Huishoudelijk reglement van het directiecomité van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid

Artikel 1.De voorzitter van het directiecomité (hierna te noemen « de voorzitter ») is belast met de goede werking van het directiecomité (hierna te noemen « het comité) van de Programmatorische federale overheidsdienst Wetenschapsbeleid (hierna te noemen « POD Wetenschapsbeleid »), doet het reglement naleven, opent, leidt en sluit de besprekingen.

Ingeval de voorzitter niet op een vergadering aanwezig kan zijn of verhinderd is, wijst hij het lid van het comité aan dat hem vervangt.

Art. 2.De opdrachten en de samenstelling van het comité zijn opgenomen in de tabel die bij dit reglement is gevoegd.

Art. 3.Het comité vergadert op uitnodiging van de voorzitter ten minste eenmaal per maand, behalve in de maand augustus en in de maand waarin de paasvakantie valt. Zo nodig kan de voorzitter het comité in buitengewone vergadering bijeenroepen, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek van minstens een derde van zijn leden.

Art. 4.§ 1. De voorzitter wijst een secretaris van elke taalrol aan onder de personeelsleden van de POD Wetenschapsbeleid : zij zijn belast met het voorbereiden van de vergaderingen, het optekenen van de beraadslagingen van het comité, het opstellen van de notulen en zijn verantwoordelijk voor het archief van het comité. Zij zijn niet stemgerechtigd. § 2. In afwijking van § 1, kan de voorzitter een secretaris en een adjunct-secretaris van een verschillende taalrol aanwijzen. In dat geval wordt de secretaris belast met de in § 1 opgesomde taken en staat de adjunct-secretaris hem bij in de uitoefening van zijn opdracht.

Art. 5.De voorzitter bezorgt de leden de uitnodiging voor de vergaderingen waarop dag, datum, plaats en uur van de vergadering worden vermeld. Behalve in uitzonderlijke gevallen, worden de schriftelijke uitnodigingen minstens zeven dagen vóór de vergadering aan de leden gestuurd. Het comité kan bijeenkomen in de POD Wetenschapsbeleid of in een van de federale wetenschappelijke instellingen die ressorteren onder de Minister van Wetenschapsbeleid.

Bij de uitnodiging worden de agenda en de beschikbare documenten betreffende de te bespreken punten gevoegd.

Het comité kan zich laten bijstaan door personen die, gelet op hun specifieke kundigheden, het op nuttige wijze kunnen inlichten over een agendapunt.

Die bepaling is, krachtens artikel 7 van het koninklijk besluit van 8 april 2003 tot aanwijzing van een Hoge vertegenwoordiger voor de vraagstukken inzake ruimtevaartbeleid inzonderheid van toepassing op de Hoge vertegenwoordiger voor de materies omschreven in artikel 2 van hetzelfde koninklijk besluit. De Hoge vertegenwoordiger is niet stemgerechtigd.

Art. 6.De voorzitter stelt de agenda op. Het lid dat een punt wenst toe te voegen aan de agenda, na ontvangst van de uitnodiging, deelt dat vóór de vergadering mee aan de voorzitter.

Tijdens de vergadering kan pas een nieuw punt aan de agenda worden toegevoegd met instemming van de aanwezige leden.

Op gemotiveerd verzoek van een lid, kan de voorzitter beslissen het onderzoek van een of meerdere punten te verdagen.

Art. 7.Het comité kan slechts geldig beraadslagen als twee derde van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd is.

Als het quorum niet bereikt wordt, kan het comité, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Een lid dat verhinderd is kan zich laten vertegenwoordigen tegen afgifte van een schriftelijke volmacht. Geen enkele vertegenwoordiger mag over meer dan één volmacht beschikken.

In afwijking van het vorige lid, kan geen volmacht worden verleend voor de behandeling van individuele personeelsaangelegenheden (bevorderingen, tuchtprocedures,...).

Vertegenwoordigers die niet uit hoofde van hun functie de hoedanigheid hebben van lid van het directiecomité kunnen niet deelnemen aan de beraadslagingen en stemprocedures inzake die dossiers. Volmachten worden bovendien niet meegeteld voor de berekening van het vereiste quorum.

Art. 8.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij gebreke daarvan, bij een tweederdemeerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter. De leden die dat wensen kunnen een minderheidsnota indienen.

De stemmingen hebben plaats bij handopsteking, behalve indien minstens een lid een geheime stemming vraagt.

De beslissingen over individuele personen worden bij geheime stemming bij gewone meerderheid genomen. Bij staking van stemmen wordt het voorstel verworpen.

Art. 9.Wanneer aan het directiecomité een voorlopig voorgestelde tuchtstraf wordt voorgelegd, mogen de leden die in de procedure zijn tussenbeide gekomen niet beraadslagen, noch deelnemen aan de stemming over de definitief voorgestelde straf.

Art. 10.Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen van het comité, ten aanzien waarvan zij een discretieplicht hebben, collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen.

De leden en iedereen die deelneemt aan de activiteiten van het comité zijn tot geheimhouding verplicht wat betreft de gedachtewisselingen en besprekingen.

De beslissingen van het comité zijn uitvoerbaar zodra zij zijn goedgekeurd.

Op het einde van elke vergadering wordt afgesproken welke beslissingen aan het personeel worden meegedeeld. De voorzitter zorgt daarvoor langs de weg die hem het best lijkt.

Art. 11.Een voorontwerp van notulen wordt binnen vijf werkdagen na de vergadering via e-mail aan de leden gestuurd. De leden kunnen binnen vijf werkdagen na die toezending hun opmerkingen aan de voorzitter sturen. Het ontwerp van aangepaste notulen wordt zo vlug mogelijk aan de leden gestuurd en is het voorwerp van een goedkeuringsprocedure tijdens de volgende vergadering.

Een exemplaar van de definitieve tekst, ondertekend door de voorzitter en de secretarissen, wordt aan alle leden van het comité gestuurd.

Art. 12.De uitnodiging, de agenda en de notulen worden opgesteld in het Nederlands en in het Frans. De documenten waarover het comité beraadslaagt, zijn opgesteld in de taal van hun auteur.

Art. 13.De voorzitter stuurt aan de Minister van Wetenschapsbeleid een kopie van de goedgekeurde notulen alsook van de bijbehorende documenten. Hij verstrekt hem zo nodig elke nuttige toelichting in verband met de draagwijdte van de genomen beslissingen.

Art. 14.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. Het wordt meegedeeld aan de Minister van Wetenschapsbeleid en aan de personeelsleden van de POD Wetenschapsbeleid.

Aangepaste versie die door het directiecomité wordt goedgekeurd in zijn zitting van 24 april 2009.

De voorzitter, Ph. METTENS

Bijlage Opdrachten De opdrachten van het directiecomité zijn die welke zijn vastgelegd in het algemene regelgeving, te weten : ?krachtens artikel 5 van het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst, wordt het directiecomité belast met : o het beheren van de federale overheidsdienst, overeenkomstig het strategisch plan o het formuleren van alle nuttige voorstellen met betrekking tot de werking van de federale overheidsdienst en het zorgen voor de coördinatie tussen de diensten onderling en hun activiteiten o het voorstellen van het begrotingsontwerp en de eventuele aanpassing hieraan en het toezicht houden op de uitvoering ervan o het uitwerken van het personeelsplan op basis van de ontwerpen opgesteld door de houders van een managementfunctie en het, voor akkoord, aan de Minister zenden ? krachtens artikel 9 van het koninklijk besluit van 19 juli 2001 houdende diverse bepalingen betreffende de inwerkingstelling van de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten, neemt het directiecomité van de POD Wetenschapsbeleid, voor de toepassing van de statutaire bepalingen in de federale overheidsdiensten, de opdrachten over van de directieraad van de Federale diensten voor wetenschappelijke, technische en culturele aangelegenheden; het gaat met name over het uitbrengen van adviezen in verband met het personeel van de POD Wetenschapsbeleid : o inzake bevorderingen, hogere functies en graadveranderingen in niveau A o inzake cumulatiemachtigingen o inzake tuchtaangelegenheden Samenstelling De samenstelling van het directiecomité is vastgelegd bij artikel 4 van het koninklijk besluit van 12 december 2002 houdende oprichting van de Programmatorische federale overheidsdienst Wetenschapsbeleid, zoals gewijzigd bij het koninklijk besluit van 22 april 2005, te weten : ? de voorzitter (N) ? de twee directeurs-generaal « Onderzoeksprogramma's en Ruimtevaart » en « Coördinatie en Informatie » (N-1), ? de tien algemeen directeurs van de federale wetenschappelijke instellingen (N-1) ? de drie functioneel directeurs van de stafdiensten « Personeel en Organisatie », « Budget en Beheerscontrole » en « Informatie- en communicatietechnologie » (N-1) ? de directeur « Communicatie en Valorisatie » (N-2).