dringend - en na een tweede oproeping geldig beraadslagen over dezelfde dagorde, ongeacht het aantal aanwezige leden.

De beslissingen worden bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen genomen. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. In geval van pariteit der stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.

De beslissingen over individuele personen worden genomen bij geheime stemming.

Art. 7.Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen het Comité, collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen.

Wanneer het Comité adviserend optreedt wordt het uitgebrachte advies in de notulen opgenomen en gehecht aan de voorstellen die ter beslissing aan de bevoegde overheidsinstantie worden voorgelegd.

Art. 8.Het ontwerp van de notulen wordt in het Nederlands en in het Frans toegezonden aan de leden ten laatste 10 werkdagen na de vergadering.

Binnen de vijf werkdagen vanaf de datum van ontvangst van het ontwerp van de notulen, delen de leden die de vergadering bijwoonden hun goedkeuring mee of maken hun opmerkingen schriftelijk over.

Bij gebrek aan een antwoord binnen de gestelde termijn wordt betrokkene geacht het ontwerp te hebben goedgekeurd. In geval van opmerkingen beslist de Voorzitter over de eventuele aanpassing van de notulen. Het ontwerp van aangepaste notulen wordt zo vlug mogelijk aan de leden gestuurd en is het voorwerp van een goedkeuringsprocedure tijdens de volgende vergadering.

De notulen worden ondertekend door de Voorzitter en de secretaris, na goedkeuring door de leden van het Directiecomité.

Een exemplaar van de definitieve tekst wordt aan alle leden van het Directiecomité toegezonden. Het origineel wordt bewaard door het secretariaat van de administrateur-generaal.

Art. 9.De leden van het Comité kunnen bij het secretariaat van de administrateur-generaal steeds de archieven raadplegen.

Art. 10.Het Comité bepaalt op het einde van elke vergadering welke beslissingen worden meegedeeld aan het personeel en de wijze waarop.

Art. 11.Het Huishoudelijk reglement treedt in werking op 12 september 2007.

Goedgekeurd door het Directiecomité tijdens zijn zitting van 12 september 2007.

De Voorzitter, Johan Janssens, Administrateur-generaal De secretaris, Godelieve Drochmans, Directeur HRM